RV aanwijzen accountant per 1-1-2024
Tekst van het document
RAADSVOORSTEL
Zaaknummer:
Z23-086164
Voorstel van:
De auditcommissie
Behandelend ambtenaar:
O.F. Matheijsen onno.matheijsen@aalsmeer.nl Griffie Aalsmeer Datum: Portefeuillehouder:
30 oktober 2023 Burgemeester mr. G.E. Oude Kotte
Onderwerp
Aanwijzen gemeentelijke accountant Raadsbesluit
De auditcommissie stelt de raad voor te besluiten:
Pricewaterhouse Coopers accountants N.V. (hierna PwC) als gemeentelijke accountant aan te wijzen voor de gemeente Aalsmeer voor de controle van de boekjaren 2024-2026 met de mogelijkheid tot verlenging door de gemeenteraad met drie keer twee jaar. Samenvatting
Het contract met de huidige accountant loopt af na de controle van het boekjaar 2023. Zodoende dient de gemeenteraad als bevoegd orgaan een nieuwe accountant aan te wijzen. De auditcommissie adviseert om PwC Aan te wijzen als accountant voor de controle van de boekjaren 2024 tot en met 2026. Doel
Voldoen aan de verplichting uit artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet, die bepaalt dat de gemeenteraad een of meer accountants aanwijst ten behoeve van de uitvoering van de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening. Prestatie
Het aanwijzen van de accountant PwC per 1 januari 2024 zodat wordt voorzien in de continuering van de werkzaamheden van de accountant. Voorgeschiedenis en context
Het contract met de huidige accountant loopt na het boekjaar 2023 af. Voor het boekjaar 2024 en verder dient er opnieuw een overeenkomst met een accountant gesloten te worden. Op grond van artikel 213 lid 2 Gemeentewet en de Controleverordening Aalsmeer 2016 is de raad opdrachtgever voor de accountantscontrole van de jaarrekening en is de gemeenteraad het bevoegde orgaan om een accountant aan te wijzen. Op dit moment maken de gemeente Aalsmeer en de gemeente Amstelveen gebruik van dezelfde accountant (BakerTilly). Aangezien het gebruik maken van dezelfde accountantsdienst voor Aalsmeer en Amstelveen door zowel de auditcommissie van Aalsmeer als de auditcommissie van Amstelveen ervaren wordt als een meerwaarde, is er een gezamenlijke aanbesteding gedaan vanuit de beide gemeenten. De beoordelingscommissie bij deze aanbestedingsprocedure bestond uit 3 leden van de Aalsmeerse auditcommissie en drie leden van de Amstelveense auditcommissie. In de raadsvergadering van 20 april 2023 heeft de raad van Aalsmeer het Programma van Eisen en Wensen accountantsdiensten vastgesteld. Hetzelfde Programma van Eisen en Wensen is door de gemeenteraad van Amstelveen vastgesteld. [RV aanwijzen accountant per 1-12024.docx] 101/F105a/ICT
Pagina
2 van 3
Aangezien het totaalbedrag van de aanbesteding de drempelwaarde (€ 215.000) overschrijdt, is er conform de Aanbestedingswet een Europese aanbestedingsprocedure gevolgd. Vervolgens is er een inkoopprocedure gestart en heeft de openbare aanbesteding geresulteerd in de inschrijving van 4 accountantsbureaus. Deze inschrijvingen zijn vervolgens beoordeeld door de beoordelingscommissie. De beoordeling van de offertes en presentaties van de accountants heeft ertoe geleid dat de keuze is gevallen op PwC. De auditcommissie heeft in haar vergadering van 18 oktober 2023 een positief advies gegeven over deze keuze. Overwegingen die hebben geleid tot het voorgestelde besluit
De beoordelingscommissie heeft geconcludeerd dat PwC voldoet aan de gunningscriteria. Ook was de beoordelingscommissie positief over hetgeen PwC in de offerte heeft geschreven. Tevens was de presentatie van PwC goed: het team van PwC straalt hechtheid, betrokkenheid en enthousiasme uit. De auditcommissie heeft dit advies vervolgens overgenomen. Keuzemogelijkheden/alternatieven
De keuze bestond uit 4 accountantsbureaus. Aan de hand van beoordelingscriteria zijn de 4 accountantsbureaus met elkaar vergeleken en is PwC als beste beoordeeld. Aangezien deze procedure een winnaar heeft opgeleverd, is het kiezen voor een andere accountant onmogelijk. Participatie
Er is geen participatie met inwoners over de werving en selectie van de accountant geweest, omdat het een interne raadsaangelegenheid is. De raad heeft geparticipeerd via de auditcommissie, die betrokken is geweest bij de totstandkoming van dit voorstel. Kanttekeningen en risico’s
De procedure aanbesteding is strikt gereguleerd en nauwkeurig gevolgd. Op 6 oktober 2023 zijn de inschrijvers geïnformeerd over het besluit van het beoordelingsteam om voorlopig te gunnen aan PwC N.V. Vanaf dat moment gold een rechtsbeschermingstermijn tot 26 oktober 2023. In deze periode hadden de andere inschrijvers gelegenheid om bezwaar te maken op het voorgenomen besluit. Van die mogelijkheid is geen gebruik gemaakt. Financiën
Het aanwijzen van een nieuwe gemeentelijk accountant heeft geen financiële gevolgen. Het door PwC N.V. geoffreerde bedrag voor de controle- en advieswerkzaamheden valt binnen het daartoe in de meerjarenbegroting opgenomen budget voor accountantsdiensten. Vervolgstappen Uitvoering en procesplanning
Nadat de raad besloten heeft PwC N.V. als accountant aan te wijzen, wordt de definitieve gunning verzonden aan PwC N.V. Tevens zal de gunning gepubliceerd worden op TenderNed.
Evaluatie
In het Programma van Eisen en Wensen is opgenomen dat de eerste evaluatie na de controle van het boekjaar 2025 gebeurt.
Pagina
3 van 3
Duurzaamheidsaspecten
Duurzaamheidsaspecten zijn lastig op te nemen ten aanzien van de werkzaamheden van de accountant. Wel is Social Return On Investment (SROI) als eis in de aanbesteding opgenomen. Dit betekent dat de winnende inschrijver (PwC) een SROI-verplichting heeft. Na contract-ondertekening dient opdrachtnemer daarvoor een Plan van Aanpak op te stellen. Bijlagen
Geen.
De griffier,
De voorzitter van de auditcommissie,
O.F. Matheijsen
D.G. van der Zwaag