Bijlage CONCEPT Nota activabeleid Aalsmeer 2023.docx

NOTA VASTE ACTIVA

Gemeente Aalsmeer 2023

De raad van de gemeente Aalsmeer: gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van [datum]; gezien het advies van de auditcommissie van [datum]; gezien het advies van de commissie Maatschappij en Bestuur van [datum] gelet op het bepaalde in de Financiële verordening gemeente Aalsmeer 2023; b e s l u i t: vast te stellen de Nota vaste activa gemeente Aalsmeer 2023

0

INHOUDSOPGAVE 1.`INLEIDING __________________________________________________________1 1.1 Aanleiding ________________________________________________________1 1.2 Doel van de nota en wettelijk kader ____________________________________1 1.3 Uitgangspunten ____________________________________________________1 1.4 Beschikbaar stellen investeringskredieten _______________________________1 1.5 Begrip activa/ afkadering nota ________________________________________2 1.6 Bijlagen __________________________________________________________3 2. SAMENVATTING UITGANGSPUNTEN NOTA VASTE ACTIVA 2023 GEMEENTE AALSMEER 3 3.1 Activering_________________________________________________________4 3.1.1 Algemeen _____________________________________________________________4 3.1.2 Vervangingsinvestering___________________________________________________5 3.1.3 Componentenbenadering _________________________________________________5 3.1.5 Activering immateriële vaste activa _________________________________________6 3.1.6 Activering materiële vaste activa ___________________________________________7 3.1.7 Activering financiële vaste activa ___________________________________________7 3.1.8 Activeren versus (groot) onderhoud _________________________________________7 3.1.9 Grensbedrag activeren ___________________________________________________7 3.1.10 Looptijd investeringskredieten

____________________________________________8 3.2 Waardering _______________________________________________________8 3.2.1 Waardering vaste activa __________________________________________________8 4. AFSCHRIJVING _______________________________________________________9 4.1 Algemeen _________________________________________________________9 4.2 Wettelijke of andere voorschriften _____________________________________9 4.3 Afschrijvingsbasis __________________________________________________9 4.4 Afschrijvingsmethode _______________________________________________9 4.5 Afschrijvingstermijn ________________________________________________9 4.5.1 Algemeen _____________________________________________________________9 4.5.2 Afschrijvingstabel _______________________________________________________9 4.5.3 Start van de afschrijving _________________________________________________10 4.6 Afschrijven tot restwaarde __________________________________________10 5. SLOTBEPALINGEN ____________________________________________________10 5.1 Inwerkingtreding ________________________________________________________10 5.2 Citeertitel ______________________________________________________________10 Bijlage 1 Afschrijvingstabel Nota vaste activa gemeente Aalsmeer 2023 ____________11

1

1.`INLEIDING 1.1 Aanleiding In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) wordt in hoofdstuk 5, de artikelen 59 tot en met 65 ingegaan op de waardering, activering en afschrijving van vaste activa. In aanvulling daarop heeft de commissie BBV aanvullend twee notities (Materiële Vaste Activa · Commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording)) uitgebracht: Notitie materiële vaste activa Notitie erfpacht gronden Het is noodzakelijk om aanvullend daarop uitgangspunten vast te stellen voor de waardering en afschrijving van de vaste activa, omdat deze niet rechtstreeks uit voornoemde regelgeving volgt. Het BBV geeft gemeenten de ruimte daarin om een aantal eigen kaders te stellen. Voor Aalsmeer is dit een nieuwe nota en volgt uit artikel 14 van de Financiële verordening 2023 Aalsmeer. De overweging voor deze aparte nota is om kaders met betrekking tot waardering en afschrijving op één plek vast te leggen in plaats van deels in de Financiële verordening, deels in een bijlage van de jaarstukken en/ of aparte raadsbesluiten (= huidige werkwijze). 1.2 Doel van de nota en wettelijk kader De gemeente handelt naar het BBV, dat onder meer financiële spelregels voorschrijft ten aanzien van vaste activa. In de uitwerking van deze regels heeft de gemeente op onderdelen beleidsvrijheid.

Deze onderdelen zijn: waardering van vaste activa, investeringen, kapitaallasten en onderhoud kapitaalgoederen. Het doel van deze nota is het formuleren van kaders, beleid en vastlegging van uniforme regels voor: a. de wijze waarop voorstellen voor investeringen worden aangeboden en geautoriseerd door de raad, in aanvulling op wat in de financiële verordening is vastgelegd; b. de afschrijvingsmethode en afschrijvingstermijn per categorie; c. het moment van starten met afschrijven; d. grensbedrag activeren; e. de componentenbenadering; f. restwaarde; g. looptijd van investeringskredieten; h. vervaardigingprijs/ toerekenbare kosten; i. kosten van onderzoek en ontwikkeling; j. automatisch afsluiten van kredieten; k. bijdragen in activa in eigendom van derden; l. levensduur verlengend onderhoud. De uitgangspunten van deze nota worden onder andere zichtbaar in de begroting en de jaarrekening, waarbij naast de kaders uit deze nota uiteraard ook rekening wordt gehouden met de richtlijnen uit het BBV. Deze nota sluit aan bij de Gemeentewet (artikel 212), bij het BBV en de interpretatie van onderwerpen zoals weergegeven in notities van de commissie BBV. In die notities zijn ook stellige uitspraken opgenomen die bedoeld zijn om meer handvatten te geven bij de uitvoering. 1.3 Uitgangspunten De uitgangspunten in deze nota zijn omkaderd.

In hoofdstuk 2 van deze nota is een samenvatting van de uitgangspunten opgenomen. Uitgangspunt is dat deze leidend zijn, maar van deze uitgangspunten mag door raadsbesluit worden afgeweken. De afwijking moet in dat geval worden onderbouwd in het raadsvoorstel. Dit kan een specifiek voorstel zijn of het (meerjaren) investeringsplan bij de kadernota of de begroting. 1.4 Beschikbaar stellen investeringskredieten In deze nota staan de interne en externe regelgeving voor de administratieve verwerking van investeringen centraal. Voor investeringen worden via de budgetcyclus of via een separaat voorstel bedragen beschikbaar gesteld zogenaamde investeringskredieten. 1

Voor de bevoegdheden van college en raad ten aanzien van investeringskredieten wordt verwezen naar de door uw raad vastgestelde Financiële verordening gemeente Aalsmeer 2023 ex. art. 212 Gemeentewet. Uitgangspunt 1. De bevoegdheden van de raad ten aanzien van investeringskredieten zijn vastgelegd in de Financiële verordening gemeente Aalsmeer 2023 (ex. art. 212 Gemeentewet). 1.5 Begrip activa/ afkadering nota Voordat in hoofdstuk 2 nader wordt ingegaan op de regels die het BBV gemeenten voorschrijft en de keuzes die een gemeente hierin heeft wordt eerst het begrip activa toegelicht. Activa kunnen grofweg worden ingedeeld in vaste activa en vlottende activa. Vaste activa zijn voor lange(re) tijd vastgelegde vermogensbestanddelen, zoals gebouwen, gronden, machines, verstrekte langlopende leningen en deelnemingen (aandelenkapitaal). Vlottende activa zoals voorraden en liquide middelen zijn bezittingen die voor een kortere tijd (korter dan één jaar) zijn vastgelegd. In deze nota gaat het om beleid ten aanzien van vaste activa. De vaste activa kunnen worden onderverdeeld in: • immateriële vaste activa (bijvoorbeeld kosten van onderzoek en ontwikkeling) • materiële vaste activa (bijvoorbeeld gebouwen en wegen) • financiële vaste activa.

(bijvoorbeeld leningen en deelnemingen) In het BBV wordt een onderscheid gemaakt tussen investeringen met een economisch nut, economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven en maatschappelijk nut. Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/ of een bijdrage kunnen leveren aan het genereren van middelen. Voorbeelden hiervan zijn gebouwen. Iets dat te koop c.q. te verkopen is maakt het echter niet altijd verhandelbaar. Verkeersvoorzieningen, speeltoestellen en bankjes zijn gekwalificeerd als voorzieningen in de openbare ruimte. Al deze goederen leveren geen geld op, maar hebben wel een meerjarig maatschappelijk nut. Dergelijke investeringen worden gekwalificeerd als investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Investeringen voor (riool- en afvalstoffen) heffingen moeten apart op de balans worden opgenomen vanwege de juridische consequenties bij een onjuiste kostentoerekening. Voor dergelijke investeringen is daarom een aparte categorie in het leven geroepen: economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven. Aalsmeer beschikt daarnaast over gronden die in erfpacht zijn uitgegeven. Deze zijn onderdeel van de materiële vaste activa van de gemeente.

Voor deze vaste activa gaat het eerst om de vraag wanneer en hoe een uitgave als vermogensbestanddeel op de balans wordt gezet (activeren). Vervolgens is de vraag tegen welk bedrag het actief op de balans moet worden gezet (waarderen). Als een actief op de balans is opgenomen resteert de vraag wat de levensduur is van een actief en hoe de waardevermindering zichtbaar wordt gemaakt: afschrijven.

2

Schematisch wordt het bovenstaande als volgt weergeven:

1.6 Bijlagen Als bijlage is aan deze nota toegevoegd: bijlage 1: Afschrijvingstabel nota vaste activa 2023 gemeente Aalsmeer. 2. SAMENVATTING UITGANGSPUNTEN NOTA VASTE ACTIVA 2023 GEMEENTE AALSMEER 1.

De bevoegdheden de raad ten aanzien van investeringskredieten zijn vastgelegd in de Financiële verordening gemeente Aalsmeer 2023 (ex. art. 212 Gemeentewet).

Activering 2. De gemeente neemt in haar Kadernota en begroting een meerjaren investeringenplan (MIP) op. 3. “Bouwen voor (commerciële) derden” is in beginsel geen taak van de gemeente is. De uitzonderingen om dit toch te doen zijn het realiseren van combigebouwen waarin (maatschappelijke) functies/voorzieningen sterk verweven zijn. De in het MIP opgenomen posten zijn onder voorbehoud van de nader uit te werken investeringsvoorstellen en daarbij te waarborgen randvoorwaarden 4. Vervanging van een in de staat van investeringen (aan het einde van de economische of technische levensduur) opgenomen investering is geen automatisme. De noodzaak tot vervanging (technisch of economisch) moet onderbouwd worden. 5. Bij een noodzakelijke vervanging van een nog niet volledig afgeschreven actief wordt de restant boekwaarde van het actief direct afgeboekt. 6. De componentenbenadering wordt waar mogelijk toegepast. In het raadsvoorstel wordt gebruik van de componentenbenadering toegelicht. 7. Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden in principe niet geactiveerd. Een uitzondering hierop zijn de voorbereidingskosten voor grondexploitaties waarbij geldt dat moet worden voldaan aan de voorwaarden zoals vastgelegd in de notitie grondbeleid van de commissie BBV. 8.

Bijdragen aan activa in eigendom van derden mogen worden geactiveerd indien aan de in artikel 61 BBV (Artikel 61 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) genoemde voorwaarden wordt voldaan. 9. In de periodiek te actualiseren beheerplannen wordt duidelijk aangegeven:

3

a.

wat onder klein onderhoud wordt verstaan. Het jaarlijks noodzakelijke exploitatiebudget wordt daarop afgestemd; b. wat onder groot onderhoud wordt verstaan. De kosten worden gedekt via een exploitatiebudget, met eventuele toevoeging aan een daartoe gevormde reserve onderhoud of komen ten laste van een gevormde voorziening groot onderhoud. 10. Activa met een economisch nut of maatschappelijk nut en een verkrijgingsprijs van minder dan € 20.000 worden niet geactiveerd. 11. Wijzigingen in het investeringsschema en de financiële gevolgen hiervan worden gerapporteerd via de P&C cyclus (conform de kaders in de Financiële verordening). 12. Indien ultimo het boekjaar het restant van het openstaande investeringskrediet kleiner is dan € 2.000 wordt het krediet in principe automatisch afgesloten 13. Niet bestede investeringskredieten mogen maximaal twee keer doorgeschoven. Het college kan een gemotiveerd voorstel aan de raad voorleggen om van dit uitgangspunt af te wijken. Het doorschuiven van een krediet verlangt een raadsbesluit. 14. Verschuivingen tussen de jaarbedragen van een investering als gevolg van wijzigingen in de planning zijn toegestaan, mits de investering conform de door de raad vastgestelde doelen en voorwaarden wordt gerealiseerd, het totaal beschikbaar gestelde krediet niet wordt overschreden en het moment van start afschrijving niet wijzigt. Waardering 15.

Voor de waardering van een investering geldt de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Er vindt geen toerekening plaats van personele kosten en indirecte kosten zoals overhead en rente. 16. Voorbereidende kosten van een investeringskrediet worden geactiveerd voor zover deze bestaan uit externe inhuur en/ of advieskosten. Afschrijven 17. Vaste activa worden afgeschreven volgens de lineaire methode. 18. De afschrijvingstermijn is gebaseerd op de economische levensduur. 19. In principe worden de in de afschrijvingstabel in bijlage 1 vermelde afschrijvingstermijnen gehanteerd. 20. Het eerste jaar waarover wordt afgeschreven is het jaar volgend op het jaar van oplevering. 21. Bij afschrijving wordt geen rekening gehouden met een restwaarde, tenzij er sprake is van een strategische aankoop. In dat geval is de restwaarde maximaal de waarde van de onderliggende grond. 3. ACTIVERING EN WAARDERING 3.1 Activering 3.1.1 Algemeen Het BBV schrijft voor dat gemeenten gebruik maken van een zogenaamd stelsel van baten en lasten. Dat betekent dat op het begrotingssaldo van een bepaald boekjaar slechts uitgaven mogen drukken die op dat jaar betrekking hebben. Daarom moeten uitgaven voor bezittingen met meerjarige levensduur worden “geactiveerd”. Met activeren wordt de waarde van de bezitting op de balans gezet.

Elk jaar gedurende de levensduur wordt een deel van de waarde ten laste van het begrotingssaldo gebracht. Dit noemen we afschrijven. 3.1.2 Meerjareninvesteringsplan Conform artikel 4 lid 1 en 14 lid 3 van de Financiële verordening van de gemeente Aalsmeer biedt het college de raad jaarlijks een meerjareninvesteringsplan (MIP) aan als onderdeel van de Kadernota en de begroting, waarbij inzicht wordt verschaft in de afzonderlijk geplande investeringen en de daarmee gepaard gaande kapitaallasten voor de komende meerjarenperiode. De investeringen uit het meerjarenplan buitenruimte maken daar onderdeel van uit. Ook wordt inzicht gegeven in het effect van het investeringsplan op de liquiditeitsprognose Het MIP geeft een overzicht van de nieuwe investeringen en de vervangingsinvesteringen. De bestaande gedragslijn bij investeringen voor derden tegen kostendekkende vergoeding (rendabele investeringen) is, dat “bouwen voor (commerciële) derden” in beginsel geen taak van de gemeente is. De uitzonderingen om dit toch te doen zijn het realiseren van combigebouwen waarin (maatschappelijke) functies/voorzieningen sterk verweven zijn. De gemeente draagt hier

4

een meerjarig risico, zoals bij eventuele toekomstige (onverhoopte) leegstand en rentestijgingen. De opgenomen posten zijn onder voorbehoud van de nader uit te werken investeringsvoorstellen en daarbij te waarborgen randvoorwaarden Uitgangspunten 2. De gemeente neemt in haar Kadernota en begroting een meerjaren investeringenplan (MIP) op. 3. “Bouwen voor (commerciële) derden” is in beginsel geen taak van de gemeente is. De uitzonderingen om dit toch te doen zijn het realiseren van combigebouwen waarin (maatschappelijke) functies/voorzieningen sterk verweven zijn. De in het MIP opgenomen posten zijn onder voorbehoud van de nader uit te werken investeringsvoorstellen en daarbij te waarborgen randvoorwaarden. 3.1.2 Vervangingsinvestering Op het moment dat een investering is afgeschreven betekent dit in veel gevallen dat de investering het jaar daarop ter vervanging op het investeringsplan wordt opgevoerd. Vervanging is echter geen automatisme. Het is heel goed mogelijk dat de investering dan technisch nog niet afgeschreven is en nog enige tijd mee kan. In dat geval wordt de vervanging uitgesteld. Ook is het mogelijk dat vervanging niet meer aan de orde is, omdat andere alternatieven voorhanden zijn. Dit wordt beoordeeld bij de actualisatie van het meerjaren investeringsplan. De beoordeling vindt plaats voorafgaand aan de kadernota (en bij uitzondering de begroting).

De financiële gevolgen worden verwerkt in respectievelijk de kadernota en eventueel de begroting. Omgekeerd kan het voorkomen dat een bezitting aan vervanging toe is, terwijl deze nog niet helemaal afgeschreven is. In dat geval dient de restant boekwaarde afgeboekt te worden op het moment van vervanging. Uitgangspunten 4.Vervanging van een op het investeringsplan opgenomen investering is geen automatisme. De noodzaak (technisch of economisch) moet aangetoond worden. 5. Bij een noodzakelijke vervanging van een nog niet volledig afgeschreven investering wordt de restant boekwaarde direct afgeboekt. 3.1.3 Componentenbenadering De componentenbenadering houdt in dat de verschillende onderdelen van een actief afzonderlijk worden geactiveerd en dat op deze onderdelen wordt afgeschreven op basis van de voor dat onderdeel geldende gebruiksduur. Indien de componentenbenadering wordt toegepast dan wordt de investering gesplitst in de volgende onderdelen: grondkosten gebouwen technische installaties, verwarming en verlichting inventaris Hierbij wordt bewerkstelligd dat activa die naar aard en gebruik gelijksoortig zijn op dezelfde grondslag worden gewaardeerd en behandeld. In de tabel met afschrijvingstermijnen (bijlage 1) is rekening gehouden met deze componentenbenadering.

Indien de gemeente voor deze benadering kiest, dan kan geen voorziening meer worden gevormd voor de kosten van groot onderhoud. Kosten van noodzakelijke vervangingen worden in dat geval namelijk geactiveerd. Uitgangspunt 6. De componentenbenadering wordt waar mogelijk toegepast. In het raadsvoorstel wordt gebruik van de componentenbenadering toegelicht. In het BBV (artikel 33) wordt bij de vaste activa onderscheid gemaakt naar immateriële vaste activa, materiële vaste activa en financiële vaste activa. Dit onderscheid is van belang bij de beantwoording van de vraag of bepaalde uitgaven al dan niet mogen/moeten worden geactiveerd.

5

3.1.5 Activering immateriële vaste activa Immateriële vaste activa zijn investeringen waar geen bezittingen tegenover staan. In artikel 34 van het BBV worden de immateriële vaste activa gedefinieerd als: 1. kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en (dis)agio (zie hierna); 2. kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief; 3. bijdragen aan activa in eigendom van derden. Indien aan de voorwaarden voldaan wordt kunnen deze kosten geactiveerd worden. In deze paragraaf zijn de uitgangspunten opgenomen. ad 1 Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en (dis)agio Disagio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het lagere bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. In het BBV is bepaald dat een lening voor het totaalbedrag van de aangegane schuld moet worden gewaardeerd. Het verschil tussen het schuldbedrag en het door de geldgever verstrekte bedrag – het disagio – kan naar keuze al dan niet worden geactiveerd. Als het disagio wordt geactiveerd, vindt afschrijving plaats conform art. 64, lid 4 BBV waarin is bepaald dat de afschrijvingsduur van dergelijke kosten maximaal gelijk is aan de looptijd van de lening.

In artikel 14 van de Financiële verordening 2023 gemeente Aalsmeer is opgenomen dat de kosten van het sluiten van geldleningen en (dis)agio worden geactiveerd en afgeschreven over een termijn die maximaal gelijk is aan de looptijd van de lening. ad 2 Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden op grond van het BBV als immateriële activa aangemerkt. Voorbeelden van dit soort kosten zijn haalbaarheidsonderzoeken of kosten van deskundigen die diverse alternatieven uitwerken. Het zijn kosten die gemaakt worden voordat een definitieve keuze is gemaakt voor een bepaalde investering. Kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden afzonderlijk verantwoord en maken geen onderdeel uit van de uiteindelijke investering. Op grond van het BBV (artikel 60) mogen deze kosten alleen worden geactiveerd, als aan de volgende vier voorwaarden wordt voldaan: 1. de gemeente heeft de intentie om het actief te gebruiken of te verkopen; 2. de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien staat vast; 3. het actief zal in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereren; 4. de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen kunnen betrouwbaar worden vastgesteld. Als aan deze voorwaarden wordt voldaan is de maximaal toegestane afschrijvingstermijn voor deze immateriële activa 5 jaar.

Als niet aan de hiervoor genoemde verplicht gestelde voorwaarden wordt voldaan mogen de kosten van onderzoek en ontwikkeling voor plannen niet worden geactiveerd maar moeten deze in één keer ten laste van het begrotingssaldo worden gebracht. Uitgangspunt is dat kosten voor onderzoek en ontwikkeling uit voorzichtigheidsoverwegingen in principe niet geactiveerd worden. Een uitzondering hierop betreft voorbereidingskosten voor grondexploitaties. Hiervoor geldt dat het activeren van voorbereidingskosten voor grondexploitaties als kosten van onderzoek en ontwikkeling onder de immateriële vaste activa is toegestaan mits voldaan wordt voorwaarden zoals deze in de notitie grondbeleid van de commissie BBV zijn vastgelegd (5. Bouwgronden in exploitatie · Commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording). Uitgangspunt 7. Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden in principe niet geactiveerd. Een uitzondering hierop zijn de voorbereidingskosten voor grondexploitaties waarbij geldt dat moet worden voldaan aan de voorwaarden zoals vastgelegd in de notitie grondbeleid van de commissie BBV. ad 3 bijdragen aan activa in eigendom van derden Een voorbeeld van de onder dit punt genoemde activa is een bijdrage ineens van de gemeente in de kosten van een clubgebouw.

In het BBV (artikel 61) staat dat deze uitgaven mogen worden geactiveerd als aan in dat artikel benoemde vier voorwaarden wordt voldaan: a.er sprake is van een investering door een derde; b.de investering draagt bij aan de publieke taak;

6

c.de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en; d.de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. Uitgangspunt 8. Bijdragen aan activa in eigendom van derden mogen worden geactiveerd indien aan de in artikel 61 BBV (Artikel 61 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) genoemde voorwaarden wordt voldaan. 3.1.6 Activering materiële vaste activa Onder materiële vaste activa worden investeringen verstaan waartegenover een actief staat waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. In artikel 35 van het BBV is opgenomen op welke wijze materiële vaste activa op de balans worden opgenomen. Artikel 35 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten 3.1.7 Activering financiële vaste activa In artikel 36 van het BBV is bepaald wat het BBV onder financiële vaste activa verstaat. Artikel 36 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten 3.1.8 Activeren versus (groot) onderhoud Onderhoudskosten worden gemaakt om het object gedurende de levensduur op een bepaald kwaliteitsniveau te houden of weer te krijgen Bij onderhoud wordt onderscheid gemaakt tussen klein en groot onderhoud: 1.

klein onderhoud Klein onderhoud betreft regelmatig voorkomend onderhoud (kort cyclisch onderhoud) van beperkte omvang. De commissie BBV geeft aan dat de kosten van klein onderhoud in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie komen. Dat geldt ook voor kosten van het wegwerken van achterstallig onderhoud. Deze moeten altijd ineens ten laste van de exploitatie te worden gebracht. 2. groot onderhoud Groot onderhoud (lang cyclisch onderhoud) moet de garantie bieden op een technisch goede en oorspronkelijke staat van de objecten tijdens de levensduur. Levensduurverlengend onderhoud, zoals reconstructies en renovatie, impliceert het intreden van een nieuwe levensfase van een object. Dit is feitelijk geen groot onderhoud, maar zijn daarom investeringen die worden gepleegd ten behoeve van een bestaand actief en expliciet leiden tot een substantiële levensduurverlenging van betreffend actief. De toegestane wijze van verwerken van de kosten van groot onderhoud is nader toegelicht in de nota reserves en voorzieningen. Indien de componentenbenadering wordt toegepast (zie uitgangspunt 4 van deze nota) is er geen sprake van groot onderhoud, maar van een vervangingsinvestering. Uitgangspunten 9.

In de periodiek te actualiseren beheerplannen wordt duidelijk aangegeven: a) wat onder klein onderhoud wordt verstaan en het jaarlijks daarvoor beschikbare exploitatiebudget wordt daarop afgestemd; b) wat onder groot onderhoud wordt verstaan. De kosten worden gedekt via een exploitatie budget met eventuele toevoeging via resultaatbestemming aan een daartoe gevormde reserve onderhoud of komen ten laste van een vooraf gevormde voorziening onderhoud. 3.1.9 Grensbedrag activeren Uitgaven die voldoen aan alle voorwaarden om te activeren, maar geen grote omvang hebben, worden om praktische redenen direct in het jaar van aanschaf of vervaardiging ten laste van het begrotingssaldo gebracht. Dit om de administratieve lasten te beperken en de overzichtelijkheid van de investeringsstaat te vergroten. Het minimumbedrag voor activeren bedraagt € 20.000. Uitgangspunt 10. Activa met een economisch nut of maatschappelijk nut en een verkrijgingsprijs van minder dan € 20.000 worden niet geactiveerd.

7

3.1.10 Looptijd investeringskredieten Uitgangspunt is dat de investeringskredieten in gebruik worden genomen in het jaar waarin ze beschikbaar zijn gesteld door de raad. Met enige regelmaat ontstaat de behoefte om de restant investeringskredieten (gedeeltelijk) over te hevelen naar het volgende boekjaar. Op vaste rapportagemomenten uit de P&C cyclus (kadernota, bestuursrapportages en jaarstukken) wordt informatie verstrekt over de voortgang/ uitputting van de investeringskredieten. Hiervoor zijn kaders vastgelegd in de Financiële verordening. Aan de hand van die informatie worden de financiële gevolgen van veranderingen in het investeringsschema op de kredieten en de kapitaallasten gerapporteerd via de P&C cyclus. Indien ultimo het boekjaar het restant van het openstaande investeringskrediet kleiner is dan € 2.000 wordt het krediet in principe automatisch afgesloten. Niet bestede investeringskredieten mogen maximaal twee keer doorgeschoven worden. Het college doet in dat geval een gemotiveerd voorstel om van dit uitgangspunt af te wijken. Indien een investeringskrediet na twee keer doorgeschoven te zijn niet is gestart wordt het krediet automatisch afgesloten. Het college doet indien noodzakelijk bij de Kadernota een nieuw voorstel aan de raad op het moment dat investeren aan de orde is.

Verschuivingen tussen de jaarbedragen van een investering als gevolg van wijzigingen in de planning zijn toegestaan, mits de investering conform de door de raad vastgestelde doelen en voorwaarden wordt gerealiseerd, het totaal beschikbaar gestelde krediet niet wordt overschreden en het moment van start afschrijving niet wijzigt. Uitgangspunt 11. Wijzigingen in het investeringsschema en de financiële gevolgen hiervan worden gerapporteerd via de P&C cyclus (conform de kaders in de Financiële verordening). 12. Indien ultimo het boekjaar het restant van het openstaande investeringskrediet kleiner is dan € 2.000 wordt het krediet in principe automatisch afgesloten. 13. Niet bestede investeringskredieten mogen maximaal twee keer doorgeschoven. Het college kan een gemotiveerd voorstel aan de raad voorleggen om van dit uitgangspunt af te wijken. Het doorschuiven van kredieten verlangt een raadsbesluit. 14. Verschuivingen tussen de jaarbedragen van een investering als gevolg van wijzigingen in de planning zijn toegestaan, mits de investering conform de door de raad vastgestelde doelen en voorwaarden wordt gerealiseerd, het totaal beschikbaar gestelde krediet niet wordt overschreden en het moment van start afschrijving niet wijzigt.

3.2 Waardering 3.2.1 Waardering vaste activa In artikel 63 van het BBV (Artikel 63 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) zijn de bepalingen opgenomen met betrekking tot de waardering van activa, namelijk verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs en een toelichting op deze begrippen. In dat artikel is gesteld dat behalve de directe kosten, in de vervaardigingprijs ook een redelijk deel van de indirecte kosten, zoals bijvoorbeeld overhead, en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van dat actief wordt gewerkt kan worden toegerekend. Ook is het is toegestaan om ook personeelslasten in de vervaardigingprijs op te nemen zolang ze direct zijn toe te rekenen aan de betreffende vaste activa. In onze gemeente worden geen personeelskosten en dergelijke toegerekend aan de investeringen. Deze kosten worden gezien als reguliere werkzaamheden en komen ten laste van het begrotingssaldo. Dit om dekkingsproblemen te voorkomen. Voorbereidende kosten zoals bestek gereedmaken van een bepaalde investering c.q. toezicht op uitvoering worden geactiveerd, voor zover deze bestaan uit externe inhuur en/ of advieskosten. Indien op investeringen subsidies worden verkregen dan wordt hiermee pas rekening gehouden indien de beschikking is ontvangen. Dit is in lijn met het realisatiebeginsel dat stelt dat winsten pas worden genomen als deze zijn gerealiseerd.

Uitgangspunt 15. Voor de waardering van een investering geldt de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Er vindt geen toerekening plaats van personele kosten en indirecte kosten zoals overhead en rente.

8

16. Voorbereidende kosten van een investeringskrediet worden alleen geactiveerd als deze bestaan uit externe inhuur en/ of advieskosten.

4. AFSCHRIJVING 4.1 Algemeen Afschrijving is het in de begroting en administratie zichtbaar maken van de waardevermindering van een kapitaalgoed dat meerdere jaren meegaat. De afschrijving komt ten laste van het begrotingssaldo. Het meerjarig nut van de investering wordt hiermee in de begroting en administratie zichtbaar en er wordt budget gereserveerd voor vervanging. Of er mag worden afgeschreven en wat de hoogte van de jaarlijkse afschrijving is wordt bepaald door: 1. wettelijke of andere voorschriften; 2. de afschrijvingsbasis; 3. de afschrijvingsmethode; 4. de afschrijvingstermijn; 5. al dan niet afschrijven tot restwaarde. 4.2 Wettelijke of andere voorschriften In artikel 64 en 65 van het BBV staan de algemene regels voor afschrijvingen. Artikel 64 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Artikel 65 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten 4.3 Afschrijvingsbasis De afschrijvingsbasis bestaat uit de verkrijgings- of vervaardigingsprijs al dan niet verlaagd met bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief. 4.4 Afschrijvingsmethode Het BBV laat gemeenten vrij in de keuze van afschrijvingsmethodiek. De gemaakte keuze dient voor gelijksoortige activa, vanuit de gedachte van een bestendige gedragslijn, echter wel eensluidend te zijn. De meest voorkomende afschrijvingsmethoden zijn: 1.

lineaire afschrijving, dat is afschrijven met een vast bedrag per jaar. Bij deze methode blijven de afschrijvingslasten gelijk, terwijl de toegerekende rentelasten en daardoor de totale kapitaallasten in de loop van de gebruiksperiode geleidelijk afnemen (omdat deze worden berekend over de boekwaarde per 1 januari van het verslagjaar); 2. afschrijving op basis van annuïteiten, de jaarlijkse last van rente en aflossing samen is gelijk. In Aalsmeer wordt afgeschreven volgens de lineaire methode. Uitgangspunt 17. Vaste activa worden afgeschreven volgens de lineaire methode. 4.5 Afschrijvingstermijn 4.5.1 Algemeen De afschrijvingstermijn wordt bepaald door de gebruiksduur. De gebruiksduur is de economische levensduur. Deze moet niet worden verward met de technische levensduur. De economische levensduur wordt bepaald door de totale kosten (vooral afschrijving- en onderhoudskosten) van het huidige en het nieuwe actief. Als de kosten van het nieuwe actief lager zijn dan is vervanging economisch zinvol. De technische levensduur is de termijn gedurende welke het actief kan worden gebruikt (niet kapot of versleten of wettelijk niet meer toegestaan). 4.5.2 Afschrijvingstabel Voor de afschrijvingstermijn per soort activa wordt verwezen naar bijlage I waarin een afschrijvingstabel is opgenomen

9

Van de in deze bijlage opgenomen termijnen mag met een gemotiveerd raadsbesluit worden afgeweken. Voor soorten activa die (nog) niet voorkomen in de bijlage moet met een apart besluit de afschrijvingstermijn vastgesteld worden. 4.5.3 Start van de afschrijving We starten met afschrijven in het jaar nadat het actief is opgeleverd. Uitgangspunten 18. De afschrijvingstermijn is gebaseerd op de economische levensduur; 19. In principe worden de in de afschrijvingstabel in bijlage 1 vermelde afschrijvingstermijnen gehanteerd; 20. Het eerste jaar waarover wordt afgeschreven is het jaar volgend op het jaar van oplevering. 4.6 Afschrijven tot restwaarde De restwaarde is de waarde van het actief aan het einde van de gebruiksduur. Het betreft de verwachte opbrengst die dan nog kan worden gerealiseerd, verminderd met eventueel te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het actief. De gemeente kan er voor kiezen om bij het bepalen van het afschrijvingsbedrag rekening te houden met een restwaarde. Aangezien activa worden gebruikt en gedurende de afschrijfperiode technisch en economisch verouderen en slijten zal de praktijk meestal zijn dat naar een boekwaarde van nul moet worden afgeschreven. Dit veronderstelt dat het voornemen bestaat om het actief tot het einde van de mogelijke gebruiksduur dus conform de verwachte technische levensduur te benutten.

Op grond van het voorzichtigheidsbeginsel wordt daarom geen rekening gehouden met een restwaarde. Dit uitgangspunt wordt gehanteerd vanwege de grote mate van onzekerheid over de ontwikkelingen omtrent de toekomstige gebruiksduur en het bepalen van de (mogelijke) restwaarde. Restwaarden liggen in de toekomst en zijn in hoge mate onderhevig aan onzekere factoren vanuit de markt. Een uitzondering kan worden gemaakt voor investeringen die worden gedaan uit hoofde van een strategische aankoop. In dat geval wordt de waarde bepaald op de waarde van de onderliggende grond gewaardeerd tegen de huidige bestemming. Indien er sprake is van een strategische aankoop en afschrijving tot een restwaarde wordt dit in het raadsvoorstel toegelicht. Uitgangspunt 20. Bij afschrijving wordt geen rekening gehouden met een restwaarde, tenzij er sprake is van een strategische aankoop. In dat geval is de restwaarde maximaal de waarde van de onderliggende grond.

5. SLOTBEPALINGEN 5.1 Inwerkingtreding Deze nota treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2023. 5.2 Citeertitel Deze nota wordt aangehaald als: “Nota vaste activa gemeente Aalsmeer 2023”. Aldus besloten door de raad van de gemeente Aalsmeer in de openbare raadsvergadering van [datum]. De griffier,

de burgemeester,

10

Bijlage 1 Afschrijvingstabel Nota vaste activa gemeente Aalsmeer 2023 Bij de materiële vaste activa is er sprake van overige investeringen met een economisch nut, investeringen met een economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven en investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut. In de afschrijvingstabel zijn hiervoor aparte categorieën opgenomen. De genoemde afschrijvingstermijnen betreft het maximaal aantal jaren. De afschrijvingstabel wordt opgenomen als onderdeel van de grondslagen van waardering en resultaatbepaling van de jaarstukken. Mutaties op de afschrijvingstabel als gevolg van een nadien genomen raadsbesluit worden in de jaarstukken toegelicht. Actualisatie van de afschrijvingstabel in deze nota vindt plaats bij de periodieke actualisatie. Tabel invoegen na afstemming met AA *) Voor riolering betreft dit de maximale termijn. De te hanteren termijnen zijn de termijnen zoals opgenomen in het gemeentelijk rioleringsplan (GRP).

11