Bijlage 2 - Capaciteit project formule 1

Bijlage 2 Capaciteit Project Formule 1 2021 In 2019 is voor het project “Terugkeer van de Formule1 naar Zandvoort” een inschatting gemaakt van de ambtelijke inzet. Daarbij werd behalve een inschatting van het aantal uren per afdeling, tevens aangegeven of deze uren voor rekening van het budget F1 zouden komen, of dat deze moesten worden opgevangen binnen de bestaande ambtelijke capaciteit. Na het verrijden van de eerste race zou een evaluatie worden gedaan, waarbij onder meer een nieuwe inschatting wordt gemaakt, op basis van de opgedane ervaring. In de tweede helft van 2020 is een nieuwe inschatting gedaan door de ambtelijke organisatie. In 2019 bleek dat het hosten van een groot evenement met internationale allure veel vraagt van een gemeentelijke organisatie die daar geen ervaring mee heeft. Gaandeweg de voorbereidingen is onderkend dat externe expertise op het gebied van grootschalige evenement nodig was, expertise buiten de ambtelijke organisatie (bijvoorbeeld de omgevingsmanager en de deelprojectleider evenementenvergunningen). Deze specialisten zijn (via de afdelingen) ingehuurd en doorbelast op het project. De gemeente Zandvoort had daarnaast de verwachting dat er vooral voor de eerste editie extra capaciteit nodig is en het hosten van het evenement in de jaren daarna ‘business as usual’ is.

De editie in 2020 is door de coronacrisis natuurlijk anders verlopen, maar daarnaast is duidelijk geworden dat dat de gemeentelijke organisatie van dit evenement niet volledig door de reguliere organisatie kan plaatsvinden. Het is te groot, te complex, heeft enorm veel media-aandacht, bestuurlijke exposure, imagorisico’s (en imagokansen) voor Zandvoort etc. Ook is er na één evenement ervaring met één scenario. Een jaar daarna kunnen de omstandigheden (bijvoorbeeld het weer, aanwezigheid wel/geen internationale fans, weinig/veel overnachtingen en activiteiten in het dorp, inhoudelijk programma, aantal bezoeken, mede gekoppeld aan deelname Max Verstappen) anders zijn. De ambtelijke organisatie is gewend om lering te trekken van dit soort evenementen (voorheen Max Verstappen dagen en circuitrun) gedurende een periode van minimaal 3 jaar. Hieronder staan in een tabel de ingeschatte interne en externe capaciteit ten laste van het project. Het gaat om de inzet van de start van de voorbereidingen t/m de evaluatie, inclusief de inzet tijdens het evenement zelf. Een aantal activiteiten/uren worden binnen de reguliere interne capaciteit opgepakt (deze komen ten laste van de reguliere inzet van de afdelingen, hier is geen bedrag ingevuld). Ook zijn de uren zelf niet altijd ingevuld, ze worden niet apart bijgehouden (niet bekend) want het is onderdeel van de reguliere interne capaciteit.

1/2

Afdeling BBOR

Taken/mensen Deelprojectleider mobiliteit + ondersteuning Beleidsmedewerker mobiliteit en parkeren Regisseur openbare ruimte (extra werkzaamheden) Expertise mobiliteit (o.a. Arcadis)

Uren 1.580 100 300

B&C

-

1.125 450

Communicatieadviseur Omgevingsmanager Woordvoerder

Kosten project €64.800 € 7.200 € 21.600 € 100.000 (subtotaal € 193.600) € 90.000 € 45.000 (subtotaal € 135.000)

CC DIA ECDW

JZ

M OMB PCM

Projectcontroller Specialist/begeleider evaluatie Deelprojectleider side-events Beleidsadviseur side-events Adviseur duurzaamheid Externe advisering Pels Rijcken Advisering afdeling: juridisch advies 2e lijn, inkoopadvies, afhandeling bezwaar- en beroepszaken, wob-verzoeken Managementassistent Juridisch adviseur omgevingsvergunningen Technisch adviseurs Bereikbaarheidscoördinator

200 1.350 300

€ 50.000

500 80 50 100

PG

-

Programmamanager Programmasecretaris

1.040 1.120

VH

-

Deelprojectleider veiligheid Ondersteuner wg veiligheid Juridisch adviseur Teammanager handhaving Teammanager/veiligheidsman Handavers tijdens evenement

1.020 350 160 220 428 550

VTH

Totaal

-

Deelprojectleider evenementenvergunningen Afgifte parkeervergunningen t.b.v. F1 weekend Omgevingsdienst IJmond Procesmanager vergunningen Toetsers vergunningen Juridisch advies evenementenvergunning

€ 15.000

200 500

€ 23.500 € 3.600 € 7.200 (subtotaal € 10.800) € 75.000 € 57.000 (subtotaal € 132.000) € 139.200 € 25.200

(subtotaal € 164.400) € 30.000 € 36.000 € 27.500

300

(subtotaal € 93.500) € 818.000

2/2