Raadsinformatiebrief Evaluatie en verfijning ambtelijke fusie Zandvoort- Haarlem

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Evaluatie en verfijning en/of aanpassingen ambtelijke fusie Zandvoort- Haarlem Nummer 2022/1560636 Datum college 8 november 2022 Portefeuillehouder Bluijs, G.J. Programma/beleidsveld 7.2 Algemene dekkingsmiddelen Afdeling CC Auteur K. van den Berg Telefoonnummer 023-5113046 Email kvandeberg@haarlem.nl Bestemd voor: Het college stuurt deze raadsinformatiebrief ter bespreking naar de raadscommissie. Bijlagen Geachte raadsleden, Haarlem en Zandvoort zijn per 1 januari 2018 een gemeenschappelijke regeling aangegaan om de ambtelijke organisaties te combineren tot één organisatie voor twee gemeenten. In het Dienstverleningshandvest, de basis voor samenwerking, is vastgelegd dat de ambtelijke fusie na vier jaar wordt geëvalueerd (artikel 20, Dienstverleningshandvest). Bij het opstellen van het Dienstverleningshandvest waren aanvullende evaluaties en onderzoeken, zoals de afgelopen 4 jaar uitgevoerd zijn, nog niet voorzien. 1. Eerdere evaluaties De afgelopen vier jaar zijn er meerdere onderzoeken uitgevoerd naar de ambtelijke samenwerking. Deze onderzoeken vormen een gedegen basis voor verdere samenwerking. a) Terugblik na een jaar Zandvoort heeft na het eerste jaar van de ambtelijke fusie een terugblik laten uitvoeren door een extern bureau (&Vanderlaar).

Deze terugblik is uitgevoerd om een eerste indruk te krijgen van het verloop van de fusie en aandachtspunten op te halen voor de verdere ontwikkeling van de fusie. De uitkomst van de terugblik bevestigde de verwachte voordelen van de fusie en gaf tegelijkertijd ook aan op welke gebieden meer aandacht, inspanning en sturing nodig was om de fusie te laten slagen. b) Tussenevaluatie Na twee jaar is door beide gemeenten gezamenlijk een tussenevaluatie uitgevoerd door een extern bureau (Berenschot). De uitkomst ervan bevestigde de verwachte voordelen van de fusie en gaf een aantal concrete adviezen en aanbevelingen voor het versterken van de samenwerking en het oplossen van een aantal knelpunten. Beide colleges kwamen tot de conclusie dat voor het oplossen van een aantal knelpunten van meer financiële aard een beroep nodig was op de geschillenregeling. Een commissie van externe deskundigen heeft daarna een advies uitgebracht dat door beide gemeenten is overgenomen en uitgevoerd.

Kenmerk: 2022/1560636

1/3

c) Bestuurskrachtmeting Zandvoort Ter voorbereiding op de evaluatie na vier jaar heeft Zandvoort eind 2021 conform de samenwerkingsafspraken haar bestuurskracht laten onderzoeken door een extern bureau (Berenschot). De uitkomst van het onderzoek is dat de bestuurskracht van Zandvoort is verbeterd ten opzichte van de meting in 2016. Zandvoort heeft aan bestuurskracht gewonnen als het gaat om de kwaliteit van de ambtelijke organisatie, de financiële positie van de gemeente en de positie van Zandvoort in de regio. De bestuurskracht van Zandvoort is niet verbeterd als het gaat om de verhoudingen binnen de gemeenteraad en tussen de gemeenteraad en het college. Evenmin is de voortgang en de slagkracht op de grote ontwikkelopgaven verbeterd. Onderdeel van het onderzoek was ook een door Zandvoort gevraagd advies over een aanpassing van de organisatorische inrichting van de ambtelijke fusie. Conclusie colleges Beide colleges hebben uitgesproken de samenwerking voort te willen zetten, o.a. verwoord in het coalitieprogramma van Zandvoort. De bestuurlijke afspraak een evaluatie na 4 jaar uit te voeren, om op basis hiervan te bepalen of de samenwerking wordt voortgezet, heeft daarmee urgentie en betekenis verloren.

Op basis van de reeds beschikbare onderzoeken, conclusies en aanbevelingen is het voor zowel het college van Haarlem, als het college van Zandvoort, niet aannemelijk dat er een meerwaarde te verwachten valt uit een extra evaluatie. 2. Voortzetting ambtelijke samenwerking: verfijning en/of aanpassing afspraken Beide colleges hebben aangegeven de ambtelijke samenwerking voort te willen zetten. Daarbij heeft de gemeente Zandvoort een duidelijke bestuurlijke wens geuit op basis van de verschillende scenario’s uit het laatste bestuurskracht onderzoek. Deze wens is ook verwoord in het coalitieprogramma van Zandvoort. Met betrekking tot deze bestuurlijke wens is nadere inventarisatie nodig of, en zo ja onder welke voorwaarde, dit kan leiden tot een werkbaar construct voor zowel beide besturen als organisatie. Conclusie colleges Op basis van bovenstaande argumenten en overwegingen concluderen beide colleges dat er geen aanvullende evaluatie zal worden uitgevoerd, maar in plaats daarvan een toekomstgericht onderzoek op basis waarvan verfijning en/of aanpassing van de afspraken nader vorm kan krijgen. Om richting te geven aan verfijning en/of aanpassing van de samenwerking hebben de colleges afgesproken de volgende stappen te doorlopen: 1.

Nadere specificatie van de bestuurlijke wens Zandvoort In eerste aanleg is het college Zandvoort verantwoordelijk voor het nader uitwerken van de bestuurlijke wens uit het coalitieprogramma naar een concreet voorstel. Van belang is dat het college aangeeft wat het wil bereiken ten aanzien van een verandering van de dienstverlening door Haarlem aan Zandvoort. Het gaat daarbij ook om merkbare en/of meetbare effecten voor het bestuur van Zandvoort. Onderdeel van deze bestuurlijke wens is ook de huisvesting van de ambtelijke organisatie (en het bestuur) in Zandvoort.

Kenmerk: 2022/1560636

2/3

2. Inventarisatie consequenties Het voorstel van het college Zandvoort wordt vervolgens door de organisatie vertaald naar wat de consequenties hiervan zijn. Daarbij worden de gevolgen voor de diverse aspecten in kaart gebracht, zoals voor de organisatie, aansturing, dienstverlening, randvoorwaarden en financiën. 3. Verfijning en/of aanpassing afspraken Vanuit de intentie de samenwerking voort te zetten zal een bestuurlijk gesprek worden georganiseerd tussen de beide colleges waarin verfijning en/of aanpassing van de bestaande afspraken naar de toekomst toe centraal staat. Onderdeel van dit gesprek is onder andere het voorstel van het college Zandvoort (1) en de inventarisatie van de consequenties hiervan (2). Doel van het gesprek is vormgeven aan een verdere verfijning en/of aanpassing van de samenwerking. Afhankelijk van de uitkomsten van deze toekomstgerichte verkenning, en het resultaat van mogelijk aanvullende besluitvorming, zullen aanpassingen worden doorgevoerd en zo nodig het Dienstverleningshandvest moeten worden geactualiseerd. 3.

Betrokkenheid raden en vervolg Artikel 20 lid 4 van het Dienstverleningshandvest stelt: “Indien de evaluatie leidt tot wijzigingen in dit Dienstverleningshandvest, worden deze vooraf aan het colleges, de burgemeesters en ingeval van kaderstellende wijzigingen tevens aan de respectievelijke raden ter instemming voorgelegd [sic].” Indien de verfijning en/of aanpassingen van de afspraken leiden tot een kaderstellende wijziging van het Dienstverleningshandvest wordt deze wijziging aan beide raden ter instemming voorgelegd alvorens deze in werking treedt. Indien een wijziging van het Dienstverleningshandvest niet nodig is worden beide raden met een Raadsinformatiebrief geïnformeerd over de uitkomsten en opvolging van het toekomstgericht onderzoek. Afronding hiervan is voorzien voor Q1 2023. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris

de burgemeester

Kenmerk: 2022/1560636

3/3