Rv wijziging vergaderregels BOPA-raadsvergaderingen R24.000142

*R24.000142*

Raadsvoorstel

registratienummer

onderwerp Rv Voorstel Wijziging Spelregels BOPA-raadsvergaderingen

R24.000142

portefeuillehouder

behandelend ambtenaar

J.F. Weber

J Verburg

datum

bijlagen

Openbaar, besloten of geheim

19/12/2024

2

Openbaar

raadsvergadering 22/01/2025

Aan de raad van de gemeente Zuidplas Beslispunten 1. Het regelment van Orde gemeenteraad Zuidplas aan te passen, conform de bijlage (A23.000390) Inhoud van het voorstel • Aanleiding De gemeenteraad heeft op 12 maart jl. unaniem ingestemd met de aparte set aan vergaderregels betreffende de Buitenplanse Omgevingsplanactiviteit (hierna BOPA) -raadsvergaderingen en heeft daarbij unaniem de motie 2024M16 Advies Inwinnen Spelregels BOPA en bindend advies raad aangenomen. Op basis van de motie is op 28 mei 2024 de werkgroep BOPA ingesteld. De raadswerkgroep, ondersteund door de griffie en de ambtelijke organisatie, heeft als doel een bijdrage te leveren aan het inwinnen van advies betreft mogelijke sporen voor het BOPAproces en het proces met betrekking tot het bindend adviesrecht van de raad op BOPA-aanvragen. Daarnaast speelt deze werkgroep een belangrijke rol spelen in het evalueren van de BOPAraadsvergadering en de set vergaderregels daarvoor. Sinds 28 mei 2024 is de werkgroep BOPA drie keer bijeengekomen en heeft er in de tussentijd één BOPA- raadsvergadering plaatsgevonden, op 27 augustus 2024. Na deze BOPA- raadsvergadering is de werkgroep op 18 september jl. bijeengekomen voor een terugblik op deze eerste BOPA-raadsvergadering.

Het memo plan van aanpak Motie advies inwinnen spelregels BOPA en Bindend advies raad, beschrijft dat voor een gedegen evaluatie van de spelregels de BOPA-raadsvergaderingen vier maal dienen te hebben plaats gevonden. De werkgroep BOPA wil nu al kijken naar mogelijke aanpassingen rondom de BOPA-raadsvergaderingen, ondanks het geringe aantal BOPA-raadsvergaderingen in 2024. De werkgroep BOPA ziet daarbij dat er nog te weinig BOPA-raadsvergaderingen zijn geweest om de opdracht dan ook volledig af te ronden en zou willen voorstellen om de voorgestelde wijzigingen zes maanden te handhaven en vervolgens te evalueren. De voorgestelde wijzigingen betreft de BOPA-vergaderingen van de werkgroep BOPA, zijn een wijziging/ aanvulling ten opzichte van de eerder aangenomen spelregels rondom de BOPAraadsvergaderingen. Deze richten zich op de volgende artikelen: artikel 9 vergaderfrequentie en artikel 11: oproep en verzending stukken. pagina 1 van 4

onderwerp Rv Voorstel Wijziging Spelregels BOPA-raadsvergaderingen

registratienummer R24.000142

Artikel 9: Vergaderfrequentie: De werkgroep BOPA ervaart een belasting met betrekking tot de gereserveerde BOPA-raadsvergaderingen die in de agenda staan. De BOPA-raadsvergaderingen van de raad vinden, buiten reces zoals in het Reglement van Orde omschreven onder artikel 9 leden 2 en 3, wekelijks plaats op dinsdag van 19.00 tot 20.00, uitsluitend ter behandeling van Buitenplanse Omgevingsplanactiviteiten. Daardoor zou de werkgroep BOPA het voorstel doen om in elke maand in ieder geval één PC Ruimte, één raadsvergadering en één BOPA-raadsvergadering in te plannen. Op deze manier wordt er genoeg ruimte gecreëerd in de agenda om een BOPA te kunnen bespreken, maar zit de mogelijkheid tot bespreking meer verwerkt in de reguliere vergadercyclus en wordt er tevens voldaan aan de wens tot het verminderen van de hoeveelheid BOPAraadsvergaderingen in de agenda. Daarbij dient de raad wel de werkafspraak te maken dat tot 4-weken van tevoren nog eventuele extra BOPA-vergaderingen gepland kunnen worden, indien noodzakelijk. Artikel 9. Vergaderfrequentie 7. Eens in de drie weken vindt er een reguliere raadsvergadering plaats ter behandeling van zowel alle onderwerpen conform het Reglement van Orde, als Buitenplanse Omgevingsplanactiviteiten, volgens een door het presidium vast te stellen vergaderschema.

Deze vergaderingen vangen aan om 19.30 uur en worden gehouden in de raadzaal van het gemeentehuis. 8. De BOPA-raadsvergaderingen van de raad vinden, buiten reces zoals in het Reglement van Orde omschreven onder artikel 9 leden 2 en 3, driewekelijks plaats op dinsdag van 19.00 tot 20.00, uitsluitend ter behandeling van Buitenplanse Omgevingsplanactiviteiten. Deze vergaderingen worden gehouden in de raadzaal van het gemeentehuis. 9. Eens in de drie weken vindt er een Programmacommissie Ruimte plaats ter behandeling van zowel alle onderwerpen conform het Reglement van Orde, als Buitenplanse Omgevingsplanactiviteiten, volgens een door het presidium vast te stellen vergaderschema. Deze vergaderingen vangen aan om 19.30 uur en worden gehouden in de raadzaal van het gemeentehuis. Indien er een BOPA-Aanvraag gedaan is welke in deze PC Ruimte behandeld dient te worden, schrijft het presidium voor deze zelfde avond een Raadsvergadering uit waarin het BOPA-raadsvoorstel behandeld kan worden. Dit zal in de basis het eerste onderwerp op de agenda van deze avond zijn. Zodat aansluitend de PC Ruimte kan plaats vinden. De datum van deze vergadering zal uiterlijk 3 weken van tevoren gepubliceerd worden of zoveel eerder als mogelijk. De agenda en de bijbehorende stukken ontvangt de raad 12 dagen van tevoren. 10.

Tot 4-weken van tevoren kunnen, op voorstel van het presidium, nog eventuele extra BOPAraadsvergaderingen gepland kunnen worden, indien noodzakelijk. Artikel 11: Oproep en verzending stukken Voor nu is de planning dat de stukken behorende bij de aanvraag van een BOPA gelijktijdig aan zowel de gemeenteraad als aan het college van B&W verstrekt worden. Dit is twaalf dagen voorafgaand aan de betreffende BOPA-raadvergadering. Deze twaalf dagen periode is kort, zeker wanneer er sprake is van een complexe aanvraag waarop de raad een bindend advies op wil uitbrengen. Artikel 11. Oproep en verzending stukken 4. De voorzitter zendt ten minste tien dagen voor de BOPA-raadsvergadering de leden van de raad een schriftelijke oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. 4a. De publiceerbare aanvraag behorende bij buitenplanse omgevingsplanactiviteiten, publiceert de ODMH (Omgevingsdienst Midden-Holland) openbaar. Hier zal de gemeenteraad over geïnformeerd worden. 5. De definitieve aanvraag, met bijbehorende bijlagen behorende bij de aanvraag voor de BOPA pagina 2 van 4

onderwerp Rv Voorstel Wijziging Spelregels BOPA-raadsvergaderingen

registratienummer R24.000142

worden gelijktijdig aan zowel de gemeenteraad als aan het college van B&W verstrekt. Dit is twaalf dagen voorafgaand aan de betreffende BOPA-raadvergadering. Op deze stukken ligt nog geen adviesaanvraag van het college van B&W aan de gemeenteraad. 6. De agenda en de stukken zoals genoemd onder lid 5, inclusief de adviesaanvraag van het college van B&W aan de gemeenteraad ten behoeve van het opiniërende en besluitvormende deel van de vergadering worden vijf dagen voor de betreffende vergadering aan de leden van de raad digitaal ter beschikking gesteld. Toelichting Middels dit voorstel wordt er een wijziging voorgesteld in de reeds vastgestelde aparte set aan vergaderregels betreffende BOPA -raadsvergaderingen. De overige artikelen binnen de aparte set aan vergaderregels (Bijlage 2) worden niet gewijzigd. In aanvulling op de eerdere afspraak stuurt het college de raad, mits dit vooraf gevraagd wordt door de indieners, een informatienota naar de raad met het principebesluit van het college. Dit is geen verplichting voor de initiatiefnemers, dus dit zal niet bij elke BOPA-aanvraag gebeuren. Bijlagen Bijlage 1 Bijlage 2

---

Reglement van Orde van de gemeenteraad van Zuidplas (A24.002781) Raadsvoorstel Spelregels BOPA-raadsvergaderingen (R24.000010)

Met vriendelijke groet, Namens de leden van de werkgroep BOPA, M. Damen Voorzitter

pagina 3 van 4

onderwerp Rv Voorstel Wijziging Spelregels BOPA-raadsvergaderingen

registratienummer R24.000142

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Zuidplas; gelezen het voorstel van de werkgroep BOPA, gelet op artikelen 86, 87 en 88 gemeentewet, besluit: 1. Het regelment van Orde gemeenteraad Zuidplas aan te passen, conform de bijlage (A23.000390). Aldus besloten in de openbare vergadering van 22 januari 2025

De raad voornoemd, De griffier,

De voorzitter,

M.L. Engelsman

J.F. Weber

pagina 4 van 4