RV25 062 RV+RB Nota Samenwerking 2025

RAADSVOORSTEL Nota samenwerking

Portefeuillehouder

Burgemeester Langenacker

Ontvangst griffie

6 november 2025

Opsteller

Heleen Kuijer-Franken

Ronde Tafel

3 februari 2026

Zaak/stuknummer

944854/RV25.062

Debat

Besluit college

4 november 2025

Raadsvergadering

3 maart 2026

Onderwerp Vaststellen Nota samenwerking Doel van het voorstel De gemeente werkt met vele partijen samen om opgaven en taken uit te voeren. Samenwerken is in de meeste gevallen niet vrijblijvend. De gemeente blijft medeverantwoordelijk voor het functioneren van gemeenschappelijke organisaties en loopt financiële en bestuurlijke risico's. Daarom is het belangrijk dat we zicht houden op samenwerking om deze risico’s beheersbaar te houden. In de Nota samenwerking wordt toegelicht wat verbonden partijen zijn, hoe we tot samenwerking met andere partijen komen en zijn er richtlijnen opgesteld voor het aangaan, beheersen en evalueren van bestaande en nieuwe samenwerkingen. De Nota samenwerking dient daarmee als basis voor de versterking van de sturing op samenwerking. Voorgesteld besluit 1. De Nota samenwerking vast te stellen; 2. De Nota verbonden partijen uit 2013 in te trekken; 3. Nr. 8 ‘Wet gemeenschappelijke regelingen’ uit het Algemeen delegatiebesluit Zeist 2023-2027 te schrappen.

Besluit Raad Unaniem aangenomen 33 voor / 0 tegen

Inhoud De gemeente Zeist heeft vele opgaven en taken uit te voeren. Soms kunnen deze taken op afstand worden gezet en door externe organisaties worden uitgevoerd of is samenwerking nodig om een opgave op te lossen. Het blijven echter taken waarvoor de gemeente zelf verantwoordelijk is. Het wordt daarmee dan ook wel ‘verlengd lokaal bestuur’ genoemd als de gemeente een taak op afstand plaatst. Gemeenten kunnen een taak op afstand plaatsen o.a. door samen te werken met andere overheden of marktpartijen. Samenwerken is in dat geval niet vrijblijvend. De gemeente blijft medeverantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie en loopt financiële en bestuurlijke risico's. Daarom is het belangrijk dat we zicht houden op de verbonden partijen om deze risico’s beheersbaar te houden. In de Nota samenwerking wordt toegelicht wat verbonden partijen zijn, hoe we tot samenwerking met andere partijen komen en zijn er richtlijnen opgesteld voor het aangaan, Pagina 1 van 5

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

beheersen en evalueren van huidige samenwerkingen. De Nota samenwerking kan daarmee als basis gebruikt worden voor de versterking van de sturing op samenwerking. VERDIEPING Inleiding In 2022 is de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gewijzigd waarmee de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden bij gemeenschappelijke regelingen gepoogd wordt te versterken. Onze huidige Nota Verbonden Partijen dateert uit 2013. De voorliggende Nota samenwerking gaat over instrumenten die de gemeente heeft voor bestuur en toezicht op de diverse verbonden partijen van de gemeente Zeist. Dit omdat verbonden partijen voor de realisatie van beleid of de uitvoering van gemeentelijke taken en de financiële gevolgen daarvan van grote betekenis zijn voor de gemeente. Verbonden partijen zijn publiek- of privaatrechtelijke samenwerkingsverbanden van de gemeente met één of meer andere partijen, waarbij de gemeente een bestuurlijk én financieel belang heeft. De Nota samenwerking dient als kaderstellend en richtinggevend document en is daarmee het bredere kader op de paragraaf verbonden partijen in onze jaarrekening en begroting. Deze nota bevat instrumenten met betrekking tot informatievoorziening, verantwoording en sturing en overige instrumenten voor meer zicht op beheersing van verbonden partijen.

Daarnaast dient de nota als richtlijn voor het aangaan, beheersen en evalueren van huidige samenwerkingen. De Nota Samenwerking kan als basis gebruikt worden voor de versterking van de sturing op samenwerkingen. Daarbij is de rolverdeling tussen gemeenteraad en college geschetst door de sturingsrelatie inzichtelijk te maken. De Nota Samenwerking vormt voor de ambtelijke organisatie de leidraad om aan het beleid uitvoering te geven. De belangrijkste uitgangspunten opgenomen in deze Nota samenwerking zijn: - Deze nota is zowel van toepassing op verbonden partijen als op samenwerkingen die formeel geen verbonden partij zijn. - Het voortzetten van de werkwijze met raadsrapporteurs. - Bij het aangaan van een samenwerking het afwegingskader voor samenwerking te hanteren en uit te werken in een businesscase met een risicoanalyse en een kosten/baten-analyse. Wanneer een verbonden partij geëvalueerd wordt zal wederom nagegaan worden wat het oorspronkelijke doel was van de samenwerking, waar we staan in het behalen van (beleids)doelen en hoe een (maatschappelijke) kosten/batenanalyse zou uitpakken in combinatie met gelopen risico’s van de afgelopen bestuursperiode. - De zienswijzen bij kadernota’s, begrotingen en begrotingswijzigingen voortaan via een raadsvoorstel aan de raad voor te leggen.

- Bestuurders of ambtenaren van de gemeente Zeist worden in beginsel niet benoemd als bestuurder of commissaris van de verbonden vennootschap. Als het college in uitzonderingsgevallen reden ziet om van dit principe af te wijken dient het college hiertoe apart te besluiten. Bij de motivatie van dit besluit dient het college aan te geven hoe met eventuele tegenstrijdige belangen wordt omgegaan, zodat de integriteit van het bestuur wordt gewaarborgd. De raad wordt over dit besluit geïnformeerd. - Jaarlijks een risicokompas per verbonden partij op te stellen op basis waarvan het sturingsarrangement bepaald wordt, beginnend bij de opname van een dashboard hiervoor in de begroting 2027. Het dashboard bestaat uit een beperkt aantal indicatoren. Dit sturingsarrangement vervolgens gedurende 1 jaar toe te passen en te bekijken hoe het in de praktijk uitpakt. - Na de gemeenteraadsverkiezingen van 2026 expliciet te besluiten over de regelingen waarbij Zeist meer zeggenschap en verantwoordelijkheid wil nemen, voor zover de gemeenschappelijke regeling of de statuten dat toe laten. ARGUMENTEN VOOR 1. In 2022 is de Wgr aangepast om de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden bij gemeenschappelijke regelingen te versterken. De voorliggende Nota samenwerking gaat Pagina 2 van 5

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

over instrumenten die de gemeente heeft voor bestuur en toezicht op de diverse verbonden partijen van de gemeente Zeist. Dit omdat verbonden partijen voor de realisatie van beleid of de uitvoering van gemeentelijke taken en de financiële gevolgen daarvan van grote betekenis zijn voor de gemeente. 2. De Nota verbonden partijen dateert uit 2013. Sindsdien hebben diverse wetswijzigingen plaatsgevonden waardoor deze nota geactualiseerd dient te worden. Met het voorstel om de Nota samenwerking vast te stellen dient de Nota verbonden partijen uit 2013 ingetrokken te worden. 3. De raad heeft op 21 maart 2023 via het delegatiebesluit besloten om het naar voren brengen van zienswijzen als bedoeld in artikel 35, derde, vierde en vijfde lid van de Wgr over ontwerpbegroting, meerjarenbegrotingen en begrotingswijzigingen, alsmede over de ontwerp jaarverslagen en jaarrekeningen van gemeenschappelijke regelingen, waaraan de gemeente deelneemt te delegeren aan het college van B&W mits passend binnen jaarbudget d.w.z. voor zover geen gemeentelijke begrotingswijziging nodig is. Formeel gezien is er geen artikel in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (2022) die delegatie expliciet mogelijk maakt. Daarnaast was de intentie van de wetwijziging in 2022 het versterken van de mate waarin de raad zijn kaderstellende en controlerende rol kan uitoefenen.

Ook de VNG concludeert in de ‘Handreiking Verbeterde democratische legitimatie bij gemeenschappelijke regelingen’ dat ‘vanwege de relatie tussen de zienswijze en het budgetrecht van de gemeenteraad, aangenomen moet worden dat de aard van de bevoegdheid om zienswijzen in te dienen zich verzet tegen delegatie of mandatering aan het college. De raad zou dan immers geen enkel kaderstellend middel hebben ten aanzien van de begroting van een samenwerkingsverband.’ Op basis hiervan is het voorstel om alle zienswijzen bij publiekrechtelijke samenwerkingen door de raad te laten behandelen. Deze behandeling door de raad hoeft niet voor alle zienswijzen even uitgebreid. Zie daarvoor ook paragraaf 4.3 voor het sturingsarrangement. In het geval van privaatrechtelijke partijen is het college bevoegd te besluiten over begrotingen en jaarrekeningen. ARGUMENTEN TEGEN 1. De voorgestelde werkwijze vraagt om meer coördinatie en inzet. Dit omdat de zienswijzen voortaan via raadsvoorstel ter besluitvorming aan de raad moeten worden voorgelegd, maar vooral ook in de implementatiefase van het risicokompas en later ook bij het toepassen van het risicokompas. Dit geldt dan met name voor bestuursadviseurs, financieel adviseurs en controllers. Mogelijk levert deze werkwijze ook voordelen op (minder incidenten) maar dat is op voorhand niet te voorspellen.

Door te werken met een risicokompas en daaraan gekoppeld een sturingsprofiel kan dit personele en financiële consequenties hebben naarmate aan meer verbonden partijen een middel of hoog risicoprofiel toegekend wordt. Daar moet dan een apart besluit over genomen worden. TOELICHTING Participatie Op 23 juni 2025 is in een presentatie aan de raadsrapporteurs toegelicht wat de rol van de raad, het college van B&W en de ambtelijke organisatie is bij regionale samenwerking. Ook is ingegaan op dhet doel van het raadsrapporteurs bij regionale samenwerking. Daarnaast is besproken dat gewerkt gaat worden aan een nieuwe Nota samenwerking om beter zicht te hebben op onze samenwerkingen. Hiervoor is het voor de raad nodig aangehaakt te zijn op samenwerking en te weten wanneer de raad invloed kan uitoefenen. Financiële toelichting Aan het vaststellen van dit voorstel zijn geen directe financiële consequenties verbonden. Door te werken met een risicokompas en daaraan gekoppeld een sturingsprofiel kan dit personele en Pagina 3 van 5

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

financiële consequenties hebben naarmate aan meer verbonden partijen een middel of hoog risicoprofiel toegekend wordt. Daar moet dan een apart besluit over genomen worden. Juridische aspecten Niet van toepassing. Duurzame aspecten Niet van toepassing. Samenhang met andere projecten Niet van toepassing. VERDERE PROCES Planning en uitvoering Komend jaar zal ingezet worden op de ontwikkeling van een risicokompas per verbonden partij. Het resultaat in de vorm van een dashboard met een beperkt aantal indicatoren zal vanaf de begroting 2027 in de paragraaf verbonden partijen opgenomen worden zodat per verbonden partij het sturingsarrangement bepaald kan worden. Dit sturingsarrangement vervolgens gedurende 1 jaar toe te passen en te bekijken hoe het in de praktijk uitpakt. Communicatie Niet van toepassing. Evaluatie Het risicokompas met dashboard en sturingsarrangement na 1 jaar te evalueren. BIJLAGEN 1. Nota samenwerking

Pagina 4 van 5

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

RAADSBESLUIT Behoort bij raadsvoorstel Nr. RV25.062

De raad van de gemeente Zeist; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 4 november 2025; BESLUIT: 1. De Nota samenwerking vast te stellen; 2. De Nota verbonden partijen uit 2013 in te trekken; 3. Nr. 8 ‘Wet gemeenschappelijke regelingen’ uit het Algemeen delegatiebesluit Zeist 2023-2027 te schrappen.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 3 maart 2026 De raad voornoemd, ValidSigned door Eva Lemaier op 05-03-2026

ValidSigned door Joyce Langenacker op 05-03-2026

drs. E.M.H. Lemaier

drs. J. Langenacker, voorzitter

3

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist