210202 Voortgangspresentatie RAP-Raad v1.1.pptx

Status update PvA voor een Richtinggevend Actie Pakket van de Raad (RAP-Raad)

Aalsmeer, 2 februari 2021 Versie 1.1

Inleiding • • •

•

Op donderdag 25 juni 2020 heeft de gemeenteraad van Aalsmeer unaniem de motie “Richtinggevend Actie Pakket van de Raad” (hierna: RAP-Raad) aanvaard. In deze motie verzoekt de gemeenteraad het college van B&W om 10 mogelijke financiële denkrichtingen te onderzoeken op haalbaarheid, betaalbaarheid, realisme en uitvoerbaarheid. De gemeenteraad vroeg allereerst om een Plan van Aanpak. Dit plan van Aanpak waarbij inzichtelijk is gemaakt hoe deze weg te bewandelen, is eind augustus met de raad besproken. Vervolgens is vanaf 1 september gestart met de 10 onderzoeken. Voorliggend document betreft een status update van de uitvoering van deze motie RAP-Raad per 1 januari 2021.

2

Vertrekpunten voor uitvoering motie RAP-Raad Uitgangspunten: • De bestuurlijke opdrachtgever is het college van B&W Aalsmeer. B&W draagt zorg voor uitvoering van de motie. • De ambtelijk opdrachtnemer is de gemeentesecretaris van Aalsmeer en in het verlengde daarvan de directie Organisatie AA. • Een ambtelijke stuurgroep RAP-Raad bestaande uit directieleden Amstelveen en Aalsmeer doet de inhoudelijke en procesbegeleiding. Voorzitter is de gemeentesecretaris van Aalsmeer. • De motie RAP-Raad is vertaald naar 10 deelopdrachten, die uitgevoerd worden door deelprojectleiders. De focus is het structureel sluitend krijgen van de begroting op lange termijn; eerste focus ligt bij laaghangend fruit. • De concerncontroller Aalsmeer kijkt bij iedere deelopdracht in ieder geval mee. • Er is een tweewekelijkse rapportagecyclus naar de stuurgroep RAP-Raad. De voorzitter van de stuurgroep RAP-Raad informeert het college van B&W Aalsmeer over de voortgang. • Het college van B&W Aalsmeer informeert vervolgens per kwartaal de gemeenteraad over de voortgang.

3

Stand van zaken per deel-opdracht (1/3) ID

Onderzoeksonderwerp

Stand van zaken

1.

Nut en noodzaak huidige reserves

Gereed en reeds in de gemeenteraad besproken. De uiteindelijke verwerking van de financiële opbrengsten geschiedt in de jaarrekening 2020. De reserve Buitenruimte maakt onderdeel uit van deelvraag 2.

2.

Onderzoek aansluiting door raad vastgestelde beleids-/ beeldkwaliteitsniveau van SMART onderbouwde beheersplannen voor: 1. openbare ruimte (wegen, civieltechnische kunstwerken, groen, water, riolering) en 2. gebouwen. Hierbij onderscheid maken tussen jaarlijks onderhoud ten laste van exploitatie en niet-jaarlijks (groot) onderhoud waarvoor voorzieningen gewenst zijn. Uitwerken 3 scenario’s (TCO-principe) en overdracht taken naar inwoners/organisaties.

Er is een notitie opgeleverd met daarin een drietal scenario’s. In de Kadernota 2021 zullen een aantal uitwerkingen van deze scenario’s worden geëffectueerd.

Prioriteitstelling en financiële effecten projecten, inclusief grexen, in combinatie met omvorming naar regievoering, kaderstelling en beperkte controle

Een rapportage is inmiddels door een extern bureau in concept gedeeld.

Methodiek en volledigheid kostprijsberekening kostendekkende heffingen c.a.

Op onderdelen heeft een uitwerking plaatsgevonden. Een extern bureau wordt thans geselecteerd. Einde Q1 2021 vindt afronding van deze deelopdracht plaats.

3.

4.

Een besluitvormingsdocument is in voorbereiding.

Een besluitvormingsdocument is in voorbereiding.

4

Stand van zaken per deel-opdracht (2/3) ID

Onderzoeksonderwerp

Stand van zaken

5.

Subsidiëring: creatieve vormen van subsidiëring

Een extern bureau is ingehuurd voor de uitvoering van deze deelopdracht. Deze deelopdracht is gecombineerd met de deelopdracht 8, waarbij een overzicht van subsidies en al bestaande flexibele budgetten/ vormen wordt gecreëerd. Interviews met betrokken ambtenaren en gesubsidieerde instellingen vinden plaats in december/januari. Er is sprake van uitloop naar februari 2021 ten opzichte van initiële planning.

6.

Gemeentelijke inkopen exclusief sociaal domein

Naast het niet indexeren van inkoopbudgetten voor 2021, zal een nog uit te voeren spendanalyse in 2021 mogelijkheden laten zien die worden aanbevolen om te effectueren in de lijn. Het voorstel is om de spendanalyse (gepland in najaar 2021) in Q1 uit te voeren en aanbevelingen te vertalen naar scenario’s.

7.

Sociaal domein: bezuinigingsmogelijkheden maar ook overschrijdingen zelf oplossen/absorberen

Voor het onderdeel Jeugdzorg is thans de (concept) rapportage jeugdzorg van een extern bureau afgerond. Deze (concept) rapportage bevat bouwstenen voor de uiteindelijke beantwoording van de deelopdracht. Vanuit de andere domeinen (Wmo en participatie) dienen nog suggesties aan te leveren. In de staf sociaal is afgesproken dat de 3 portefeuillehouders aangeven welke ingrediënten (suggesties) zij nodig hebben om een keuze te kunnen voorleggen. Er is sprake van uitloop ten opzichte van initiële planning (tweede helft 2021).

5

Stand van zaken per deel-opdracht (3/3) ID

Onderzoeksonderwerp

Stand van zaken

8.

Gemeentelijke activiteiten zonder maatschappelijk effect en/of meetbare resultaten

Deze deelopdracht is gecombineerd met de deelopdracht 5 en deels in deelopdracht 4. Van in ieder geval 4 programma’s uit de begroting worden maatschappelijke effecten en resultaten in beeld gebracht.

9.

Gefaseerde besparing gemeentelijke organisatie (maatwerk)

De output ten aanzien van lijnactiviteiten dient nog te worden doorvertaald naar de Aalsmeerse opgaven. Dit zal in Q1 2021 geschieden. Ten aanzien van de overhead is afgesproken dat deze op 11 december 2021 wordt aangeleverd door de directeur bedrijfsvoering AA, in lijn met de initiatieven die op het gebied van Bedrijfsvoering lopen.

10.

Invoering (nieuwe) gemeentelijke belastingen en heffingen

Een eerste verkenning liet zien dat specialistische expertise benodigd is om een aantal keuzevarianten uit te werken. Een extern bureau is gevraagd hieraan gevolg te geven. In Q1 2021 zal hun rapportage worden opgeleverd en een besluitvormingsdocument worden opgesteld.

6

Kosteninzicht *) ID

Onderzoeksonderwerp

Stand van zaken (20-1-2021)

1.

Nut en noodzaak huidige reserves

Niet van toepassing

2.

Onderhoud openbare ruimte en gebouwen

Niet van toepassing

3.

Prioritering en effecten projecten en grexen

Inhuur extern bureau, bedrag 30.100 EUR

4.

Kostprijsberekeningen heffingen

Inhuur extern bureau (offertebedrag <20.000 EUR excl. BTW)

5.

Creatieve vormen van subsidiëring

Inhuur extern bureau ad 19.900 EUR (excl. BTW). Opdrachten 5 en 8 zijn gecombineerd.

6.

Inkoop (exclusief sociaal domein)

Niet van toepassing

7.

Sociaal domein

Extern bureau was reeds ingehuurd. Kosten gaan niet ten laste van budget RAP Raad maar transformatiebudget sociaal domein. Aanvullende inhuur is nog nader te bepalen.

8.

Activiteiten zonder maatschappelijk effect/resultaat

Inhuur extern bureau ad 19.900 EUR (excl. BTW). Opdrachten 8 en 5 zijn gecombineerd.

9.

Gefaseerde besparing gemeentelijke organisatie (“maatwerk”)

Niet van toepassing

10.

Nieuwe gemeentelijke belastingen & heffingen

Inhuur extern bureau, bedrag onbekend

X.

Begeleidingskosten uitvoering RAP Raad motie

Inhuur externe begeleiding 80.000 EUR

*) bij de 1e bestuursrapportage 2021 zal de begroting bijgesteld worden ten aanzien van de kosten voor de motie RAP-raad.

7

Planning, exclusief besluitvormingsdocumenten, richting Kadernota Sept/okt 2020 ID

Deel-opdracht

1.

Nut en noodzaak huidige reserves

2.

Onderhoud openbare ruimte en gebouwen

3.

Prioritering en effecten projecten en grexen

4.

Kostprijsberekeningen heffingen

5.

Creatieve vormen van subsidiëring

6.

Inkoop (exclusief sociaal domein)

7.

Sociaal domein

8.

Activiteiten zonder maatschapp.effect/resultaat

9.

Gefaseerde besparing gem. organisatie

10.

Nieuwe gem.belastingen & heffingen

X

Ambtelijke Stuurgroep RAP-Raad

XX

Voortgang rapporteren aan college B&W

Voortgangsbijeenkomst ambtelijke stuurgroep

37 t/m 44

Nov 2020 45

46

47

Dec 2020 48

49

50

51

52

Jan 2021 53

1

2

3

Feb 2021 4

5

Gereed 15 september

Gereed eind november Gereed 1 december Q1 2021 Q1 2021 (januari 2021) Is meegenomen in begroting 2021 ( actie 1), overige is gereed uiterlijk per Q1 2021 Tweede helft 2021 Gekoppeld aan deel-opdracht 5 (gereed Q1 2021) Gereed 1 november

Bedrijfsvoering gereed 16 december Q1 2021

Agendapunt B&W Aalsmeer

8

6

7