Agendabundel
Tekst van het document
50.000
24.000
Betaalbaarheid vestigingsplek gezondheidscentrum
30.000
Innovatieve oplossingen
50.000
50.000
Combinatiefunctie jongeren
32.000
32.000
Pilot ervaringsdeskundige Jeugd
50.000
50.000
Pilot POH Jeugd
100.000
100.000
Poolsspreekuur
25.000
25.000
Aalsmeerpas
30.000
30.000
Arbeidsmigranten
50.000
50.000
Inzetten participatie
50.000
35.000
Lobbyist
50.000
130.000 60.000 15.000
25.000 26.000 30.000
Jeugd
Werk en inkomen
Participatiebeleid 15.000
Schiphol 50.000
Economie, recreatie en toerisme Verbetering Verblijffaciliteiten waterrecreatie
9
Besteding Vrijval prognose t/m 31/12
25.000
25.000
Uitvoering Village dressing
100.000
7.500
92.500
Cofinanciering Westeinderscheg
80.000
2.000
78.000
Masterplan Energie
50.000
50.000
Duurzaamheidsagenda
100.000
33.500
Capaciteit wonen
50.000
50.000
Woonloket
20.000
20.000
Pilot doorstroming
15.000
15.000
Opkoopbescherming
17.500
17.500
Woonzorgvisie
30.000
30.000
Opstellen verkeerscirculatieplan
50.000
50.000
Inzet klankbordgroep
20.000
20.000
Herstelplan knelpunten openbare ruimte/groen
200.000
50.000
Duurzaamheid
66.500
10 Wonen
11 Mobiliteit
12 Buitenruimte 150.000
13 Maatschappelijk Vastgoed
2e bestuursrapportage 2024
70
Gemeente Aalsmeer
Thema
CUP-onderdeel
Totaal budget 2024 incl. overheveling uit 2023
Buurtcentrum Hornmeer 14 Ruimtelijke ordening Integrale aanpak Schinkelpolder
Besteding Vrijval prognose t/m 31/12
30.000
15.000
135.000
35.000
Omgevingsvisie
120.000
120.000
Evenementen beveiliging
50.000
50.000
Scholing KOA
100.000
100.000
Scholing B&W
25.000
25.000
Overhevelen naar 2025
15.000 100.000
15 OOV 16 Organisatie
Totalen
2.477.500 1.649.500
45.000
753.000
Sport- & Cultuurevenement De gemeente ontvangt middels de specifieke uitkering ‘Middelen inhalen COVID-19 gerelateerde onderwijsvertragingen’ gefaseerd een budget van € 466.000 voor interventies gericht op het wegwerken van Corona achterstanden bij kinderen. Het budget mag ingezet worden tot en met schooljaar 2024-2025. In 2024 is hier het Sport & Cultuurevenement uit bekostigd. Dit betekent dat de hiervoor gereserveerde middelen uit het College Uitvoerings Programma ten hoogte van €25.000 voor het jaar 2024 vrijvallen in de reguliere sportbegroting. Deze middelen zullen worden ingezet voor een onderzoek naar contractvorming, subsidie en kostprijs dekkende huur voor de ESA en een onderzoek naar de toekomstbestendigheid van de midgetgolfverenging van Aalsmeer. Herziening huurbeleid sportvelden – uitgesteld tot 2025 Na voltooiing van de inventarisatie van eigendommen en opstallen van sportparken en de vernieuwing van overeenkomsten voor buitensport, ontstaat de mogelijkheid om de tarieven voor buitensport te herzien. Deze herziening staat gepland voor 2025. Proosdijhal – inzet voor onderzoek actualisatie overeenkomsten buitensport Het project Proosdijhal maakt nu deel uit van de gebiedsvisie Kudelstaart. Het eerder genoemde budget wordt ingezet voor de actualisatie van overeenkomsten met buitensportverenigingen.
Deze contracten zijn verouderd en dienen te worden aangepast aan de hedendaagse eisen. Pas na de afronding van deze actualisatie kan de herziening van buitensportaccommodaties plaatsvinden. Investering in sport per inwoner In de jaarrekening 2023 is aangegeven dat het budget voor dit onderzoek mogelijk niet langer noodzakelijk is. Kenniscentrum Sport heeft inzicht verschaft in de investeringen per inwoner middels de SROI (Social Return on Investment) per gemeente. In plaats van het onderzoek wordt een inventarisatie, actualisatie en onderzoek uitgevoerd naar de eigendomsrechten van opstallen bij buitensportverenigingen in Aalsmeer, met als doel een duidelijk overzicht te creëren van de eigendomsverhoudingen.
2e bestuursrapportage 2024
71
{{signer1}} 16/10/2024 14:47:09 CEST
Signed By: Oude Kotte, G.E. (Gido) <gido.oudekotte@aalsmeer.nl ID: ecf2e0e3-e8ff-4201-ab3b-40034e6d8d97
RAADSVOORSTEL
Auth: Scribble
{{signer2}} 16/10/2024 11:06:21 CEST
Signed By: Vellenga, Sj. (Sjoerd) <sjoerd.vellenga@aalsmeer.nl> ID: ecf2e0e3-e8ff-4201-ab3b-40034e6d8d97 Auth: Scribble
Zaaknummer: Voorstel van:
Datum: Portefeuillehouder:
college van burgemeester en wethouders
Behandelend ambtenaar:
E.L. (Eelke) Freerkstra 06-43238608 info@aalsmeer.nl Directie
15 oktober 2023 wethouder ing. S.A.S. Spaargaren
Onderwerp
Controleprotocol 2024 inclusief normenkader Raadsbesluit
Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten:
Het controleprotocol 2024 inclusief het normenkader vast te stellen Samenvatting
Op basis van de verordening 213 is de accountant belast met het uitvoeren van de controle op de getrouwheid van de jaarrekening alsmede de door het college afgege-ven rechtmatigheidsverklaring . Onderdeel van de kaders die de gemeenteraad als opdrachtgever meegeeft aan de accountant betreffen het controleprotocol en het normenkader. Daarnaast voert de auditafdeling de verbijzonderde interne controle uit die de basis vormt voor de door het college af te geven rechtmatigheidsverklaring. Het normenkader dient ook als kader voor deze interen audit. Door bijgaand document vast te stellen wordt aan die voorwaarde voldaan. Doel
Richting geven aan zowel de externe controle door de accountant als de interne controle op de rechtmatigheid. Prestatie
Vaststellen van dit controleprotocol en normenkader wat door de accountant respectievelijk de interne auditafdeling gebruikt wordt voor hun controles. Voorgeschiedenis en context
De accountant ondersteunt de gemeenteraad bij het invullen van haar controlerende functie. De raad is opdrachtgever aan de accountant voor de controle op de jaarrekening. Bij de controle dient de accountant de getrouwheid te toetsen van zowel de jaarrekening als de door het college afgegeven rechtmatigheidsverklaring. Het college geeft bij de jaarrekening een rechtmatigheidsverklaring af gebaseerd op de intern uitgevoerde audits over de rechtmatigheid gegeven de geldende wet- en regelgeving. Door middel van het normenkader geeft de raad nadere aanwijzingen aan de accountant alsmede de interne auditafdeling over welke wet- en regelgeving hij moet betrekken in respectievelijk de controle op de jaarrekening en de interne con-trole ten aanzien van de rechtmatigheid. Voor de versterking van het opdrachtgeverschap is het normenkader opgenomen in het controleprotocol waarin de afspraken met de accountant zijn vastgelegd. Daarnaast wordt verwezen naar de eisen en wensen ten aanzien van de accountantscontrole zoals die voortvloeien uit de aanbestedingsdocumenten van de gehouden aanbesteding in 2023.
[.docx] 101/F105a/ICT
Pagina
2 van 3
Overwegingen die hebben geleid tot het voorgestelde besluit
Voor een goede uitvoering van de rechtmatigheidscontrole is het belangrijk dat de geldende wet- en regelgeving duidelijk vastligt. Het college is verantwoordelijk voor het naleven van de geldende wet- en regelgeving en moet dus continue inzicht heb-ben in welke wet- en regelgeving van toepassing is. Dat betreft het normenkader. In het controleprotocol zijn afspraken met de accountant vastgelegd. Hieronder vallen onder meer de controletolerantie en de rapporteringstolerantie. Voor deze toleranties is aansluiting gezocht bij de financiële verordening en de aanbestedingsdocumenten waarop de accountant zijn inschrijving heeft gebaseerd. Keuzemogelijkheden/alternatieven
De raad heeft de keuze om ook aanvullende collegeregelingen op te nemen in het normenkader. Hierbij zou het college de opdracht kunnen krijgen om bijvoorbeeld te kijken naar de eigen regels omtrent inkoop en aanbesteding maar ook bijvoorbeeld of voldaan wordt aan de budgethoudersregeling. Aangezien dit extra werkzaamheden betekent zullen hier ook extra kosten aan verbonden zijn. Ook kan de raad de controletoleranties krapper vaststellen. De accountant zal dan meer werk moeten verrichten om tot een oordeel te komen wat voor meerwerk zal zorgen. Ook is de kans aanwezig dat dan eerder geen goedkeurende verklaring voor de getrouwheid afgegeven kan worden. Participatie
Niet van toepassing. Heeft geen externe werking Kantekeningen en risico’s
Uitbreiding van het normenkader met collegeregelingen alsmede het krapper vaststellen van de controletoleranties zal leiden tot meerkosten van zowel de accountant als van de interne audit afdeling. Ook vanuit de VNG wordt geadviseerd deze niet op te nemen in het normenkader. Financiën
Geen financiële gevolgen Vervolgstappen Uitvoering en procesplanning
Na vaststelling door de gemeenteraad zal in 2025 de controle van de jaarrekening alsmede de afronding van de interne audit naar de rechtmatigheid worden uitgevoerd binnen de kaders van het protocol en het normenkader. Evaluatie
Nee, zowel controleprotocol als normenkader worden jaarlijks herzien op basis van dan geldende wet- en regelgeving Duurzaamheidsaspecten
Niet van toepassing Bijlagen
Controleprotocol 2023 inclusief normenkader
Pagina
De secretaris,
De voorzitter,
drs. Sj. Vellenga
mr. G.E. Oude Kotte
3 van 3
Dit document is elektronisch ondertekend. Zie de elektronische handtekening(en) rechtsboven op pagina 1.
{{signer1}}
{{signer2}}
RAADSBESLUIT
De raad van de gemeente Aalsmeer;
gelezen het voorstel van college van burgemeester en wethouders, d.d. 3 oktober 2024, gelet op artikel 213 van de gemeentewet alsmede de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Aalsmeer 2023;
Besluit
het controleprotocol 2024 inclusief normenkader vast te stellen Aldus besloten in de openbare vergadering van 12 december 2024. De plv. griffier,
De voorzitter,
drs. O.F. Matheijsen
mr. G.E. Oude Kotte
Dit document is elektronisch ondertekend. Zie de elektronische handtekening(en) rechtsboven op pagina 1.
[.docx] 101/F105/ICT
Controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2024 inclusief Normenkader
Versie:
2 oktober 2024
1
Inhoud 1
CONTEXT VAN DE ACCOUNTANTSCONTROLE .................................................................5 1.1 DOELSTELLING CONTROLEPROTOCOL........................................................................................5 1.2 DE CONTEXT VAN GEMEENTEFINANCIËN ...................................................................................5 1.3 WETTELIJK KADER .................................................................................................................5 2 DE CERTIFICERENDE FUNCTIE VAN DE ACCOUNTANT......................................................7 2.1 DE JAARREKENINGCONTROLE ........................................................................................7 2.2 RAPPORTAGES .....................................................................................................................7 2.3 NATUURLIJKE ADVIESFUNCTIE .................................................................................................8 2.4 CONTROLE- EN RAPPORTERINGTOLERANTIES .............................................................................8 CONTROLETOLERANTIES ........................................................................................................8 2.5 PLANNING VAN WERKZAAMHEDEN .................................................................................9 2.6 SISA (SINGLE INFORMATION SINGLE AUDIT)
.................................................................9 2.7 CONTROLE OVERIGE VERANTWOORDINGEN ..................................................................9 3 NADERE AANWIJZINGEN MET BETREKKING TOT CONTROLEOPDRACHT ..........................10 3.1 GOEDKEURING- EN RAPPORTERINGTOLERANTIES ......................................................10 3.2 WET- EN REGELGEVING ................................................................................................10 3.2.1 EXTERNE WETGEVING..................................................................................................10 3.2.2 INTERNE REGELGEVING ................................................................................................10 4 ALGEMENE UITGANGSPUNTEN VOOR DE CONTROLE .....................................................11 4.1 HET OORDEEL VAN DE ACCOUNTANT ...........................................................................11 4.2 RECHTMATIGHEID EN DE TE CONTROLEREN RECHTMATIGHEIDSCRITERIA ................11 4.2.1 BEGROTINGSCRITERIUM ..............................................................................................12 4.2.2 HET MISBRUIK EN ONEIGENLIJK GEBRUIK CRITERIUM (M&O-CRITERIUM) .............................13 4.2.3 HET VOORWAARDENCRITERIUM ....................................................................................13 5 VERWACHTINGEN TEN AANZIEN VAN
DE ACCOUNTANT .................................................14 5.1 DE NATUURLIJKE ADVIESROL VAN DE ACCOUNTANT ...................................................14 5.2 ONDERSTEUNING VAN DE AUDITCOMMISSIE ................................................................14 5.3 BESCHRIJVING VAN DE ALGEMENE EISEN EN VERWACHTINGEN OVER HET GEHEEL VAN WERKZAAMHEDEN .....................................................................................................................14 6 BIJLAGE 1: NORMENKADER 2024 ................................................................................16
2
Inleiding Zoals vastgelegd in de gemeentewet geeft de accountant met ingang van het boekjaar 2023 alleen nog een oordeel over de getrouwheid hierbij kijkt de accountant ook naar de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverklaring. Niet gewijzigd is dat het object van controle nog steeds de jaarrekening is en daarmede tevens het financieel beheer over het betreffende jaar zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer. Met het controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast met betrekking tot de controleopdracht voor dit jaar. De nadere aanwijzingen (kunnen) gaan over: • De te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties; • Specifieke vragen die de raad voor dit jaar aan de accountant wil meegeven om gedurende de controle expliciete aandacht aan te besteden • Welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van de interne audit is, ten behoeve van de door het college af te geven rechtmatigheidsverklaring. Het controleprotocol is als volgt opgebouwd. • • • • •
Hoofdstuk 1 zet de context uiteen waarbinnen de accountantscontrole plaatsvindt. Hoofdstuk 2 beschrijft de certificerende rol van de accountant Hoofdstuk 3 geeft aan welke nadere aanwijzingen aan de accountant worden gegeven ten aanzien van de controle van het boekjaar 2024. In hoofdstuk 4 worden de algemene uitgangspunten voor de controle nader beschreven. Hierbij worden de definities van de begrippen die met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid een rol spelen weergegeven. In hoofdstuk 5 volgen tenslotte de verwachtingen ten aanzien van de natuurlijke adviesrol van de accountant, en de rol van de raad, de auditcommissie, het bestuur, de kernorganisatie en de serviceorganisatie.
3
1 Context van de accountantscontrole 1.1 Doelstelling controleprotocol Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Aalsmeer.
1.2 De context van gemeentefinanciën Voor gemeenten geldt een zogenoemd gemodificeerd stelsel van baten en lasten. De reden hiervan is dat gemeenten in een aantal opzichten verschillen van bedrijven. Het eerste belangrijke verschil is dat de begroting bij gemeenten een centrale plek heeft doordat het de functies van autorisatie en controle mogelijk maakt. Doordat deze functies in de begroting samenkomen is het een fundament van het democratisch stelsel. Een ander verschil is dat gemeenten diverse soorten investeringen kennen, waaronder investeringen die niet op economisch nut zijn gericht, zoals bijvoorbeeld wegen, pleinen en parken. Dit zijn noodzakelijke investeringen die echter geen opbrengsten genereren. Verder zijn gemeenten niet gericht op het toenemen van hun vermogen maar op het tot stand brengen van beleid en voorzieningen voor hun burgers. De verschillen tussen gemeenten en bedrijven rechtvaardigen een eigen stelsel van baten en lasten, met eigen vereisten aan financiële documenten en gegevens. Deze eigenheid van gemeenten heeft een eigen set van regels tot gevolg, die gericht zijn op de versterking van de financiële functie van gemeenten.
Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (hierna te noemen BBV) geeft dit vorm in een eigenstandig kader van regels en is te zien als de tegenhanger van de regelgeving die leidend is voor de verslaglegging voor de private sector, te weten het Stramien voor de opstelling en vormgeving van jaarrekening, het Burgerlijk Wetboek 2, Titel 9 en de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving. In het Raamwerk BBV nota ‘Uitgangspunten gemodificeerd stelsel van baten en lasten provincies en gemeenten’ worden de principes die als uitgangspunt voor het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten hebben gediend beschreven en toegelicht. De punten waarop de provincies en gemeenten verschillen van het bedrijfsleven staan daarbij centraal. Deze eigenheid krijgt vorm in een gemodificeerd stelsel van baten en lasten voor provincies en gemeenten.
1.3 Wettelijk kader De Gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad een of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening, het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties. Met ingang van 2023 is rechtmatigheid niet langer een onderdeel van de controle die door de accountant zal worden verricht. Met ingang van 2023 geeft het college een rechtmatigheidsverklaring af. Deze rechtmatigheidsverklaring is gebaseerd op onderzoek door de interne auditafdeling. Ten behoeve van het uitvoeren van die interne audit zal duidelijk aangegeven moeten worden welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van deze controle zal zijn. De accountant neemt in het kader van zijn oordeel over de getrouwheid ook de getrouwheid van de door het college af te geven rechtmatigheidsverklaring mee.
5
De gemeenteraad heeft de ‘Controleverordening Aalsmeer 2023' o.g.v. art 213 GW voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Aalsmeer vastgesteld op 21 december 2023.
6
2 De certificerende functie van de accountant 2.1 De jaarrekeningcontrole Voor de jaarrekeningcontrole gelden de reguliere en landelijke regels zoals die zijn neergelegd in onder andere het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO), en zoals deze door het ministerie van BZK worden gecommuniceerd en tevens in vakkringen als het NBA zijn belegd. Voor de uit te voeren controles gelden verder de interne regelgeving van de gemeente Aalsmeer die zijn vastgelegd in: • De ‘Controleverordening Aalsmeer 2023’ o.g.v. artikel 213 Gemeentewet; • De ‘Financiële verordening Aalsmeer 2023’ o.g.v. artikel 212 Gemeentewet; • Het programma van eisen op grond waarvan de accountant zich heeft gepresenteerd. De accountantscontrole is gericht op de jaarrekening van de gemeente Aalsmeer en resulteert jaarlijks in de hiernavolgende zaken: • De controleverklaring; • De managementletter t.b.v. het college; • Het verslag van bevindingen bij de jaarrekeningcontrole. In dit controleprotocol kan per jaar aandacht voor specifieke onderwerpen worden gevraagd waaraan de accountant tijdens zijn reguliere controle aandacht besteedt (artikel 2 lid 3 c en d van de Controleverordening).
2.2 Rapportages Na afronding van de tussentijdse controle en de jaarrekeningcontrole rapporteert de accountant in het kort weergegeven als volgt: Managementletter In het najaar jaar wordt door de accountant de tussentijdse controle (interimcontrole) uitgevoerd. Deze tussentijdse controle is vooral gericht op onderwerpen die van belang zijn voor een goede en betrouwbare informatieverstrekking mede rekening houdend met de actuele ontwikkelingen. Het gaat om de onderwerpen: interne beheersing, rechtmatigheid, geautomatiseerde gegevensverwerking en overige activiteiten die van belang zijn voor een kwalitatieve verbetering van de bedrijfsvoering. Over de uitkomsten van de tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht aan het college. Het college biedt dit verslag ter kennisneming aan de auditcommissie aan. Verslag van bevindingen Bij de jaarrekeningcontrole stelt de accountant vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften (het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten: BBV), of de jaarrekening een getrouw beeld geeft. Ook stelt de accountant vast of de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders.
In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer en de verantwoording daarover waarborgt. Dit verslag wordt aangeboden aan de raad nadat het college in de gelegenheid is gesteld hierop te reageren.
7
Uitgangspunten voor de rapportagevorm Fouten of onzekerheden die de rapporteringtolerantie als opgenomen in hoofdstuk 4 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. De managementletter en het verslag van bevindingen bevatten in ieder geval: • de bijzonderheden die bij de uitvoering van de tussentijdse controle en de jaarrekeningcontrole naar voren komen en naar de mening van de accountant verbeterd kunnen worden of verbetering behoeven; • de follow-up van aanbevelingen uit voorgaande managementletters.
2.3 Natuurlijke adviesfunctie Vanuit zijn natuurlijke adviesfunctie besteedt de accountant in de managementletter en het rapport van bevindingen tevens aandacht aan: • Verbeterpunten in de bedrijfsvoering in algemene zin; • Verbeterpunten in de opzet en werking van het financieel beheer (inclusief budget- en kredietbewaking), de geautomatiseerde gegevensverwerking, de planning- en control instrumenten, het risicomanagement en de relatie tussen de rekening en begroting. Van de accountant wordt ook verwacht dat hij vanuit zijn natuurlijke adviesfunctie meedenkt en adviseert over de algehele werking van het systeem en de eisen die dat stelt aan de bruikbaarheid van informatie voor de betrokken bestuursorganen om hun rol en taak te kunnen spelen.
2.4 Controle- en rapporteringtoleranties Controletoleranties In het besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden worden de controletoleranties voorgeschreven die de accountant dient te hanteren. De raad heeft de mogelijkheid om een lagere tolerantie te hanteren dan het BADO voorschrijft. De goedkeuringstoleranties bedragen standaard voor jaarrekening voor fouten: 1 % van het totaal van de lasten en voor onzekerheden: 3% van het totaal van de lasten. Bij de aanbesteding van de accountant is de fee gebaseerd op deze tolerantie. Een verlaging van de tolerantie zal leiden tot meerwerk bij zowel de organisatie als de accountant. Hogere toleranties zijn vanuit landelijke regelgeving niet toegestaan. Het hanteren van deze toleranties leidt tot het volgende onderscheid in controleverklaringen: > Verklaring Goedkeurend
Met beperking
Oordeelonthouding
Afkeurend
Fouten in de jaarrekening (% van de lasten)
≤ 1%
>1% ≤ 3%
-
>3%
Onzekerheden in de controle (% van de lasten)
≤ 3%
>3% ≤ 10%
>10%
-
8
Voor wat betreft de rechtmatigheidscontrole geldt dat de raad in de financiële verordening in 2023 de rapporteringstolerantie heeft vastgesteld op 3% van de totale lasten van de gemeente. Geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 40.000 moeten worden toegelicht. Rapporteringstoleranties De rapporteringstolerantie voor het opnemen van bevindingen bedraagt € 40.000 of indien lager 5% van de materialiteit. De tolerantie geeft de grens aan waarboven de accountant over een fout of onzekerheid aan de raad rapporteert. 2.5 Planning van werkzaamheden De werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaglegging dient plaats te vinden binnen de planning en control cyclus van de gemeente Aalsmeer en de daarin in vastgelegde tijdslimieten. De accountant overlegt ten minste vier weken voor zowel de aanvang van de tussentijdse controle als de jaarrekeningcontrole een overzicht van de benodigde stukken aan de concerncontrollers van zowel de serviceorganisatie als de kernorganisatie. De aanvang en het tijdstip van de controles vinden in overleg met de concerncontrollers en de afdeling Financiën van de serviceorganisatie plaats. 2.6
SiSa (Single information Single audit)
SiSa uitkeringen In de jaarrekening legt de gemeente ook verantwoording af over specifieke uitkeringen die vallen onder SiSa. In het vierde kwartaal publiceert het Ministerie van Binnenlandse Zaken het overzicht welke verantwoordingen over 2023 onder de SISA moeten worden opgenomen. De accountant controleert de verantwoordingen op fouten en onzekerheden en rapporteert hierover in het rapport van bevindingen. Rapporteringstoleranties SISA Voor de in de SISA-bijlage opgenomen verantwoordingsinformatie gelden de in het BADO voorgeschreven rapporteringstolerantie per specifieke uitkering, te weten: • • •
€ 12.500 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aan € 125.000 zijn; 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 zijn; € 125.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 zijn.
2.7 Controle overige verantwoordingen Incidentele verantwoordingen en verklaringen kunnen ten behoeve van het verkrijgen van subsidies benodigd zijn. Opdrachtgever voor dergelijke incidentele verklaringen is veelal het college van burgemeester en wethouders.
9
3 Nadere aanwijzingen met betrekking tot controleopdracht 3.1 Goedkeuring- en rapporteringtoleranties Voor de te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties wordt verwezen naar hoofdstuk 3. 3.2
Wet- en regelgeving
3.2.1 Externe wetgeving Ten aanzien van de wetgeving is nagegaan welke wetgeving voor het jaar van de accountantscontrole van kracht is. Voor deze wetten is vervolgens nagegaan of deze ook voor gemeenten relevant zijn en of deze wetten voor de accountantscontrole relevant zijn. De naleving van wettelijke kaders is in het kader van de accountantscontrole uitsluitend relevant daar waar het mogelijk de getrouwheid raakt. Voor zover het de rechtmatigheid betreft en de door het college af te geven rechtmatigheidsverklaring is externe wetgeving relevant voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen (financiële rechtmatigheid). Het resultaat van de inventarisatie is verwerkt in het normenkader (bijlage 1). 3.2.2 Interne regelgeving Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen is nagegaan welke raadsverordeningen voor het jaar van de accountantscontrole van kracht zijn en mogelijk van invloed zijn op de getrouwheid. Ten aanzien van de rechtmatigheid is nagegaan welke interne regelgeving voor 2023 van toepassing is voor het uitvoeren van de interne audit en de daarop gebaseerd rechtmatigheidsverklaring van het college. Uitgangspunt is dat collegebesluiten hier niet onder vallen, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen.
Het resultaat is, voor zover deze verordeningen relevant zijn voor de accountantscontrole, in het normenkader opgenomen (bijlage 1).
10
4 Algemene uitgangspunten voor de controle 4.1 Het oordeel van de accountant Zoals in art 213 GW is voorgeschreven, zal de controle door de accountant van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: • De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; • De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincie en Gemeenten); • De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheen) alsmede de Handleiding Richtlijnen Accountancy (HRA) van de Nederlandse Beroepsorganisatie Accountants (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.
4.2 Rechtmatigheid en de te controleren rechtmatigheidscriteria Bij rechtmatigheid gaat het om de naleving van kaders uit wetten en gemeentelijke regelgeving. Met ingang van het boekjaar 2023 geeft het college een rechtmatigheidsverklaring af waarin zij tot uiting brengt in hoeverre het college bij de uitvoering aan deze wetten heeft voldaan. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Onder rechtmatigheid wordt mede begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen indien zij "in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen ". Indien en voor zover bij de interne audit materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd, worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden, interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten. Deze interne regels kunnen overigens wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van "hogere" besluiten, maar zijn op zich geen object van onderzoek.
Voorts kan een afwijking van deze lagere regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van hogere besluiten. Het is (over het algemeen) aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels. Het normenkader met relevante wet- en regelgeving (bijlagen 1) wordt jaarlijks ter vaststelling aan de raad voorgelegd. In het kader van de interne audit ten aanzien van de af te geven rechtmatigheidsverklaring worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend. Blijkens onderstaande tabel wordt in het kader van het getrouwheidsonderzoek al aandacht besteed aan de meeste van de rechtmatigheidscriteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal echter extra aandacht besteed moeten worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria: 1. Het begrotingscriterium; 2. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium); 3. Het voorwaardencriterium.
11