Bespreekstuk werkwijze Verbonden Partijen.pdf

Agendering onderwerp ‘Bespreekstuk werkwijze verbonden partijen’ Datum: Agendacommissie: 30 mei 2023 Agendering ten behoeve van de oordeelsvormende commissie Maatschappij en Bestuur 29 juni 2023 Onderwerp: Bespreekstuk werkwijze verbonden partijen Doel van het agenderen: De rekenkamer heeft in 2022 een onderzoek gedaan naar de verbonden partijen en regionale samenwerkingen. De conclusie van dat onderzoek was dat de raad van Aalsmeer door betere sturing meer grip kan krijgen op de verbonden partijen en regionale samenwerkingen. Om invulling te geven aan de aanbevelingen van de rekenkamer, is dit bespreekstuk opgesteld. In dit stuk wordt een werkwijze voorgesteld om meer grip te krijgen op verbonden partijen, op basis van de prioriteit die de raad hieraan verbindt. Het doel van het agenderen is dat de commissie Maatschappij en Bestuur van gedachten kan wisselen en een oordeel kan vormen over de voorgestelde werkwijze. Ook wordt de commissie gevraagd om te reageren op de voorgestelde eerste prioritering van de verbonden partijen.

Over welke zaken dienen de fracties zich in de commissie uit te spreken? De commissie wordt gevraagd om van gedachten te wisselen en zich uit te spreken over de volgende vragen: • Bent u het eens met de voorgestelde werkwijze? • Bent u het eens met de voorgestelde prioritering? • Steunt u de wens van de gemeenteraad van Amsterdam om een gemeenschappelijke adviescommissie voor de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland in te stellen? Welke stukken dienen er bij dit onderwerp meegezonden te worden aan de commissie? Het bespreekstuk over de voorgestelde werkwijze ten aanzien van verbonden partijen is bijgevoegd in dit document. Indieners Dit agendaverzoek en bespreekstuk worden ingediend door de raadsleden die Aalsmeer momenteel vertegenwoordigen in regionale samenwerkingen. Dit zijn de leden R.P. Fransen (GroenLinks), W.T.J.M. Koster (Absoluut Aalsmeer), T. van der Meer (CDA) en S.J.R. de Vries (D66).

B espr eekstuk Aan Commissie Maatschappij en Bestuur Afkomstig R.P. Fransen, W.T.J.M. Koster, T. van der Meer en S.J.R. de Vries. van Datum 30 mei 2023 Afschrift aan Betreft

Meer grip op verbonden partijen en regionale samenwerkingen Inleiding De rekenkamer heeft in 2022 een onderzoek gedaan naar de verbonden partijen en regionale samenwerkingen. De conclusie van dat onderzoek was dat de raad van Aalsmeer door betere sturing meer grip kan krijgen op de verbonden partijen en regionale samenwerkingen. Raadsleden voelen vaak afstand tot verbonden partijen terwijl ze die wel moeten controleren. Door de opzet van een verbonden partij of regionale samenwerking staat de raad een stap verder van het bestuur af. Dat geeft het risico dat de raad het zicht en de interesse hierop verliest. De gemeenteraad van Aalsmeer heeft op 15 december 2022 de volgende aanbevelingen van de rekenkamer om meer grip te krijgen op verbonden partijen overgenomen: Aanbevelingen Rekenkamer (samengevat)1: 1. Prioriteer welke verbonden partijen meer aandacht behoeven 2. Leg contact met raadsleden van andere gemeenten in de verbonden partij 3. Vraag het college om de Nota Verbonden partijen te actualiseren 4. Agendeer jaarstukken van partijen en vraag het college om een beknopte raadsbrief 5. Benut de zienswijze De raadsleden die betrokken zijn bij een verbonden partij of regionale samenwerking doen in dit bespreekstuk een voorstel om invulling te geven aan de aanbevelingen van de rekenkamer.

Dit voorstel is in het voorjaar van 2023 tot stand gekomen met ondersteuning van de griffie. In dit bespreekstuk staan twee elementen centraal: • Voorstel prioritering verbonden partijen. De rekenkamer doet de aanbeveling om de verbonden partijen te prioriteren. In dit bespreekstuk wordt een prioritering voorgesteld. Hiermee wordt invulling gegeven aan aanbeveling 1. • Voorstel werkwijze. Op basis van deze prioritering wordt een nieuwe werkwijze voorgesteld op basis van de prioriteit van een verbonden partij. De werkwijze gaat in op de omgang met informatie, de zienswijze en werkbezoeken aan en presentaties van de verbonden partijen. Hiermee wordt invulling gegeven aan aanbeveling 4 en 5. Voorgestelde prioritering van verbonden partijen De voorgestelde prioritering van verbonden partijen en samenwerkingsverbanden is gebaseerd op de volgende aspecten: financieel risico/belang, politiek-bestuurlijk belang en maatschappelijk belang. Op basis hiervan zijn de verbonden partijen ingedeeld in de categorieën: hoog, normaal en laag. De prioritering wordt jaarlijks door het woordvoerdersoverleg herzien op basis van actuele ontwikkelingen en voorgelegd aan de raad. De onderstaande prioritering geeft dus richting gedurende het komende jaar waarin zal worden geëxperimenteerd met deze werkwijze.

De Metropoolregio Amsterdam (MRA), het Amstelland-Meerlanden Overleg (AM) en de Vervoerregio Amsterdam krijgen een bijzonder hoge prioriteit vanwege hun grote belang op de drie voorgenoemde criteria. De centrumregeling Ambtelijke samenwerking Aalsmeer en Amstelveen is in

1

De volledige aanbevelingen zijn opgenomen in bijlage 1.

eerste instantie niet opgenomen in deze werkwijze, omdat deze samenwerking al dikwijls bij de raad onder de aandacht is. De commissie wordt uiteraard uitgenodigd mee te denken over dit punt. Naam verbonden partij

Prioriteit

1

Vervoerregio Amsterdam

Bijzonder hoog

2

Amstelland - Meerlanden Overleg

Bijzonder hoog

3

Metropoolregio Amsterdam

Bijzonder hoog

4

Veiligheidsregio Amsterdam - Amstelland

Hoog

5

AM-match

Hoog

6

Exploitatie Sportaccommodaties Aalsmeer

Hoog

7

Green Park Aalsmeer gebiedsontwikkeling

Hoog

8

Greenport Aalsmeer

Normaal

9

De Meerlanden Holding

Normaal

10 Openbare gezondheidszorg Amstelland

Normaal

11 GGD Amsterdam - Amstelland

Normaal

12 Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied

Normaal

13 Samenwerking belastingen Amstelland Meerlanden

Laag

14 BNG Bank

Laag

15 Stedin Groep (Netwerkbedrijf)

Laag

Werkwijze bij de geprioriteerde verbonden partijen Om op basis van de voorgestelde prioritering verdere invulling te geven aan aanbeveling 4 en 5 van de rekenkamer, wordt hieronder een werkwijze voorgesteld. Daarbij wordt per prioriteit ingegaan op de omgang met informatie van de verbonden partijen, de zienswijze en de manier waarop de verbonden partij in beeld komt bij de raad door middel van werkbezoeken of presentaties. Verbonden partij met (bijzonder) hoge prioriteit: Woordvoerdersoverleg • Er wordt een overleg gehouden tussen de woordvoerders verbonden partijen (maximaal twee personen per fractie), de betrokken portefeuillehouder(s) en ambtelijke ondersteuning. Doel van dit overleg is enerzijds dat de woordvoerders een toelichting ontvangen van de portefeuillehouder (en ambtelijke organisatie) over de ontwikkelingen bij de verbonden partij, al dan niet naar aanleiding van (verwachte) stukken of bijeenkomsten. Anderzijds geven de woordvoerders accenten mee aan de portefeuillehouder voor hun inbreng in de verbonden partij en voor het opstellen van de zienswijze. • Het woordvoerdersoverleg vindt vier keer per jaar plaats. De planning is afhankelijk van relevante bijeenkomsten en stukken van verbonden partijen. De ontwikkelingen bij verbonden partijen met bijzonder hoge prioriteit zijn daarbij leidend.

Omgang met informatie • De griffie stuurt proactief aan op het tijdig en volledig aanleveren van de informatie die de raad hoort te ontvangen van de verbonden partij. • De ambtelijke organisatie/de griffie maakt voor het woordvoerdersoverleg een compact overzicht van de belangrijkste aandachtspunten uit de toegestuurde informatie. Zienswijze • De raad stelt altijd een zienswijze vast indien de verbonden partij daar de gelegenheid toe geeft. • De zienswijze wordt geagendeerd voor behandeling in commissie en raad. Werkbezoeken/presentaties • Per partij wordt bepaald of de raad een werkbezoek brengt of dat de verbonden partij wordt uitgenodigd voor een presentatie in de beeldvormende commissie. • De volgende bestaande uitgangspunten blijven gehandhaafd: o Exploitatie Sportaccomodaties Aalsmeer en Green Park Aalsmeer brengen de raad in de auditcommissie op de hoogte van relevante ontwikkelingen. o Er staat reeds een werkbezoek aan de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland gepland. Verbonden partij met normale prioriteit Omgang met informatie • De griffie checkt op tijdige en volledige beschikbaarheid van de stukken na ontvangst. • De griffie heeft contact met de behandelend ambtenaar over de toegezonden informatie en stelt een compact advies op voor het woordvoerdersoverleg: wel of niet bespreken. Zienswijze • De raad stelt een zienswijze vast met een raadsvoorstel.

Werkbezoeken/presentaties • De raad brengt een bezoek aan de verbonden partij of nodigt deze uit voor een presentatie in de beeldvormende commissie indien hier aanleiding toe is. Verbonden partij met lage prioriteit Omgang met informatie • Het college informeert de raad langs de gebruikelijke weg. Zienswijze • De raad stelt geen zienswijze vast. Werkbezoeken/presentaties • De raad brengt in principe geen werkbezoek aan de verbonden partij en de verbonden partij wordt niet uitgenodigd voor een presentatie, tenzij er aanleiding voor is. Te maken afspraken met het college Om de voorgestelde werkwijze te kunnen implementeren, dient een aantal afspraken gemaakt te worden met het college: • Zoals eerder beschreven wordt er een overleg gehouden tussen de woordvoerders verbonden partijen (één per fractie), de betrokken portefeuillehouder(s) en ambtelijke ondersteuning over verbonden partijen met (bijzonder) hoge prioriteit. • Ongeacht de prioriteit van de verbonden partij die de raad heeft gegeven stuurt de gemeente altijd een reactie als er stukken ontbreken of niet tijdig zijn aangeleverd. • Het college bereidt voor iedere verbonden partij met (bijzonder) hoge of normale prioriteit een zienswijze voor en legt deze met een amendeerbaar raadsvoorstel voor aan de raad.

• Collegeleden die vertegenwoordigd zijn in een verbonden partij of regionale samenwerking geven een terugkoppeling in de eerstvolgende commissie als zij nieuws hebben over een verbonden partij.

•

De Wet gemeenschappelijke regelingen schrijft voor dat gemeenteraden zienswijzen kunnen indienen bij het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. De gemeente Aalsmeer neemt echter ook deel aan een aantal private verbonden partijen, waarvoor geen wettelijke mogelijkheid tot het indienen van zienswijzen bestaat. Daarom moet de raad afspraken maken met het college over het indienen van zienswijzen bij private verbonden partijen met een (bijzonder) hoge of normale prioriteit.

Het college werkt momenteel aan het actualiseren van de Nota Verbonden Partijen. Daarmee wordt invulling gegeven aan aanbeveling 3 van de rekenkamer. Ambtelijk is reeds afstemming geweest om deze voorgestelde werkwijze mee te nemen in de geactualiseerde Nota Verbonden Partijen. Aandachtspunten De raadsleden die actief zijn in verbonden partijen of regionale samenwerkingen geven de volgende aandachtspunten en werkafspraken mee: • In iBabs worden in de map Regionale Overleggen de verslagen van de vergaderingen van de AM, MRA en VRA geplaatst. • Nieuwe concessies voor het Openbaar Vervoer/vervoerregio verdienen extra aandacht. Dit moet goed worden voorbereid, eventueel in de commissie: strikte eisen, uitsluiting exclusiviteit en lokaal/gemeentelijk OV over de gemeentegrenzen (en provinciegrenzen). • Wat regionale overleggen betreft dienen speerpunten/pijnpunten/doelstellingen te worden vastgesteld die in regionaal verband voor Aalsmeer spelen, die uitgedragen dienen te worden in de regio. • Werkbezoeken dienen zodanig te worden voorbereid dat de raad de gewenste informatie ophaalt. Vervolg Het voorgestelde woordvoerdersoverleg heeft aanvankelijk geen formele status. Indien hier gaandeweg noodzaak toe is, worden de daarvoor benodigde stappen gezet.

Nadat in Aalsmeer een passende werkwijze is gevonden, kan de grip op verbonden partijen verder worden versterkt door samenwerking op dit vlak met andere gemeenten te zoeken. Daarmee kan, op langere termijn, ook invulling worden gegeven aan aanbeveling 5 van de rekenkamer. Ontwikkelingen gemeenschappelijke adviescommissie Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland Naast deze uitwerking van de aanbevelingen van de rekenkamer speelt een andere relevante ontwikkeling op het gebied van verbonden partijen. De wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen van 1 juli 2022 maakt het mogelijk om een gemeenschappelijke adviescommissie voor gemeenschappelijke regelingen in te stellen. Op 5 april 2023 heeft de gemeenteraad van Amsterdam een motie aangenomen waarin de wens wordt uitgesproken om een gemeenschappelijke adviescommissie voor de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland in te stellen. De directe aanleiding hiervoor is de belangrijke rol van de Veiligheidsregio bij crises. De brief van de gemeenteraad van Amsterdam is toegevoegd als bijlage. Deze gemeenschappelijke adviescommissie bestaat uit raadsleden van de deelnemende gemeenten. De adviescommissie kan het bestuur van de Veiligheidsregio (bestaande uit de burgemeesters) adviseren wat betreft voorgenomen besluiten en beleid.

Daarnaast kan de adviescommissie de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten adviseren door bijvoorbeeld een gezamenlijke zienswijze voor te bereiden. Een gemeenschappelijke adviescommissie kan niet zelfstandig besluiten nemen en heeft géén raadsbevoegdheden. Er is dus nadrukkelijk geen sprake van delegatie van bevoegdheden van de raad aan de gemeenschappelijke adviescommissie. Uiteindelijk blijven de raden zelf beslissingsbevoegd over in te dienen zienswijzen. De commissie heeft geen formele rol in het besluitvormingsproces,

maar heeft alleen een adviserende rol naar het bestuur van de gemeenschappelijke regeling en naar de raden. De Wet gemeenschappelijke regelingen maakt het overigens niet mogelijk om één gemeenschappelijke adviescommissie voor meerdere samenwerkingsverbanden in te stellen. Om een gemeenschappelijke adviescommissie in te stellen moeten de gemeenteraden van alle deelnemende gemeenten hiertoe een verzoek indienen bij het bestuur van de Veiligheidsregio. Gelet op de voorgestelde werkwijze voor verbonden partijen en het politieke, financiële en maatschappelijke belang van de Veiligheidsregio, kan een gemeenschappelijke adviescommissie een waardevolle toevoeging zijn om meer grip te krijgen op dit samenwerkingsverband. De commissie kan functioneren als vooruitgeschoven post van de deelnemende gemeenteraden. Zo kan de commissie de Veiligheidsregio van dichtbij volgen en bijdragen aan betrokkenheid van de gemeenteraad. Uiteraard is het van belang dat goed wordt overwogen welke (tijds)investering de gemeenschappelijke adviescommissie vraagt aan de gemeenteraad. De Veiligheidsregio zal hier zelf nog een advies over uitbrengen. Voorgesteld wordt om de wens van de gemeenteraad van Amsterdam te ondersteunen en de verdere uitwerking welwillend tegemoet te zien. Indien de raad deze wens steunt, zal dit bekrachtigd moeten worden met een motie.

Deze zou in de raadsvergadering van 13 juli kunnen worden behandeld. Indien er in de gemeenteraad van Aalsmeer geen behoefte is aan een gemeenschappelijke adviescommissie voor de Veiligheidsregio, kan ervoor worden gekozen om alsnog het voorstel van de gemeenteraad van Amsterdam te steunen, maar zelf (nog) geen raadsleden af te vaardigen. Een gemeenteraad is namelijk niet verplicht om raadsleden af te vaardigen. Op deze manier wordt voorkomen dat de wensen van de andere gemeenteraden worden geblokkeerd. De commissie wordt gevraagd of zij de wens van de gemeenteraad om een gemeenschappelijke adviescommissie voor de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland in te stellen ondersteunt. Reflectievragen commissie Resumerend wordt de commissie gevraagd om van gedachten te wisselen en zich uit te spreken over de volgende vragen: • • •

Bent u het eens met de voorgestelde werkwijze? Bent u het eens met de voorgestelde prioritering? Steunt u de wens van de gemeenteraad van Amsterdam om een gemeenschappelijke adviescommissie voor de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland in te stellen?

Bijlage 1 Aanbevelingen Rekenkamer Aalsmeer in het ‘Rapport van het onderzoek naar verbonden partijen in

Aalsmeer’, p. 2, 2 november 2022.