20241015 Getekend Raadsvoorstel Controleprotocol en Normenkader 2024

{{signer1}} 16/10/2024 14:47:09 CEST

Signed By: Oude Kotte, G.E. (Gido) <gido.oudekotte@aalsmeer.nl ID: ecf2e0e3-e8ff-4201-ab3b-40034e6d8d97

RAADSVOORSTEL

Auth: Scribble

{{signer2}} 16/10/2024 11:06:21 CEST

Signed By: Vellenga, Sj. (Sjoerd) <sjoerd.vellenga@aalsmeer.nl> ID: ecf2e0e3-e8ff-4201-ab3b-40034e6d8d97 Auth: Scribble

Zaaknummer: Voorstel van:

Datum: Portefeuillehouder:

college van burgemeester en wethouders

Behandelend ambtenaar:

E.L. (Eelke) Freerkstra 06-43238608 info@aalsmeer.nl Directie

15 oktober 2023 wethouder ing. S.A.S. Spaargaren

Onderwerp

Controleprotocol 2024 inclusief normenkader Raadsbesluit

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten:

Het controleprotocol 2024 inclusief het normenkader vast te stellen Samenvatting

Op basis van de verordening 213 is de accountant belast met het uitvoeren van de controle op de getrouwheid van de jaarrekening alsmede de door het college afgege-ven rechtmatigheidsverklaring . Onderdeel van de kaders die de gemeenteraad als opdrachtgever meegeeft aan de accountant betreffen het controleprotocol en het normenkader. Daarnaast voert de auditafdeling de verbijzonderde interne controle uit die de basis vormt voor de door het college af te geven rechtmatigheidsverklaring. Het normenkader dient ook als kader voor deze interen audit. Door bijgaand document vast te stellen wordt aan die voorwaarde voldaan. Doel

Richting geven aan zowel de externe controle door de accountant als de interne controle op de rechtmatigheid. Prestatie

Vaststellen van dit controleprotocol en normenkader wat door de accountant respectievelijk de interne auditafdeling gebruikt wordt voor hun controles. Voorgeschiedenis en context

De accountant ondersteunt de gemeenteraad bij het invullen van haar controlerende functie. De raad is opdrachtgever aan de accountant voor de controle op de jaarrekening. Bij de controle dient de accountant de getrouwheid te toetsen van zowel de jaarrekening als de door het college afgegeven rechtmatigheidsverklaring. Het college geeft bij de jaarrekening een rechtmatigheidsverklaring af gebaseerd op de intern uitgevoerde audits over de rechtmatigheid gegeven de geldende wet- en regelgeving. Door middel van het normenkader geeft de raad nadere aanwijzingen aan de accountant alsmede de interne auditafdeling over welke wet- en regelgeving hij moet betrekken in respectievelijk de controle op de jaarrekening en de interne con-trole ten aanzien van de rechtmatigheid. Voor de versterking van het opdrachtgeverschap is het normenkader opgenomen in het controleprotocol waarin de afspraken met de accountant zijn vastgelegd. Daarnaast wordt verwezen naar de eisen en wensen ten aanzien van de accountantscontrole zoals die voortvloeien uit de aanbestedingsdocumenten van de gehouden aanbesteding in 2023.

[.docx] 101/F105a/ICT

Pagina

2 van 3

Overwegingen die hebben geleid tot het voorgestelde besluit

Voor een goede uitvoering van de rechtmatigheidscontrole is het belangrijk dat de geldende wet- en regelgeving duidelijk vastligt. Het college is verantwoordelijk voor het naleven van de geldende wet- en regelgeving en moet dus continue inzicht heb-ben in welke wet- en regelgeving van toepassing is. Dat betreft het normenkader. In het controleprotocol zijn afspraken met de accountant vastgelegd. Hieronder vallen onder meer de controletolerantie en de rapporteringstolerantie. Voor deze toleranties is aansluiting gezocht bij de financiële verordening en de aanbestedingsdocumenten waarop de accountant zijn inschrijving heeft gebaseerd. Keuzemogelijkheden/alternatieven

De raad heeft de keuze om ook aanvullende collegeregelingen op te nemen in het normenkader. Hierbij zou het college de opdracht kunnen krijgen om bijvoorbeeld te kijken naar de eigen regels omtrent inkoop en aanbesteding maar ook bijvoorbeeld of voldaan wordt aan de budgethoudersregeling. Aangezien dit extra werkzaamheden betekent zullen hier ook extra kosten aan verbonden zijn. Ook kan de raad de controletoleranties krapper vaststellen. De accountant zal dan meer werk moeten verrichten om tot een oordeel te komen wat voor meerwerk zal zorgen. Ook is de kans aanwezig dat dan eerder geen goedkeurende verklaring voor de getrouwheid afgegeven kan worden. Participatie

Niet van toepassing. Heeft geen externe werking Kantekeningen en risico’s

Uitbreiding van het normenkader met collegeregelingen alsmede het krapper vaststellen van de controletoleranties zal leiden tot meerkosten van zowel de accountant als van de interne audit afdeling. Ook vanuit de VNG wordt geadviseerd deze niet op te nemen in het normenkader. Financiën

Geen financiële gevolgen Vervolgstappen Uitvoering en procesplanning

Na vaststelling door de gemeenteraad zal in 2025 de controle van de jaarrekening alsmede de afronding van de interne audit naar de rechtmatigheid worden uitgevoerd binnen de kaders van het protocol en het normenkader. Evaluatie

Nee, zowel controleprotocol als normenkader worden jaarlijks herzien op basis van dan geldende wet- en regelgeving Duurzaamheidsaspecten

Niet van toepassing Bijlagen

Controleprotocol 2023 inclusief normenkader

Pagina

De secretaris,

De voorzitter,

drs. Sj. Vellenga

mr. G.E. Oude Kotte

3 van 3

Dit document is elektronisch ondertekend. Zie de elektronische handtekening(en) rechtsboven op pagina 1.