Collegebesluit - vaststellen en ondertekening samenwerkingsovereenkomst gemeente Zandvoort met DGP

Collegebesluit

Onderwerp Vaststellen en ondertekening samenwerkingsovereenkomst gemeente Zandvoort met DGP - Terugkeer Formule 1 Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2021/76675 Haeften, R. van 4.2 Economie, toerisme en cultuur PG Sweering, K. 023-5115746 ksweering@haarlem.nl Om de financiële en juridische afspraken met de Dutch Grand Prix (DGP) te borgen is er gewerkt aan een samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Zandvoort en de DGP. In dit collegebesluit vragen we u de samenwerkingsovereenkomst vast te stellen.

Behandelvoorstel voor commissie

Het college stuurt dit besluit ter informatie naar de gemeenteraad na ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst.

Relevante eerdere besluiten

Formule 1 naar Zandvoort – vastgesteld tijdens de raadsvergadering van 26 maart 2019 (2019/142619) Financiële actualisatie project F1 – vastgesteld tijdens de raadsvergadering van 29 oktober 2019 (2019/804098) Financiële actualisatie project F1 – vastgesteld tijdens de raadsvergadering van 7 mei 2020 (2020/76140)

Besluit College d.d. 16 februari 2021

Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. De samenwerkingsovereenkomst met DGP vast te stellen. de secretaris,

de burgemeester,

1. Inleiding Het afgelopen jaar is er door de gemeente Zandvoort en de Dutch Grand Prix organisatie gezamenlijk gewerkt aan een samenwerkingsovereenkomst, waarin de afspraken staan opgenomen over de Terugkeer van de Formule 1. De samenwerkingsovereenkomst is door beide partijen akkoord bevonden en ook extern juridisch getoetst. Via dit collegebesluit wordt de samenwerkingsovereenkomst vastgesteld en zal burgemeester Moolenburgh tot ondertekening van de overeenkomst overgaan.

Kenmerk: 2021/76675

1/3

2. Besluitpunten college - De samenwerkingsovereenkomst met DGP vast te stellen. 3. Beoogd resultaat Financiële en juridische afspraken met DGP voor de duur van drie jaar, de periode dat het evenement in Zandvoort wordt gehouden. 4. Argumenten De gemeente en DGP, als organisator van het race-evenement, hebben beiden hun eigen taken en verantwoordelijkheden. Deze zijn in de overeenkomst benoemd en zijn nader gespecifieerd naar aanleiding van het gateway-review rapport. De organisator is voor eigen rekening en risico verantwoordelijk voor de organisatie, productie, exploitatie en promotie van het evenement en de tijdelijke camping. De organisator is verantwoordelijk voor het treffen van alle met het oog op het evenement en de camping benodigde maatregelen op het evenemententerrein, waaronder in ieder geval maatregelen op het gebied van veiligheid en mobiliteit. De organisator gaat een overeenkomst aan met de stichting side-events over de integratie van de side events in het mobiliteitsplan en afstemming van het veiligheidsplan. Daarnaast maakt de organisator afspraken met de stichting over de inzet van organisator op gebied van acquisitie voor side events. De gemeente is faciliterend en draagt zorg voor het behandelen, doorlopen en begeleiden van de aanvragen voor benodigde planologische en vergunningsprocedures.

Daarnaast is de gemeente verantwoordelijk voor de veiligheid en openbare orde binnen de gemeentegrenzen van Zandvoort maar buiten de evenemententerreinen of het evenemententerrein van de side-events. Voor de organisatie van de Side Events in 2021 gaat de gemeente een overeenkomst aan met de stichting side-events. In de overeenkomst zijn voor thema’s als overlegstructuur, mobiliteit, veiligheid, communicatie, sideevents en evaluatie nadere afspraken gemaakt. Ook over het gebruik van gronden, zoals bijvoorbeeld dat de organisator deze na gebruik terugbrengt in de staat waarin zij op het moment van ingebruikgeving verkeerden, zijn afspraken gemaakt. Voor het gebruik van onroerende zaken op grondgebied van de gemeente hebben beide partijen ook financiële afspraken gemaakt. Het gaat onder meer om het gebruik van parkeerplaatsen, openbare ruimte en sportvelden op het Duintjesveld (voor de tijdelijke camping en/of logistieke doeleinden). Daarnaast heeft de gemeente financiële middelen gereserveerd voor een bijdrage aan het mobiliteitsplan voor de bereikbaarheid van Zandvoort. Deze en overige financiële afspraken zijn opgenomen in de overeenkomst.

Kenmerk: 201/76675

2/3

5. Risico’s en kanttekeningen De overeenkomst wordt voor een periode van 3 jaar afgesloten, terwijl het evenement nog niet eerder heeft plaatsgevonden. Om dit te beheersen is opgenomen in de overeenkomst dat na iedere editie van het evenement binnen drie maanden de samenwerking en uitvoering van de gemaakte afspraken worden geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie en in goed overleg en in alle redelijkheid is het mogelijk om aanpassingen op de overeenkomst te maken. Daarnaast wordt na iedere editie binnen drie maanden gezamenlijk de voorbereiding en uitvoering van het evenement voor wat betreft onder meer communicatie, bereikbaarheid en veiligheid geëvalueerd. De gemeente heeft toegezegd om financieel bij te dragen aan het mobiliteitsplan voor de bereikbaarheid van Zandvoort en betaalt jaarlijks aan DGP een bedrag van € 125.000 ten behoeve van het uitvoeren van het mobiliteitsplan voor de bereikbaarheid van Zandvoort. De aanwending van deze financiële reservering vindt plaats met inachtneming van de geldende regels inzake staatssteun. Dit is ook opgenomen in de overeenkomst.

De gemeente neemt daarnaast als onderdeel van haar bijdrage aan het mobiliteitsplan de kosten op zich van de out-of pocket kosten van Prorail en NS, dit zijn materiële inzet, crowd control maatregelen op NS-stations, aanvullende inzet storingsmonteur bij verstoringen, inzet calamiteitenloc en afschakelen overweginstallaties. De gemeente ontvangt van DGP jaarlijks een bedrag van €100.000 voor het beschikbaar stellen van parkeerterreinen en de daardoor misgelopen parkeerinkomsten tijdens het F1 evenement. 6. Uitvoering De afspraken in de overeenkomst zijn gemaakt met inachtneming van de financiële kaders van het beschikbare projectbudget voor de Formule 1. Wanneer de gemeente en DGP besluiten dat er een nieuwe overeenkomst wordt opgesteld, zal het besluit tot vaststellen van die overeenkomst wederom via het college gaan. Het vaststellen van de overeenkomst is een bevoegdheid die bij het college ligt, omdat binnen de financiële kaders wordt gebleven. 7. Bijlagen - Samenwerkingsovereenkomst Formule 1 Zandvoort en bijlagen

Kenmerk: 2021/76675

3/3