Raadsvoorstel vaststellen reglement van orde en verordening raadscommissies Aalsmeer 2021 v1.docx

RAADSVOORSTEL

Raadsvoorstel nr Z21/011420 D21-052299

Portefeuillehou der

Z21-011424 / D21-052304

Afdeling Griffie Behandelend ambtenaar (voor technische vragen) Olaf van Kolck griffie@aalsmeer.nl

Voor de vergadering van raad d.d. 8 april 2021

Burgemeester

Onderwerp Wijziging van de werkwijze van de gemeenteraad, raadscommissies en presidium Gevraagd besluit 1. 2. 3.

Het Reglement van orde voor de Raad Aalsmeer 2021 vast te stellen; Het Reglement van orde voor het Presidium Aalsmeer 2021 vast te stellen; De Verordening op de raadscommissies Aalsmeer 2021 vast te stellen.

WAT WILLEN WE BEREIKEN EN WAT GAAN WE DAARVOOR DOEN Wat willen we bereiken (effectindicatoren) Voldoen aan de wetgeving, aanpassen aan de bestaande werkwijze van de raad, presidium en commissie en verbeteren van de processen. Wat gaan we daarvoor doen (prestatie-indicatoren) Aanpassing van de huidige verordening en de huidige reglementen van orde. ACHTERGROND EN OVERWEGINGEN Aanleiding In de afgelopen maanden zijn wat zaken naar boven gekomen omtrent de vergaderingen van de raad, de commissie en het presidium die vragen om het aanpassingen van de verordening op de raadscommissie en de reglementen. Daarnaast worden de verordening en de reglementen periodiek herzien op grond van aangepaste wetgeving en ontwikkeling van de bestaande werkwijzen van de raad. Daarnaast zag de griffie aanleiding om zaken te vereenvoudigen, zaken duidelijker op te schrijven en tekstuele aanpassingen te doen. Zodoende heeft de griffie en mede op verzoek van het presidium een aantal aanpassingen voorgesteld van de verordening en de reglementen. Vervolgens heeft het presidium op 11 februari 2021 hierop een reactie gegeven en heeft de griffie deze verwerkt. Na deze aanpassingen is het bekeken en van commentaar voorzien van de afdeling Juridische Zaken. Met de aanpassing van de opmerkingen van Juridische Zaken worden de reglementen en de verordening aan u voorgelegd door het presidium.

Kanttekeningen Alle relevante aanpassingen van het reglement van orde zijn terug te vinden in een versie waarin de tekstwijzigingen te zien zijn. Desalniettemin willen we de belangrijkste wijzigingen van de reglementen en verordening hieronder aangeven. 1. Reglement van orde voor de gemeenteraad De belangrijkste wijzigingen van het reglement van orde worden hieronder toegelicht. 

Art. 2 Naamgeving presidium

[.docx] F105/ICT Z-2016/059279 D-2016/321272

Pagina 2 van 4

Waar voorheen de term seniorenconvent gebruikt werd, is deze nu vervangen door presidium.  Art. 3 Agendacommissie Er is een aanpassing gedaan aan de samenstelling (twee vaste commissievoorzitters, de plaatsvervangend voorzitter van de raad en de raadsvoorzitter) en aan de omschrijving van de werkzaamheden. Tevens is toegevoegd dat commissievoorzitters slechts gekozen kunnen worden op basis van een functieprofiel waarin de competenties beschreven staan. Een commissievoorzitters behoort tot een fractie die tenminste uit twee raadsleden bestaat. Tot slot is een verduidelijking opgenomen over het bepalen van de raadsagenda en welke meerderheid daarvoor nodig is.  Art. 6 Benoeming wethouders Hier is toegevoegd dat kandidaat wethouders actief meewerken aan een risicoanalyse integriteit.  Art. 7 Fracties In dit artikel is uitgebreider ingegaan op een fractiesplitsing en dat een raadslid dat na fractiesplitsing zelfstandig verder gaat, niet meer als een fractie wordt beschouwd maar als zelfstandig raadslid. Daarmee beschouwt de raad een afgesplitst, zelfstandig raadslid niet meer als fractievoorzitter.  Art. 9 Benoeming plaatsvervangend voorzitter Er is voor gekozen om voortaan nog slechts één plaatsvervangend voorzitter van de raad te benoemen. Tevens is toegevoegd dat de plaatsvervangend voorzitter slechts gekozen kan worden op basis van een functieprofiel.

 Artikelen 10, 11, 12 en 13 Voorbereiding raadsvergadering In deze artikelen is de werkwijze aangepast aan de praktijk met name voor wat betreft het ter kennis brengen van agenda’s en stukken.  Art. 17 Deelname aan de beraadslaging door anderen Hieraan is toegevoegd dat ook externen kunnen deelnemen aan besloten vergaderingen.  Art. 21 Stemming; procedure hoofdelijke stemming In dit artikel is explicieter opgenomen wanneer raadsleden geen stem mogen uitbrengen en dat men dan de raadsvergadering verlaat.  Art. 41 Vragenkwartier In dit artikel is toegevoegd dat er alleen vragen gesteld kunnen worden over actuele zaken die niet kunnen wachten op schriftelijke beantwoording binnen 30 dagen conform art. 39 van het Reglement van Orde.  Art. 42 Digitaal vergaderen Voor het geval de wet het mogelijk maakt om digitaal te vergaderen is dit artikel toegevoegd.

2. Reglement van orde voor het Presidium Aalsmeer 2021 De meeste wijzigingen van het Reglement zijn tekstuele verduidelijkingen. De belangrijkste wijzigingen van het Reglement van Orde zijn:  Art. 1 Samenstelling In de samenstelling is opgenomen dat het presidium bestaat uit de raadsvoorzitter en de fractievoorzitters. In combinatie met art. 7 van het Reglement van orde van de raad heeft dit artikel tot gevolg dat afgesplitste zelfstandig raadsleden geen deel meer uitmaken van het presidium.

Pagina 3 van 4

 Art. 6 Beslotenheid vergaderingen en art. 7 Verslag In dit artikel is de mogelijkheid opgenomen over de terugkoppeling door de leden van het presidium naar het college, de fractieassistenten en de overige raadsleden. Zelfstandig raadsleden ontvangen het besloten verslag om zo te voorzien in een mogelijkheid van terugkoppeling aan hen. 3. Verordening op de raadscommissie De belangrijkste wijzigingen van de aangepaste verordening zijn:  Art. 5 Benoeming commissievoorzitter Er is de aanpassing gedaan dat er twee vaste commissievoorzitters zijn en dat de plaatsvervangend voorzitter van de raad de plaatsvervanger is indien een van de commissievoorzitters afwezig is. Tevens is toegevoegd dat commissievoorzitters slechts gekozen kunnen worden op basis van een functieprofiel waarin de competenties beschreven staan.  Art. 5A Commissievoorzitter In dit artikel zijn de taken omschreven van de commissievoorzitter.  Artikelen 9, 10, 11, 12 en 13 Voorbereiding raadsvergadering In deze artikelen is de werkwijze aangepast aan de praktijk met name voor wat betreft het ter kennis brengen van agenda’s en stukken.  Art. 14 Advies In dit artikel is verduidelijkt welke meerderheid in een commissie het advies bepaalt.  Art.

15A Vergadervolgorde In dit artikel is de vergadervolgorde opgenomen zoals die nu wordt aangehouden in de vergaderingen van de raadscommissies Ruimte en Economie en Maatschappij en Bestuur.  Art. 17 Vragenkwartier In dit artikel is toegevoegd dat er alleen vragen gesteld kunnen worden over actuele zaken die niet kunnen wachten op schriftelijke beantwoording binnen 30 dagen conform art. 39 van het Reglement van Orde.  Art. 18 Spreekrecht burgers Hier is toegevoegd dat burgers niet kunnen inspreken op onderwerpen die door fracties of zelfstandig raadsleden zijn geagendeerd. Ook is de toevoeging gedaan dat insprekers de gelegenheid krijgen hun inspraak te ondersteunen door middel van audiovisuele beelden mits ze van tevoren aan de griffie zijn toegestuurd.  Art. 27 Digitaal vergaderen Voor het geval de wet het mogelijk maakt om digitaal te vergaderen is dit artikel toegevoegd.

Inwerkingtreding De nieuwe werkwijzen treden in werking op de dag na het besluit van de gemeenteraad. Financiën Het instellen van het artikel dat kandidaat-wethouders actief meewerken aan een risicoanalyse integriteit leidt tot kosten daar een dergelijke analyse door een extern bureau uitgevoerd zal moeten worden. Evenwel worden deze kosten gedekt uit de algemene middelen.

Pagina 4 van 4

Communicatie -

De verordening en het reglement zullen na vaststelling op de gebruikelijke wijze worden gepubliceerd.

Bijlagen -

Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Aalsmeer 2021; Reglement van orde voor het Presidium Aalsmeer 2021; Verordening op de raadscommissies gemeente Aalsmeer 2021.

Het presidium van de gemeenteraad van Aalsmeer De griffier,

De voorzitter,

O. van Kolck

G.E. Oude Kotte

BEHANDELING RAAD Wijziging/aanvullingen na behandeling raadscommissie

Het voorstel aan de raad is

Aanvaarde amendementen / moties

Ongewijzigd aanvaard Gewijzigd aanvaard Verworpen

RAADSBESLUIT Besluit 1. 2. 3.

Het Reglement van orde voor de Raad Aalsmeer 2021 vast te stellen; Het Reglement van orde voor het Presidium Aalsmeer 2021 vast te stellen; De Verordening op de raadscommissies Aalsmeer 2021 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 8 april 2021. De griffier,

De voorzitter,

O. van Kolck

G.E. Oude Kotte