20220214 Overdrachtsdocument gemeenteraad 2018-2022_02.pdf
Tekst van het document
Overdrachtsdocument gemeenteraad 2018 - 2022
Inhoudsopgave
Inleiding
1 Kernwaarden voor besturen en samenwerken 2 De raad als opdrachtgever en kadersteller 3 Inrichting besluitvormingsproces 4 Ambassadeurs van het gemeentebestuur 5 Raad in de regio 6 Weerbaar Bestuur 7 Raad en hulptroepen
De gemeenteraadsverkiezingen geven aanleiding om te voorzien in een overdracht van ervaringen en lessen van de oude naar de nieuwe gemeenteraad mede op advies van de Nederlandse Vereniging voor Raads leden. Aan het einde van deze raadsperiode hebben de fracties teruggeblikt op deze raadsperiode. De fractie voorzitters hebben de input van de fracties gezamenlijk besproken en de raadsperiode 2018 - 2022 geëvalu eerd. De uitkomsten van de evaluatie zijn opgenomen in dit overdrachtsdocument. Per hoofdstuk is een aantal aanbevelingen geformu leerd, die vervolgens worden toegelicht.
Overzicht commissies / overlegorganen gemeenteraad
2
1
Kernwaarden voor bestuur en samenwerken
AANBEVELING 1 : indien de nieuw gekozen
gemeenteraad in 2022 opnieuw de keuze maakt voor een raadsbrede samenwerking dan adviseert de huidige gemeenteraad concrete afspraken op te nemen over de processtappen om tot de doelen van die samenwerking te komen; een raadsagenda lijkt daar meer geschikt voor dan een raadsprogramma. AANBEVELING 2: een raadsbrede samen
werking geeft de kans om gezamenlijk uit te dragen ‘wat voor raad je wilt zijn’. Raadscommunicatie is daar het middel voor. Na de gemeenteraadsverkiezingen in 2018 heeft de gemeenteraad het raadsprogramma 2018 - 2022 ‘Samen bouwen aan vertrouwen’ opgesteld. In het raadsprogramma wordt een aantal kernwaarden en inhoudelijke thema’s benoemd waar de raad zich gezamenlijk voor in wil zetten. Hiermee wil de raad aan inwoners en ondernemers duidelijk maken wat zij van de gemeente
mogen verwachten. Het doel van het raadsprogramma is om het vertrouwen van de Aalsmeerse samenleving in het gemeentebestuur te vergroten om zo de maatschappelijke opgaven voor Aalsmeer zo goed mogelijk vorm te geven.
Kernwaarden raadsprogramma Met kernwaarden wil de raad aangeven hoe zij met elkaar, het college en inwoners en ondernemers om wil gaan. De raad is daar ook aanspreekbaar op. Menselijke maat: alles draait om mensen en de raad neemt de menselijke maat als kernwaarde; de gemeente is er immers voor de inwoners en ondernemers en niet andersom. De gemeente sluit aan bij belevingswereld en initiatieven van inwoners en ondernemers; denken in mogelijkheden en oplossingen in plaats van beperkingen. Dit moet de rode draad zijn in al het gemeentelijk handelen. Identiteit: Aalsmeer heeft met Aalsmeer en Kudelstaart gemeenschappen die sterk geworteld zijn in de eigen identiteit. De raad kiest daarbij voor zelfstandigheid en een herkenbare dienstverlening voor de inwoners: betrokken en dichtbij! Dit moet tot uitdrukking komen in de contacten met de gemeente en in de diverse beleidsterreinen. De raad wil dat de AA organisatie een herkenbare, neutrale en eigen identiteit krijgt. Betrokkenheid van inwoners: om het vertrouwen van
3
inwoners in het gemeentebestuur te vergroten wil de raad de betrokkenheid van inwoners een impuls geven; van informeren en zenden naar participeren en betrekken. Daarbij is het belangrijk om inwoners vroegtijdig te betrekken en duidelijk te zijn over de verwachtingen. De raad wil initiatieven uit de samenleving stimuleren en aanjagen en daagt inwoners en ondernemers uit om hun verantwoordelijkheid te nemen in buurten en wijken. Open bestuursstijl: de raad wil dat de gemeente zowel intern als extern samenwerkt op basis van open verhoudingen naar elkaar, inwoners, ondernemers en partners. De gemeente neemt daarbij een dienende en transparante houding aan. De raad is zich ervan bewust dat dit alleen kan worden gerealiseerd door passende daden. Financieel gezond: de raad van Aalsmeer kiest voor een financieel duurzaam gezonde gemeente ook in het meerjarenbeeld. Dat vertaalt zich in een sluitende meerjarenbegroting. Eind van 2021 hebben de raadsfracties het raadsprogramma geëvalueerd. De fracties zijn overwegend positief over de onderlinge samenwerking in de afgelopen raadsperiode. De kernwaarden hebben houvast gegeven in de discussies en besluitvorming van de raad. Tegelijkertijd is de ervaring dat het raadsprogramma weinig ruimte biedt voor tussentijdse bijstelling op basis van veranderende omstandigheden.
Indien de nieuw gekozen gemeenteraad in 2022 opnieuw de keuze maakt voor een raadsbrede samenwerking dan adviseert de huidige gemeenteraad om daar concrete afspraken in op te nemen over de te volgen stappen hoe bepaalde voornemens behaald kunnen worden of hoe eventuele herziening van die voornemens mogelijk is. Een raadsagenda met een helder beschreven proces hoe de raad een aantal doelen wil bereiken, biedt meer flexibiliteit in een raadsbrede samenwerking van vier jaar. In de paragraaf 2 over het opdrachtgeverschap van de raad volgt hier meer toelichting over. Na de verkiezingen geeft een raadsbrede samenwerking de kans om te verkennen ‘wat voor raad je wilt zijn’ en hoe je zorgt voor de verbinding met de samenleving gedurende de raadsperiode. Als de nieuwe gemeenteraad hier voor kiest dan adviseert de huidige gemeente-
raad om dat actief uit te gaan dragen en verder vorm te geven via raadscommunicatie. De griffie kan ondersteunen in de vormgeving en uitvoering van de raadscommunicatie.
2
De raad als opdrachtgever en kadersteller
AANBEVELING 3: geef als gemeenteraad
heel vroeg aan hoe je wilt dat een beleidsproces verloopt en hoe en wanneer de raad daarbij betrokken wil zijn. Vraag het college een voorzet te doen in een kaderstellende notitie. AANBEVELING 4: maak na de verkiezingen
afspraken welke beleidskaders de raad wil herzien en wanneer en maak procesafs praken over ruimtelijke ontwikkelingen en de betrokkenheid van de raad, voordat initiatieven zich aandienen. Een belangrijk verbeterpunt dat uit de evaluatie van de afgelopen raadsperiode voortkomt, is de rol van de raad als opdrachtgever en kadersteller. Samengevat: het is van belang dat de gemeenteraad voor aanvang van een beleidsproces of gebiedsontwikkeling aangeeft hoe dat proces verloopt en op welke momenten en in welke rol de raad daar bij betrokken is. De gemeenteraad en het college hebben hier elk een verantwoordelijkheid. De raad dient aan te geven bij welke onderwerpen deze ‘voorkantsturing’ gewenst is en hoe de raad daar bij betrokken wil zijn. Het college kan dat faciliteren door kaderstellende notities aan de raad voor te leggen. Direct na de raadsverkiezingen lijkt het meest logische moment om afspraken te maken over welke beleidskaders herzien moeten worden. De huidige gemeenteraad adviseert om over een aantal onderwerpen een proces af te spreken langs welke stappen en wanneer die
4
herziening plaats kan vinden, inclusief een beschrijving van de rol van de raad, het college en de samenleving daarin. Door na de verkiezingen af te spreken welke beleidskaders herbevestigd kunnen worden, ontstaat daar ook duidelijkheid over. De herziening van bestemmingsplannen en ruimtelijke ontwikkelingen verdienen bijzondere aandacht in deze afspraken. Gedacht wordt aan een integrale verkenning van gebiedsontwikkelingen en planherzieningen, waarbij verkend wordt welke ontwikkelingen wel of niet gewenst zijn, inclusief processtappen en rolverdeling tussen raad en college. Ook hier kan een kaderstellende notitie over het te volgen proces en ieders rollen dienstbaar zijn. Vroegtijdige raadsbetrokkenheid bij bepaalde ruimtelijke ontwikkelingen kan zich bijvoorbeeld vertalen in een rol voor de raad bij het ontwerpbestemmingsplan. Afgezien van de vorm van samenwerking die straks na verkiezingen wordt gekozen (coalitieakkoord, raadsagenda, etc.), wordt geadviseerd om bij aanvang een afspraak te maken over een tussentijdse evaluatie te van de raads- en bestuursperiode. De termijnkalender van de gemeenteraad – de bestuurlijke planning – is weerbarstig. De voorbereiding van raadsbesluiten is immers van veel factoren afhankelijk en de raad en in een aantal gevallen ook de gemeente heeft daar maar weinig invloed op.
Geadviseerd wordt om de hierboven benoemde raadsagenda te benutten om de belangrijke onderwerpen te identificeren en te voorzien van een globale planning die tevens dient als voorzet voor een collegeprogramma.
3
Inrichting besluitvormingsproces
AANBEVELING 5: neem de ruimte om
ervaring op te doen met de gewijzigde vergaderstructuur en continueer de praktijk van vaste commissievoorzitters. In het raadsprogramma heeft de raad aangegeven
een betere balans te willen in het vergaderproces van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Beeldvorming gaat over het verkennen en afbakenen van een vraagstuk, het horen van de samenleving en het inventariseren van knelpunten en belangen. Bij oordeelsvorming gaat het over het uitwisselen van en doorvragen op argumenten tussen fracties om tot een goede weging te komen van de voor- en nadelen van een voorstel. In deze fase komen de politieke meningen naar voren. In de fase van besluitvorming volgt (eventueel) politiek debat en een korte uitleg van het stemgedrag. Een knelpunt dat uit de evaluatie van deze raadsperiode volgt, is dat de raad te weinig tijd neemt (of heeft) voor de fase van beeldvorming. Dat leidt soms tot discussies als de raad te laat - veelal tijdens de besluitvorming - in positie komt. Omdat beeld- en oordeelsvorming in het Informele Overleg (IO) en de commissievergaderingen door elkaar heen liepen, is er op verzoek van het presidium een wijziging van deze vergaderingen voorbereid. Kern van de verandering van het vergaderstelsel is dat een vergadercyclus start met een beeldvormende commissievergadering, twee weken later de oordeelsvormende commissie plaats vindt en daarna de besluitvorming in de raadsvergadering. Presentaties, de voormalige IO’s, vragen over raadsvoorstellen en de inspraak vinden plaats in de beeldvormende commissie.
Daarmee wordt ruimte gecreëerd voor de politieke afwegingen in de oordeelsvormende commissie. Van de fracties wordt verwacht dat zij in de oordeelsvormende commissie met elkaar van gedachten wisselen over voorstellen. De nieuwe gemeenteraad wordt geadviseerd om in ieder geval een jaar ervaring op te doen met deze vergadervorm. In een afzonderlijk raadsvoorstel is de besluitvorming over deze wijziging aan de raad voorgelegd. Ter verlichting van de werkdruk van de commissie Ruimte & Economie wordt in hetzelfde voorstel een nieuwe indeling voorgelegd van de onderwerpen die in de commissies besproken worden. De ervaring van de afgelopen raadsperiode is dat de agenda’s van de commissie Ruimte & Economie en Maatschappij & Bestuur structureel ongelijk verdeeld waren. Hierdoor vielen regelmatig vergaderingen van de commissie M&B uit. De voorgestelde indeling is een commissie Ruimte met
5
ruimtelijke ordening, openbare ruimte en verkeer. De overige onderwerpen worden behandeld door de commissie M&B. Het afgelopen jaar heeft de raad besloten dat de beide raadscommissies een vaste voorzitter hebben en één plaatsvervanger. Daarmee is de samenstelling van de agendacommissie teruggebracht tot twee commissievoorzitters, de plaatsvervangend raadsvoorzitter en de raadsvoorzitter. De ervaringen met deze wijziging zijn positief en de nieuwe gemeenteraad wordt geadviseerd deze werkwijze voort te zetten. Tot slot is het advies om in de agendacommissie en het presidium afspraken te maken in welke situaties een raadsvoorstel niet door zou kunnen naar de volgende fase; met name in de situatie als een voorstel niet rijp voor besluitvorming wordt geacht door de oordeelsvormende commissie. Dat zou bijvoorbeeld aan de orde kunnen zijn uit oogpunt van de kwaliteit van de besluitvorming of als nog niet alle informatie voor de fracties beschikbaar is. Daarmee kunnen lastige discussies in de vergadering zelf worden voorkomen.
4
Ambassadeurs van het gemeentebestuur
AANBEVELING 6: geef een aantal raadsleden
een meer zichtbare rol als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur. De voorzitter van de raad is de burgemeester. De vicevoorzitter vervangt de burgemeester als voorzitter van de raadsvergadering. Volgens de wet is de nestor van de raad de vicevoorzitter, tenzij de raad een keuze maakt voor één van de andere raadsleden. De raad van Aalsmeer heeft een vicevoorzitter benoemd aan de hand van een recent vastgesteld functieprofiel. Ook voor de commissievoorzitters zijn er profielen beschikbaar. In de evaluatie van deze raadsperiode is de wens uitgesproken dat een aantal raadsleden (vrijwillig en vanuit
alle partijen) meer betrokken wordt om invulling te geven aan de ambassadeursrol van het gemeentebestuur richting de samenleving. Daarbij kan worden gedacht aan zichtbare aanwezigheid (door actief uitnodigen) bij plechtigheden, ceremonies, evenementen en gemeentelijke activiteiten. Tevens is uitgesproken dat de nestor van de raad een meer actieve rol op zich neemt. De nieuwe gemeenteraad wordt geadviseerd hier verder invulling aan te geven in overleg met de burgemeester.
5
Weerbaar bestuur
AANBEVELING 7: bekrachtig de bestaande
gedragscode integriteit en werk met elkaar afspraken uit hoe te handelen in geval van bedreiging en agressie tegen raadsleden. Weerbaar bestuur is een programma van de rijksoverheid met als doel dat politieke ambtsdragers hun werk veilig en integer kunnen uitvoeren. Intimidatie van en agressie en geweld tegen raadsleden komt helaas steeds vaker voor. Tien procent van de raadsleden heeft te maken met (zeer) ernstige vorm van agressie en geweld door inwoners,. Een kwart van de raadsleden heeft wel eens te maken met ‘minder’ ernstige agressie zoals verbale agressie1. Als gemeenteraad is het van belang om duidelijk te maken dat grensoverschrijdend gedrag niet getolereerd wordt. Door de rijksoverheid en de beroepsvereniging voor raadsleden wordt geadviseerd om als raad gezamenlijk een agressieprotocol op te stellen. Daarmee worden omgangsnormen en maatregelen ter voorkoming van agressie en geweld vastgelegd en kan de gemeenteraad ook een reactie en sancties formuleren. Deze leidraad geeft tevens houvast bij de nazorg als er daadwerkelijk een incident heeft plaatsgevonden. 1 Factsheet monitor Integriteit en Veiligheid 2020 voor raadsleden, BZK
6
Weerbaar bestuur houdt ook in om op tijd een stapje terug te doen als raadslid wanneer je de schijn van belangenverstrengeling op je zou kunnen laden of om een integriteitsschending te voorkomen. De gemeenteraad heeft een gedragscode integriteit raadsleden en fractieassistenten en een uitvoeringsprotocol over hoe te handelen in geval van een vermoeden van een integriteitsschending. Een tip voor de nieuwe raad is om deze documenten opnieuw te bekrachtigen om zo het bewustzijn op dit onderwerp te vergroten. Het thema integriteit komt terug in het startprogramma voor de nieuwe raad.
6
Raad in de regio
AANBEVELING 8: verken periodiek met
elkaar op welke regionale samenwerkingsverbanden de raad het accent legt en hoe de raad daar invulling aan wil geven. Steeds meer gemeentelijke taken worden uitgevoerd in regionaal verband door de samenwerking van een of meer gemeenten. De gezamenlijke gemeenteraden zijn direct of indirect (via bestuurders/afgevaardigden in de regio) verantwoordelijk voor de koers, de uitvoering en de controle op deze samenwerkingsverbanden en zogeheten verbonden partijen. De samenwerkingsverbanden van de gemeente Aalsmeer staan jaarlijks vermeld in de paragraaf verbonden partijen van de begroting. In de Nota Verbonden Partijen is het samenspel van sturen, beheersen, toezicht en verantwoording opgenomen en de relatie tussen de gemeentelijke doelen en die van de samenwerkingsverbanden. Het is belangrijk dat de gemeenteraad een visie heeft op de betreffende samenwerkingen en hoe de raadsleden daar controle op willen uitvoeren om zo de democratische legitimatie te waarborgen. De onderwerpen van de meeste samenwerkingsverbanden zijn meestal niet zo politiek. Dat biedt de kans om
goede afspraken te maken met woordvoerders over een soort werkverdeling. Een mogelijkheid is om per jaar 1 of 2 samenwerkingsverbanden aan te wijzen waar de raad zich meer op wil focussen. Dat kan tot uiting komen in bijvoorbeeld een nadere kennismaking tijdens een werkbezoek en een meer uitgebreidere behandeling van stukken in de vergaderingen. Voor de resterende samenwerkingsverbanden kan dan een snellere en praktische route voor agendering en besluitvorming worden afgesproken. Er was een werksessie voor de raadsleden gepland om de ‘raad en de regio’ te verkennen. Door omstandigheden is het er niet van gekomen en dit aanbod staat natuurlijk ook voor de nieuwe gemeenteraad. In het startprogramma van de nieuwe raad van Aalsmeer komen in ieder geval de Metropoolregio Amsterdam en de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstellanden uitvoerig aan bod.
7
Raad en hulptroepen
AANBEVELING 9: benut de hulptroepen
van de raad De gemeenteraad is een vorm van lekenbestuur. Het betekent dat raadsleden maar beperkt de tijd hebben om het raadswerk uit te voeren. Het is daarom van groot belang dat de raad op een goede manier gebruik maakt van hulptroepen, zoals de griffie, de accountant en de rekenkamer. Zowel de accountant als de rekenkamer voeren hun werkzaamheden uit in opdracht van de gemeenteraad. Het is belangrijk om als raadslid te beseffen dat accountant en rekenkamer de raad als lekenbestuur ondersteunen om zicht te krijgen op de financiële positie van de gemeente en op de doelmatige uitvoering van beleid. Kerntaak van de accountant is dat deze de jaarrekening controleert, waarin het college van B&W verantwoording aflegt over de uitgaven. Voor het overleg met de
7
accountant heeft de gemeenteraad de auditcommissie opgericht. Deze commissie bestaat uit een aantal raadsleden en wordt geadviseerd door de accountant, de concerncontroller, de portefeuillehouder Financiën en de griffier. Het is een apolitiek overleg, de politieke behandeling van voorstellen vindt plaats in de commissie Maatschappij en Bestuur. De Rekenkamer Aalsmeer voert jaarlijks één onderzoek uit en kijkt naar de maatschappelijke effecten, de doeltreffendheid en doelmatigheid van het beleid. De rekenkamer inventariseert bij de fracties naar mogelijke onderwerpen en ook inwoners kunnen suggesties aandragen. De auditcommissie is namens de gemeenteraad de gesprekspartner voor de rekenkamer. Op de website vindt u meer informatie over de samenstelling, werkwijze en recente onderzoeken van de Rekenkamer Aalsmeer. Griffie en de gemeenteraad als werkgever De raad is werkgever van de raadsgriffie, de onafhankelijk ondersteuner van de gemeenteraad. Het is belangrijk om als raad vast te stellen wat voor raad je wilt zijn
om vervolgens te kunnen bepalen hoe de ideale griffie voor de gemeenteraad eruit dient te zien. Alle raadsleden zijn de werkgever van de griffie, via de werkgeverscommissie wordt invulling gegeven aan deze taak. De werkgeverscommissie bestaat uit vier raadsleden en zij worden geadviseerd door de burgemeester. Indien gewenst kan de werkgeverscommissie ondersteund worden door een HRM-adviseur. De leden van de werkgeverscommissie dragen na de verkiezingen zorg voor de overdracht aan de nieuw samen te stellen commissie. De raad kan altijd aandachtspunten meegeven over de accenten in de ondersteuning door de griffie. Omdat dit bijna nooit gebeurt en de ondersteuning door de griffie als vanzelfsprekend wordt beschouwd, is het goed dat de raad bij aanvang van een nieuwe raadsperiode zich realiseert dat er de mogelijkheid is om na te denken over de wijze van ondersteuning.
8
Overzicht commissies / overlegorganen gemeenteraad Gemeenteraad
Raadsleden
Vertegenwoordigt alle inwoners, bepaalt op hoofdlijnen wat er gebeurt en hoeveel geld daaraan wordt besteed. Controleert het college of afgesproken beleid goed wordt uitgevoerd en of het binnen het budget blijft.
Commissie Ruimte
Alle raadsleden en fractie assistenten
Adviseert de raad en voert overleg met college of burgemeester
Commissie Maatschappij & Bestuur
Alle raadsleden en fractie assistenten
Adviseert de raad en voert overleg met college of burgemeester
Agendacommissie
Voorzitters van de 2 raads commissies, voorzitter en vicevoorzitter van de raad
Bereidt de voorlopige agenda’s voor van raads- en commissievergaderingen, plant werkbezoeken en andere bijeenkomsten van de raad. Bespreekt de termijnplanning over de voorstellen van B&W.
Auditcommissie
Tenminste 3 raadsleden – max 1 per fractie
Adviseert de raad, voert overleg met accountant, portefeuillehouder Financiën en rekenkamer
Vertrouwenscommissie
1 raadslid per fractie
Houdt klankbordgesprekken met de burgemeester en bereidt (her)benoeming van de burgemeester voor
Werkgeverscommissie
4 raadsleden
Voert het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier
Presidium
Alle fractievoorzitters, burgemeester, griffier en secretaris
Begeleidt het collectief functioneren van de raad
Klankbordgroep Schiphol
2 leden per fractie
Informeel overleg tussen de woordvoerders onderling en met de portefeuillehouder Luchtvaartzaken