Procedurerichtlijn klachtenbehandeling

gemeente

Zuidpias

Z10.000063 / Gemeente Zuidpias

Procedurerichtlijn klachtenbehandeling gemeente Zuidpias 2010 Inleiding Op4en 5januari 2010isdoor de gemeenteraad, resp.het college en deburgemeester de "Klachtenverordening gemeente Zuidpias 2010"vastgesteld. Artikel 10van de verordening bepaalt dat de gemeentesecretaris ter uitvoering van debehandeling vanklachten een procedurerichtlijn vaststelt. Deze richtlijn wil uitvoering geven aandiebepaling en de wijze waarop klachten afgehandeld worden inde gemeente Zuidpias. Klachtenfunctionaris Artikel 11van deverordening bepaalt dat het college eenklachtenfunctionaris endiens plaatsvervanger aanwijst. Alleklachten die gedragingen van ambtenaren en/of (leden van) bestuursorganen betreffen ofzouden kunnen betreffen, worden inMyCorsa vertrouwelijk ingeboekt opnaam van deklachtenfunctionaris. Deklachtenfunctionaris bevestigt zo spoedig mogelijk deontvangst van deklacht enregistreert de klacht. Ontvankelijkheidstoets Deklachtenfunctionaris onderzoekt vervolgens ofdeklacht inbehandeling kan worden genomen. Een klachtbrief dient op grond van artikel 4van deverordening ondertekend te zijn endenaam enhet adres van de indiener, de dagtekening en eenomschrijving vande gedraging waartegen deklacht zichricht,tebevatten. Alsde klachtbrief daaraan niet voldoet, verzoekt deklachtenfunctionaris deklager schriftelijk omhet klaagschrift binnen een gestelde termijn aantevullen.

Als deklager daar niet ofniet optijd aan voldoet, kan deklacht niet ontvankelijk worden verklaard enhoeft deze niette worden behandeld. Verder bepaalt artikel 9:7 van deAwb dat het bestuursorgaan niet verplicht iseenklacht inbehandeling te nemen, indien zij betrekking heeft opeen gedraging: a. waarover reeds eerder een klacht isingediend die al is behandeld; b. die langer dan eenjaar voor indiening van deklacht heeft plaatsgevonden; c. waartegen door deklager bezwaar gemaakt had kunnen worden; d. waartegen door deklager beroep kan worden ingesteld. Tenzij die gedraging bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit; e. die door het instellen van eenprocedure aanhet oordeel van eenandere instantie dan een administratieve rechter onderworpen is,danwel onderworpen isgeweest, of f. zolang terzake daarvan een opsporingsonderzoek opbevel van deofficier vanjustitie ofeenvervolging gaande is,dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing ofvervolging van een strafbaar feit opbevel van de officier vanjustitie of eenvervolging gaandeis. Verordeningniet vantoepassing Deverordening isop grond van artikel 3van deverordening ook niet van toepassing: 1. opuitingen van ontevredenheid met algemeen verbindende voorschriften ofhet algemeen beleid van de gemeente; 2. op interne klachten gericht tegen (leden van) bestuursorganen oftegen collegaambtenaren; 3.

opklachten dievolgens eenbijzondere regeling, verordening of richtlijn worden behandeld.

Postadres Postbus100,2910AC Nieuwerkerkaan denIJssel T0180 - 33CJ300 F 0180-330 329 Egemeente@zuidplas.nl www.zuidplas.nl Gemeentehuis Raadhuisplein 1,2914 KMNieuwerkerk aan den IJssel Locatie DeSaffier Kleinpolderlaan 4,2911PA Nieuwerkerk aan denIJssel

gemeente

Zuidpias Daarnaast bekijkt deklachtenfunctionaris ofersprakezoukunnen zijn van een situatie zoals omschreven inartikel 8van deverordening: hetbelang van deklager, dan welhet gewicht van de gedraging iskennelijk onvoldoende omde klacht inbehandeling te nemen. Mocht dit het geval zijn, dantreedt de klachtenfunctionaris inoverleg met de gemeentesecretaris over het wel ofniet inbehandeling nemen van de klacht. Informele afdoening Wanneer deklacht inhoudelijk inbehandeling genomen wordt, zal deklachtenfunctionaris in overleg treden met het afdelingshoofd van de afdeling onder wiens verantwoordelijkheid de beklaagde ambtenaar werkzaam is.Doel vanhet overleg is omtebezien ofhet mogelijk isom deklacht informeel afte doen. De Algemene wetbestuursrecht (Awb)ende klachtenverordening geven weliswaar eenformeel kader voor debehandeling van klachten, maar deverplichting tot het (verder) toepassen van deregelgeving vervalt wanneer een bestuursorgaan naartevredenheid van deklager aan diens klacht tegemoet isgekomen (artikel 9:5 Awb enartikel 7van deverordening). Wanneer het mogelijk isdeklacht informeel door middel van een (telefoon)gesprek afte handelen, draagt deklachtenfunctionaris erzorg voor dat de informele afhandeling schriftelijk wordt bevestigd aan de klager.

Formele afhandeling Wanneer hetniet mogelijk ofwenselijk isomdeklacht informeel aftehandelen, neemt de klachtenfunctionaris deklacht formeel inbehandeling. Deklager wordt schriftelijk uitgenodigd om deklacht mondeling tekomen toelichten. Van dit gesprek wordt een gespreksverslag opgesteld dat opgestuurd wordt naar de klager. Deklager kan binnen een gestelde termijn zijn opmerkingen met betrekking tot het verslag schriftelijk kenbaar maken. De klacht wordt daarna met alle daarbij behorende stukken doorgestuurd naar het afdelingshoofd onder wiens verantwoordelijkheid debeklaagde werkzaam is.Het afdelingshoofd kan binnen een gestelde termijn schriftelijk reageren opdeklacht. Wanneer het afdelingshoofd ditnoodzakelijk vindt, kanhij/zij verzoeken om eengesprek met de klachtenfunctionaris waarbij ook de beklaagde aanwezig is.De klachtenfunctionaris bundelt alle gespreksverslagen, schriftelijke reacties enoverige stukken tot eendossier en legt dit dossier ter beoordeling aan de gemeentesecretaris voor. Deklachtenfunctionaris zorgt na besluitvorming door de gemeentesecretaris voorverzending van de afhandelingsbrief. De beklaagde, dan wel diens afdelingshoofd krijgt een afschrift van diebrief. Afhandelingstermijn Artikel 9:11van deAwb enartikel 6vandeverordening bepalen dat deklacht binnen zes weken afgehandeld wordt. De afhandeling kan voorten hoogste vierweken verdaagd worden.

Dit dient danwel schriftelijk te gebeuren. Uitgangspunt isdat zominmogelijk van de verdagingstermijn gebruik gemaakt zal worden. Dit betekent dat dereactietermijnen voor klager en/ofbeklaagde,dan wel diens afdelingshoofd noodgedwongen kort zullen zijn. De klager krijgt inprincipe binnen eenweek naontvangst van de klacht een schriftelijke bevestiging van deklacht en een uitnodiging voor eenmondelinge toelichting. De klager krijgt vervolgens maximaal eenweek detijd omtereageren ophet gespreksverslag. De beklaagde endiens afdelingshoofd krijgen inprincipe twee weken detijd voor een schriftelijke reactie opde klacht. Wanneer dezetermijnen nagekomen worden, zou het normaliter mogelijk moeten zijn om eenklacht binnen zesweken afte doen. Slechts wanneer

PostadresPostbus100.2910AC NieuwerkerkaandenIJssel T 0180 - 330^00 F0180-330 329 Egemeente@zuidplas.nl www.zuidplas.nl Gemeentehuis Raadhuisplein 1, 2914 KM NieuwerkerkaandenIJssel Locatie DeSaffier Kleinpolderlaan 4,2911PA Nieuwerkerk aandenIJssel

gemeente

Zuidpias er sprake isvan een complex dossier ofvan bijzondere omstandigheden zal van de verdagingsmogelijkheid gebruik gemaakt worden. Aldus vastgesteld op27januari 2010,

»finkman Gemeentesecretaris

Postadres Postbus100,2910AC Nieuwerkerkaan den IJssel T0180-330^00 F 0180-330 329 Egemeente@zuidplas.nl www.zuidplas.nl Gemeentehuis Raadhuisplein 1,2914 KMNieuwerkerkaan den IJssel Locatie DeSaffier Kleinpolderlaan 4,2911PA Nieuwerkerkaan denIJssel