20241212 Getekend raadsvoorstel aanwijzing functionaris gegevensbescherming

Signed By: Nijman, Marga <marga.nijman@aalsmeer.nl> 11/12/2024 14:35:25 CET ID: 92f0281d-2b3f-4b94-a8a0-8e5052e61771 Auth: Scribble

RAADSVOORSTEL

Signed By: Oude Kotte, G.E. (Gido) <gido.oudekotte@aalsmeer.nl 11/12/2024 16:19:40 CET ID: 92f0281d-2b3f-4b94-a8a0-8e5052e61771 Auth: Scribble

Zaaknummer:

Z24-118790

Voorstel van:

Het presidium

Behandelend ambtenaar:

Presidium griffie@aalsmeer.nl Datum: Portefeuillehouder:

23 juli 2024 G.E. Oude Kotte

Onderwerp

Aanwijzing Functionaris Gegevensbescherming Raadsbesluit

Het presidium stelt de raad voor te besluiten:

1.

2.

Mevrouw N. Tsjkadoea, met terugwerkende kracht vanaf 1 oktober 2023, aan te wijzen als Functionaris Gegevensbescherming (FG) van de gemeenteraad van de gemeente Aalsmeer en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en Rekenkamer conform artikel 37, lid 1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het college mandaat te verlenen om in de toekomst namens de gemeenteraad een functionaris gegevensbescherming aan te wijzen.

Samenvatting

Op grond van artikel 37 Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is elk overheidsorgaan verplicht een FG aan te stellen. Voor de toekomst mandateert de gemeenteraad deze bevoegdheid aan het college. Doel

Met de benoeming van de FG voldoet de gemeenteraad aan haar wettelijke plicht om een FG aan te wijzen (artikel 37, lid 1 AVG). Prestatie

Mevrouw. N. Tsjkadoea is sinds 1 oktober 2023 in dienst bij de gemeente Aalsmeer. Het is binnen gemeenten algemene praktijk om de rol van FG voor de verschillende bestuursorganen door dezelfde persoon te laten invullen. Dit is praktisch en efficiënt. Voorgeschiedenis en context

Een gemeente verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van haar publiekrechtelijke bevoegdheden. De AVG schrijft voor dat een overheidsorgaan een FG moet aanwijzen. Binnen een gemeente moet een FG worden aangewezen voor elk van de aanwezige bestuursorganen. Voor de gemeente Aalsmeer zijn dit: raad en college en burgemeester. Dit blijkt uit de definitie van ‘overheidsinstantie of overheidsorgaan’ die gehanteerd moet worden. In de Europese ‘Richtlijnen voor functionarissen voor gegevensbescherming’ is vastgesteld dat de definitie van deze twee begrippen ingevuld moeten worden naar nationaal recht. Volgens de Nederlandse wetgeving betekent dit dat de raad, het college en de burgemeester worden gekwalificeerd als afzonderlijke bestuursorganen. De FG is onder meer verantwoordelijk voor het toezicht houden op naleving van de privacywetten en -regels, het inventariseren en bijhouden van gegevensverwerkingen en het afhandelen van vragen en klachten van mensen binnen en buiten de organisatie. Daarnaast kan de FG ondersteunen en adviseren bij het ontwikkelen van interne regelingen.

[.docx] 101/F105a/ICT

Pagina

2 van 2

Overwegingen die hebben geleid tot het voorgestelde besluit

Het is binnen gemeente algemene praktijk om de rol van FG voor de verschillende bestuursorganen door dezelfde persoon in te laten vullen. Op basis van wettelijk kader mag een FG ook tegelijkertijd voor het college, de burgemeester en de raad van dezelfde gemeente werken, zolang er geen sprake is van belangenverstrengeling. Om bij wisseling van de FG te voorkomen dat een nieuw raadsbesluit moet worden genomen wordt geadviseerd om het college mandaat te geven om namens de gemeenteraad de FG aan te wijzen. Dit betekent dat het college de griffie in de toekomst informeert wanneer het college een nieuwe FG heeft aangewezen voor de gemeenteraad. Keuzemogelijkheden/alternatieven

Het betreft formalisering. Feitelijk functioneert mevrouw Tsjkadoea al voor de raad van de gemeente Aalsmeer. De aanwijzing is echter niet voorgelegd aan de gemeenteraad. Participatie

Het onderwerp leent zich niet voor participatie Kantekeningen en risico’s

Als de aanwijzing van de functionaris gegevensbescherming niet wordt geformaliseerd, wordt niet voldaan aan de verplichting volgens de AVG. Financiën

De positie van de FG is voorzien binnen de bestaande begroting. Vervolgstappen Uitvoering en procesplanning

Op grond van artikel 37 lid 7 van de AVG moet de verwerkingsverantwoordelijke, zijnde in deze de raad: 1. De bereikbaarheid van de FG melden op de website omdat de FG centraal aanspreekpunt is voor betrokkenen wanneer deze aanspraken willen maken op hun rechten in het kader van AVG. 2. De FG aanmelden als directe aanspreekpunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De functionaris wordt met contactgegevens gemeld bij de AP. Evaluatie

Verantwoording vindt plaats via de programmabegroting en het jaarverslag Aalsmeer. Duurzaamheidsaspecten

Niet van toepassing. Bijlagen

Geen. Het Presidium De griffier, M.J.M. Nijman-de Zeeuw

De voorzitter, Mr. G.E. Oude Kotte

Dit document is elektronisch ondertekend. Zie de elektronische handtekening(en) rechtsboven op pa gina 1.