RV Aanbevelingen rekenkamer Aalsmeer inzake onderzoek Inkoop en aanbesteding
Tekst van het document
RAADSVOORSTEL
Zaaknummer:
Z23-099767
Voorstel van:
De rekenkamercommissie
Behandelend ambtenaar:
O.F. Matheijsen griffie@aalsmeer.nl Rekenkamer Aalsmeer Datum: Portefeuillehouder:
31 oktober 2023 Burgemeester mr. G.E. Oude Kotte
Onderwerp
Aanbevelingen rekenkameronderzoek Inkoop en Aanbesteding Raadsbesluit:
de volgende aanbevelingen van de rekenkamer inzake het rekenkameronderzoek naar Inkoop en Aanbesteding vast te stellen: 1) heroverweeg de rol van de raad bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid; 2) stel voor Aalsmeer een groslijst op met alleen lokale bedrijven; 3) laat de auditcommissie opdracht geven de managementletter compleet te maken; 4) actualiseer de leerlingenvervoerverordening en ontwikkel en monitor de KPI’s over de doelgroep. Samenvatting
De rekenkamer heeft een onderzoek gedaan naar de procedures rondom inkoop en aanbesteding. Op basis van het onderzoek heeft de rekenkamer aanbevelingen gedaan. Het is aan de raad om de aanbevelingen van de rekenkamer vast te stellen. Doel
De aanbevelingen van de rekenkamer overnemen zodat de proces van inkoop en aanbesteding in de gemeente Aalsmeer verder worden verbeterd. Prestatie
De aanbevelingen van de rekenkamer overnemen.
[RV Aanbevelingen rekenkamer Aalsmeer inzake onderzoek Inkoop en 101/F105a/ICT aanbesteding.docx]
Pagina
2 van 3
Voorgeschiedenis en context
De rekenkamer Aalsmeer heeft de fracties benaderd over suggesties voor het rekenkameronderzoek in 2023. Hieruit kwam het onderwerp ‘inkoop en aanbesteding’ naar voren. Immers zijn er ook aanhoudende opmerkingen van de accountant over dit onderwerp. Het totale bedrag van inkopen en aanbestedingen ligt jaarlijks rond de € 70 miljoen, circa 60% van de begroting. Aanleiding genoeg dus om hier eens onderzoek naar te doen. Aalsmeer heeft afdoende procedures voor inkoop en aanbesteding opgezet. De ambtelijke organisatie voert die nagenoeg altijd uit. De interne controle hierop is strikt, jaarlijks en leidt met aandacht van de leiding voor de procedures tot een voortgaande verbeterde uitvoering. Externe controle op het Europese deel van de praktijk is dan ook strikt en wordt jaarlijks uitgevoerd. Overigens blijkt uit de vrij strikte interne controle dat elk jaar nog verbeteringen nodig zijn, vooral bij dossiervorming, mandatering en het opvolgen van adviezen bij inhuur medewerkers. Het aantal fouten neemt jaarlijks af en ook het bedrag dat onjuist wordt aanbesteed, daalt de laatste jaren. Desalniettemin heeft de rekenkamer een aantal aanbevelingen gedaan om de uitvoering te verbeteren.
Deze aanbevelingen zijn als volgt: 1) heroverweeg de rol van de raad bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid; 2) stel voor Aalsmeer een groslijst op met alleen lokale bedrijven; 3) laat de auditcommissie opdracht geven de managementletter compleet te maken; 4) actualiseer de leerlingenvervoerverordening en ontwikkel en monitor de KPI’s over de doelgroep. Overwegingen die hebben geleid tot het voorgestelde besluit
De conclusies en aanbevelingen van het rapport van de rekenkamer dienen door de raad vastgesteld te worden zodat daarmee het college de opdracht gegeven kan worden om de aanbevelingen over te nemen. Keuzemogelijkheden/alternatieven
De raad kan er ook voor kiezen de aanbevelingen niet over te nemen. Participatie
Er is geen participatie met inwoners over dit onderwerp geweest omdat het een interne raadsaangelegenheid is. Kanttekeningen en risico’s
Kanttekeningen en risico’s zijn onbekend. Financiën
Het aannemen van het besluit heeft geen financiële gevolgen. Vervolgstappen Uitvoering en procesplanning
Het college gaat met de aanbevelingen aan de slag en zal zich inzetten om de positie van de lokale ondernemers uit de gemeente te verbeteren onder andere door het verminderen van de administratieve lastendruk.
Evaluatie
In een evaluatie van het beleid is nog niet voorzien.
Pagina
3 van 3
Duurzaamheidsaspecten
Door de positie van de lokale ondernemers kan er winst worden geboekt op het gebied van duurzaamheid aangezien het voor de hand ligt dat er minder (lange) reisbewegingen zullen worden gemaakt. Bijlagen
Rapport rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer 2023.
De griffier,
De voorzitter,
drs. O.F. Matheijsen
mr. G.E. Oude Kotte