Bijlage_1_Integraal voorstel nieuwe samenwerkingsafspraken.vs1.0.colleges.pdf

Op weg naar nieuwe bestuursopdracht Samenwerking AA; procesversnelling

Integraal voorstel nieuwe samenwerkingsafspraken/vertrouwelijk Aan: BO AA/ colleges Aalsmeer & Amstelveen Van: Ben Kokx & Huib de Vet, procesversnellers Datum: 20 oktober 2021

Vooraf Dit integrale voorstel voor de nieuwe samenwerkingsafspraken tussen Aalsmeer en Amstelveen is een nadere uitwerking van ons memo d.d. 16 juli 2021 met daarin opgenomen de uitgangspunten en contouren van de nieuwe samenwerkingsafspraken. Dit integrale voorstel bestaat uit drie delen: • Deel 1; inhoud en inrichting van de samenwerking, met als onderdelen: o A. dienstverlening en organisatievorm o B. overleg en besluitvorming over de samenwerking • Deel 2; randvoorwaarden voor de samenwerking, met als onderdelen o A. juridische basis o B. financiële aspecten • Deel 3; transitieproces Deze drie delen van het integrale voorstel vormen samen één onlosmakelijk geheel. Shoppen is niet mogelijk zonder geweld te doen aan het evenwicht dat erin besloten zit tussen de verschillende belangen van Aalsmeer en Amstelveen. Dit voorstel voldoet aan de uitgangspunten uit onze Contourennotitie van 16 juli 2021. Dat waren: 1vereenvoudiging van de regelgeving, 2- anders (lager in de organisatie) belegde verantwoordelijkheden met minder bestuurlijke bemoeienis en 3- een heldere set aan nieuwe afspraken. Afspraken die de komende jaren meer stabiliteit en continuïteit gaan brengen in de uitvoering en voortslepende discussies voorkomen.

Met dit voorstel wordt de huidige samenwerking in AA in overwegende mate gecontinueerd, wordt op evenwichtige wijze recht gedaan aan de belangen van beide gemeenten en ontstaat een werkbare en realistische samenwerking, waarmee beide gemeenten de komende 5 jaar vooruit kunnen. Als sluitstuk van dit proces komt het nu aan op de wil van de GS-en en colleges om dit voorstel over te nemen en de nieuwe samenwerkingsafspraken ook daadwerkelijk te laten werken conform de bedoeling om zo een nieuwe start te maken en een streep te zetten onder het verleden.

Integraal voorstel samenwerkingsafspraken AA 2022 t/m 2026

Pagina 1 van 11

Op weg naar nieuwe bestuursopdracht Samenwerking AA; procesversnelling

Deel 1: inhoud en inrichting van de samenwerking A. Dienstverlening en organisatievorm De inhoud van de dienstverlening en de organisatievorm zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden. Daarom doen we daarvoor één voorstel dat drie componenten bevat. 1. Eerste schil: kernorganisatie Aalsmeer Aalsmeer heeft een eigen kernorganisatie. De opdracht van deze kernorganisatie is de bestuurlijke eigenheid van Aalsmeer te borgen, de ondersteuning van AA, locatie Amstelveen het bestuur te verzorgen en de synergie tussen het bestuur van Aalsmeer en de AA-organisatie te versterken door de AA, locatie Aalsmeer samenwerking te laten stromen. De kernorganisatie werkt Kernn AA organisatie onder verantwoordelijkheid van het college van Aalsmeer Aalsmeer en wordt ingericht en aangestuurd wordt door de GS. De GS is verantwoordelijk voor de continuïteit in de bezetting. De medewerkers zijn in dienst van Aalsmeer, de middelen hiervoor staan op de begroting van Aalsmeer. De PIJOFACC -taken voor deze medewerkers worden verricht door de AA-organisatie. De kernorganisatie bestaat uit de volgende onderdelen met bijbehorende specifieke taken, een daarop afgestemde formatie en verbindingslijnen met de AA-organisatie. Voor wat betreft de formatie gaan we nu uit van gehele fte’s; in de praktijk kan goed sprake zijn van een parttime invulling voor bijv. 0,8 of 0,9 fte of een duo-invulling (2x 0,5 fte bijv.).

In die zin is de hierna vermelde formatie als een maximum te beschouwen. Concerncontroller (1 fte) Bestaande functie Bestuursadviseurs (4 fte) Bestuursadviseurs (2 bestaande en 2 nieuwe fte) hebben in hoge mate een intermediaire functie, zowel naar het eigen college als naar de AA-organisatie. Zij ondersteunen het college in het bestuurlijk functioneren van Aalsmeer als zelfstandige gemeente en zorgen voor een goede verbinding met de AA-organisatie, gericht op het overbrengen van de bestuurlijke wensen en prioriteiten van Aalsmeer. Zij zijn uit dien hoofde: • Gericht op het bieden van comfort aan de bestuurders door de Aalsmeerse bestuurlijke behoeften, wensen en oriëntatie namens hen in te brengen bij de AA-organisatie en beschikbaar te zijn voor de AA-organisatie als ‘voorpost’ om te sparren over beleids- en uitvoeringsvragen vanuit het perspectief van Aalsmeer. • Gericht op het ontzorgen van bestuurders van Aalsmeer door uitvoeringskwesties bij hen weg te houden en voor hen op te lossen. • Verantwoordelijk voor de begeleiding van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen binnen het college van Aalsmeer, waarbij de AA-organisatie verantwoordelijk blijft voor de kwaliteit van de aan te leveren documenten.

Integraal voorstel samenwerkingsafspraken AA 2022 t/m 2026

Pagina 2 van 11

Op weg naar nieuwe bestuursopdracht Samenwerking AA; procesversnelling

•

Verantwoordelijk voor het goede verloop en het bereiken van synergie in de samenwerking tussen Aalsmeer en de AA-organisatie, niet voor de inhoud en niet voor de aansturing.

Onderdeel van deze functie kan ook zijn het ondersteunen van bestuurders in hun rol als eigenaar van verbonden partijen. Bestuursadviseurs staan voortdurend in contact met de bestuurders van Aalsmeer. De medewerkers zijn secretaris van een of meer van de Aalsmeerse staven en zijn verantwoordelijk voor het functioneren ervan. Zij hebben frequent contact en interactie met collega’s van de AA-organisatie vanuit een collegiale, op samenwerking gerichte houding, met respect voor de rol en eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers van de AA-organisatie. Bestuursadviseurs doen geen beleidswerk of uitvoeringstaken en hebben geen opdrachtgevende rol naar de AA-organisatie. Zij kunnen wel grote dossiers trekken, zoals Schiphol. Adviseur Veiligheid: (1 fte) Deze functie houdt zich bezig met strategische advisering van college op het Veiligheidsdomein en de secretarisrol staven in het Veiligheidsdomein. De adviseur veiligheid onderhoudt frequent contact met de bestuurders van Aalsmeer over veiligheids- en ondermijningsvraagstukken. Er is een contactinformatierelatie met de organisatie AA. Adviseur sport en cultuur: (1 fte) Deze functie houdt zich bezig met beleidsadvisering en realisatie op het terrein van sport en cultuur. Deze wordt ondergebracht in de kernorganisatie Aalsmeer vanwege de nauwe verwevenheid met de eigen samenleving.

De adviseur sport en cultuur onderhoudt frequent contact met de bestuurders van Aalsmeer over de relaties met sportverenigingen en culturele instellingen in Aalsmeer. Er is een contact- en informatierelatie met de organisatie AA. Relatiebeheerder bedrijfsleven (1 fte) De relatiebeheerder is gericht op accountmanagement, contractmanagement en relatiebeheer met het bedrijfsleven. De relatiebeheerder onderhoudt frequent contact met de bestuurders van Aalsmeer over de relaties met het Aalsmeerse bedrijfsleven. Er is een contact- en informatierelatie met de organisatie AA. Toezicht Meerlanden (4 fte) Deze functionarissen zijn belast met de coördinatie, de opdrachtverlening en het toezicht op uitvoering beheer openbare ruimte (groen, grijs, reiniging en afval) door de Meerlanden. Er is frequent contact en interactie met de AA-organisatie. Bestuurs-en secretarisondersteuning (11,5 fte) Bij bestuurs-en secretarisondersteuning worden de gebruikelijke ondersteunende taken voor een college en GS ondergebracht. Deze zijn gericht op het intern goed kunnen functioneren als zelfstandig bestuur, incl. de GS, door hen te ondersteunen en te adviseren. Deze taken worden goed afgebakend van de taken die de AA-organisatie uitvoert, zodat dubbeling wordt voorkomen.

Integraal voorstel samenwerkingsafspraken AA 2022 t/m 2026

Pagina 3 van 11

Op weg naar nieuwe bestuursopdracht Samenwerking AA; procesversnelling

Uitgangspunt is dat dit team de taken zelfstandig in en voor Aalsmeer uitvoert. Er is wel frequent contact en interactie met de AA-organisatie vanuit bestuurscommunicatie en adviseur concernfinanciën. Het gaat om de volgende taken: • Bestuurscommunicatie: 3,5 fte • Evenementencoördinator: 1 fte • Adviseur concernfinanciën: 1 fte • Advisering HR: 0,5 fte • Bestuurs- en GS-secretariaat: 2,5 fte • Procesondersteuning besluitvorming: 1 fte • Ondersteuning staven: 1 fte • Locatiemanager: 1 fte

Recapitulerend: Met dit voorstel komt de totale formatie voor de kernorganisatie Aalsmeer uit op 23,5 fte. De gemeentesecretarissen hebben overeenstemming bereikt over de werkpakketten en de indeling bestaan werk AA-organisatie, incl. intensivering, en nieuw werk Aalsmeer voor deze 23,5 fte (zie bijlage 1). De kernorganisatie wordt geleid door de gemeentesecretaris; deze is al in dienst van Aalsmeer1. De financiële consequenties komen aan de orde in onderdeel B.2 hierna. Met bovenstaand voorstel is de situatie met betrekking tot de kernorganisatie Aalsmeer vastgelegd die vanaf 1 januari 2022 geldt voor de periode 2022 t/m 2026. Wanneer Aalsmeer gedurende deze periode op enig moment overweegt de omvang van de kernorganisatie uit te breiden of in te krimpen, geldt de afspraak dat de nieuw te creëren of opgeheven functies of taken geen extra coördinatielast of andere nadelige gevolgen hebben voor het nu voor 5 jaar vastgelegde basispakket dienstverlening van de AA-organisatie voor Aalsmeer en daarmee ook niet leidt tot verlaging van de vaste basisbijdrage van Aalsmeer aan de AA-organisatie. Dit uiteraard tenzij beide gemeenten hierover gezamenlijk een ander besluit nemen. Zie ook onder Financiële aspecten. 2. Tweede schil, uitvoering nabij in Aalsmeer Een deel van de dienstverlening door medewerkers die in dienst zijn (en blijven) van de AAorganisatie op locatie Aalsmeer.

De reden voor het feit dat zij een deel van hun werktijd werkzaam zijn in het raadhuis van Aalsmeer is, dat frequent functioneel en informeel contact en overleg over de inhoud van hun werk ten behoeve van Aalsmeer met medewerkers van de kernorganisatie AA en bestuurders van Aalsmeer nodig is. De hiërarchische aansturing van deze medewerkers gebeurt vanuit het management van de AA-organisatie, de bestuurlijke aansturing door de bestuurders van Aalsmeer. De directie van de AA-organisatie is verantwoordelijk voor de continuïteit in de bezetting. De kosten van de dienstverlening vanuit deze tweede schil maken onderdeel uit van de financiële bijdrage van Aalsmeer aan de AA-organisatie. Aalsmeer voorziet in de benodigde ruimten en

1

De griffier vormt onderdeel van de organisatie van de Raad.

Integraal voorstel samenwerkingsafspraken AA 2022 t/m 2026

Pagina 4 van 11

Op weg naar nieuwe bestuursopdracht Samenwerking AA; procesversnelling

technische faciliteiten voor de medewerkers van de AA-organisatie die werkzaam zijn in deze tweede schil en draagt daarvan de kosten. Het gaat -in lijn met de proeftuin-gedachte d.d. 24 augustus 2020-, onderdelen van de publiek gebonden taken, delen van de beleidsinhoudelijke advisering en van de GS-ondersteuning. De proeftuin-gedachte wordt dus omgezet in een ‘vaste’ situatie, rekening houdend met het hiervoor uitgewerkte voorstel over de inrichting en taken van de kernorganisatie. Dat betekent dat er werkzaamheden uit de proeftuingedachte vervallen of er juist aan toegevoegd worden. Concreet gaat het om de volgende werkzaamheden die in deze tweede schil vanuit de AA-organisatie op locatie Aalsmeer worden uitgevoerd: Voor burgers en bedrijven in Aalsmeer • Publiekszaken • Balie bouwen • Sociaal loket, incl. WMO-loket • Ondernemingsloket. Voor het bestuur en GS Aalsmeer • Projectleiding P&A • Beleidswerk W&I, Jeugd en WMO • Beleidswerk SO • BOA-werkzaamheden • Informatiemanagement • Secretaris bezwaar- en beroepscommissie De beide GS-en maken in nauwe samenspraak met het management van de AA-organisatie voor 1 november 2021 nadere raamafspraken over de mate van beschikbaarheid van de betrokken medewerkers op locatie Aalsmeer op weekbasis gedurende de samenwerkingsperiode 2022 t/m 2026, rekening houdend met de Corona-effecten voor het nieuwe werken.

Deze raamafspraken worden voor 30 november 2021 bekrachtigd in het BO. De invulling ervan wordt overgelaten aan de medewerker en zijn leidinggevende en wordt afgestemd met de kernorganisatie van Aalsmeer. Een maal per jaar vindt een evaluatie plaats door de twee GS-en op de werking van deze 2e schil. Het betreft indicatief tussen de 40 en 50 medewerkers die een deel van hun werktijd in Aalsmeer zullen werken. 3. Derde schil, uitvoering vanuit Amstelveen Alle niet tot de tweede schil behorende dienstverlening vanuit de AA-organisatie aan Aalsmeer door medewerkers die in dienst zijn van de AA-organisatie vindt plaats vanuit locatie Amstelveen, onder de hiërarchische en functionele verantwoordelijkheid van de directie van de AA-organisatie. De directie van de AA-organisatie is verantwoordelijk voor de continuïteit in de bezetting. In beginsel zonder ambtelijke of bestuurlijke interventie vanuit Aalsmeer, tenzij de aard van de problematiek in een concreet geval, gezien de politiek-bestuurlijke impact ervan, overleg met de gemeentesecretaris Integraal voorstel samenwerkingsafspraken AA 2022 t/m 2026

Pagina 5 van 11

Op weg naar nieuwe bestuursopdracht Samenwerking AA; procesversnelling

of een bestuurder van Aalsmeer nodig maakt. Hierop wordt alertheid van de medewerker verwacht. De kosten van derde schil maken onderdeel uit van de financiële bijdrage van Aalsmeer aan de AAorganisatie.

B. Overleg en besluitvorming over de samenwerking Beide gemeenten hebben ieder een eigen kernorganisatie die door de eigen GS c.q. AD wordt aangestuurd, onder verantwoordelijkheid van het eigen college. De AA-organisatie wordt gemanaged en eenduidig aangestuurd door de directie, onder eindverantwoordelijkheid van het college van Amstelveen. Hierop vindt geen interventie plaats door bestuur, GS of kernorganisatie Aalsmeer. Het overleg over de samenwerking wordt als volgt vormgegeven. 1. Bestuurlijk niveau De kaders voor de dienstverlening (inhoud en budget) worden voor de periode 2022 t/m 2026 bestuurlijk door beide colleges vastgesteld in de vorm van de nieuwe bestuurlijke afspraken. Jaarlijks vindt in het BO overleg plaats en worden afspraken gemaakt over de nadere invulling van de dienstverlening, op basis van de bestuurlijke prioriteiten van Aalsmeer. De invullingsafspraken worden elk jaar door de beide GS-en gezamenlijk vastgelegd in een uitvoeringsplan voor het komend jaar, dat gebaseerd is op de programmabegroting en leidend is voor de uitvoering. Dit uitvoeringsplan wordt in december/januari vastgesteld in het BO; de leden regelen hiervoor hun mandaat van het eigen college. De regeling voor geschilbeslechting uit de Centrumregeling is van toepassing, wanneer het BO niet tot overeenstemming kan komen.

De momenten van bespreking en vaststelling van het uitvoeringsplan worden ingepast in de reguliere P&C-cyclus van beide gemeenten. Verantwoording vindt plaats via de P&C documenten (burap en jaarrekening); deze documenten worden besproken in het BO. Aldus is er 2x per jaar een BO nodig. De tot op heden bestaande ambtelijke stuurgroep (ASA) houdt op te bestaan. 2. Niveau GS-en Beide GS-en zijn verantwoordelijk voor het goed functioneren van de samenwerking in de uitvoering; zij zijn samen het hoogste beslisniveau over samenwerkingsissues, met als inzet deze samen op te lossen en zo de colleges te ontzorgen. Zij bespreken periodiek het verloop van de samenwerking, de inspanningen van beide gemeenten op een succesvol verloop ervan en spreken elkaar aan op het niet naleven van de afspraken. Wanneer issues niet binnen de bestuurlijk afgesproken kaders door hen opgelost kunnen worden leggen zij het betreffende issue voorzien van een gezamenlijk voorstel voor aan het BO dat beslist. De GS-en laten zich hierbij in gezamenlijkheid op de financiële aspecten ondersteunen door een beide financieel adviseurs, in de vorm van een duo, dat zich bezighoudt met de coördinatie en afstemming tussen de P&C-documenten van beide gemeenten en het soepel laten verlopen van de budgetverantwoording. Gevisualiseerd ziet het overleg- en besluitvormingsmodel er als volgt uit.

Integraal voorstel samenwerkingsafspraken AA 2022 t/m 2026

Pagina 6 van 11

Op weg naar nieuwe bestuursopdracht Samenwerking AA; procesversnelling

Aalsmeer

Amstelveen

Raad

College GS Kernorgan

College GS-en

GS Fin duo

AA-organisatie

Mw’s

Afdh Mw’s

3. Uitvoerend niveau In de dagelijkse uitvoering van het werk ten behoeve van het bestuur van Aalsmeer is interactie tussen de kernorganisatie Aalsmeer en de AA-organisatie nodig. Hoe dat verloopt is uitgewerkt in onderdeel A. Bij problemen over de dienstverlening tussen de AA-organisatie en de kernorganisatie Aalsmeer wordt de volgende escalatieladder gehanteerd: (1) de medewerker van de kernorganisatie Aalsmeer of de AA-organisatie schaalt op naar direct leidinggevende AA organisatie; (2) indien niet opgelost schaalt de GS van Aalsmeer of de direct leidinggevende AA-organisatie op naar de manager AA organisatie; (3) indien niet opgelost bespreken de GS-en het probleem samen en lossen het op of schalen gezamenlijk op naar het BO. Om de kwaliteit van de uitvoering te bewaken hebben de klachtenfunctionarissen van de AAorganisatie 2 tot 3 x per jaar een gesprek met de GS van Aalsmeer om hem te informeren over de aard van de klachten die over de dienstverlening aan Aalsmeerse inwoners en ondernemers zijn ingediend en hoe die klachten binnen de AA-organisatie zijn afgehandeld.

Voor alle beleids- en bestuursadviezen die vanuit de kernorganisatie Aalsmeer worden voorbereid, waarvoor geldt dat de uitvoering binnen de AA-organisatie wordt belegd, vindt door de AAorganisatie een uitvoeringstoets plaats alvorens de adviezen voor besluitvorming aan college of raad van Aalsmeer worden voorgelegd. Deze uitvoeringstoets richt zich op twee aspecten, nl. • Past het advies in de werkwijze binnen de AA-organisatie of kan de AA-organisatie zich hieraan aanpassen? • Heeft de AA-organisatie voldoende capaciteit voor de uitvoering van het voorstel of huurt Aalsmeer elders deze capaciteit in? De conclusie van de uitvoeringstoets en de daaraan te verbinden gevolgen wordt opgenomen in het college- of raadsvoorstel.

Integraal voorstel samenwerkingsafspraken AA 2022 t/m 2026

Pagina 7 van 11

Op weg naar nieuwe bestuursopdracht Samenwerking AA; procesversnelling

Deel 2, randvoorwaarden voor de samenwerking A. Juridische basis De afspraken over dienstverlening, overleg en besluitvorming worden vastgelegd in een door beide colleges te ondertekenen samenwerkingsconvenant (bijlage 2). Dit convenant is eenvoudig, bevat eenduidige afspraken uitgangspunten, spelregels en omgangsvormen van de samenwerking en vervangt het dienstverleningshandvest. Ondertekening vindt plaats nadat de beide colleges hebben ingestemd met onderhavig voorstel. De Centrumregeling blijft geldig, met inachtneming van een aanpassing van artikel 8. Het nieuwe artikel 8 komt als volgt te luiden: ‘Artikel 8, samenwerkingsovereenkomst ‘8. 1. De colleges leggen de kaders en inhoud van de samenwerkingsafspraken vast in een samenwerkingsovereenkomst, dat zij gezamenlijk ondertekenen. 8.2. Dit samenwerkingsovereenkomst past binnen de kaders en grenzen van de Centrumregeling AA en is daarmee onlosmakelijk verbonden. Bij (kennelijk) tegenstrijdige bepalingen gaat de Centrumregeling voor op de samenwerkingsovereenkomst’. 8.3. Opzegging van de samenwerkingsovereenkomst door een gemeente is niet mogelijk zonder uit de Centrumregeling te treden.’ B.

Financiële aspecten De kern van ons voorstel is dat er een onderscheid wordt gemaakt tussen de basisdienstverlening aan Aalsmeer (uitgewerkt in deel A van dit voorstel) en vaste basisbijdrage van Aalsmeer enerzijds en additionele dienstverlening aan Aalsmeer (nu genoemd de ‘limitatieve lijst’) en additionele bijdragen van Aalsmeer anderzijds. Afspraken over de basisdienstverlening en basisbijdrage liggen voor 5 jaar vast en kunnen alleen bij wederzijdse overeenstemming tussentijds gewijzigd worden. Afspraken over additionele dienstverlening en additionele bijdragen worden per jaar gemaakt en kunnen per jaar verschillen. Het voorstel is ten aanzien van de financiële aspecten de volgende afspraken te maken. Vaste basisbijdrage Aalsmeer voor basisdienstverlening Voor de basisdienstverlening is Aalsmeer gedurende de periode 2022 t/m 2026 een vaste basisbijdrage per jaar verschuldigd, gebaseerd op de bijdrage die Aalsmeer volgens de opdrachtbrief 2021 voor 2022 van de AA-organisatie verschuldigd is ad € 16,957 mln. voor het pakket basisdienstverlening door de AA-organisatie, onder aftrek van een bedrag van € 1,943 mln.

voor de taken die de AA-organisatie per 1 januari 2022 voor Aalsmeer beëindigt omdat Aalsmeer deze in de kernorganisatie uitvoert, en bijtelling van de vergoeding die Aalsmeer betaalt voor dienstverlening bedrijfsvoering vanuit de AA-organisatie voor de 24,5 fte van de kernorganisatie Aalsmeer ad € 18.000,= per fte, derhalve € 441.000,=. Deze aldus bepaalde vaste basisbijdrage ad € 15,455 mln. per jaar voor de basisdienstverlening wordt jaarlijks, voor het eerst ingaande 2022, geïndexeerd voor de loonontwikkeling sector gemeenten (weging 80%) en het prijsindexcijfer materiële overheidsconsumptie (weging 20%). (Zie bijlage 2 voor de berekening). Integraal voorstel samenwerkingsafspraken AA 2022 t/m 2026

Pagina 8 van 11

Op weg naar nieuwe bestuursopdracht Samenwerking AA; procesversnelling

Incidentele voor- en nadelen op de bedrijfsvoering van de AA-organisatie zijn voor rekening en risico van de gemeente Amstelveen. Deze voor- en nadelen komen ten laste van het bedrijfsvoeringsfonds. De directie AA beheert deze reserve en beslist over de aanwending ervan. Om stabiliteit en rust in de samenwerking te creëren wordt binnen de AA-organisatie per 1 januari 2022 een egalisatiereserve gevormd om noodzakelijk meerwerk in de taakuitvoering door de AAorganisatie voor beide gemeenten, niet zijnde bedrijfsvoering, in het lopend of eerstvolgend begrotingsjaar te kunnen bekostigen. De omvang van deze egalisatiereserve wordt vastgesteld op € 2 mln. Aalsmeer en Amstelveen storten een bijdrage in die reserve volgens de bestaande verdeelsleutel 25% - 75%. De GS-en van Amstelveen en Aalsmeer krijgen het mandaat die reserve gezamenlijk te beheren en daar gelden aan te onttrekken tot 10% van de initiële omvang van deze reserve per claim. Over de praktische werkwijze hieromtrent maken zij nadere afspraken. Bij het ontbreken van overeenstemming over de claim tussen de beide GS-en en bij een hogere claim beslist het BO AA.

Additionele bijdrage Aalsmeer voor additionele dienstverlening In de jaarlijkse voorbereiding van de Kadernota en Perspectiefnota wordt door Aalsmeer aangegeven welke aanvullende dienstverlening (incidenteel, projecten, bestuurlijke prioriteiten) in aanvulling op de basisdienstverlening moet worden meegenomen. De AA-organisatie brengt voor deze gewenste aanvullende dienstverlening in beeld wat de extra kosten zijn en geeft daarbij de potentiële dekkingsmogelijkheden aan. De GS-en stellen samen een collegevoorstel over deze aanvullende dienstverlening vast, of nemen daarover zelf het besluit als dat binnen hun mandaat past. Blijft overeenstemming tussen de GS-en of de colleges uit, dan wordt de door Aalsmeer gewenste aanvullende dienstverlening door de AA-organisatie niet geleverd. Ingeval de aanvullende dienstverlening meerdere jaren aan de orde is, worden de afspraken als bedoeld onder het vorige punt meerjarig gemaakt en opgenomen in de uitvoeringsplannen voor de betreffende jaren. Extra rijksbijdragen Aalsmeer voor intensivering bestaande of nieuwe (wettelijke) taken Bij de komst van taakintensiveringen of nieuwe (wettelijke) taken op de beleidsterreinen die onderdeel zijn van de basisdienstverlening wordt de rijksbijdrage die Aalsmeer ontvangt toegevoegd aan de vaste basisbijdrage.

Van dit uitgangspunt kan worden afgeweken als beide gemeenten overeenstemming bereiken over een andere verdeling van bedoelde rijksbijdrage. Bij de komst van taakintensiveringen of nieuwe (wettelijke) taken op de beleidsterreinen die geen onderdeel zijn van de basisdienstverlening, beslist Aalsmeer over de uitvoering van deze nieuwe taak en aanwending van de daarvoor beschikbaar komende rijksbijdrage. Ingeval taakintensiveringen of nieuwe taken deels behoren tot het werk van de kernorganisatie en deels de AA-organisatie maken beide gemeenten afspraken over de verdeling van de daarvoor beschikbaar komende rijksbijdrage. Blijft overeenstemming hierover uit dan is de verdeling 75% Amstelveen, 25% Aalsmeer. Tussentijdse aanpassingen dienstverlening Op basis van het beginsel dat de vaste basisbijdrage voor de basisdienstverlening voor de eerste 5 jaar vaststaat is tussentijdse aanpassing (bezuinigen of intensiveren) van de omvang en kwaliteit van Integraal voorstel samenwerkingsafspraken AA 2022 t/m 2026

Pagina 9 van 11

Op weg naar nieuwe bestuursopdracht Samenwerking AA; procesversnelling

de dienstverlening en daarmee de hoogte van de vaste basisbijdrage van Aalsmeer alleen mogelijk als beide gemeente daar overeenstemming over bereiken. Aanpassing van de omvang en kwaliteit van de dienstverlening en daarmee de hoogte van de additionele bijdrage van Aalsmeer voor de additionele dienstverlening binnen een lopend jaar is niet mogelijk, tenzij sprake is van urgente omstandigheden en beide gemeenten daarover overeenstemming bereiken. Specifieke afspraken De bijdrage van Aalsmeer in de kosten van de bedrijfsvoering voor de kernorganisatie Aalsmeer die door de AA-organisatie wordt geleverd bedraagt € 18.000 per fte, ingaande 1 januari 2022. De reden is dat Aalsmeer zelf in huisvesting van de kernorganisatie voorziet en de overige diensten van de AAorganisatie blijft afnemen. De in vervolg op de besluitvorming in beide colleges over de afwikkeling van het ICT-geschil voor de AA-organisatie ingestelde bestemmingsreserve digitale transformatie blijft na 2022 in stand zolang er in dit kader nog activiteiten uitgevoerd worden en er budget beschikbaar is. Wanneer de activiteiten afgerond zijn en er nog budget resteert wordt die restant tussen beide gemeenten verdeeld in de verhouding 75 – 25%. Met deze afspraak is de evaluatieafspraak geaccommodeerd, die beide gemeenten in het kader van de afwikkeling van het ICT-geschil eerder gemaakt hebben.

De andere vormgeving van de samenwerking zal een deel van het bij de start ingeboekte efficiencyvoordeel van € 2,8 mln., destijds 50-50% verdeeld over beide gemeenten, deels tenietdoen. Dit wordt geaccepteerd en geeft geen aanleiding voor enigerlei verrekening. Frictiekosten (personele kosten en bijbehorende overhead) voor rekening Aalsmeer Van 23,5 fte voor de kernorganisatie Aalsmeer zijn er al een aantal gevuld met medewerkers die al in dienst zijn van Aalsmeer. Hier is geen sprake van frictiekosten. Volgens bijlage 1 kunnen er vermoedelijk nog ca. 9 fte ingevuld worden met medewerkers van AA; ook hiervoor ontstaan dan geen frictiekosten. Frictiekosten ontstaan wel in de AA-organisatie voor fte waarvoor het werk vervalt. Dat zijn 9 fte. Uitgaande van de gebruikelijke berekeningswijze om in dit soort situaties de omvang van de frictiekosten te bepalen (bijlage 2), levert dit (afgerond) € 2,5 mln. frictiekosten op. Volgens constante jurisprudentie komen deze frictiekosten voor rekening van Aalsmeer, omdat zij eenzijdig besloten heeft een kernorganisatie in te richten en deze frictiekosten daar rechtstreeks uit volgen. Tegelijkertijd is het vormen van de kernorganisatie een onderdeel van de nieuwe samenwerkingsafspraken die ook in het belang zijn van Amstelveen omdat daarmee de dienstverlening vanuit de AA-organisatie grotendeels in stand blijft.

Vanuit deze overwegingen en om langslepende discussies en ingewikkelde verantwoordingen te voorkomen, is het voorstel dat Aalsmeer 2/3e deel van deze frictiekosten aan Amstelveen vergoedt en Amstelveen 1/3e deel voor zijn rekening neemt. Aalsmeer betaalt uit dien hoofde dit boekjaar € 1,67 mln. aan Amstelveen. Indien een tussentijdse neerwaartse aanpassing van de basisdienstverlening leidt tot frictiekosten voor de AA-organisatie komen deze voor rekening van Aalsmeer. Eventuele frictiekosten voor de AAorganisatie die ontstaan door beëindiging van de additioneel afgesproken dienstverlening na Integraal voorstel samenwerkingsafspraken AA 2022 t/m 2026

Pagina 10 van 11

Op weg naar nieuwe bestuursopdracht Samenwerking AA; procesversnelling

ommekomst van de periode waarvoor deze is afgesproken, zijn voor rekening en risico van de AAorganisatie. Verantwoording Verantwoording over de aanwending van de bijdragen van Aalsmeer aan de AA-organisatie vindt plaats langs de P&C-cyclus van Amstelveen in de vorm van burap en jaarrekening. Beide documenten worden besproken in het BO. De procesgang van de P&C-cyclus van Aalsmeer en Amstelveen wordt op elkaar afgestemd en de voortgang in de totstandkoming van deze P&C-documenten wordt periodiek besproken tussen de GS, concerncontroller en financieel adviseur van Aalsmeer en het directeur Bedrijfsvoering en de financieel adviseur van de AA-organisatie. Het duoschap financieel adviseurs bespreekt gedurende het jaar collegiaal het verloop van de financiële afspraken in de praktijk, met als oogmerk transparantie en navolgbaarheid te bewerkstellingen. Het duoschap bespreekt de bevindingen 1x per twee maanden met de beide GSen. Deel 3, Transitieproces Het transitieproces ziet op het organiseren van de transitie, het bemensen van de kernorganisatie Aalsmeer en het aanpassen van de dienstverlening vanuit de AA-organisatie aan Aalsmeer. Het voorstel is hiervoor de volgende afspraken vast te stellen. De beide GS-en hebben de inspanningsverplichting de transitie die volgt uit dit voorstel zo vorm te geven dat de continuïteit in de dienstverlening aan beide gemeenten gewaarborgd blijft.

Zij hebben ook de inspanningsverplichting functies die op basis van dit voorstel ontstaan in de kernorganisatie Aalsmeer waarbij sprake is van overgang taken uit de AA-organisatie, op basis van het principe ‘mens volgt werk’ zoveel mogelijk is te bemensen met medewerkers die nu in dienst zijn van de AAorganisatie. Dit proces wordt onmiddellijk na besluitvorming in de colleges gestart en uiterlijk op 1 maart 2022 afgerond, mede gezien het feit dat de structurele bijdrage van Aalsmeer voor de basisdienstverlening al per 1 januari 2022 naar beneden wordt bijgesteld. Bijlage 1 is hierbij leidend. Beide gemeenten dragen hun eigen incidentele projectkosten die verband houden met deze transitie.

Bijlagen: 1. Uitwerking formatie, taken en bezetting kernorganisatie Aalsmeer 2. Berekeningswijze reductie financiële bijdrage Aalsmeer in kosten AA-organisatie en frictiekosten

Integraal voorstel samenwerkingsafspraken AA 2022 t/m 2026

Pagina 11 van 11