RAADSVOORSTEL vernieuwing samenwerking AA_def.docx

RAADSVOORSTEL

Raadsvoorstel nr

Datum B&W-besluit

Portefeuillehouders

2 november 2021

Afdeling

wethouder mr. R.K. van Rijn, MBA; mr. L.B. Kabout

Directie

Behandelend ambtenaar (voor technische vragen)

Petra Simonse 0619673826 p.simonse@amstelveen.nl

Voor de vergadering van raad d.d.

9 december 2021 Behandelen in de raadscommissie op

Maatschappij en Bestuur

18 november 2021

Onderwerp

Vernieuwing ambtelijke samenwerking Aalsmeer - Amstelveen Gevraagd besluit

1. De voorstellen voor nieuwe samenwerkingsafspraken voor de periode 2022 t/m 2026, conform de bijgevoegde rapportage van de procesversnellers vast te stellen en deze financieel te vertalen in de onderstaande besluiten 3 tot en met 5; 2. Het college van B&W toestemming te geven de gewijzigde Centrumregeling ambtelijke samenwerking Aalsmeer - Amstelveen vast te stellen; 3. € 500.000 bijdrage namens Aalsmeer te storten in de egalisatiereserve ‘samenwerking AA’ en ten laste te brengen van de algemene reserve; 4. € 1.670.000 -frictiekosten te betalen aan de gemeente Amstelveen en ten laste te brengen van de algemene reserve; 5. De dienstverleningsbijdrage van Aalsmeer aan Amstelveen te verlagen met een bedrag van € 1.942.500 structureel vanaf 2022 en een structurele bijdrage van Aalsmeer aan Amstelveen voor facilitaire dienstverlening aan de kernorganisatie op te nemen van € 441.000 vanaf 2022; 6. De (meerjaren)begroting 2022-2025 te wijzigen conform de besluiten 3 tot en met 5, inclusief het muteren van reserves, c.a.. WAT WILLEN WE BEREIKEN EN WAT GAAN WE DAARVOOR DOEN Wat willen we bereiken (effectindicatoren)

Meer nabijheid van dienstverlening en organisatie. Meer invloed, grip en sturing op de Aalsmeerse opgaven en beleid. Wat gaan we daarvoor doen (prestatie-indicatoren)

1. 2. 3. 4. 5.

De afspraken die in het overleg tussen Amstelveen en Aalsmeer over vernieuwing van de samenwerking ambtelijk zijn voorbereid vaststellen en uitvoeren. Met de gemeente Amstelveen een Samenwerkingsovereenkomst 2022 t/m 2026 aangaan. De Centrumregeling ambtelijke samenwerking Aalsmeer – Amstelveen (CR AA) aanpassen aan de gemaakte afspraken. De gemaakte uitvoeringsafspraken over de samenwerking AA vaststellen en uitvoeren. De overeengekomen overdracht van taken en formatie inclusief vrijwillige overstap van een aantal medewerkers vanuit de AA-organisatie naar de kernorganisatie Aalsmeer implementeren en hiertoe een transitieplan opstellen en uitvoeren.

[.docx] 101/F105a/ICT

Pagina

2 van 5

ACHTERGROND EN OVERWEGINGEN Programma (speerpunt)

Programma 6 Aanleiding

In 2018 hebben de colleges van Aalsmeer en Amstelveen zich gezamenlijk gebogen over de ontstane knelpunten in de ambtelijke samenwerking. In 2019 heeft in opdracht van beide colleges een onderzoek plaatsgevonden gericht op de toekomstige inrichting van de samenwerking. Op 17 oktober 2019 heeft uw raad een motie aangenomen waarin het college de opdracht kreeg om het voornemen van beëindiging van de samenwerking met Amstelveen op grond van de bestaande Centrumregeling aan te zeggen en nieuwe vormen van samenwerking te verkennen. In maart 2020 deed de geschillencommissie uitspraak in het geschil over ICT-kosten en deed aanbevelingen voor aanpassing van de samenwerking tussen beide gemeenten. Op 10 december 2020 heeft uw raad de contouren vastgesteld van de gewenste toekomstige organisatie van de dienstverlening aan inwoners, bedrijven en organisaties in Aalsmeer en de toekomstige samenwerking met de gemeente Amstelveen. Daarbij heeft het college de opdracht gekregen om met ingang van 1 januari 2022 tot nieuwe samenwerkingsafspraken te komen met de gemeente Amstelveen. Sinds die tijd is in overleg met Amstelveen gewerkt aan invulling van een vernieuwde vorm van samenwerking. Elementen van de toekomstige samenwerking met de gemeente Amstelveen zijn vervolgens uitgewerkt in een gezamenlijke ambtelijke stuurgroep samenwerking Aalsmeer – Amstelveen.

In dat overleg bleek dat de mogelijkheden om tot overeenstemming te komen tussen Aalsmeer en Amstelveen beperkt zijn. Om het proces van vernieuwing van de samenwerking verder te brengen zijn in juni 2021 twee externe begeleiders aangetrokken als ‘procesversnellers’. In opdracht van de beide colleges van B&W zijn onder begeleiding van deze procesversnellers in intensief overleg de voorliggende voorstellen voor vernieuwing van de samenwerking tot stand gekomen. Argumenten

Ad 1: de voorliggende voorstellen passen binnen de contouren van de gewenste toekomstige organisatie van de dienstverlening aan inwoners, bedrijven en organisaties in Aalsmeer, die uw raad in december 2020 heeft vastgesteld. De nieuwe samenwerkingsvoorstellen en de voorgestelde aanpassing van de Centrumregeling geven daarnaast invulling aan de motie van 17 oktober 2019. De nieuwe invulling van de samenwerking biedt inwoners, bedrijven en organisaties in Aalsmeer meer nabije dienstverlening op maat en brengt de Aalsmeerse bestuurlijke context beter in positie op het gebied van invloed, grip en sturing. Kernorganisatie Met de overdacht van een aantal strategische en ondersteunende taken aan Aalsmeer wordt er vanaf 2022 een ambtelijke kernorganisatie ingericht. Dit stelt Aalsmeer beter instaat om de dienstverlening aan inwoners, bedrijven en organisaties op de Aalsmeerse maat te bieden, de advisering van het gemeentebestuur en de aanpak van de Aalsmeerse opgaven te versterken, en de financiën beter te beheersen. Loketten Alle loketfuncties voor gemeentelijke publieke dienstverlening zijn vanaf 2022 op afspraak in het raadhuis van Aalsmeer zowel fysiek als digitaal beschikbaar.

Hiermee kunnen inwoners, bedrijven en organisaties binnen de eigen gemeente informatie en dienstverlening ontvangen onder andere op het gebied van burgerzaken en documenten, wonen, bouwen, ondernemen, maatschappelijke (jeugd)hulp en (inkomens)ondersteuning.

Pagina

3 van 5

AA organisatie Naast de medewerkers van de Aalsmeerse kernorganisatie zullen ook medewerkers van de AA organisatie die werken aan specifiek Aalsmeerse opgaven dit doen vanuit het raadhuis in Aalsmeer vanuit het principe ‘werken waar het werk is’. Ad 2: de voorgestelde aanpassing van de CR AA betreft een tweetal technische wijzigingen, nl: • Het bestaande Dienstverleningshandvest 2017 voor de samenwerking Aalsmeer – Amstelveen uit 2017 vervalt en wordt vervangen door een Samenwerkingsovereenkomst 2022 t/m 2026. Daarom moet artikel 8 van de CR AA worden aangepast: het artikel omschrijft aard en inhoud van het Dienstverleningshandvest. Dat wordt vervangen door een nieuw artikel 8, waarin is opgenomen dat de colleges een Samenwerkingsovereenkomst aangaan waarin de samenwerkingsafspraken vastliggen. In de CR AA, art. 10 en 26, wordt verwezen naar art. 8. In de artikelen 10 en 26 wordt de term ‘Dienstverleningshandvest’ vervangen door ‘Samenwerkingsovereenkomst’. • In de tweede slotbepaling van de bijgevoegde Samenwerkingsovereenkomst is opgenomen dat de afspraken uit de Samenwerkingsovereenkomst in de tweede helft van 2025 worden geëvalueerd. In de CR AA, art. 26, stond een oude evaluatiedatum van 2015. Die datum is aangepast aan 2025.

Ad 3 t/m 5: deze onderdelen van het voorgestelde besluit zijn noodzakelijk om de voorgestelde financiële afspraken te verwerken in de gemeentebegroting. Zie ook de toelichting in de financiële paragraaf bij dit advies. De vorming van een nieuwe egalisatiereserve met een gezamenlijke dotatie door beide gemeentebesturen (75%/25%) van € 2 mln is een vorm van voorfinanciering van onvoorziene meerkosten in de AA-organisatie voor de komende jaren. Wanneer die kosten zich niet voor doen blijft de egalisatiereserve op peil. Kanttekeningen

Ad 4: de frictiekosten zijn conform vigerende jurisprudentie berekend voor een periode van 5 jaar (2022 – 2026). De verwachte voordelen van de inrichting van de Aalsmeerse kernorganisatie (en de gedeeltelijke ontvlechting van strategische taken vanuit de AA-organisatie) op het gebied van nabijheid, invloed, grip en sturing leiden tot eenmalige frictiekosten. Financiën

De financiële consequenties van de voorstellen voor vernieuwing van de samenwerking zijn als volgt samen te vatten: a) Er wordt een egalisatiereserve gevormd om onvoorziene meerkosten in de taakuitvoering door de AA-organisatie voor beide gemeenten, niet zijnde bedrijfsvoering, te kunnen dekken. Beide gemeenten storten een bedrag in die reserve op basis van de verdeelsleutel (25% Aalsmeer en 75% Amstelveen). Aalsmeer draagt € 500.000,- bij en Amstelveen een bedrag van€ 1,5 mln,. Vorming van deze egalisatiereserve beoogt een vermindering van het aantal claims bij de Kadernota voor meerkosten in de primaire processen. b) Aalsmeer betaalt in 2021 een bedrag van € 1,67 mln aan frictiekosten aan Amstelveen als gevolg van de gedeeltelijke ontvlechting van taken. c) De vorming van de kernorganisatie Aalsmeer heeft een tweeledig effect op de structurele dienstverleningsbijdrage van Aalsmeer aan Amstelveen: • De bestaande dienstverleningsbijdrage wordt verlaagd door een overheveling van taken en formatie vanuit de organisatie AA naar de kernorganisatie Aalsmeer. Dit betreft een bedrag op jaarbasis van afgerond € 1,9 mln. • De organisatie AA blijft ondersteunende dienstverlening bieden aan de kernorganisatie Aalsmeer waarvoor Aalsmeer een vergoeding van afgerond € 0,4 mln betaalt aan Amstelveen.

In deze vergoeding is er rekening mee gehouden dat Aalsmeer de kosten voor huisvesting zelf draagt. Het onderstaand overzicht geeft de financiële verrekening weer:

Pagina

Omschrijving Basisbijdrage 2022 en verder Verlaging i.v.m. ontvlechting van taken Kosten dienstverlening AA aan kernorganisatie Nieuwe dienstverleningsbijdrage aan AA

2022 16.957 -1.943 441 15.455

4 van 5

bedragen c € 1.000 2023 2024 16.893 -1.943 441 15.391

16.893 -1.943 441 15.391

Communicatie

De externe communicatie over dit collegebesluit en het te verwachten raadsbesluit in december wordt afgestemd met de gemeente Amstelveen. Procedure

Na vaststelling in het college zal bijgevoegd collegevoorstel aan de raad worden aangeboden voor de vergadering van 9 december 2021. Voor de implementatie van de voorstellen voor vernieuwing van de samenwerking wordt een projectorganisatie ingericht. De voorstellen voor vernieuwing van de samenwerking worden verwerkt in een transitieplan opgedeeld in een besluitvormingsfase (november t/m december 2021) en een transitiefase (januari t/m maart 2022). In de transitiefase zullen onderdelen van taken en formatieplaatsen zorgvuldig en waar mogelijk zo spoedig mogelijk aan de kernorganisatie Aalsmeer worden overgedragen. Medewerkers die 100% voor Aalsmeer werken en vrijwillig de overstap naar de kernorganisatie willen maken zullen vanaf begin 2022 die vrijwillige overgang al kunnen maken. Voor medewerkers die een gedeelte van hun taken voor Aalsmeer werken zal in gesprek met de directie van de kernorganisatie Aalsmeer naar de inpasbaarheid worden gekeken. Wanneer zich geen onvoorziene vertragende factoren voordoen kan de formele overdracht van taken en formatie vanuit de AA-organisatie naar de kernorganisatie Aalsmeer afgerond zijn op 1 april 2022. Vanaf dat moment is de kernorganisatie Aalsmeer volledig operationeel. Bijlagen

1. 2. 3. 4. 5.

Rapportage voorstellen voor vernieuwing van de samenwerking Aalsmeer – Amstelveen dd 20 oktober 2021 (incl. 2 bijlagen) Samenwerkingsovereenkomst Aalsmeer - Amstelveen 2022 t/m 2026 Overzicht uitvoeringsafspraken samenwerking AA dd 20 oktober 2021 Centrumregeling Aalsmeer - Amstelveen dd december 2021 Raadsvoorstel vernieuwing ambtelijke samenwerking Aalsmeer - Amstelveen

De secretaris,

De voorzitter,

drs. Sj. Vellenga

mr. G.E. Oude Kotte

Pagina

5 van 5

BEHANDELING RAAD Wijziging/aanvullingen na behandeling raadscommissie

Het voorstel aan de raad is

Aanvaarde amendementen / moties

Ongewijzigd aanvaard Gewijzigd aanvaard Verworpen

RAADSBESLUIT Besluit

1. De voorstellen voor nieuwe samenwerkingsafspraken voor de periode 2022 t/m 2026, conform de bijgevoegde rapportage van de procesversnellers vast te stellen en deze financieel te vertalen in de onderstaande besluiten 3 tot en met 5; 2. Het college van B&W toestemming te geven de gewijzigde Centrumregeling ambtelijke samenwerking Aalsmeer - Amstelveen vast te stellen; 3. € 500.000 bijdrage namens Aalsmeer te storten in de egalisatiereserve ‘samenwerking AA’ en ten laste te brengen van de algemene reserve. 4. € 1.670.000 -frictiekosten te betalen aan de gemeente Amstelveen en ten laste te brengen van de algemene reserve; 5. De dienstverleningsbijdrage van Aalsmeer aan Amstelveen te verlagen met een bedrag van € 1.942.500 structureel vanaf 2022 en een structurele bijdrage van Aalsmeer aan Amstelveen voor facilitaire dienstverlening aan de kernorganisatie op te nemen van € 441.000 vanaf 2022; 6. De (meerjaren)begroting 2022-2025 te wijzigen conform de besluiten 3 tot en met 5, inclusief het muteren van reserves, c.a.; Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 9 december 2021. De griffier,

De voorzitter,

O. van Kolck

mr. G.E. Oude Kotte