20251105 raadsvoorstel uitbreiding formatie griffie

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer: Voorstel van:

de werkgeverscommissie

Behandelend ambtenaar:

H.R.E. Hofland Heleen.hofland@aalsmeer.nl griffie Aalsmeer 23 september 2025

Datum: Portefeuillehouder: Onderwerp

Uitbreiding formatie griffie Raadsbesluit

De werkgeverscommissie stelt de raad voor te besluiten:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

De formatie van de griffie per 1 januari 2026 structureel uit te breiden met een griffiemedewerker (1 fte); De formatie van de griffie per 1 juni 2026 structureel uit te breiden met een junior raadsadviseur (0,77 fte); Het daarvoor benodigde budget vanaf 2026 te verwerken in de programmabegroting 2026; Het opleidingsbudget voor de griffie vanaf 2026 structureel op te hogen naar 3,5 % van de totale loonsom van de griffie en dit te verwerken in de programmabegroting 2026; De incidentele kosten voor de werving van een nieuwe griffiemedewerker te verwerken in de programmabegroting 2025; De incidentele kosten voor de werving van de junior raadsadviseur en de kosten van de opleidingen van nieuwe medewerkers te verwerken in de programmabegroting 2026; De kosten voor de inhuur van een interim raadsadviseur tot 1 mei 2026 te verwerken in de programmabegroting 2026.

Samenvatting

Op verzoek van de werkgeverscommissie heeft de interim griffier een instructie voor de griffier opgesteld. In deze instructie zijn taken opgenomen die horen bij een professionele griffie en een sterke raad. De raad heeft in juni 2025 de instructie vastgesteld en daarmee het startsein gegeven voor een doorontwikkeling van de griffie. Op basis van deze instructie is een griffieplan voor 2025-2026 opgesteld. In dit plan is aangegeven dat er spanning staat tussen het takenpakket van de griffie en de huidige formatie. De werkdruk is hoog, de omvang van de griffie is kwetsbaar en uitbreiding van de capaciteit is noodzakelijk. In het griffieplan is de doorontwikkeling van de griffie en de daarbij horende extra formatie opgenomen. Via een groeipad ontwikkelt de griffie zich van een basisgriffie naar een complete plusgriffie. Een complete plusgriffie die de positie van de gemeenteraad kan versterken. Doel

Een griffie die optimale ondersteuning kan bieden aan een gemeenteraad die zijn taken en rol serieus wil uitvoeren en invullen. Prestatie

Het structureel uitbreiden van de formatie van de griffie in 2026. Voorgeschiedenis en context

Zie de samenvatting.

Pagina

2 van 3

Overwegingen die hebben geleid tot het voorgestelde besluit

1. 2.

Met de doorontwikkeling van de griffie investeert de raad in een toereikende en adequate ondersteuning vanuit de griffie. De werkzaamheden van de medewerker bestuurlijke besluitvorming worden in 2026 gesplitst in werkzaamheden voor het college en voor de raad. Dat houdt in dat er daardoor twee functies ontstaan. Een griffiemedewerker wordt aangetrokken voor de werkzaamheden voor de raad.

Keuzemogelijkheden/alternatieven

Het enige alternatief dat er is bestaat uit het blijven inhuren van tijdelijk interim griffiepersoneel. Participatie

Er is geen participatie met inwoners over de invulling van personele zaken op de griffie geweest, omdat het een interne raadsaangelegenheid is. De raad heeft geparticipeerd via de werkgeverscommissie, die betrokken is geweest bij de totstandkoming van dit voorstel. Kantekeningen en risico’s

-

-

-

De huidige coördinator bestuurlijke besluitvorming gaat vanaf 25 juni 2026 met pensioen. Het merendeel van de administratieve taken voor de raad ligt bij deze functie. Mocht de raad besluiten geen griffiemedewerker aan te trekken dan kan de griffie een volwaardige ondersteuning in de basis niet langer garanderen. Om de raad de komende jaren ook op strategisch gebied te kunnen adviseren bij alle taken die op de raad afkomen is uitbreiding van de formatie van de griffie noodzakelijk. Mocht de raad besluiten geen junior raadsadviseur aan te trekken dan kan de griffie strategische advisering van de raad niet garanderen. De arbeidsmarkt voor griffiepersoneel is krap. Het is dus de vraag of het ook gaat lukken om geschikte kandidaten voor de gevraagde uren te vinden.

Financiën

De kosten voor de maximale formatie-uitbreiding van 1,77 fte worden geraamd op jaarlijks €195.939,-. Voor 2026 zijn de kosten geraamd op € 160.423,-. Dit budget is niet vrij te maken uit de budgetten van de griffie. Voor 2026 en daarna zal de structurele uitbreiding van de griffieformatie worden meegenomen in de programmabegroting voor 2026 en verder. Met de komst van een aantal nieuwe medewerkers, waaronder ook de raadscommunicatieadviseur, is het gewenst dat zij een opleiding kunnen volgen op hun vakgebied. Om aan die wens te kunnen voldoen is voor 2026 een incidenteel opleidingsbudget voor de griffie nodig van € 10.000,-. Nu is er jaarlijks een opleidingsbudget voor de griffie in de begroting opgenomen van € 500,-. In Aalsmeer is het opleidingsbudget van de KOA geraamd op 3,5% van de totale loonsom. Het voorstel is om dit ook voor de griffie aan te houden. Dat houdt in dat er jaarlijks voor de griffie een opleidingsbudget van € 14.000,- beschikbaar wordt gesteld. De griffie heeft te maken met uitval en heeft daarom al enige tijd een interim raadsadviseur ingehuurd. De kosten van inhuur tot 1 mei 2026 worden geraamd op € 48.960,-. Gemeente Aalsmeer besteedt het werven van medewerkers uit aan externe bureaus.

Gelet op het specifieke karakter van de griffiefuncties heeft het ook de voorkeur om de werving van de griffiemedewerker en junior raadsadviseur uit te besteden aan een bureau dat ervaring heeft met het werven voor griffies. De kosten voor werving komen uit op € 16.000,-.

Pagina

3 van 3

Samengevat komen de volgende kosten ten laste van het begrotingsresultaat: 2025

2026 2027 ev

Structureel Uitbreiding griffie 1,77 fte Verhoging opleidingskosten

-

160.423 13.500

195.939 13.500

Incidenteel Inhuur raadsadviseur Incidenteel opleidingsbudget Wervingskosten

8.000

48.960 10.000 8.000

-

Totaal

8.000 248.883 209.439

Na het raadsbesluit worden de financiële gevolgen van dit besluit in de begrotingen 2025 en 2026 verwerkt.

Vervolgstappen Uitvoering en procesplanning

Vooruitlopend op het raadsbesluit en met toestemming van de werkgeverscommissie is het wervingsproces voor een griffiemedewerker opgestart. In het eerste kwartaal van 2026 wordt een junior raadsadviseur geworven. Evaluatie

De bezetting van de griffie zal regelmatig worden besproken met de werkgeverscommissie. Duurzaamheidsaspecten

In dit geval niet van toepassing. Bijlagen

-Griffieplan Aalsmeer 2025-2026

Namens de werkgeverscommissie De griffier,

voorzitter werkgeverscommissie

H. Hofland

M. van Diemen