RV benoeming plaatsvervangend griffiers

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer:

Z23-097439

Voorstel van:

De werkgeverscommissie

Behandelend ambtenaar:

O.F. Matheijsen griffie@aalsmeer.nl griffie Aalsmeer Datum: Portefeuillehouder:

14 november 2023 Burgemeester mr. G.E. Oude Kotte

Onderwerp

Benoeming plaatsvervangend griffiers Raadsbesluit

1. 2.

mevrouw M.J. Oostveen per 16 november 2023 te benoemen tot plaatsvervangend griffier; de heer M. Swagemakers per 16 november 2023 te benoemen tot plaatsvervangend griffier tot medio 2024.

Samenvatting

Vanwege het uitvallen van de griffier is de ondersteuning door de griffie kwetsbaar geworden. Zodoende wordt voorgesteld extra plaatsvervangers van de griffier aan te wijzen om de kwetsbaarheid op de griffie te verkleinen en de continuïteit van bestuur te waarborgen. Doel

Het borgen van de continuïteit van de ondersteuning van de gemeenteraad door de griffie. Prestatie

Het benoemen van mevrouw M.J. Oostveen en de heer M. Swagemakers tot plaatsvervangend griffier. Voorgeschiedenis en context

De griffier is tijdelijk uitgevallen waardoor hij zijn werkzaamheden niet kan verrichten. De plaatsvervangend griffier neemt een groot deel van de taken van de griffier over. Desalniettemin blijven er taken liggen en is de griffie kwetsbaar bij uitval van de plaatsvervangend griffier. Immers schrijft de Gemeentewet voor dat er bij iedere raadsvergadering een griffier aanwezig is. Alleen een door de gemeenteraad benoemde griffier kan zodoende de functie van griffier op zich nemen. In maart zijn er plaatsvervangend griffiers voor een tijdelijke periode benoemd: een daarvan is nu niet beschikbaar en de andere is deze keer een minder goede optie. Om de kwetsbaarheid van de griffie te verkleinen en te voorkomen dat bijv. een raadsvergadering wordt afgelast en de continuïteit van bestuur in gevaar komt wegens de afwezigheid van een griffier, wordt voorgesteld om een plaatsvervanger te benoemen. Het voorstel is om de raadscommunicatieadviseur, mevrouw M.J. Oostveen, nu te benoemen als plaatsvervangend griffier. Immers heeft mevrouw Oostveen politieke ervaring als raadslid en is zij nauw betrokken bij het bestuurlijke besluitvormingsproces op de griffie van Aalsmeer. De heer Swagemakers heeft eerder ervaring opgedaan op griffies in Nederland en kan met zijn expertise van toegevoegde waarde zijn voor de griffie van Aalsmeer.

De werkgeverscommissie is geraadpleegd en heeft een positief advies gegeven over de benoeming van mevrouw Oostveen en de heer Swagemakers als plaatsvervangend griffier.

[RV benoeming plaatsvervangend griffier.docx] 101/F105a/ICT

Pagina

2 van 2

Overwegingen die hebben geleid tot het voorgestelde besluit

Uit het oogpunt van continuïteit van de raadsondersteuning en om de kwetsbaarheid van de griffie te verkleinen, dienen er plaatsvervangers benoemd te worden. Het feit dat mevrouw Oostveen politieke ervaring heeft als raadslid en dagelijks betrokken is bij het bestuurlijke besluitvormingsproces maakt haar tot een geschikte kandidaat. Daarnaast is de heer Swagemakers gezien zijn ervaring een welkome aanvulling van het griffieteam om werkzaamheden over te nemen die gedaan moeten worden. Keuzemogelijkheden/alternatieven

Het enige alternatief op dit moment is mevrouw Oostveen en de heer Swagemakers niet te benoemen en doorgaan op de huidige wijze waardoor de kwetsbaarheid blijft bestaan. Participatie

Er is geen participatie met inwoners over de invulling van personele zaken op de griffie geweest, omdat het een interne raadsaangelegenheid is. De raad heeft geparticipeerd via de werkgeverscommissie, die betrokken is geweest bij de totstandkoming van dit voorstel. Kantekeningen en risico’s

Indien er geen plaatsvervangend griffiers worden benoemd, blijft de griffie kwetsbaar en kan de continuïteit van bestuur in gevaar komen. Financiën

De werkzaamheden van mevrouw Oostveen kunnen geheel gefinancierd worden uit het reguliere budget. De kosten voor de werkzaamheden van de heer Swagemakers zal waarschijnlijk tot een overschrijding leiden van het budget. Vervolgstappen Uitvoering en procesplanning

De stemming geschiedt schriftelijk. Na de benoeming leggen zowel mevrouw Oostveen als de heer Swagemakers de ‘verklaring en de belofte’ af. Daarna zullen beiden ingewerkt worden zodat ze op korte termijn klaar zijn voor het geval ze hun taken als plaatsvervangend griffier moeten uitoefenen. Evaluatie

Zodra de griffier terug is van ziekteverlof zal er een evaluatie plaatsvinden. Duurzaamheidsaspecten

In dit geval niet van toepassing. Bijlagen

Geen.

Namens de werkgeverscommissie De plv. griffier,

De voorzitter,

drs. O.F. Matheijsen

E.S.I. Mijwaart