Bijlage_3_Overzicht uitvoeringsafspraken samenwerking AA.docx

Overzicht uitvoeringsafspraken samenwerking AA In de samenwerkingsovereenkomst die de gemeenten Aalsmeer en Amstelveen sluiten ter bevestiging van hun nieuwe samenwerkingsafspraken voor de periode 2022 t/m 2026 ligt vast dat de beide gemeentesecretarissen op enkele onderdelen uitvoeringsafspraken maken. Deze uitvoeringsafspraken en uitvoeringsafspraken die opgenomen zijn in het voorstel van de procesversnellers d.d. 18 oktober 2021, maar gezien het uitvoeringsgerichte karakter niet in aanmerking komen om opgenomen te worden in de bestuurlijke samenwerkingsovereenkomst, zijn vastgelegd in dit document. Dit document met onderlinge uitvoeringsafspraken is vastgesteld is door beide gemeentesecretarissen. A. Uitvoeringstoets beleids- en bestuursadviezen vanuit de kernorganisatie Aalsmeer De uitvoeringstoets voor alle beleids- en bestuursadviezen die vanuit de kernorganisatie Aalsmeer worden voorbereid waarvoor geldt dat de uitvoering binnen de AA-organisatie wordt belegd richt zich op twee aspecten, nl. • Past het advies in de werkwijze binnen de AA-organisatie of kan de AA-organisatie zich hieraan aanpassen? • Heeft de AA-organisatie voldoende capaciteit voor de uitvoering van het voorstel of besluit Aalsmeer deze capaciteit elders in te huren? De conclusie van de uitvoeringstoets en de daaraan te verbinden gevolgen worden opgenomen in het college- of raadsvoorstel.

Zo nodig vindt er voorafgaand overleg plaats tussen beide GS-en. B. Afspraken met betrekking tot de werking van het egalisatiefonds. 1. In de jaarlijkse voorbereiding van de Kadernota en Perspectiefnota wordt verwacht meerwerk voor het volgend jaar vanuit de kernorganisatie Aalsmeer en de organisatie AA opgehaald. Daartoe doorlopen we allereerst de volgende reguliere stappen: 1) De directie AA beoordeelt of het noodzakelijk is het werk waarvoor budget wordt geclaimd voor beide gemeenten uit te voeren, of dat onderscheid daarin tussen Amstelveen en Aalsmeer werkbaar is. 2) Vervolgens beoordeelt de directie of voor het aangedragen meerwerk financiering vanuit productbudgetten mogelijk is. Wanneer dat het geval, dat wil zeggen de dekkingsvraag is beantwoord,lijkt wordt de claim bestuurlijk voorgelegd. 3) Volgende stap is beoordeling of ‘nieuw voor oud’ voor dekking van de claim kan zorgen. Ook wanneer dat het geval is wordt dat bestuurlijk voorgelegd. 2. Na het doorlopen van de bovengenoemde reguliere stappen blijft een lijst met zgn. ‘AA-posten’ over. De vervolgstappen voor die claims zijn als volgt: 1) De GS-en zijn gemandateerd om gezamenlijk te besluiten claims tot een bedrag van 10% van de initiële omvang van de egalisatiereserve (ca € 200.000, - per claim) te financieren uit de egalisatiereserve.

2) Wanneer de GS-en geen overeenstemming hebben over bekostiging van deze claims uit de egalisatiereserve dan worden ze alsnog bestuurlijk voorgelegd. 3) Wanneer één van beide of beide gemeentebesturen die voorgelegde claim(s) niet willen bekostigen en de directie van de organisatie AA vindt de claim toch nodig, dan kan de directie de kosten tijdelijk financieren uit de egalisatiereserve, dit onder goedkeuring van beide besturen. 3. Structureel meerwerk wordt om handelingsruimte te houden maximaal twee jaar uit de egalisatiereserve gefinancierd en zo spoedig mogelijk structureel verwerkt in de begrotingen Amstelveen en Aalsmeer.

Pagina 1 van 2

C. Afspraken over verantwoordelijkheidsverdeling advisering over financiën Aalsmeer: a) De inhoudelijke en cijfermatige informatie die nodig is voor de totstandkoming van de P&C-documenten wordt aangeleverd door de beleidsadviseurs en budgethouders op de verschillende taakvelden vanuit de AA-organisatie. b) Hoofd Financiën AA-organisatie is verantwoordelijk voor de aanlevering van cijfers en vakinhoudelijke toelichtingen daarbij vanuit de AA-organisatie aan Aalsmeer. c) De adviseur concernfinanciën, in dienst van kernorganisatie Aalsmeer, is verantwoordelijk voor het proces van totstandkoming van de P&C-documenten en de daarbij behorende financiële advisering, in samenspel met het hoofd Financiën van de AA-organisatie. d) Randvoorwaardelijk voor deze verantwoordelijkheids- en taakverdeling is nauwe samenwerking en samenspraak tussen de adviseur concernfinanciën en het hoofd Financiën AA-organisatie. e) Het hoofd Financiën AA-organisatie heeft een eigenstandige adviesrol richting college van B&W van Aalsmeer. D. Afspraken m.b.t.

het oplossen van problemen in de dienstverlening Bij problemen over de dienstverlening tussen de AA-organisatie en de kernorganisatie Aalsmeer wordt de volgende escalatieladder gehanteerd: (1) de medewerker van de kernorganisatie Aalsmeer of de AA-organisatie schaalt op naar de direct leidinggevende AA organisatie; (2) indien niet opgelost schaalt de GS van Aalsmeer of de direct leidinggevende AA-organisatie op naar de manager AA organisatie; (3) indien niet opgelost bespreken de GS-en het probleem samen en lossen het op of schalen gezamenlijk op naar het BO. E. Afspraken m.b.t. informatievoorziening over klachtafhandeling Om de kwaliteit van de uitvoering te bewaken hebben de klachtenfunctionarissen van de AA-organisatie 2 tot 3 x per jaar een gesprek met de GS van Aalsmeer om hem te informeren over de aard van de klachten die over de dienstverlening aan Aalsmeerse inwoners en ondernemers zijn ingediend en hoe die klachten binnen de AA-organisatie zijn afgehandeld. G. Overige afspraken 1. Medewerkers van de kernorganisatie Aalsmeer werken samen met medewerkers binnen de AA-organisatie. Er is geen sprake van opdrachtgeverschap van de medewerkers van de kernorganisatie Aalsmeer richting AA-organisatie en vice versa. 2. Het gebiedsmanagement Greenpark wordt gefinancierd uit de grondexploitatie Greenpark. De gebiedsmanager Greenpark is ook projectleider verbreding A9 Amstelveen.

Het gebiedsmanagement blijft volledig uitgevoerd worden vanuit de AAorganisatie. 3. Amstelveen draagt het toezicht op de uitvoering van het beheer van de openbare ruimte over naar de kernorganisatie Aalsmeer. In overleg tussen Amstelveen en Aalsmeer wordt hiervoor een uitwerkingsplan gemaakt. Streven is de overdracht zo spoedig mogelijk te realiseren. 4. De grondbank komt per 1 januari 2022 te vervallen in de basisdienstverlening 5. ESA: Aalsmeer wil onderzoeken of overdracht van de taken m.b.t. het beheer van vastgoed (sport e.a. gemeentelijk vastgoed) van de AA-organisatie naar de ESA mogelijk is. Indien beide gemeenten tot overeenstemming komen over die overdracht kan die in de loop van 2022 plaats vinden. Aldus vastgesteld door de gemeentesecretarissen van Aalsmeer en Amstelveen 20 oktober 2021

Pagina 2 van 2