Bijlage bij memo 33 -Memo verbouwing raadhuis

Aan

Raadsleden van de gemeente Aalsmeer

Datum

Wethouder W. Kikkert

Kopie

7 juni 2024

Via Van

Betreft

Verduidelijkende toelichting verbouwingsplannen raadhuis Aalsmeer. Geachte leden van de gemeenteraad van Aalsmeer, Tijdens de technische toelichting op de kadernota alsmede tijdens de beeldvormende behandeling van de kadernota in de commissie Maatschappij en bestuur zijn door u vragen gesteld over de verbouwing van bepaalde ruimtes binnen het raadhuis van de gemeente Aalsmeer. Wij zijn van mening dat een aanvullende toelichting op dit punt verstandig is zodat voor u ook duidelijk is wat het nut en noodzaak zijn van de beoogde verbouwingen. De verbouwing ziet toe op twee verschillende delen namelijk enerzijds de verbouwing van de raadskelder en anderzijds de verbouwing van de kantoren op de 1e verdieping van het raadhuis. Deze zullen we hieronder afzonderlijk toelichten: De verbouwing van de raadskelder Doel van de verbouwing is om de raadskelder voor multifunctioneel gebruik beschikbaar te houden en niet zo in te richten dat het gebruik beperkt wordt. Dat houdt in dat de raadskelder verschillende functies moet kunnen hebben en derhalve dient te beschikken over de faciliteiten om die functies optimaal te kunnen ondersteunen. 1. De functie van crisiscentrum.

Bij rampenoefeningen die gehouden zijn in de collegekamer hebben wij gemerkt dat vanwege het grote aantal betrokkenen de ruimte feitelijk te klein is om in geval van een ramp fatsoenlijk als rampenkamer te kunnen functioneren. De raadskelder is wel groot genoeg van omvang maar beschikt niet over de moderne communicatiefaciliteiten en voldoende aansluitingen voor apparatuur om te kunnen dienen als crisiscentrum. 2. De functie van ruimte om parallelle sessies met de gemeenteraad te kunnen houden. De gemeenteraad heeft aangegeven dat zij graag de mogelijkheid zou hebben om naast de raadzaal over een ruimte te kunnen beschikken die gebruikt kan worden voor parallelle sessies of anderszins politieke bijeenkomsten. Op dit moment beschikt de raadskelder niet over de registratieapparatuur waarbij de mogelijkheid is om via een livestream dergelijke vergaderingen te kunnen volgen. Ook is de huidige inrichting niet geschikt om dergelijke bijeenkomsten te kunnen faciliteren. Naast het feit dat het meubilair niet voldoet is er ook onvoldoende licht om goed te kunnen werken en zijn er onvoldoende presentatiemogelijkheden om ook voor dit soort sessie in te kunnen zetten. 3. Overige bijeenkomsten en presentaties zoals bewonersbijeenkomsten of grotere ambtelijke bijeenkomsten waar plenair e.e.a. kan worden besproken.

Om aan al deze verschillende functie te kunnen voldoen dient de inrichting modulair te zijn en aangepast te kunnen worden op het doel wat wordt gediend.

[Memo verbouwing raadhuis] 100/F012/ICT

Pagina

2 van 3

De verbouwing van de werkruimtes op de 1e verdieping. We draaien nu vanaf januari 2022 met de werkorganisatie en daarbij zijn we tegen een aantal zaken aangelopen die we met de huidigen ingrepen willen aanpassen. 1. Vermenging van de verschillende bloedgroepen. Sinds de start van de Kernorganisatie merken we dat als gevolg van de fysieke scheiding tussen enerzijds de kamer waar de strategen zitten en anderzijds de kamers waar ruimte is voor de overige functies en de flexplekken zijn gesitueerd de vermenging moeilijk tot stand komt. Daarnaast hebben we van meerdere collega’s meegekregen dat grote waarde wordt gehecht aan het samen op één kamer zitten waardoor je makkelijke meekrijgt als er iets speelt en daarop kan inspringen of makkelijke even zaken onderling bespreekt. Ook is vanwege de geslotenheid van de ruimtes moeilijk te zien wie aanwezig is etc. Om de werkplek meer uitnodigend te laten zijn ook voor collega’s die voor Aalsmeer werken maar geen vaste plek hebben in Aalsmeer is het idee om deze werkplekken aan één kant van het raadhuis te situeren en onderling te verbinden zodat ook fysiek meer verbinding ontstaat tussen de verschillende groepen collega’s. 2. We zien steeds meer mensen op kantoor onder meer vanwege de afspraak dat de mensen die vanuit de AA organisatie dedicated voor de gemeente Aalsmeer werken ook (deels) vanuit het raadhuis Aalsmeer werken.

Voor tal van overleggen onder andere met externen wordt dankbaar gebruik gemaakt van de vergaderruimtes in het souterrain. Echter zien we ook in toenemende mate dat telefoongesprekken gevoerd moeten worden die op de werkkamers verstorend werken voor de overige collega’s, de vergaderkamers niet beschikbaar zijn maar het ook niet wenselijk is dat dergelijke gesprekken op de gang gevoerd worden vanwege het veelal vertrouwelijke karakter en het feit dat inwoners die voor hun afspraak beneden zitten letterlijk de gesprekken kunnen volgen. Daarom willen we de werkruimte veel meer activiteit gericht inrichten waarbij op de werkkamers units worden geplaats waar medewerkers teams vergaderingen kunnen houden zonder de overige collega’s te storen. Maar ook waar overlegruimte is die niet voor derdengebruik is te reserveren. Daarnaast willen we de inrichting verder vergroenen.

De aanpassingen in het gemeentehuis worden gedekt uit het eerder door de raad beschikbaar gestelde transitiebudget. Uit deze middelen wordt een bestemmingsreserve gevormd ter dekking van de afschrijvingskosten.

paraaf

ontvangstdatum : paraaf

:

Pagina

3 van 3