Bijlage 2 Ontwerp-jaarverslag 2023 VRK
Tekst van het document
Pagina 54
JAARVERSLAG 2023
4.14 Programma Interne Dienstverlening Ontwikkelingen 2023 Het doel waar in 2023 aan gewerkt is, is het ondersteunen van de organisatie om te komen tot een duurzame, effectieve, rechtmatige en kostenbewuste bedrijfsvoering, waarover transparant wordt gecommuniceerd. Een belangrijke randvoorwaarde is de financiële huishouding en de administratieve organisatie op orde te hebben en te houden en klanten, stakeholders en medewerkers tevreden zijn over de dienstverlening. Goed bestuur en een kwalitatief goede interne dienstverlening zijn uitgangspunt.
De leidinggevenden hebben eerst een voorbereidende sessie gevolgd waarna ze elk met het eigen team een teamtraining aangeboden hebben gekregen. Aanvullend is eind 2023 ook de training Ethisch Leiderschap voor leidinggevenden ingezet en zal deze complementair in 2024 worden gevolgd door de training Ethisch Vakmanschap voor alle medewerkers. Ook het DurfDoeGroei ontwikkeltraject zal met nieuwe thema's in 2024 doorlopen.
Met het doorvoeren van een organisatiebrede methode voor het opstellen van teamplannen, waarin ook aan de orde komt welke ondersteuning daarbij gewenst is, is het mogelijk beter te plannen en te prioriteren in de interne ondersteuning en meer integraal te werken. Op het gebied van digitalisering is een z.g. IM-board in het leven geroepen, die ervoor zorgt dat digitaliseringsprojecten geordend en in onderlinge samenhang worden opgepakt. Om op het gebied van bedrijfsvoering goed bestuur te garanderen, streeft de VRK er al sinds een aantal jaren naar haar processen en ook de aanpak van informatiebeveiliging te laten certificeren. En dat is ook in 2023 gelukt. Het behouden van de NEN-certificering is voor GGD en Ambulancezorg een noodzaak, maar ook voor de andere onderdelen van de VRK is die certificering een basis onder de manier van werken. In 2023 is veel aandacht uitgegaan naar het oppakken van de actiepunten die uit bijbehorende audits zijn voortgevloeid: gezien de krappe financiële middelen en uitdagingen op de arbeidsmarkt is het voldoen aan de kwaliteitsnormen een blijvende uitdaging.
AFAS Met een intensief implementatietraject is begin 2023 het financiële en personeelssysteem ADP vervangen voor AFAS. Deze voor de betrokken werkgroep complexe overgang is voor de organisatie grotendeels goed verlopen. Naast in 2023 gerealiseerde extra digitaliseringsslag en daarmee reductie van briefpost, worden handelingen beter gelogd door middel van workflows en kan informatie beter ontsloten worden. Ook wordt dit systeem onder steund door een app waarmee de medewerker onder andere gemakkelijk verlof aan kan vragen en de loonstrook kan raadplegen. Gedurende de implementatie is er sprake geweest van enkele kinderziektes, waardoor met name het ontsluiten van gegevens in goede rapportages met opstartproblemen te maken heeft gehad.
Samen Koers borgen/ Durf Doe Groei Voortvloeiend uit Samen Koers borgen is in 2023 het DurfDoeGroei ontwikkeltraject gestart. In twee rondes zijn de thema's Eigenaarschap en Samenwerken behandeld.
Hybride Werken In 2023 is een aantal scenario's uitgewerkt, waarin wordt aangegeven hoe de VRK het hybride werken kan vormgeven, implementeren en fysiek kan inrichten. De organisatie heeft besloten om met behulp van een programmastructuur een van de opgestelde scenario's te gaan realiseren. Het programma bestaat naast het realiseren van enkele quick wins uit een aantal projecten op het gebied van huisvesting, ICT, gedrag en verbinding.
Doelenboom Wat wilden we bereiken met welk beoogd maatschappelijk effect? Doelmatige, doeltreffende en verantwoorde organisatie met als beoogd effect een betaalbare overheid met een verantwoorde bedrijfsvoering en gewenste dienstverlening op adequaat niveau. Wat wilden we daarvoor doen?
Wat hebben we uiteindelijk gedaan?
Operationeel doel: Stroomlijnen en digitaliseren registratieve en administratieve processen voor betere en snellere informatievoorziening. Ambities 2023-2026
Realisatie en prestaties 2023
Zelf opstellen rechtmatigheidsverklaring, waarbij ook aandacht is voor het vereenvoudigen en digitaliseren van processtappen en procedures.
In 2023 is de werkwijze zoals die in 2022 is opgezet verder uitge werkt en in praktijk gebracht. In samenspraak met de account ant is de interne controle als onderbouwing van de rechtmatigheids verklaring opgezet. Dit alles heeft geleid tot het opnemen van de rechtmatigheidsverklaring in het jaarverslag 2023.
Pagina 55
JAARVERSLAG 2023
Doorvoering Zaakgericht werken als informatie ordeningsprincipe.
Na implementatie van het nieuwe systeem ‘Powerbrowser’ heeft in 2023 de focus gelegen op het implementeren van de processen gekoppeld aan de Omgevingswet. Daarnaast zijn voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd ten behoeve van implementatie van de verdere uitrol van Zaakgericht Werken.
Optimaliseren niet-administratieve bedrijfsprocessen, verbeteren ketens.
De processen die relevant zijn voor de bedrijfscontinuïteit zijn geïnventariseerd en beoordeeld op kwetsbaarheden. Daarnaast zijn verschillende bedrijfsprocessen ook beoordeeld op risico's op het vlak van privacy, informatieveiligheid, fraude en rechtmatigheid. In 2023 is in verschillende casussen de samenwerking opgezocht met de landelijke netwerken om te profiteren van elkaars kennis en ervaring.
Operationeel doel: Meer voor minder. Ambities 2023-2026
Realisatie en prestaties 2023
Doelmatig beheren en gebruiken van alle gebouwen in gebruik bij de VRK door de ontwikkeling van een vastgoedstrategie VRK (mede met inzet thuiswerken).
Er is een scenario vastgesteld waarbij hybride werken verder wordt uitgewerkt binnen de VRK. Daarbij zullen in ieder geval zes locaties worden ingericht en gebruikt zoals de hoofdlocatie Zijlweg. Er is een onderzoek gedaan naar het inhuizen van de medewerkers van Veilig Thuis binnen het bestaande vastgoed van de VRK. Scenario's worden in 2024 verder uitgewerkt.
Operationeel doel: Duurzaam ondernemen. Ambities 2023-2026
Realisatie en prestaties 2023
Voorkomen van verspilling van grondstoffen en energie.
Diverse energiebesparende maatregelen doorgevoerd: • Zonnepanelen locaties Hoofddorp, Haarlem-Oost en Velsen; • Nachtverlaging; • Ledverlichting op bijna alle locaties; • Warmteterugwininstallaties geplaatst op diverse posten; • Zonwerende folie aangebracht; • Elektrische boilers geïnstalleerd (Zijlweg); • Witte dakbedekking en dikkere isolatie (Nieuw-Vennep).
Verduurzaming van het wagenpark.
Auto's in de categorie B-segment is een aanbesteding doorlopen waarbij is ingezet op elektrisch en hybride voertuigen.
Inkoop/gebruik van duurzame en verantwoorde materialen (circulair).
In het proces van aanbesteden wordt per aanbesteding bekeken op welke wijze duurzaamheid hierin meegenomen kan worden. Dit is opgenomen in de standaard werkwijze.
Duurzaamheidsscans gebouwen.
In 2023 heeft een extern adviesbureau 6 verschillende locaties ingemeten en geschouwd om zodoende, per locatie, tot een maatwerkadvies te komen conform NTA8800. Begin 2024 zal het rapport worden opgeleverd.
Andere duurzaamheidsmaatregelen.
• Aanschaf elektrische fietsen. • Afschaffen van wegwerpbekers op kantoor.
Wat wilden we bereiken met welk beoogd maatschappelijk effect? Gezonde financiële huishouding met als beoogd effect verantwoorde besteding van gemeenschapsgeld. Wat wilden we daarvoor doen?
Wat hebben we daarvoor gedaan?
Operationeel doel: Adequaat budgetteren en transparant verantwoorden. Ambities 2023-2026
Realisatie en prestaties 2023
Optimaal inzetten van beschikbare gelden voor het realiseren van de doelen van de organisatie.
In de P&C-cyclus en in de afzonderlijke informatievoorzieningen aan het Bestuur is hier in 2023 invulling aan gegeven.
Transparant verantwoorden over bestedingen. Realiseren van het nieuw voor oud principe bij nieuwe beleids voorstellen.
Pagina 56
JAARVERSLAG 2023
Operationeel doel: Realiseren van voldoende financiële weerstand. Ambities 2023-2026
Realisatie en prestaties 2023
Jaarlijks actualiseren van het risicoprofiel in relatie tot het vastgestelde Reservebeleid.
In 2023 is het risicoprofiel in relatie tot het vastgestelde Reservebeleid geactualiseerd.
Wat wilden we bereiken met welk beoogd maatschappelijk effect? Kwaliteit van de externe (bestuurlijke) informatie en communicatie verhogen met als beoogd effect een goede en transparante besturing van de organisatie en het in verbinding zijn met de relaties van de organisatie (gemeenten, ketenpartners, burgers, bedrijven) door middel van informatie-uitwisseling. Wat wilden we daarvoor doen?
Wat hebben we daarvoor gedaan?
Operationeel doel: Voldoen aan de archiefwetgeving voor digitalisering. Ambities 2023-2026
Realisatie en prestaties 2023
Vernieuwing Document Management Systeem en herinrichting digitaal archief als onderdeel van de implementatie van Zaakgericht werken.
Het DMS is vernieuwd en kent functionaliteit in Sharepoint. In verband met de Omgevingswet is met voorrang Risicobeheersing onders teund om Zaakgericht te kunnen werken. Documentaire Informatie Voorziening is met haar werkprocessen de volgende afdeling en reeds in voorbereidende fase om eind van het eerste kwartaal 2024 live te kunnen gaan.
Uitvoeren planning digitaliseren van andere archieven.
De periodieke update van het inventariseren van de archieven is lopende en de verwachte afronding is medio 2024.
Operationeel doel: Tevredenheid bestuursorganen/raden over de opgeleverde informatie. Ambities 2023-2026
Realisatie en prestaties 2023
Onderzoeken goede wijze van onderhouden contacten met gemeenteraden/ organiseren informatiebijeenkomst na verkiezingen voor (nieuwe) raadsleden.
In het kader van de wijzigingen van de Wet gemeenschappelijke regelingen moet ook de GR VRK veranderd worden. Raden hebben zelf kaders aangeleverd over de wijze waarop ze geïnformeerd willen worden.
Inspelen op ontwikkelingen rond democratisering en openbaarheid (o.a. naar aanleiding gewijzigde wetgeving).
De gemeenteraden hebben zelf kaders geformuleerd voor de invulling van democratisering. In november hebben zij aan het VRK-bestuur gerapporteerd, de uitkomsten zijn meegenomen in de voorstellen.
Directie en medewerkers van de VRK onderhouden en bestendigen op ambtelijk en bestuurlijk niveau goede contacten met de gemeenten.
In de loop van 2023 is een nieuwe directie aangetreden (deels waarnemend). De nieuwe directie heeft veel aandacht besteed aan het hernieuwen van de contacten met gemeenten op ambtelijk en bestuurlijk niveau.
Raadsinformatieavonden, netwerkdagen, 24-uursconferenties en accountgesprekken met stakeholders zijn terugkerende initiatieven.
In 2022 zijn veel algemene raadsinformatie-avonden gehouden. In 2023 is o.a. een bezoek aan enkele brandweerposten georganiseerd voor de gemeenteraad van Haarlemmermeer. Ook is meegewerkt aan twee regionale raadsledenavonden. Verder is invulling gegeven aan bestuurs-conferenties en accountgesprekken.
Operationeel doel: Tijdige, rechtmatige en juiste informatie delen met ketenpartners en burgers. Ambities 2023-2026
Realisatie en prestaties 2023
Voldoen aan de AVG, de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) en NEN7510.
Er is verder gewerkt aan het leggen van een goede basis voor Privacy en Informatie-beveiliging. Onderdeel daarvan waren onder meer het verbeteren van de meldingsprocedure bij datalekken en het uitvoeren van risicoanalyses door de teams van de VRK.
Periodieke activiteiten ter verhoging van de awareness van medewerkers op het gebied van privacy en informatieveiligheid.
In dit kader zijn er o.a. nieuwsartikelen m.b.t. Informatiebeveiliging en Privacy gepubliceerd op Intranet, is er een nep mail (phishing) actie uitgevoerd. Verder zijn op alle locaties van de VRK bezocht op aandacht te vragen voor informatiebeveiliging en privacy.
Pagina 57
JAARVERSLAG 2023
Planmatig realiseren van een samenhangend informatiestelsel (met elkaar verbinden van registraties (medewerkers, objecten, incidenten).
Het jaar 2023 heeft voor een deel in het teken gestaan van de voorbereiding m.b.t. de integratie van informatiedeling organisatie breed. Met deze voorbereiding is een goede basis gelegd voor een samenhangend informatiestelsel. Door het voorbereidende karakter van de werkzaamheden is een deel van het beschikbare budget voor Informatie-management niet besteed. Wel is het bedrijfsvoerings dashboard gerealiseerd in 2023 (zie Business Intelligence hieronder). In 2024 wordt verder gewerkt aan de integratie van kerndata in 2024, met name gericht op het beheer van het partnernetwerk van de VRK.
Implementeren van het vastgestelde beleid voor Informatiemanagement o.a. door de projecten Kernregistratie medewerkers, het Zaakgericht werken en het vernieuwen van het Intranet en starten met een samenwerkingsomgeving (intern/extern).
In 2023 werd het gebruik van het zaaksysteem uitgebreid naar meer processen rondom toezicht en handhaving. Het zaaksysteem werd ook ontsloten in het datawarehouse om de operaties aan te sturen aan de hand van een analyse van de data. Het vernieuwen van de kernregistratie medewerkers wordt mogelijk in 2024 geïnitieerd. Verder is in 2023 een grote slag gemaakt in het actualiseren van eerder voorgenomen investeringen. Daarmee is een actuele investeringsplanning (Roadmap) ontstaan.
Inzet van Business Intelligence (BI) voor verbeteren bedrijfsprocessen én delen informatie, doorontwikkeling van Dashboards en andere pilots t.b.v. stuurinformatie.
Een eigen datawarehouse werd ingericht in 2023 t.b.v. de informatie voorziening voor alle sectoren van de VRK. Een aantal BI-toepassingen zijn ontwikkeld en aangeleverd aan de gebruikers van de sectoren. De toepassingen en datawarehouse worden in 2024 doorontwikkeld.
Wat wilden we bereiken met welk beoogd maatschappelijk effect? Goed werkgeverschap met als beoogd effect en organisatie die een afspiegeling vormt van de maatschappij, met medewerkers die vakbekwaam zijn én blijven waarbij continu geanticipeerd wordt op ontwikkelingen. Wat wilden we daarvoor doen?
Wat hebben we daarvoor gedaan?
Operationeel doel: Realiseren duurzaam inzetbaar personeel en gevarieerd medewerkersbestand. Ambities 2023-2026
Realisatie en prestaties 2023
Inzetten van diverse middelen om flexibiliteit te bevorderen: regionale Flexpool, klussenbank.
Waar mogelijk werken we met Regioflexwerk.
Uitvoeren loopbaanscan vanuit Cao.
Wordt naar behoefte ingezet, ook wordt gebruik gemaakt van TMA (instrument voor Talent Motivatie Analyse).
Uitvoeren van het Generatiepact en daarmee instroommogelijkheden in het kader van diversiteit creëren.
De regeling Generatiepact is verlengd, creëert instroommogelijkheden in het kader van diversiteit voorziet tevens in een gedegen duurzame afbouwmogelijkheid aan het einde van een loopbaan.
Investeren in leiderschap (gericht op kwaliteit werkrelaties, ontwikkeling talent en duurzame inzetbaarheid personeel).
Naast het lopende Leiderschap en teamontwikkeling programma DurfDoeGroei is er ook extra ingezet met een training Ethisch Leiderschap voor leidinggevenden en volgt de training Ethisch Vakmanschap voor alle medewerkers in 2024.
VRK voor mensen met een beperking tot de arbeidsmarkt toegankelijker te maken.
Wordt d.m.v. recruitment aandacht aan besteed.
Voor mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt en een andere etnische achtergrond geldt bijzondere aandacht bij het invullen van vacatures.
Wordt d.m.v. recruitment aandacht aan besteed.
Operationeel doel: Aantrekkelijk werkgever zijn nu en in de toekomst (borgen continuïteit van de organisatie). Ambities 2023-2026
Realisatie en prestaties 2023
Balans aanbrengen tussen thuiswerk en samenwerken en tussen digitaal en fysiek, met inzet van adequate platforms en voorzieningen.
Project hybride werken werd in 2023 verder uitgevoerd. In 2024/2025 wordt een plan opgesteld voor de volgende generatie samenwerkingsplatform welk rond 2030+ uitgerold wordt ter vervanging van de huidige voorzieningen.
Pagina 58
JAARVERSLAG 2023
Het actief uitdragen van het profiel van de VRK als (toekomstig) werkgever en het bij gelegenheden en evenementen zichtbaar maken van de VRK als werkgever (presentatie /marketing/werving).
Is uitgevoerd binnen de recruitment activiteiten (o.a. deelname Carrièrebeurs).
‘Jong VRK’ als platform kennis delen en denktank voor jonge VRKmedewerkers.
Jong VRK is actief met diverse activiteiten.
Wat wilden we bereiken met welk beoogd maatschappelijk effect? Het bevorderen van leren, verbeteren en innoveren met als beoogd effect tevreden klanten en partners. Wat wilden we daarvoor doen?
Wat hebben we daarvoor gedaan?
Operationeel doel: Realiseren geborgd kwaliteitsbeleid en ISO-certificering van de gehele organisatie behouden. Ambities 2023-2026
Realisatie en prestaties 2023
Implementeren van het voor 2020-2022 vastgestelde kwaliteitsbeleid.
De doelen uit het kwaliteitsbeleid zijn behaald. Er is een nieuw kwaliteitsbeleid opgesteld voor 2023-2026 waarbij de kwaliteitscyclus gekoppeld is aan de teamplancyclus.
‘Samen leren en sturen’ (creëren kwaliteitscultuur).
In alle teams zijn gesprekken gevoerd over kwaliteit en prestaties. Sterke punten en ontwikkelpunten zijn benoemd en opgepakt in de teamplannen.
(Spiegel)gesprekken en kwaliteitsaudits om te leren en ontwikkelen en daarnaast het kwaliteitsniveau van certificering aantoonbaar te behouden.
De VRK heeft in 2023 wederom voldaan de kwaliteitseisen van de ISO-9001. Voor de verbeterpunten zijn acties in gang gezet.
Monitoring klachtbehandeling Nationale Ombudsman en Geschillencommissie, ook met inzet om te leren en te verbeteren.
Slechts in een geval was raadplegen van de Klachtencommissie VRK nodig, de overige klachten zijn met bemiddeling opgelost.
Operationeel doel: Voldoen aan (Europese) aanbestedingsregels. Ambities 2023-2026
Realisatie en prestaties 2023
Rechtmatig uitvoeren van inkooptrajecten.
De organisatie is ondersteund bij het rechtmatig inkopen, onder andere door het uitvoeren van Europese aanbestedingen onder begeleiding van de afdeling Inkoop.
Invoeren cyclisch inkoopmodel.
Het inkoopbeleid zal op dit vlak in 2024 opnieuw worden bezien.
Pagina 59
JAARVERSLAG 2023
Wat heeft het gekost? Taakveld 002. Ondersteuning en organisatie
Rekening 2022 Bedragen x € 1000
Uitg.
Ink.
Saldo
Begroting 2023 na wijziging
Rekening 2023
Uitg.
Uitg.
Ink.
Saldo
Ink.
Resultaat Saldo
FB Communicatie
643
-
-643
730
-
-730
658
-
-658
72
FB Financien & Administratie
2.148
-
-2.148
2.385
-
-2.385
2.425
0
-2.425
-40
Facilitaire gebruiksartikelen
195
-
-195
230
-
-230
226
-
-226
4
Inkoop
897
-
-897
788
-
-788
755
-
-755
33
Kantoorhuisvesting
959
-
-959
980
-
-980
922
-
-922
57
FB Vastgoed
569
-
-569
655
-
-655
656
-
-656
-1
Informatiemanagement
735
-
-735
924
-
-924
442
-
-442
482
Informatie Beheer (DIV)
710
-
-710
877
-
-877
720
-
-720
157
HRM
2.983
79
-2.904
4.910
1.588
-3.322
3.392
100
-3.292
30
Facilitaire zaken
755
4
-751
787
-
-787
746
1
-744
42
Informatievoorziening en automatisering
3.286
-
-3.286
4.054
-
-4.054
3.608
-
-3.608
446
Bestuurszaken en bestuursondersteuning
2.147
-
-2.147
2.151
-
-2.151
2.540
98
-2.442
-290
Leidinggevenden primair proces inclusief managementondersteuning
4.202
4
-4.199
4.432
12
-4.421
4.431
6
-4.425
-4
207 -21.315
987
Totaal producte Interne Dienstverlening Totaal projecten Interne Dienstverlening Totaal Interne Dienstverlening
20.229 4 20.233
87 -20.143 23.901 -
-4
1.600 -22.302 21.521 -
87 -20.147 23.901
-
-
1.600 -22.302 21.521
-
-
207 -21.315
987
-
-
-
-
207 -21.315
987
Dekkingsbronnen: BDUR
-
1.571
1.571
Totaal dekkingsbronnen
-
1.571
1.571
Resultaat voor bestemming Interne Dienstverlening Onttrekking reserve Generatiepact
20.233 -
Onttrekking reserve Duurzaamheid
-
1.658 -18.576 23.901
-
-
1.600 -22.302 21.521
20.233
-
47
47
165
165
93
93
-72
333
333
116
116
116
116
-
290
-290
-290
21.811
416 -21.396
625
Toevoeging reserve versterking crisisbeheersing Resultaat na bestemming Interne Dienstverlening
-
2.038 -18.196 23.901
1.881 -22.021
Het positief resultaat op het programma Interne Dienstverlening van € 625.000 bestaat uit: Facilitair Bedrijf (incl. onttrekking reserve) € 670.000 Kantoorhuisvesting € 57.000 Bestuurszaken en –ondersteuning € -290.000 Informatiemanagement (incl. toevoeging reserve) € 192.000 Leidinggevenden primair proces € -4.000 Resultaat € 625.000
Pagina 60
JAARVERSLAG 2023
Facilitair Bedrijf
Kantoorhuisvesting (€ 57.000 voordeel)
Het saldo van het Facilitair Bedrijf bedraagt ten opzichte van de begroting € 670.000 voordelig.
Binnen de huisvesting zijn er diverse kleinere meevallers die leiden tot een incidenteel voordeel van € 57.000.
Personeel (€ 70.000 nadeel) Uitval in de functie van ambtelijk secretaris OR bracht de noodzaak om te voorzien in vervanging, zodat de werkzaamheden op dit gebied gecontinueerd konden worden. Dit leidt tot hogere kosten.
Bestuurszaken en ondersteuning (€ 290.000 nadeel)
Zaakgericht werken (€ 90.000 voordeel) Voor het programma Zaakgericht werken wordt in vervolg op een juridisch traject met onze vorige leverancier een alternatieve oplossing in snel tempo uitgerold. Echter ten opzichte van de oorspronkelijke raming, is er nog steeds sprake van een lichte vertraging en wordt er bespaard op het inhuurbudget wat in 2023 een incidenteel voordeel oplevert van € 90.000. Vacatureruimte (€ 445.000 voordeel) Ook het Facilitair bedrijf ondervindt de gevolgen van krapte op de arbeidsmarkt. Over de hele linie wordt het steeds moeilijker functies te vervullen. Vacatures staan langer open en inhuur is hierop niet altijd de juiste oplossing. Dit zorgt voor een extra druk op het zittende personeel. Voor de werving zet de VRK steeds vaker recruitment in, helaas levert ook dat niet altijd een geschikte match op. Het langer openstaan van vacatures zorgt voor een onderuitputting van de formatiebudgetten bij de afdelingen M&O, ICT, DIV, Communicatie, Inkoop en Facilitaire Zaken. Opleidingen (€ 35.000 voordeel) Het grote aantal vacatures en de druk die dit geeft op het werk, heeft ertoe geleid dat een deel van de opleidingen in 2023 geen doorgang heeft kunnen vinden en is doorgeschoven. Dit leidt tot een incidenteel voor deel van € 35.000.
Duurzaamheidsinitiatieven (€ 100.000 voordeel) De middelen die beschikbaar waren voor duurzaamheid zijn in 2023 niet volledig besteed. Belangrijkste oorzaak hiervoor is het langdurig niet ingevuld krijgen van de vacature voor programmamanager duurzaamheid en hieraan gekoppeld het niet tot besteding komen van materiele budgetten.
De overschrijding t.o.v. de begroting is het gevolg van schaarste op de arbeidsmarkt, waardoor langere tijd de functie controller, CISO en Functionaris gegevensbeheer niet vast zijn ingevuld. Gezien de essentiële taken van deze functionarissen heeft op deze functies inhuur plaatsgevonden. Ook brengen de wervingsacties die hebben plaatsgevonden extra kosten met zich mee. Daarnaast is de VRK extern ondersteund voor de inrichting van de werkzaamheden die de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording en het stelsel van controles dat daarvoor moet worden uitgevoerd met zich meebrengen. Tot slot zijn extra kosten (externe inhuur) gemaakt om de aanbevelingen uit de externe audit informatiebeveiliging op te kunnen pakken. De extra kosten voor de directie hebben betrekking op de werving van de directeur publieke gezondheid.
Informatiemanagement (€ 191.000 voordeel) In 2023 is in het kader van het uitvoeren van de roadmap informatiemanagement een grote stap gemaakt in de ontwikkeling van dashboard en het inhuren van een dataspecialisten die de VRK structureel kunnen helpen bij de het ontwikkelen en ontsluiten van informatie. Ondanks de forse stappen die zijn gezet, heeft dit niet geleid tot het volledig uitputten van de in 2023 beschikbaar gestelde middelen. Een factor die aan deze situatie heeft bijgedragen is het gebrek aan capaciteit in alle sectoren van de organisatie om geplande informatieprojecten uit te voeren. Conform besluitvorming in de tweede bestuursrapportage zijn de middelen die uit de extra BDUR-versterkingsgelden beschikbaar waren gesteld en niet tot besteding zijn gekomen ad € 261.000 gedoteerd aan de hiervoor ingestelde bestemmingsreserve, conform de eisen aan die versterkingsgelden.
Leidinggevende primair proces (€ 4.000 nadeel) Hybride werken (€ 50.000 voordeel) De uitrol van het project hybride werken wordt grotendeels met eigen capaciteit uitgevoerd, waardoor een deel van de kosten voor externe inhuur is komen te vervallen, wat leidt tot een voordeel van € 50.000.
Pagina 61
JAARVERSLAG 2023
4.15 Programma Financiële middelen In het programma Financiële middelen wordt ingegaan op zaken, die niet gerelateerd zijn aan specifieke programma’s. Dit zijn met name het financieringsresultaat, het budget onvoorzien en het aandeel BDUR gelden voor Amsterdam-Amstelland. Taakveld 922. Algemene baten en lasten
Rekening 2022 Bedragen x € 1000
Uitg.
Ink.
Generatiepact
Ink.
Saldo
103
-
-103
0
-
-0
103
-
-
-
35
28
-7
-7
-
-90
108
-
-108
108
209
209
-
39
39
-
-1.250
1.250
-
-1.250
-
-
-
50
-
1.332
209
-1.123
1.511
39
1.250
Totaal projecten Financiële middelen
Saldo
-
90
Totaal producten Financiële middelen
Uitg.
Ink.
8
Kosten verbonden aan geldlening
Onvoorzien
Uitg.
Resultaat
-
-8
Aandeel A'dam-Amstelland in interreg. versterkingsgelden
Rekening 2023
-
Incidentele baten en lasten Financieringsresultaat
Saldo
Begroting 2023 na wijziging
-
-108
0
208
208
169
1.250
-
-1.250
-
-50
50
-
-50
-
-1.472
1.443
236
-1.207
265
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
1.332
209
-1.123
1.511
39
-1.472
1.443
236
-1.207
265
BDUR
-
1.250
1.250
-
14.437
14.437
-
14.437
14.437
0
Inwonerbijdrage
-
-
-
-
38.167
38.167
-
38.171
38.171
4
34.620
34.620
34.638
34.638
18
7.224 87.224
- 87.246
87.246
22
1.511 87.263 85.752
1.443 87.482
86.039
287
-103
-103
85.936
184
Totaal Financiële middelen Dekkingsbronnen:
Bestuursafspraken Totaal dekkingsbronnen
-
1.250
1.250
Resultaat voor bestemming Financiële middelen
1.332
1.459
127
Toevoeging reserve Generatiepact
150
Resultaat na bestemming Financiële middelen
1.482
-
-150 1.459
-23
103 1.511 87.263 85.752
1.546 87.482
Generatiepact Conform voorgaande jaren is het resultaat op Generatiepact ad € 103.260 toegevoegd aan de bestemmingsreserve Generatiepact. Financieringsresultaat (€ 169.159 voordeel) Het financieringsresultaat over 2023 bedraagt € 208.159. Bij de begroting werd uitgegaan van een voordeel van € 39.000. Deze verhoging komt voort uit de positieve rente op schatkistbankieren. Sinds 2023 wordt er weer rentevergoeding ontvangen, waar de VRK in voorgaande jaren nog rente moest betalen op saldi boven de € 250.000. Onvoorzien Conform besluitvorming bij de 1e bestuursrapportage 2023 is het bedrag voor onvoorzien ingezet ter dekking van het incidentele nadeel op het convenant Schiphol.
Pagina 62
JAARVERSLAG 2023
5. Paragrafen 5.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Reservebeleid Het reservebeleid is opgenomen in de nota Financieel beleid, vastgesteld in december 2023. Op basis van de richtlijnen van het Gemeenschappelijk financieel Toezichtkader 2022 gemeen schappelijke Regelingen (GTK) is de hoogte van de Algemene Reserve bepalend voor de berekening van de weerstandscapaciteit. Daarnaast wordt de begrotingspost Onvoorzien voor één jaar meegerekend. Kwantificering van risico’s Jaarlijks wordt ten behoeve van de programmabegroting het risicoprofiel nader geanalyseerd en zijn risico’s maximaal gekwantificeerd. Daar waar mogelijk zijn de risico’s voorzien van een mogelijke financiële impact en een inschatting van de kans dat het risico zich ook daadwerkelijk zal voordoen. Hierbij wordt aangetekend dat de ingeschatte Kans percentages gerelateerd zijn aan een periode van vier jaar, de periode van de meerjarenbegroting. De gekwantificeerde risico’s in de programmabegroting 2023 telden op tot een bedrag van € 5 miljoen. Weerstandspositie De weerstandspositie wordt uitgedrukt in een ratio. Deze ratio wordt, overeenkomstig de BBV-regels (Besluit Begroting en Verantwoording), als volgt bepaald: beschikbare weerstandscapaciteit benodigde weerstandscapaciteit Naast de algemene reserve maakt de ruimte in de bestaande begroting deel uit van de weerstandscapaciteit.
Immers, deze ruimte kan worden ingezet om tegenvallers op te vangen. De begroting bevat een structurele post voor onvoorzien van € 50.000. Voor het betreffende begrotingsjaar geeft dat een weerstandsbedrag van € 50.000. Door het Nederlands Instituut voor Risicomanagement (NARIS) is een, in overheidsland breed toegepaste, beoordelingsmatrix opgesteld om de weerstandsratio te kunnen kwalificeren. Ratio
Beoordeling
Groter dan 2
uitstekend
Tussen de 1,4 en 2
ruim voldoende
Tussen de 1 en 1,4
voldoende
Tussen de 0,8 en 1
matig
Tussen de 0,6 en 0,8
onvoldoende
Lager dan 0,6
ruim onvoldoende
Deze beoordelingstabel gaat uit van een eigenstandige verantwoordelijkheid van de organisatie voor de weerstandspositie.
Het bestuur van de VRK gaat er echter vanuit dat de regio gemeenten mede-risicodrager zijn, hetgeen heeft geleid tot vast stelling van een ratio van 0,7. De kans dat een beroep moet worden gedaan op de gemeenten is groter naar mate de reserve van de VRK kleiner is, maar er mag vanuit gegaan worden dat die situatie zich niet snel zal voordoen. Risico’s manifesteren zich normaal gesproken niet gelijktijdig. Spreiding in de tijd geeft de gelegenheid om, als sprake is van een tegenvaller, tijdig voor aanvulling van de reserve zorg te dragen. De volgende spelregels gelden voor de situaties dat de reserves feitelijk hoger of lager zijn dan het gewenste niveau op basis van het reservebeleid. Daarbij geldt als uitgangspunt dat het niet wenselijk is steeds te moeten acteren bij kleine afwijkingen. Hieruit volgen deze spelregels: • Als de reserves meer dan € 0,25 miljoen uitstijgen boven het gewenste niveau, neemt het AB in overweging reservemiddelen terug te laten vloeien naar de gemeenten. • Als de reserves meer dan € 0,25 miljoen onder het gewenste niveau zijn, neemt het algemeen bestuur maatregelen in overweging om – in eerste instantie binnen de bestaande begrotingskaders van de VRK – tot het versterken van het reserveniveau te komen. De actuele herijking en kwantificering van de risico’s bedraagt € 4.6 miljoen.
Bij een ratio van 0,7 leidt dat tot een benodigde weerstandscapaciteit van afgerond € 3.2 miljoen. Gegeven de post onvoorzien in de begroting, is dan een reserve benodigd van € 3.1 miljoen. Het effect op de benodigde hoogte van de algemene reserve is betrokken bij de resultaatbestemming. Relevante Beleidsnotities en wettelijk kader • Nota Financieel beleid 2021 • Gemeenschappelijk financieel Toezichtkader Gemeenschappelijke Regeling 2022 (GTK) • Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) Risico’s De belangrijkste risico’s die in de programmabegroting 2023 werden voorzien hebben betrekking op: • Rechtspositie brandweervrijwilligers. • Niet voldoen aan regels privacy. • Verhoogde uitstroom 24 uursdienst brandweer. Terugkijkend naar 2023 kan worden geconcludeerd dat boven genoemde risico’s geen consequenties hebben gehad in het verantwoordingsjaar maar nog wel relevant zijn. Kengetallen Artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording kent de verplichting om kengetallen op te nemen, conform onderstaande tabel. De kengetallen dienen tot doel om gemakkelijker inzicht te krijgen in de financiële positie van een overheidsorganisatie. De kengetallen grondexploitatie en belastingcapaciteit zijn niet van toepassing op de VRK.
Pagina 63
JAARVERSLAG 2023
Verloop van de kengetallen Kengetallen:
Verslag 2022
Begroting 2023
Verslag 2023
netto schuldquote
25,8%
34,0%
29,4%
netto schuldquote gecorrigeerd voor leningen
25,8%
34,0%
29,4%
solvabiliteit
7,6%
7,9%
7,9%
structurele exploitatieruimte
0,4%
0,0%
0,9%
Netto Schuldquote De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlasten ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Een laag percentage is gunstig. De VNG adviseert om 130% als maximum norm te hanteren en daarboven de schuld af te bouwen. De netto schuldquote van de VRK van 29.4 % blijft ruim onder dit gestelde maximum. Om inzicht te verkrijgen in hoeverre er sprake is van doorlenen wordt de netto schuldquote zowel in- als exclusief doorgeleende gelden weergegeven (netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen). Solvabiliteit Naast een buffer tegen optredende risico’s, wordt eigen vermogen benut voor de financiering van investeringen. Investeringen worden ook gefinancierd met vreemd vermogen (leningen). Een gezonde verhouding tussen vreemd en eigen vermogen (solvabiliteit) draagt bij aan een doeltreffende en efficiënte vervulling van de publieke functie van de VRK. Deze solvabiliteit wordt uitgedrukt in een ratio.
Structurele exploitatieruimte Dit cijfer helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte een veiligheidsregio heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten (waaronder de rente en aflossing van een lening) te dekken. EMU-saldo Het EMU-saldo geeft inzicht in hoe de uitgaven zich verhouden tot de inkomsten in een jaar (en hoe investeringen in een jaar zich verhouden tot de afschrijvingen). Bij een negatief EMU-saldo besteedt de veiligheidsregio meer geld dan dat zij ontvangt (en overstijgen de investeringen de afschrijvingen), bij een positief EMU-saldo is dit andersom. In het onderstaande overzicht wordt het EMU-saldo van het jaar 2023 weergegeven. Het EMU-saldo is het geraamde onderscheidenlijk gerealiseerde saldo van de ontvangsten en uitgaven van een Openbaar Lichaam, in dit geval de veiligheidsregio, berekend op transactiebasis en overeenkomstig de voorschriften van het Europese systeem van nationale en regionale rekeningen in de Europese Unie (BBV-artikel 1. Lid 1, sub j).
Berekening EMU saldo
2023
Omschrijving
x € 1000,-
Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, artikel 17c)
1.470
Mutatie (im)materiële vaste activa
1.632
Mutatie voorzieningen
1.425
Mutatie voorraden (incl. bouwgronden in exploitatie)
-
Verwachte boekwinst/verlies bij de verkoop van financiële vaste activa en (im)materiële vaste activa, alsmede de afwaardering van financiële vaste activa
132
Berekend EMU-saldo
1.131
Het EMU-saldo gaat niet uit van baten en lasten, maar gaat uit van ontvangsten en uitgaven, berekend op transactiebasis en overeenkomstig de voorschriften van het Europese systeem van nationale en regionale rekeningen in de Europese Unie. Investeringen tellen bijvoorbeeld niet mee in het stelsel van baten en lasten, waarbij wordt uitgegaan van de kapitaallasten van de investeringen. Investeringen in een jaar tellen echter wel volledig mee in het EMUsaldo. Bij een sluitende begroting kan een veiligheidsregio daardoor toch een negatief EMU-saldo hebben.
Pagina 64
JAARVERSLAG 2023
5.2 Onderhoud kapitaalgoederen Kapitaalgoederen zijn goederen waarvoor investeringen nodig zijn. Het gaat om zaken die daarna regelmatig onderhoud vergen. Binnen de VRK zijn de belangrijkste kapitaalgoederen de brandweerposten, de hulpverleningsvoertuigen, beschermende kleding, de meldkamer en het Regionaal Crisiscentrum (RCC). Voor het Meerjarig Onderhoudsprogramma (MJOP) van de brandweerposten die sinds 2022 nagenoeg allemaal in eigendom zijn van de VRK, wordt gebruik gemaakt van de NEN 2767 norm voor conditiemeting van vastgoed. Begin 2024 zullen de MJOP’s van alle gebouwen zijn geactualiseerd.
Beschermende kleding wordt direct na een incident geïnspecteerd. Bij schade vindt reparatie of vervanging plaats. Voor vervanging en onderhoud is budget beschikbaar. In verband met nieuwe inzichten in de noodzakelijke bescherming van de repressieve medewerkers is de hoeveelheid beschermende kleding vergroot. De meldkamer met inrichting wordt onderhouden op basis van een onderhoudsplan. De inrichting van de meldkamer (Brandweer en Calamiteiten coördinator) is opgenomen in het Meerjareninvesteringsplan. Hetzelfde geldt voor het Regionaal Crisiscentrum.
Hulpverleningsvoertuigen worden met name onderhouden op basis van de kilometerstand, en uiteraard wanneer zich gebreken voordoen. Vervanging van de voertuigen is opgenomen in het Meerjareninvesteringsplan. Het onderhoud is opgenomen in de begroting.
Pagina 65
JAARVERSLAG 2023
5.3 Verbonden partijen Onder verbonden partijen worden verstaan die partijen waarin de VRK bestuurlijk en of financieel deelneemt en waardoor zij in de realisatie van haar doelstellingen financieel risico’s loopt. Overzicht Verbonden Partijen 2023 Naam
Eigen Vermogen
Vestigingsplaats
Openbaar belang
Coöperatieve vereniging Regionale Ambulancevoorziening (RAV)
Haarlem
Vergunninghouder ambulancevervoer, in stand houden meldkamer ambulance
Sociaal Voorzieningen Fonds personeel VRK
Haarlem
nvt
Coöperatie Brandweerschool Noord-Holland U.A.
Zaanstad
Facilitairen en organiseren van opleidingen en trainingen t.b.v. de leden
Vreemd Vermogen
01-01-2023
31-12-2023
01-01-2023
31-12-2023
0
0
4.579.716
pm*
14.777
18.804
0
0
0
0
0
0
* De balanscijfers van de RAV zijn per eind 2023 nog niet beschikbaar Conform BBV, artikel 15 wordt in bovenstaande tabel de verwachte omvang van het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het einde van het begrotingsjaar getoond. Coöperatieve vereniging Regionale Ambulancevoorziening (RAV) De VRK neemt, sinds 2012, deel in de Coöperatieve vereniging Regionale Ambulancevoorziening (RAV). Deze vereniging, statutair gevestigd te Haarlem, is opgericht met de ambulancevervoerders Witte Kruis en Ambulance Amsterdam en heeft als doel het (daadwerkelijk) verlenen van ambulancezorg in het algemeen en in de regio Kennemerland in het bijzonder, en het in stand houden van een meldkamer ambulancezorg. De RAV is houder van de ambulancevergunning. De RAV is met ingang van 2013 aanspreek punt voor budgettering en verantwoording naar het ministerie van VWS en de zorgverzekeraars. De VRK zorgt, op basis van een met de RAV gesloten Service Level Agreement (SLA), voor de operationele kwaliteit van de Meldkamer Ambulance (MKA). Jaarlijks wordt door het bestuur van de RAV het, met de zorg verzekeraars afgesproken, budget verdeeld over de deelnemers volgens een budgetverdeelmodel. De deelnemers dienen daarmee hun bedrijfsvoering te dekken. Eventuele financiële risico’s daar binnen dient elke deelnemer voor eigen rekening te voorzien.
Coöperatie Brandweerschool Noord-Holland U.A In 2019 is de Coöperatie Brandweerschool Noord-Holland opgericht. Dit is een samenwerkingsverband met de Veiligheids regio’s Noord-Holland Noord en Zaanstreek-Waterland en heeft als doel het organiseren van opleidingen en trainingen ten behoeve van de Vakbekwaamheid en ontwikkeling van het personeel van de leden, zodat de leden aan hun wettelijke verplichtingen kunnen voldoen. Nederlands Instituut Fysieke Veiligheid (NIPV) De 25 voorzitters van de veiligheidsregio's vormen samen het algemeen bestuur van het NIPV. Het bestuur is verantwoordelijk voor alle taken en werkzaamheden die het NIPV uitvoert in het kader van de Wet veiligheidsregio’s. Het bestuur stelt jaarlijks de begroting met bijbehorend jaarplan, de jaarrekening en het jaarverslag vast en eens per vier jaar een meerjarenbeleidsplan. Hiermee bepaalt het bestuur de ambitie van het NIPV. Ook is het bestuur verantwoordelijk voor concrete zaken als het certificeren van aanbieders van brandweeropleidingen. Het algemeen bestuur kiest drie personen uit zijn midden voor het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur bereidt de besluitvorming van het algemeen bestuur voor en is verantwoordelijk voor onder andere het aanstellen van het personeel van het NIPV, inclusief de directie, en het vaststellen van regels rondom het examenreglement.
Sociaal Voorzieningen Fonds personeel VRK In 2013 is de stichting Sociaal Voorzieningen Fonds personeel VRK in het leven geroepen. De stichting heeft tot doel het verlenen van geldelijke en/of andere bijstand aan contribuanten die naar het oordeel van het bestuur van het fonds in (financiële) nood verkeren.
Pagina 66
JAARVERSLAG 2023
5.4 Bedrijfsvoering Informatie in het kader van de paragraaf Bedrijfsvoering is in dit jaarverslag opgenomen bij het programma Interne Dienstverlening.
5.5 Wet Open Overheid (Woo) De veiligheidsregio en GGD staan meer en meer in de publieke belangstelling en worden daarom steeds vaker benaderd met vragen over de processen en besluitvorming bij de organisatie. Weliswaar is de VRK een relatief beleidsarme uitvoeringsorganisatie voor gemeenten, de thema’s waar de VRK mee bezig is zijn wel van grote maatschappelijke relevantie. Daarmee is het thema openbaarheid van bestuur in de laatste jaren al hoger op de agenda komen te staan en is deskundigheid in de organisatie opgebouwd en is er zo nodig extern advies gevraagd. De nieuwe wetgeving is bij de VRK bestudeerd, en er is gestart met het maken van een plan van aanpak om ervoor te zorgen dat de VRK aan de wettelijke eisen kan gaan voldoen. De VRK beschikt niet over voldoende juridische capaciteit om hierin een hoog tempo te kunnen maken. In 2023 zijn stappen gezet naar een plan van aanpak, dat in 2024 vastgesteld zal worden. De website geeft al wat mogelijkheden om de verplichte categorieën te publiceren, inmiddels wordt gewerkt aan een nieuwe website, waarin die mogelijkheden worden verbeterd. Daarnaast liggen de uitdagingen vooral in een goede inrichting van de informatiehuishouding.
Pagina 67
JAARVERSLAG 2023
5.6 Financiering Wet financiering decentrale overheden (fido)
Gemeenten en provincies mogen liquide middelen aanhouden bij de schatkist (schatkistbankieren). Hier krijgen ze een rentevergoeding voor. Decentrale overheden zijn verplicht om hun overtollige middelen in 's Rijksschatkist aan te houden. Om het dagelijkse kasbeheer te vereenvoudigen is er een drempelbedrag, afhankelijk van het begrotingstotaal, dat buiten de schatkist mag worden gehouden. De benutting van het drempelbedrag wordt berekend als gemiddelde over alle dagen in het kwartaal. Gemiddeld mag een decentrale overheid dus maximaal het drempelbedrag buiten de schatkist hebben gehouden.
Het Rijk heeft regels gesteld aan hoe gemeenten en provincies hun geld en kapitaal beheren. Die regels staan in de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido). Hoeveel geld gemeenten en provincies mogen lenen, is afhankelijk van de hoogte van de begroting. De kasgeldlimiet bepaalt hoeveel geld ze mogen lenen voor een periode van maximaal 1 jaar. De renterisiconorm schrijft voor hoeveel maximaal geleend mag worden voor een periode langer dan 1 jaar.
Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (*€ 1.000) Verslagjaar 2023 Drempelbedrag
1.022 Kwartaal 1
2.724 Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
53
50
46
42
Ruimte onder het drempelbedrag
969
972
2.678
2.682
-
-
-
-
Overschrijding van het drempelbedrag (1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar 2023 Begrotingstotaal verslagjaar
136.206
Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen
136.206
Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat
-
Drempelbedrag
1.022
(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1 Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil)
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
4.759
4.572
4.266
3.827
Dagen in het kwartaal
90
91
92
92
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
53
50
46
42
Renterisico kort en langlopende financiering
Gerealiseerd saldo kortlopende schulden:
Kasgeldlimiet De door het Rijk opgelegde kasgeldlimiet beperkt het risico van stijgende rentelasten voor de kortlopende financiering. De limiet beperkt de maximale omvang van de gemiddelde korte schuld (< 1 jaar) per kwartaal tot 8,2% van de totale lasten van de begroting.
Bedragen x € 1.000
Realisatie
1e kwartaal
6.681
2e kwartaal
6.708
3e kwartaal
577
4e kwartaal
10.427
Kasgeldlimiet 8,2% van begrotingstotaal 136 mln.
11.171
Pagina 68
JAARVERSLAG 2023
Renterisiconorm De renterisiconorm beperkt het renterisico op de langlopende financiering. De norm bevordert de spreiding van de looptijd van de kapitaalmarktleningen (looptijd lening > 1 jaar) door de omvang te beperken van de leningen waarvoor de rente in een bepaald jaar moeten worden aangepast. Het rijk heeft de maximale omvang van leningen met een renteaanpassing vastgesteld op 20% van het begrotingstotaal. Het maximale bedrag aan aflossing en herfinanciering bedroeg daarmee in 2023 € 27.2 miljoen.
Financiering Om inzicht te krijgen in de financieringsbehoefte op korte en lange termijn wordt een liquiditeitsplanning gemaakt. Op basis van deze planning was voor 2023 een langlopende lening van € 2 miljoen gepland. Bedragen x € 1.000
Renteomslag De rentelasten worden toegerekend aan de producten met het renteomslag-percentage. Dit percentage is voor 2023 vastgesteld op: • 0 % voor alle materiële vaste activa • 2,6% voor de overgenomen kazernes • 0,65% voor de overgenomen brandweerposten in 2021 • 1,915% voor de nieuwbouw brandweerpost Bennebroek
Financieringsresultaat Het financieringsresultaat over 2023 bedraagt € 208.159. Bij de begroting werd uitgegaan van een voordeel van € 39.000. Deze verhoging komt voort uit de positieve rente op schatkistbankieren. Sinds 2023 wordt er weer rentevergoeding ontvangen waar de VRK in voorgaande jaren nog rente moest betalen op saldo’s boven de € 250.000.
Realisatie
Stand leningenportefeuille per 1 januari 2023
42.472
Nieuwe leningen / herfinanciering
2.000
Reguliere aflossingen
-2.864
Stand per 31 december 2023
41.608
Het gemiddelde rentepercentage van de leningenportefeuille 2023 bedraagt 1.5%
Pagina 69
JAARVERSLAG 2023
5.7 Grondslagen De jaarrekening 2023 is opgesteld conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De samenstelling van de jaarrekening vindt plaats op basis van een aantal grondslagen voor de waardering en de bepaling van het resultaat. Er zijn drie categorieën: a. Algemene grondslagen b. Waarderingsgrondslagen c. Grondslagen voor resultaatbepaling Ad a. Algemene grondslagen Als algemeen uitgangspunt wordt het voorzichtigheidsbeginsel gehanteerd, wat wil zeggen dat de VRK bij de toepassing van de grondslagen voorzichtigheid in acht neemt. Ad b. Waarderingsgrondslagen Voor zover niet anders vermeld zijn de activa en passiva gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingprijs. Duurzame activa met een economisch nut zijn gewaardeerd tegen de aanschafwaarde, verminderd met de afschrijvingen. Afschrijving vindt plaats op grond van vastgestelde afschrijvingstermijnen. Is een object niet ingedeeld, dan geldt de verwachte gemiddelde levensduur van een soortgelijk object. Op grond wordt niet afgeschreven. Voertuigen worden met ingang van 2018 afgeschreven tot 95% van de aanschafwaarde.
Afschrijving vindt plaats in het jaar volgend op de investering en op basis van lineaire afschrijving. De investeringen voor het gebouw en installaties voor de meldkamer Noord-Holland worden op basis van annuïtair afgeschreven. De objectspecificatie, het verloop van de boekwaarden, gedurende het verslagjaar en een specificatie van de vermeerderingen en verminderingen blijken uit de staat van geactiveerde investeringen. Vorderingen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarden onder aftrek van een voorziening voor oninbaar. Onder de voorzieningen zijn de (op het moment van opstellen van de jaarrekening) bekende latente verplichtingen opgenomen, evenals verwachte verliezen en risico’s voor zover de omvang hiervan redelijkerwijs is in te schatten. De overige activa en passiva zijn tegen de nominale waarde gewaardeerd. Toelichting op het drempelbedrag ten aanzien van schatkistbankieren wordt gegeven in de paragraaf Financiering. Alle kortlopende schulden zijn opgenomen met een rente typische looptijd korter dan een jaar. Ad c. Grondslagen voor de resultaatbepaling Bij de bepaling van het resultaat wordt het volgende in acht genomen: Het toerekeningbeginsel: de baten en lasten in het boekjaar worden in de jaarrekening verantwoord, ongeacht of zij tot daadwerkelijke ontvangsten of uitgaven in het boekjaar hebben geleid.
Het realisatiebeginsel: alleen gerealiseerde resultaten worden verantwoord.
Pagina 70
JAARVERSLAG 2023
5.8 Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening De VRK sluit 2023 af met een positief exploitatieresultaat van € 80.754 (inclusief onttrekkingen bestemmingsreserves ad. € 835.967). Rekening 2022 Bedragen x € 1000
Uitg.
Ink.
Saldo
Pr. Begroting 2023 voor wijziging
Begroting 2023 na wijziging
Uitg.
Uitg.
Ink.
Saldo
Ink.
Resul taat
Rekening 2023 Saldo
Uitg.
Ink.
Saldo
Programma's Openbare Gezondheids zorg
9.183
6.050
Brandweerzorg
41.181
2.782
Multidisciplinaire Samenwerking
2.022
-
Ambulancezorg
8.249
GHOR Zorg en Veiligheidshuis
-3.133
9.578
6.580
-2.998
11.462
7.621
-3.840
12.208
-3.840
12.208
137
42.479
3.428
-39.051
45.136
3.716
-41.420
45.426
-41.420
45.426
-317
-2.022
2.148
-
-2.148
3.433
-
-3.433
2.485
-3.433
2.485
947
1.225
-7.024
7.407
967
-6.440
8.086
883
-7.203
8.588
-7.203
8.588
-100
1.616
22
-1.594
1.583
-
-1.583
1.885
28
-1.858
1.883
-1.858
1.883
33
1.169
1.323
154
923
550
-373
1.263
890
-373
503
-373
503
67
Meldkamer Noord Holland
8.536
5.698
-2.838
8.559
5.871
-2.688
10.124
6.780
-3.344
9.556
-3.344
9.556
118
Financiële middelen
1.332
209
-1.123
1.373
39
-1.334
1.511
39
-1.472
1.443
-1.472
1.443
265
Interne Dienstverlening
20.233
87
-20.146
20.934
106
23.901
1.600
21.521
987
Jeugdgezond heidszorg
8.187
3.711
-4.476
8.185
3.346
9.532
4.086
9.215
307
-38.399
-20.828 -4.839
-22.302 -5.447
21.521 9.215
-22.302 -5.447
Bevolkingszorg
581
-
-581
652
-
-652
695
-
-695
628
-695
628
99
Veilig thuis
7.073
237
-6.836
6.900
239
-6.661
7.507
262
-7.244
8.469
-7.244
8.469
-857
Corona
42.982
42.982
-
-
-
-
11.457
11.457
-
8.223
-
8.223
-0
Oekraine
171
171
-
-
-
-
187
187
-
124
-
124
-
-
-
-
-
-
-
28
28
-
-
-
-
-
152.515
64.497
-88.018
110.721
21.126
-89.595
136.207
37.576
-98.630
130.272
33.329
-96.944
1.687
Noodopvang asielzoekers Totaal programma's
Algemene dekkingsmiddelen BDUR
-
12.794
12.794
-
12.690
12.690
-
14.437
14.437
-
14.437
14.437
0
Bestuurs afspraken
-
34.621
34.621
-
34.741
34.741
-
34.620
34.620
-
34.620
34.620
-
Inwonerbijdrage
-
30.882
30.882
-
33.598
33.598
-
38.679
38.679
-
38.679
38.679
-0
Zorg verzekeraars
-
9.692
9.692
-
8.991
8.991
-
10.341
10.341
-
10.125
10.125
-216
Totaal algemene dekkings middelen
-
87.989
87.989
-
90.020
90.020
-
98.077
98.077
-
97.861
97.861
-216
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
110.721
111.146
425
136.207
135.653
-554
130.272
131.190
917
1.471
Bedrag voor de heffing van VPB Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten
152.515
152.486
-29
Pagina 71
JAARVERSLAG 2023
Rekening 2022 Bedragen x € 1000
Uitg.
Ink.
Saldo
Pr. Begroting 2023 voor wijziging
Begroting 2023 na wijziging
Uitg.
Uitg.
Ink.
Saldo
Ink.
Resul taat
Rekening 2023 Saldo
Uitg.
Ink.
Saldo
Toevoegingen en onttrekk ingen reserves: Reserve Generatiepact
150
127
-23
-
58
58
-
196
196
103
124
21
-175
Reserve Veilig Thuis
289
289
-
-
-
-
17
17
-
17
17
-
Reserve verlofuren Veilig Thuis
35
35
-
-
-
-
-
-
-
37
37
37
Reserve versterking crisisbeheer sing
-
-
-
-
-
-
1.150
-
-1.150
-1.150
Reserve ontvlechting meldkamer
-
-
-
-
200
200
190
190
-10
Reserve duurzaamheid
333
333
-
-
-
-
116
116
-
116
116
-
Reserve Achter blijvende kosten meldk amer
46
46
-
-
-
-
15
15
-
-
-
-15
Reserve Zorg & Veiligheidshuis
519
13
-506
-
-
-
-
-
-
70
3
-67
-67
Gerealiseerde resultaat
153.184
153.329
145
110.721
111.204
483
136.207
136.197
-10
131.595
131.677
81
91
Verantwoordingsniveau In het jaarverslag 2023 wordt op programmaniveau verantwoording afgelegd. Dit houdt concreet in dat op de totalen van alle programma’s in dit verslag een verantwoording is opgesteld. Deze toelichting in hoofdstuk 4 is onderverdeeld naar sectoren.
Balansposities Voor de jaarrekening zijn alle balansposities gecontroleerd en zijn risico’s geïnventariseerd. Toekomstige verplichtingen en onderhanden projecten zijn gecontroleerd en in kaart gebracht. Dit heeft ertoe geleid dat een aantal voorzieningen zijn vrijgevallen. Anderzijds zijn risico's in de risicoparagraaf omschreven.
Pagina 72
JAARVERSLAG 2023
5.9 Opbouw van het begrotingssaldo: Bij het opstellen van de initiële programmabegroting 2023 werd uitgegaan van een positief begroting saldo van € 243.000. De actuele begroting 2023 heeft een negatief saldo van € 9.300. Onderstaand de mutaties op het begroting saldo: Vertrekpunt begrotingsaldo programmabegroting 2023
243
Nominale ontwikkeling Prijs- en loonindexering
-6.103
Stijging gemeentelijke bijdrage
4.556
Stijging gemeentelijke bijdrage agv Indexering versterkingsmiddelen
418
Stijging productgerelateerde inkomsten
138
Stijging BDUR
295
subtotaal nominale ontwikkeling
-696
Autonome ontwikkelingen Versterking Crisisbeheersing en informatievoorziening
-1.214
Extra middelen BDUR tbv Crisisbeheersing en informatievoorziening
1.214
Ontvlechting meldkamer - beheerstaken die terugkomen
-200
Ontvlechting meldkamer - onttrekking bestemmingsreserve
200
Medische Milieu Kunde
-100
Infectiepreventie THZ
-78
Verhoging bijdrage WVSW
-14
Wet Open overheid
-35
Leertafel Zorg en Veiligheid
-60
- Te ontvangen subsidie Leertafel Zorg en Veiligheid
60
ARBO
-43
subtotaal autonome ontwikkeling
-270
Actualisatie MJIP 2023-2027
476
subtotaal actualisatie MJIP 2023-2027
476
Loon- en prijscompensatie BDUR
238
subtotaal Loon- en prijscompensatie BDUR
238
Herzien Begrotingssaldo actuele begroting 2023
-9
Pagina 73
JAARVERSLAG 2023
5.10 Incidentele baten en lasten per programma Incidentele baten en lasten
baten
lasten
(*€ 1.000) Programma ambulancezorg Boekwinst verkoop voertuigen
13 13
Programma Covid
Programma Noodopvang ontheemden Oekraine
8.224
8.224
8.224
8.224
124
124
124
124
Programma Brandweerzorg Onttrekking bestemmingsreserve Generatiepact
11
Onttrekking bestemmingsreserve Ontvlechting meldkamer
190
Boekwinst verkoop voertuigen
119
Aanvullende dotatie onderhoudsvoorzieningen
68
Oninbaaarheid kosten kazernes oude jaren Totaal Brandweer
96 320
164
Programma GHOR Toevoeging bestemmingsreserve versterking crisisbeheersing
108 108
Programma Multidisciplinaire samenwerking Toevoeging bestemmingsreserve versterking crisisbeheersing
752 752
Programma Zorg- en veiligheidshuis Toevoeging/onttrekking bestemmingsreserve
3
70
Totaal Zorg- en Veiligheidshuis
70
Programma Veilig Thuis Onttrekking bestemmingsreserve frictiekosten VT Onttrekking bestemmingsreserve verlofuren VT
17 37 54
Programma Financiele Middelen Toevoeging bestemmingsreserve generatiepact Totaal Financiele middelen
103 0
103
Pagina 74
JAARVERSLAG 2023
Meldkamer NH Aanvullende dotatie onderhoudsvoorzieningen Nacalculatie 2022
15 -101 -101
15
Programma Interne Dienstverlening Onttrekking bestemmingsreserve Generatiepact
93
Onttrekking bestemmingsreserve Duurzaamheid
116
Toevoeging bestemmingsreserve versterking crisisbeheersing
261
Extra dotatie onderhoudsvoorziening Zijlweg Totaal Interne Dienstverlening Totaal
69 209
330
8.843
9.890
Pagina 75
JAARVERSLAG 2023
5.11 Investeringen en restantkredieten Restantkredieten
Overschrijding kredieten
In 2023 stond eind december nog een bedrag van € 6.9 miljoen aan restantkredieten open. Dit is onder te verdelen in: • (Deels bestelde) voertuigen € 1.305.800 • Herinrichting terrein Zijlweg € 2.198.100 • Nieuwbouw kazerne Bennebroek € 982.300 • Nog te leveren pagers € 207.000 • Werkplekvoorzieningen € 832.900 • Divers brandweerbepakking € 582.100 • Verbouwing JGZ-locatie € 100.000 • Vernieuwing website € 184.000 • Zonnepanelen € 51.000 • Diversen gebouwen € 269.400 • Overig € 237.000 Totaal €6.949.600
De overschrijding op kredieten bedraagt voor 2023 € 120.800. Dit betreft: • Piketvoertuigen € 42.400 • Haakarmbak slangenbruggen € 19.700 • Ambulance € 12.000 • Inrichting personeels- en lunchruimte € 24.300 • Switches Zijlweg € 15.600 • Overig € 6.600 Totaal € 120.800
Vrijval kredieten
De effecten van het doorschuiven op de kapitaallasten in de begroting 2024 zijn verwerkt bij de actualisatie van het investeringsplan als onderdeel van de programmabegroting 2025. In bijlage 2 is een nadere specificatie van alle kredieten opgenomen.
Een bedrag van € 820.865 valt vrij in 2023. De geplande investeringen worden doorgeschoven naar 2026 en 2028 of zijn voor een lager bedrag gerealiseerd.
Deze overschrijdingen komen met name voort uit prijsstijgingen gedurende het project. Bovenstaande overschrijding krijgt bij vaststelling van het jaarverslag alsnog goedkeuring.
Pagina 76
JAARVERSLAG 2023
5.12 Informatie over maximum inkomensnorm voor de publieke sector Op 1 januari 2013 is de Wet normering topinkomens (WNT) in werking getreden. De WNT is van toepassing op de VRK. Het toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2023 € 223.000. Bezoldiging topfunctionarissen
Gegevens 2023 bedragen x € 1
A.F.M. Schippers A. van de Velden
O.F. Scheidel
H. Balk
Functiegegevens
Algemeen Directeur Publieke Directeur Publieke directeur Gezondheid Gezondheid
Waarnemend directeur VRK
Aanvang en einde functievervulling in 2023
1/1 - 31/12
1/1 - 5/9
11/4-31/12
1/11-31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1.0
1.0
1,0
1.0
Dienstbetrekking?
ja
ja
ja
ja
159.977
159.676
111.702
22.237
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
22.563
15.357
16.267
3.749
Subtotaal
Beloningen betaalbaar op termijn
182.540
175.033
127.969
25.986
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
223.000
223.000
223.000
223.000
-
-
182.540
175.033
Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan
-
-
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
nvt
nvt
1/1 - 31/12
1/1 - 31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1,0
1,0
Dienstbetrekking?
ja
ja
162.349
149.153
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Bezoldiging
127.969
25.986
nvt
nvt
Gegevens 2022 Aanvang en einde functievervulling in 2020
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn
23.413
22.869
Subtotaal
185.763
172.022
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
216.000
216.000
Bezoldiging
185.763
172.022
0
Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2023 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen.
Pagina 77
JAARVERSLAG 2023
Toezichthoudende topfunctionarissen met een bezoldiging van € 1.900 of minder In verband met burgemeesterswissel en de gemeenteraadsverkiezing is er gedurende het jaar sprake geweest van wisselingen in AB en DB leden. Gegevens 2023 NAAM TOPFUNCTIONARIS
FUNCTIE
Dagelijks bestuur: Mevrouw M.H.F. Schuurmans-Wijdeven
Burgemeester Haarlemmermeer , voorzitter
De heer J. Wienen
Burgemeester Haarlem,
De heer F.C. Dales
Burgemeester Velsen
Dhr. A. Schoorl
Wethouder volksgezondheid Heemskerk
Dhr. L. Carree
Wethouder volksgezondheid Zandvoort
Algemeen bestuur: De heer M.E. Smit
Burgemeester Beverwijk
De heer. E.J. Roest
Burgemeester Bloemendaal
Mevr. A. Broekers Knol (waarnemend)
Burgemeester Bloemendaal
De heer J. Wienen
Burgemeester Haarlem
Mevrouw M.H.F. Schuurmans-Wijdeven
Burgemeester Haarlemmermeer
De heer A.H.J.J. Luijten
Burgemeester Heemskerk
Mevrouw A.C. Nienhuis
Burgemeester Heemstede
De heer F.C. Dales
Burgemeester Velsen
De heer D. Moolenburgh
Burgemeester Zandvoort
De heer S.M. Nieuwland
Burgemeester Uitgeest
Pagina 78
JAARVERSLAG 2023
5.13 Balans en toelichting (Bedragen x € 1.000) ACTIVA
31-12-2022
31-12-2023 PASSIVA
Vaste activa Immateriële vaste activa
31-12-2022
31-12-2023
3.458
3.141
Vaste passiva 2.609
2.501
2.609
2.501
Materiële vaste activa
Eigen vermogen
Investeringen met economisch nut Bedrijfsgebouwen
19.733
21.014 Algemene reserve
Vervoermiddelen
17.527
18.003 Bestemmingsreserves
1.578
2.875
Machines, apparaten en installaties
5.421
5.559 Totaal reserves
5.036
6.016
Overig Totaal Materiële vaste activa
Totaal activa
3.217 45.898
48.506
144
81
47.576 Totaal eigen vermogen
3.001 Saldo Jaarrekening
5.180
6.097
Voorzieningen
4.030
5.455
50.077 Totaal voorzieningen
4.030
5.455
Vaste schulden rentetyp.looptijd > 1 jr Voorraad
4
8 Binnenlandse banken
42.472
41.607
Totaal voorraad
4
8 Totaal vaste schulden
42.472
41.607
15
19
Vlottende activa
Vlottende passiva
Uitzettingen rentetyp.looptijd < 1jr
Kortlopende schulden < 1jr
Vorderingen op openbare lichamen
14.488
18.325 Kasgeldleningen o/g
Nog te ontvangen exploitatie baten RAV
1.819
2.806 Rekening Courant
Overige vorderingen
193
367 Overige schulden
Totaal uitzettingen rentetyp. looptijd < 1jr
16.500
Totaal kortlopende schulden 21.497 < 1jr
Overlopende activa
122 9.072
12.912
9.087
13.053
2.078
7.977
Overlopende passiva Ontvangen voorschotbedragen specifiek doel
Nog te ontvangen specifiek doel
1.140
3.728
Vooruitbetaalde exploitatielasten
1.075
1.250 Vooruitontvangen bedragen
203
11
Overige nog te onvangen bedragen
891
875 Nog te betalen exploitatie lasten
5.388
3.253
3.106
5.853 Totaal overlopende passiva
7.669
11.241
68.436
77.454
Totaal overlopende activa Liquide middelen
319
Totaal ACTIVA
68.436
18 77.454 Totaal PASSIVA
Pagina 79
JAARVERSLAG 2023
Toelichting op de balans (bedragen x € 1000) ACTIVA Immateriële vaste activa In 2022 zijn twee leningen vervroegd afgelost en overgesloten naar een lagere rente. De boeterente is meegefinancierd en geactiveerd onder immateriële vaste activa. Onderdeel
Boekwaarde
Vermeerdering
Vermindering