raadsvoorstel overnemen aanbevelingen rekenkamer 'grote projecten'
Tekst van het document
RAADSVOORSTEL
Zaaknummer: Voorstel van:
Het presidium
Behandelend ambtenaar:
griffie griffie@aalsmeer.nl Datum: Portefeuillehouder:
16 oktober 2025 Burgemeester mr. G.E. Oude Kotte
Onderwerp
Aanbevelingen rekenkameronderzoek ‘Grote projecten’ Raadsbesluit
De rekenkamer stelt de raad voor de aanbevelingen in het rekenkameronderzoek grote projecten van 25 september 2025 over te nemen:
1. 2. 3.
Stel een nota op voor grote projecten in Aalsmeer Neem alsnog een besluit voor het zwembad over de nota Vastgoed Wijs de auditcommissie aan om het zwembadproject te volgen
Samenvatting
De rekenkamer heeft onderzoek uitgevoerd naar ‘grote projecten’ in de gemeente Aalsmeer. Op basis van dit onderzoek heeft de rekenkamer aanbevelingen gedaan. Het is aan de raad om te besluiten de aanbevelingen van de rekenkamer over te nemen. Doel
De rekenkamer heeft met het onderzoek beoogd om de besluitvorming over en de controle op de uitvoering van grote projecten te verbeteren, zodat de gemeenteraad meer in positie komt bij de kaderstellende en controlerende rol. De hoofdonderzoeksvraag die de rekenkamer bij de start van dit onderzoek heeft gesteld luidt als volgt: ‘Zijn de besluitvorming over en de controle op de uitvoering van grote projecten door de gemeenteraad toereikend?’ Prestatie
Te besluiten welke aanbevelingen kunnen worden overgenomen. Voorgeschiedenis en context
De rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar ‘grote projecten’ in de gemeente Aalsmeer. Op basis van dit onderzoek heeft de rekenkamer conclusies en aanbevelingen gedaan. Conclusies: 1. Aalsmeer heeft geen apart beleid of een aparte structuur voor grote projecten. Aalsmeer heeft geen nota met regels speciaal voor grote projecten zoals andere gemeenten. De raad van Aalsmeer moet daarom grote projecten controleren met de informatie uit de normale P&C cyclus en uit incidentele brieven. Ook heeft Aalsmeer geen aparte commissie in de raad die grote projecten volgt. Hierdoor loopt de gemeente een risico dat een groot project pas aandacht krijgt bij een probleem waardoor bijsturen door de raad te laat komt. 2.
De raad koos uit scenario’s voor een zwembad en het college begon voortvarend. Het college liet een grondig extern onderzoek uitvoeren naar de toekomstbestendigheid van het zwembad de Waterlelie. Met inwoners en gebruikers hield het college uitgebreide inspraak,
[.docx] 101/F105a/ICT
Pagina
2 van 5
waarvan de wensen zo mogelijk in het programma van eisen voor de nieuwbouw zijn gezet. De raad kon uit meerdere scenario’s kiezen en besloot tot het voorkeurs scenario. De raad eist daarbij een stevig projectmanagement en een adequate risicobeheersing. In de stukken en in de debatten ontbreekt een cijfermatige inschatting van de risico’s. De raad vroeg geen ‘second opinion’ over de plannen. 3.
Het college en de KernOrganisatieAalsmeer (KOA) heeft geen regels voor en beperkte ervaring met grote projecten. Het college en de KOA hebben beperkte ervaring met grote, technische complexe projecten en hebben voor dit soort risicovolle projecten geen interne richtlijnen. Tot 2024 voerde de AA organisatie de grote projecten altijd uit en zij werken met interne richtlijnen. Aalsmeer heeft in de Nota Vastgoed staan dat de AA organisatie projecten uitvoert. Voor het zwembad wijkt het college hiervan af zonder goedkeuring van de raad te vragen. Door dit besluit van het college vervallen de interne maatregelen voor project- en risicobeheersing. Het college heeft daarom voor de projectleiding en risicobeheersing een extern bureau en een zzp-er ingehuurd. Deze externen moeten de gemeente wijzen op de risico’s, de te nemen beheersmaatregelen en van informatie hierover voorzien. Het risico dat beheer en onderhoud onder druk komen door beslissingen bij de nieuwbouw moeten worden voorkomen door de medewerking van Exploitatiebureau Sport Aalsmeer (ESA). Bij de afdeling Project en Advies van de AA organisatie is nieuwbouw, beheer en onderhoud geïntegreerd bij dezelfde afdeling. In de stuurgroep van het zwembadproject zit niemand van de AA organisatie. De interne leden van de stuurgroep hebben beperkte ervaring met grote projecten, de stuurgroep leunt op dezelfde externe adviseurs.
Hiermee loopt de gemeente het risico door gene gebrek aan interne ervaring zaken over het hoofd te zien. De uiteindelijke risico’s kunnen echter niet verlegd worden van de gemeente naar een externe partij.
4.
Evaluaties van grote projecten in andere gemeenten kunnen Aalsmeer steunen. Uit evaluaties van uit de hand gelopen grote projecten in andere gemeenten zijn lessen te trekken voor Aalsmeer. Op dit moment ontbreekt een vooraf heldere borging van go/no go momenten, een informatieprotocol voor de raad, second opinion op beslismomenten en de instelling van een ‘pauzeknop’ in het project voor de raad om niet onder druk te worden gezet. De vaste fasering van het project, een raadscommissie die het project volgt, het voorkomen van driehoeksverhoudingen met bedrijven en tussentijdse evaluaties van projectfasen lijken niet te voldoen.
De conclusie leiden tot de volgende aanbevelingen: 1.
2.
3.
Stel een nota op voor grote projecten in Aalsmeer Evalueer het zwembadproject na oplevering door het college. Bespreek de uitkomsten hiervan met de auditcommissie. Stel met deze evaluatie een nota voor grote projecten op. Neem ook de punten uit de tabel op pagina 12 daarin mee. Maak gebruik van de verplichte fasering voor projecten uit de AA-organisatie. Neem alsnog een besluit voor het zwembad over de Nota vastgoed. Leg de raad alsnog voor de nota Vastgoed buiten werking te stellen voor nieuwbouw van het zwembad met een beargumenteerd voorstel waarin naast de kosten, projecteisen ook de risico’s voor beheer en onderhoud cijfermatig staan uitgewerkt. Leg in het voorstel uit hoe de beperkte ervaring bij de Kern Organisatie Aalsmeer (KOA) en de stuurgroep wordt ondervangen. Wijs de auditcommissie aan om het zwembadproject te volgen Voor het nu van start gegane zwembadproject kan de auditcommissie tijdens de duur van dit project op elke vergadering de voorgang agenderen en door het college die laten toelichting. Maak zo snel mogelijk afspraken over fasering, rapportage en tussentijdse audits. Overweeg eventueel als commissie de rekenkamer bij de inrichting van dit agendapunt om advies te vragen.
Pagina
3 van 5
Overwegingen die hebben geleid tot het voorgestelde besluit
De rekenkamer bepaalt zelf welke onderwerpen zij onderzoekt, wanneer zij dat doet en hoe zij het onderzoek aanpakt. Voor de keuze van de onderwerpen maakt zij gebruik van de suggesties van de raad en de inwoners van Aalsmeer. Aan de hand van criteria wordt het onderwerp bepaald. Het onderwerp grote projecten is door een groot aantal raadsfracties aangegeven waarbij het zwembad telkens werd genoemd. Keuzemogelijkheden/alternatieven
Tijdens de behandeling van dit raadsvoorstel kan de raad een mening geven over de aanbevelingen uit het rapport en de bestuurlijke reactie van het college. Beslispunten kunnen met één of meerdere amendementen worden gewijzigd. Participatie
Het is een interne raadsaangelegenheid. Er heeft geen participatie plaatsgevonden. Kantekeningen en risico’s
Het college heeft met haar brief bestuurlijk wederhoor van 23 september gereageerd. Conclusies 1. Aalsmeer heeft geen apart beleid of een aparte structuur voor grote projecten. Daarom moet de raad de grote projecten controleren met de informatie uit de reguliere P&C cyclus. Ook heeft de raad geen aparte commissie die grote projecten volgt. De rekenkamer beschrijft de feitelijke situatie. Daarnaast zou de rekenkamer ook kunnen constateren dat het aantal grote projecten wat door de eigen organisatie wordt uitgevoerd beperkt is in aantal. 2.
Het college herkent zich in grote lijnen in de beschrijving van het proces hoe de raad tot een keuze van het scenario is gekomen. Echter geeft de rekenkamer hier ook aan dat het college afwijkt van de nota gemeentelijk vastgoed Aalsmeer 2022 door de KOA dit project te laten trekken en niet de afdeling Project en Advies van de AA organisatie. Zoals eerder beschreven vormt het uitvoeringskader geen onderdeel van de door de raad vastgestelde beleidskaders. Zij zijn immers niet vastgesteld door de raad maar slechts voor kennisgeving aangenomen. De huidige uitvoering van het project valt dan ook volledig binnen de bestaande beleidskaders zoals die door de raad zijn meegegeven.
3.
De rekenkamer beschrijft de beperkte ervaring die de KOA heeft met grote projecten. Daar waar het gaat om de risicobeheersing constateert het college dat de eigen kernorganisatie het risicomanagement goed heeft ingebed. De toekomstvisie bevat een uitgebreide risicoinventarisatie, rekening wordt gehouden met een post onvoorzien en in de berekening van het weerstandsvermogen. Daardoor hebben de college en de gemeenteraad een goed en integraal beeld over de (financiële) impact van alle risico’s tezamen en hoe dit zich verhoudt tot het weerstandsvermogen. Daarnaast blijft de rekenkamer een beeld schetsen met betrekking tot de beperkte ervaring van de KOA. Vanwege het feit dat de KOA geen ervaring heeft met het bouwen van een nieuw zwembad alsmede grote projecten en het college goed zicht heeft op de mogelijkheden en onmogelijkheden van de KOA heeft het college ook besloten om externe specialisten op dit vakgebied in te schakelen. Het college ziet dat ook de AA organisatie een vergelijkbare strategie wilde volgen blijkens het projectvoorstel wat er lag. Het college kan zich dan ook niet vinden in de conclusie dat deze opzet ertoe leidt dat zaken over het hoofd worden gezien.
Pagina
4.
4 van 5
De rekenkamer concludeert dat het ontbreekt aan een heldere borging van go-no go momenten. Het college kan zich niet vinden in die conclusie. De go en no go momenten zijn wel degelijk geborgd in de projectfasering. Uiteindelijk is het aanbestedingsresultaat het definitieve moment waaruit zal blijken in hoeverre de markt op basis van het programma van eisen een zwembad wil bouwen wat past binnen het bestaande budget. Indien dat niet het geval is zal het college terugkomen naar de raad met welke keuzes de raad op dat moment heeft. Heeft de gunning eenmaal plaatsgevonden dan begint het bouwproces en bewaakt het college de realisatie en eventuele kostenoverschrijdingen die daaruit naar voren komen. Als die significant van aard zijn zal ook het college daarmee terugkomen naar de raad met eventuele keuzes die de raad dan heeft om potentiële overschrijdingen te compenseren. Daarnaast geeft de rekenkamer aan dat een aantal zaken niet lijken te voldoen. Deze conclusie doet geen recht aan de feiten.
Reactie op de aanbevelingen. 1. Aanbeveling 1. Het college geeft in haar bestuurlijke reactie aan niets te zien in een afzonderlijke nota voor grote projecten specifiek voor de gemeente Aalsmeer. Het overgrote deel van de projecten wordt naar tevredenheid uitgevoerd door de AA organisatie die werkt met een dergelijke nota. Het college ziet ook geen situatie voor zich dat de KOA meer grote projecten zelf gaat trekken. Het zal daarmee vooral een dode letter worden die geen toegevoegde waarde voor de gemeenteraad heeft. 2. Aanbeveling 2. De rekenkamer vraagt hierbij om alsnog een besluit aan de raad voor te leggen om de Nota Vastgoed buiten werking te stellen voor de nieuwbouw van het zwembad. Zoals eerder aangegeven verwart de rekenkamer de uitvoeringskaders die door de raad voor kennisgeving zijn aangenomen met de beleidskaders die door de raad zijn vastgesteld. De huidige uitvoering verloopt volledig volgens de door de raad vastgestelde beleidskaders. De uitvoeringskaders maken daar geen onderdeel van uit. Daarmee is het onnodig om deze nota buiten werking te stellen voor dit project. 3. Aanbeveling 3. Het college ziet in de auditcommissie een prima oplossing om de voortgang te blijven volgen. Het college heeft dit bij monde van de wethouder ook aangegeven bij de bespreking van dit project in de commissie. Ook de accountant heeft dit advies al gegeven.
Dit is ook een werkwijze die het college voor zich ziet. Het college ziet met belangstelling tegemoet welke afspraken over fasering, rapportage en tussentijdse audits via de auditcommissie naar het college komen. Mocht de auditcommissie zich daarin willen laten ondersteunen adviseert het college hier vooral een externe deskundige voor in te schakelen en niet de rekenkamer. Dit om rol-vermenging te voorkomen. Ook kan de auditcommissie ervoor kiezen om de accountant met betrekking tot dit punt een aanvullende opdracht te verstrekken. Daarnaast kan de raad er op elk moment voor kiezen om het zwembad op de agenda van de reguliere commissie te zetten zodat ook het politiek debat kan worden gevoerd over de voortgang en de uitvoering. Ook kan de raad het college daar ter verantwoording roepen. Hetgeen niet mogelijk is binnen de auditcommissie aangezien dat een technische en niet openbare commissie is. Financiën
De oplevering van het onderzoek heeft geen financiële consequenties. Vervolgstappen Uitvoering en procesplanning
Pagina
1. 2.
3.
5 van 5
Het rapport zal op 6 januari 2026 in een beeldvormende vergadering Ruimte nader worden toegelicht door de rekenkamer. Na de presentatie van het onderzoek vindt een politieke discussie plaat over het onderzoek, Aanbevelingen en raadsvoorstel in een oordeelsvormende commissie. De oordeelsvormende commissie adviseert hoe het rapport en het raadsvoorstel wordt geagendeerd (hamerstuk of bespreekstuk). In de raad vindt politieke besluitvorming plaats. Het is aan de raad om te bepalen welke politieke – bestuurlijke gevolgen aan de uitkomsten van het onderzoek worden verbonden.
Evaluatie
Artikel 12, lid 3 verordening Rekenkamer is van toepassing. Het orgaan of de organen die de aanbeveling(en) aangaan rapporteren in ieder geval na een jaar over de doorwerking van de overgenomen aanbevelingen. Duurzaamheidsaspecten
Niet van toepassing Bijlagen
-
Brief aan de raad, 25 september 2025 Brief aan de gemeenteraad Aalsmeer over onderzoek naar grote projecten, 25 september 2025 Bestuurlijke reactie ex ante onderzoek grote projecten, 23 september 2025
De griffier,
De voorzitter,
H.R.E. Hofland
mr. G.E. Oude Kotte