Document · PDF

2023 Bestuursrapportage BVEB (definitief)

Raadsvergadering 14 december 2023, gemeente ZaltbommelBij agendapunt: Bestuursrapportage 2023 BVEB8.769 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Niet gevonden in dit document.

Bestuursrapportage 2023

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD |

INHOUDSOPGAVE 1.

Inleiding / 3

Managementsamenvatting / 5

Overhead / 9 3.1. Hoe staan we er financieel voor? / 9 3.2. Betrokken partijen / 11

Algemene dekkingsmiddelen / 12

Onvoorzien / 13

Paragrafen / 14 6.1. Risico's / 14 6.2. Paragraaf Bedrijfsvoering per team / 14

Financiële Bestuursrapportage / 20 7.1. Totaaloverzicht Bestuursrapportage / 20 7.2. Incidentele baten en lasten / 23 7.3. Reserves en voorzieningen / 23 7.4. Investeringskredieten / 25

Bijdrage per deelnemer / 27

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

1. Inleiding Voor u ligt de bestuursrapportage (berap) 2023 van de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard (BVEB). Sinds 1 januari 2017 voert de BVEB voor Maasdriel en Zaltbommel op het gebied van Financiën (FIN), Informatisering & Automatisering (I&A), Juridische Zaken (JZ)en Human Resource Management (HRM) onder andere de volgende bedrijfsvoeringstaken uit: • Het voorbereiden en uitvoeren van beleid; • Het geven van advies en het uitvoeren van projecten; • Het uitvoeren van het beheer, waaronder de salaris- en personeelsadministratie. De berap maakt onderdeel uit van de complete Planning & Control cyclus (P&C-cyclus) van de BVEB en is de derde stap in de P&C cyclus van 2023. De berap is een rapportage op basis van de gegevens tot en met mei 2023. Daarbij wordt een doorkijk gegeven voor het verloop van de rest van het jaar. We geven hiermee inzicht in de uitvoering van de vastgestelde begroting. Opbouw bestuursrapportage In de managementsamenvatting leest u op hoofdlijnen hoe we er beleidsmatig voorstaan tot en met mei 2023. Daarnaast leest u wat de verwachtingen zijn voor de rest van het jaar. De berap BVEB kent geen programma's zoals de berap van de gemeenten. De uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken en de bekostiging vanuit de gemeenten valt merendeels onder 'overhead'. Dit onderdeel is voornamelijk financieel van aard.

In de paragraaf Bedrijfsvoering geven we per team aan wat de bijdrage is bij het uitvoeren van de bedrijfsvoeringstaken van de BVEB en wat er specifiek wordt gedaan in 2023. Organisatieplan Toekomst BVEB Op 11 mei jl. is het Organisatieplan Toekomst BVEB (verder te noemen Organisatieplan) inclusief de implementatiestrategie definitief vastgesteld door het bestuur van de BVEB. De door uw Raden vanaf 2022 toegezegde structurele middelen voor het Organisatieplan, namelijk € 400.000 per jaar, maken hierdoor vanaf 2023 structureel onderdeel uit van de reguliere begroting. Voor de invoering van het Organisatieplan zijn implementatiekosten nodig. Wij vragen u dan ook de nog beschikbare middelen van € 329.015 in de algemene reserve BVEB beschikbaar te stellen aan de BVEB zodat we deze toe kunnen voegen aan de Bestemmingsreserve Projecten. In 2023 en 2024 gebruiken we deze middelen voor ontwerpkosten en een gestructureerde ontwikkelstrategie voor de implementatie van het Organisatieplan. Financieel resultaat 2023 Bij het opstellen van de begroting 2023 gingen we uit van de op dat moment laatst bekende circulaire van het gemeentefonds van september 2021. We gaven daarbij aan dat wanneer de prijsstijgingen en cao-ontwikkelingen daar aanleiding toe zouden geven, we met een verzoek zouden komen voor aanvullende middelen.

In de vastgestelde begroting is gerekend met indexaties van 2,3% voor personele en 1,5 % voor materiële kosten. Begin april is de cao gemeenten en SGO 2023 bekrachtigd. Dit heeft tot gevolg dat de begrote loonkosten toenemen met € 323.000. Daarnaast zijn de materiële kosten enorm gestegen. Het gemeentefonds spreekt in de circulaire van september 2022 over 5,9%, maar leveranciers berekenen kostprijsstijgingen van 10 tot zelfs 15% door. Om deze prijsstijgingen op te kunnen vangen moeten we de materiële budgetten verhogen met € 144.000.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

Wij vragen uw raad dan ook de extra benodigde middelen van in totaal € 467.000 beschikbaar te stellen. Als BVEB beschikken we namelijk niet over algemene reserves om deze risico's op te kunnen vangen. Buiten de loon- en prijsstijgingen en de implementatiekosten voor de organisatieontwikkeling verwachten we het jaar te eindigen met een sluitend resultaat. Aanpassing Investeringskredieten 2023 Daarnaast verwachten we een overschrijding op het investeringskrediet van project 'Mobile Devices Organisatie 2023' van € 25.000. En voor het investeringskrediet 'Herinvestering vaste en mobiele werkplekken 2023' verwachten we een overschrijding van € 50.000. Wij verzoeken u deze beide investeringkredieten op te hogen naar de benodigde verwachte financiële middelen. De jaarlijkse kapitaallasten zullen hierdoor stijgen met in totaal € 14.600 welke we binnen onze lopende budgetten zullen opvangen.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

2. Managementsamenvatting Begin 2023 heeft de directie van de BVEB het Organisatieplan voorgelegd aan het bestuur van de BVEB. Begin februari nam het bestuur een voorgenomen besluit op dit Organisatieplan. Daarna is het ter advies voorgelegd aan de ondernemingsraad (OR) van de BVEB. Op 11 mei jl. heeft het bestuur na een positief advies van de OR het besluit bekrachtigd. De bedrijfsonderdelen directie, bedrijfsvoering en services maken vanaf nu officieel onderdeel uit van de organisatiestructuur. De directeur en programmadirecteur zijn vanaf nu hiërarchisch leidinggevenden voor de vier teams. De dagelijkse aansturing en teamontwikkeling is geborgd door de inrichting van een managementhulpstructuur. Per team is er een coördinerend senior. Voor de gehele BVEB is er één co-manager HR, die de directeuren ondersteunt op de P-taken. Na werving van de programmadirecteur en de servicemanager wordt de uitwerking van het Organisatieplan tijdens de implementatie georganiseerd. Dit duurt naar verwachting twee jaar. Uitgangspuntenimplementatie De uitgangspunten voor implementatie zijn als volgt: • We nemen alle huidige medewerkers van de BVEB mee in deze ontwikkeling. Doorontwikkeling in een veilige (leer)omgeving. We blijven aangesloten op de organisatieontwikkeling van Maasdriel en Zaltbommel.

• We creëren in deze periode duidelijkheid over de verwachtingen op zowel teamniveau als op niveau van rollen en functies. Verwachtingen op het niveau van de BVEB-organisatie en op teamniveau worden afgestemd en zijn niet verwoord in ‘eisen’. We organiseren deze ontwikkeling bij voorkeur met vast personeel. • De ‘basis op orde’ van de dienstverlening van de BVEB draagt bij aan het vertrouwen in deze dienstverlening en vervolgens in de realisatie van de ambities van het Organisatieplan. • Verbindend en waarderend communiceren vormt het uitgangspunt bij de uitwerking van het communicatieplan. • 'Van A naar B, via B'; we kiezen voor een besturing van de implementatie door middel van de sturingslijnen zoals opgenomen in het Organisatieplan. Gestructureerde ontwikkelstrategie Het Organisatieplan geeft richting aan de ontwikkeling van de BVEB. De inrichting van de BVEBorganisatie is op functieniveau vormgegeven. Zoals uit de uitgangspunten blijkt, vraagt het werkend krijgen in het dagelijks werk om een verdere uitwerking en implementatie. Het vraagt aan de ene kant om concrete uitvoeringsacties (bijvoorbeeld personele invulling van nieuwe functies en rollen, uitwerken visie op bedrijfsvoering, implementatie van Topdesk voor Financiën en HRM, uitwerken van taakomschrijvingen en werkinstructies e.d.).

Aan de andere kant vragen de nieuwe aansturingslijnen en nieuwe functies en rollen om een nieuwe werkwijze die door collega’s eigen gemaakt wordt. Het vraagt om leren en ontwikkelen om deze nieuwe werkwijze met vakvolwassenheid te laten plaatsvinden. En het vraagt om gewenning. Vanuit deze context kiezen we voor een gestructureerde ontwikkelstrategie. In het plan van aanpak voor de implementatie nemen we concrete activiteiten op, elkaar opvolgend en gepland in praktisch aansluitende periodes over twee jaar. Tegelijkertijd is er sprake van een leercyclus. Hiervoor betrekken we collega’s bij de verdere uitwerking, bijvoorbeeld voor de werkwijze van het bedrijfsen servicebureau. En we organiseren gerichte communicatie binnen de BVEB en richting de collega’s van Maasdriel en Zaltbommel. Daarnaast organiseren we leer- en ontwikkelactiviteiten en doen we in de praktijk ervaring op met de nieuwe werkwijze. Daarop reflecteren we actief en optimaliseren op basis daarvan de werkwijze.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

(Tussen)resultaten 2023 De gestructureerde ontwikkelstrategie organiseert en ondersteunt met activiteiten de noodzakelijke ontwikkeling bij de implementatie van het Organisatieplan. De volgende tussenresultaten zijn benoemd: 2023 – het eerste jaar van de implementatie van de organisatiestructuur staat in het teken van het uitwerken, inregelen en organiseren (ontwikkelen). • In de eerste helft van 2023 vervolgt de BVEB concrete stappen om de basis op orde te krijgen. • Na invulling van de nieuwe functies worden er ontwikkelgesprekken gevoerd met de collega’s van wie het werk verandert. Zij worden geënthousiasmeerd en gepositioneerd om voorop te gaan in de nieuwe werkwijze (meehelpen met het verder uitwerken, praktisch en concreet het voorbeeld geven). • Het MT BVEB wordt effectief werkend. De co-manager HR BVEB en de coördinerend senioren worden in positie gebracht om hun rol in te kunnen vullen. Ervaringen vanuit de huidige pilot 'comanager HR' worden daarbij betrokken. • Na de zomer is het plan van aanpak voor de implementatie gereed. • In het najaar is de visie op bedrijfsvoering gereed, die richting geeft aan de uitwerking van het programma bedrijfsvoering. • Voor de winter heeft HR (centrale) ontwikkelactiviteiten in het kader van de implementatie van het Organisatieplan uitgewerkt en georganiseerd.

• Voor het eind van 2023 liggen de mandaten voor de vier bedrijfsvoeringdomeinen vast (met behulp van RASCI-model). • Voor het eind van 2023 zijn de werkwijzen en samenwerking binnen de werkterreinen van de vier domeinen tussen de collega’s van de drie organisaties afgestemd (voor zover van toepassing). Sturing De programmadirecteur geeft door middel van procesregie bij het opstellen van het programmaplan bedrijfsvoering en de ontwikkeling van het bedrijfsbureau sturing aan de implementatie van de collectieve vraagstelling. De servicemanager vervult deze verwachting naar aanleiding van het inrichten en aansturen van services. Voor het eind van 2023 is de eerste versie van het programma bedrijfsvoering klaar en liggen de verwachtingen rond de serviceverlening vast. De algemeen directeur neemt binnen de directie van de drie organisaties het initiatief om te sturen op de overall implementatie van het plan; bijvoorbeeld met een vast agendapunt in het directieoverleg. De directeuren sturen op de beheersmaatregelen naar aanleiding van de onderkende risico's. De directeuren van Maasdriel en Zaltbommel sturen op de implementatie binnen hun organisaties. Het begin van 2022 werd gebruikt voor een verdere planvorming ten aanzien van de toekomst van de BVEB. De interventies uit het rapport van & Van de Laar zijn in contouren uitgewerkt en financieel verwerkt in de begroting van 2023.

Doorkijk naar 2024 2024 – staat in het teken van ‘in beheer’ komen. • Vanuit het opgestelde programma bedrijfsvoering en afspraken over het servicelevel zijn de verwachtingen op BVEB en teamniveau, en op het niveau van functies en rollen uitgekristalliseerd. Met individuele afspraken krijgt de persoonlijke ontwikkeling in de eerste helft van 2024 verder vorm. • Op basis van de nog concreet te maken mandaten wordt het co-management in de eerste helft van 2024 ingeregeld. • In de eerste helft van 2024 wordt een evaluatiekader opgesteld en vindt er een evaluatie plaats.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

Communicatie Communicatie vormt een belangrijke randvoorwaarde om het management en de medewerkers van de drie organisaties te betrekken, mee te nemen en te laten aansluiten op de implementatie van het veranderplan. Communicatie is ook van belang voor wat betreft de verwachtingen en ontwikkeling van going concern en vernieuwing op de vier bedrijfsvoeringsdomeinen. Hiervoor wordt een aangewezen communicatieadviseur beschikbaar gesteld voor de BVEB. Met de expertise van deze communicatieadviseur wordt, in aansluiting op het plan van aanpak, een communicatieplan uitgewerkt waarmee: • Blijvend wordt gecommuniceerd over het ‘waarom’ als motivator van de doorontwikkeling. • Initiatieven worden benoemd om de participatie en betrokkenheid van de collega’s van beide gemeenten te organiseren. • De communicatiestrategie wordt uitgewerkt om de gewenste cultuur te ondersteunen. Randvoorwaarde Randvoorwaarde is dat de benodigde middelen voor de uitvoering van de bovengenoemde implementatie van het Organisatieplan, door de gemeenten ter beschikking worden gesteld aan de BVEB. Voortgang bedrijfsvoeringstaken uit de begroting 2023 Per team geven we hieronder kort de voortgang weer van de belangrijkste punten uit de vastgestelde begroting 2023 benoemde bedrijfsonderdelen.

Team HRM • In het kader van digitaliseren en verbeteren van belangrijke personele processen hebben we de formatie en bezetting van het personeel aangesloten op de gegevens binnen het financieel pakket en hebben we de processen omtrent in-, door- en uitstroom en inhuur verder geoptimaliseerd. • De E-HRM module Verlof is intussen volledig geïmplementeerd en in de komende periode ligt de focus op het reviseren van de bestaande modules Verzuim, Declaraties en Flex Benefits. Verder gaan we ook aan de slag met de ontwikkelingen ingegeven vanuit de softwareleverancier. • Op het gebied van flexibel werken voeren we momenteel overleg met de OR over de vervanging van de vaste computers door laptops. • Uit oogpunt van modern werkgeverschap herijken we momenteel het onboardingsprogramma en zorgen we voor aansluiting op de nieuwe cao's. • Bij de implementatie van het Organisatieplan BVEB hebben we via het 'goede gesprek' oog voor persoonlijke- en loopbaanontwikkeling. Team Financiën • Via het nieuwe financiële systeem worden cijfers voor de P&C documenten gemakkelijk ontsloten. Dit verlaagt foutgevoeligheid en verhoogt kwaliteit. • We zijn nog niet gestart met het beter toegankelijk maken van de financiële producten. De nadruk ligt momenteel op het doorontwikkelen van de organisatie.

• Door het grote verloop van personeel binnen de drie organisaties blijft het niveau van dienstverlening gemiddeld genomen hetzelfde. Verhoging is nu niet mogelijk door het grote verloop. • In de tweede helft van 2023 starten we met een Servicedesk. Team Financiën maakt hier onderdeel van uit, hierdoor neemt het serviceniveau toe. • In het kader van horizontaal toezicht worden in de eerste helft van 2023 aanvullende gegevens verstrekt aan de Belastingdienst naar aanleiding van in december 2022 geleverde self-assessment en fiscale risicoanalyse. In de tweede helft van 2023 vinden hierover gesprekken plaats, die uiteindelijk zullen leiden tot een getekend convenant.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

Team Informatisering & Automatisering • Het informatiebeleid en het Organisatieplan vorrmen samen de 'governance' of het besturingsmodel van onze informatievoorziening. We spelen momenteel in op de volgende ontwikkelingen: de Omgevingswet, datagedreven werken, werken onder architectuur en privacy en informatieveiligheid. • Met de komst van de bedrijfsonderdelen services en het bedrijfsbureau in de loop van 2023 onstaat ook voor team I&A rust, regelmaat en stabiliteit in de backoffice. Hierdoor ontstaat ruimte voor de ontwikkeling van een gestroomlijnde bedrijfsvoering. • We geven ondersteuning bij projecten zoals ZGW, E-HRM en toepassingen naar de cloud brengen. • We richten de techniek in naar de laatste technologieën zoals een draadloos netwerk binnen de organisaties en vervanging van de huidige vaste werkplekken. Team Juridische Zaken • Het team heeft momenteel een goede basis, we investeren om de nodige kennis en vaardigheden op peil te houden. • De uitvoering van het juridisch kwaliteitsplan heeft continu aandacht nodig. • Voorbereiding op de invoering van de Omgevingswet is in gang gezet. • De Wet open overheid (Woo) trad op 1 mei 2022 in werking en wordt de komende jaren gefaseerd verplicht gesteld. Dit raakt alle teams binnen de drie organisaties. Om dit goed te implementeren is een projectgroep ingesteld.

Team JZ is voor de beide gemeenten en de BVEB aangewezen als Woo-contactpersoon. • De Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur trad op 1 januari 2023 gedeeltelijk in werking. De bepalingen over de geheimhouding traden op 1 april 2023 in werking.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

3. Overhead De uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken en de bekostiging vanuit de gemeenten vallen merendeels onder 'overhead'. Dit is voornamelijk financieel van aard.

3.1. Hoe staan we er financieel voor? Het vertrekpunt van het saldo voor deze bestuursrapportage is de primitieve programmabegroting 2023. In onderstaande tabel worden de verwachte financiële resultaten weergegeven ten opzichte van de totale vastgestelde financiële middelen voor 2023. Een negatief getal kunt u zien als een nadeel en een positief getal als een voordeel. In de tabel is nog geen rekening gehouden met de gevraagde loon- en prijscompensatie voor 2023, een bedrag van € 467.000 en de benodigde middelen voor de implementatie van het Organisatieplan van € 329.000. In totaal € 796.000. Om hiervan een duidelijk beeld te scheppen laten we voor nu de opzet van de primaire begroting even los. Deze vindt u terug in 7.1 Totaal overzicht Bestuursrapportage. Het totale verwachte resultaat voor 2023 is €796.000 nadelig als we uitgaan van de vastgestelde financiële middelen. Na toekenning van de loon- en prijscompensatie en de implementatiekosten Organisatieplan verwachten we dat het verwachte resultaat voor de BVEB sluitend is. Lasten Personele kosten Kapitaallasten Materiële kosten Projecten Incidentele ontwikkelingen Informatisering Totaal Lasten

Primitieve Begrotings Totale Prognose begroting wijzigingen begroting 2023 2023 2023 2023 6.275.090 6.275.090 6.888.502 652.212 7.000 659.212 409.212 2.390.210 46.000 2.436.210 2.579.798 329.015

Verwacht resultaat 2023 -613.412 250.000 -143.588 -329.015

90.000 9.407.512

53.000

90.000 9.460.512

90.000 10.296.527

-836.015

-30.000

30.000

Bijdrage Maasdriel Bijdrage Zaltbommel Totaal Baten

-4.346.902 -5.102.885 -9.449.787

-6.900 -8.100 -15.000

-4.353.802 -5.110.985 -9.464.787

-4.353.802 -5.110.985 -9.494.787

30.000

Saldo Baten en Lasten

-42.275

38.000

-4.275

801.740

-806.015

Storting in reserve Onttrekking aan reserve Saldo Reservemutaties

-15.750 -15.750

Resultaat Overhead

-58.025

38.000

-20.025

785.990

-806.015

Algemene Dekkingsmiddelen (Autonome Ontwikkelingen)

33.025

-38.000

-4.975

Onvoorzien Totaal resultaat

25.000 -

15.000 796.015

Baten Personele baten Materiële baten

Reservemutaties

10.000 -796.015

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

Hieronder geven we een toelichting op de verwachte resultaten van de gestelde budgetten voor 2023. Personele kosten (nadeel € 583.000) ( lasten € 613.000 en baten € 30.000 samen) De totaal verwachte personeelskosten laten een tekort zien van € 613.000, waarvan € 323.000 wordt veroorzaakt door de CAO-loonsverhoging. Bij opstelling van de begroting 2023 zijn we uitgegaan van 2,3 % indexatie personele lasten conform de op dat moment laatst bekende circulaire van het gemeentefonds (september 2021). De CAO voor 2023 is in april 2023 vastgesteld. Hierin is een loonsverhoging van € 240 per maand met daarnaast 2% opgenomen per 2 januari 2023. Gemiddeld komt dit voor de BVEB neer op een gemiddelde stijging van 5,15% op de kosten, zijnde € 323.412. Daar de BVEB niet over algemene reserves beschikt dienen de deelnemende gemeenten dit te kort op te vangen. Binnen de begroting van 2024 hebben we al rekening gehouden met deze extra kostenstijging. Daarnaast zetten we naar verwachting € 225.000 in op het recruitmentteam binnen het team HRM. Het recruitmentteam ondersteunt op werving en selectie van personeel, omdat we nog altijd te maken hebben met veel openstaande vacatures en een zeer krappe arbeidsmarkt. Verder hebben we een gering nadeel van € 65.000 voor inhuur op openstaande vacatures over de diverse teams verdeeld.

Hier staat een voordeel aan de batenkant tegenover van € 30.000bij het team Financiën voor verrichte werkzaamheden omtrent internationale arbeidskrachten. Kapitaallasten (voordeel € 250.000) In 2022 liep een aantal grote investeringsprojecten vertraging op. Dit komt door: • De complexiteit en de beschikbare capaciteit; • Te kiezen voor kwaliteit in plaats van snelheid; • Lange levertijden van benodigde hardware. Hierdoor vallen de kapitaallasten voor 2023 incidenteel € 250.000 lager uit dan begroot. Materiële kosten (nadeel € 144.000) Door de enorme prijsstijgingen van goederen en diensten verwachten we een tekort aan materiële kosten van € 144.000. Projecten (nadeel € 329.000) Naast de doorlopende projecten (E-HRM, HR21 en implementatie Key2Financien) vanuit 2022, zijn we gestart met de implementatie van het Organisatieplan. Binnen de bestaande begroting zijn hiervoor nog geen financiële middelen beschikbaar. We verwachten dat deze kosten in 2023 oplopen naar € 329.000. Incidentele ontwikkelingen Informatisering (budget neutraal) De informatiseringsprojecten van I&A (redesign websites, Wet open overheid (Woo) en interne en externe digitale dienstverlening) geven geen financiële afwijkingen. Onvoorzien (voordeel € 10.000) De post onvoorzien is voor een deel besteed aan de pilot Samenwerkingsportaal iObjecten.

Het resterende deel kan, als er geen aanspraak op wordt gemaakt, gebruikt worden als dekking voor eventuele nadelen.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

3.2. Betrokken partijen Vanaf 1 januari 2023 verlenen we alleen nog diensten aan Maasdriel en Zaltbommel. Organisatie Gemeente Maasdriel Gemeente Zaltbommel

Beschrijving Volledige dienstverlening Volledige dienstverlening

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

4. Algemene dekkingsmiddelen De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de lasten van de financieringsfunctie en in de primitieve begroting 2023 vermelde indexatie van de materiële kosten. Algemene dekkingsmiddelen In onderstaand overzicht ziet u de huidige stand van de algemene dekkingsmiddelen. Lasten Indexatie materieel Treasury Totaal Lasten Baten Algemene dekkingsmiddelen Totaal Baten Resultaat Algemene dekkingsmiddelen

Primitieve begroting 2023 38.000 -4.975

Begrotings Totale Prognose Verwacht wijzigingen begroting 2023 resultaat 2023 2023 2023 -38.000 -4.975 -4.975

33.025

-38.000

-4.975

33.025

-38.000

-4.975

Indexatie materieel Bij het opstellen van de begroting 2023 hielden we rekening met een indexatie materiële kosten van 1,5 % conform de circulaire van september 2021, te weten € 43.000. Hiervan hebben we bij opstelling van de begroting 2023 direct € 5.000 ingezet om de prijsstijgingen binnen het team Juridische Zaken op te kunnen vangen die al bekend waren bij opstelling van de begroting. De overige hierboven genoemde € 38.000 hebben we in de eerste helft van dit jaar ingezet om een klein deel van de prijsstijgingen binnen het team Informatisering & Automatisering op te vangen. Dit is echter bij lange na niet toereikend voor de huidige prijsstijgingen. In de september circulaire van 2022 spreekt het gemeentefonds van een stijging van een netto materiële overheidsconsumptie van 5,9%. Dit is 4,4 % hoger dan waarmee wij begroot hebben. De verwachting is dan ook dat uitgaande van deze cijfers de indexatie materiële kosten met € 143.558 opgehoogd moet worden om deze kostenstijging te kunnen dekken. Zeker als we kijken naar de tot nu toe ontvangen facturen en de aangekondigde prijsverhogingen door leveranciers, die soms oplopen tot 15,5% (conform consumentenprijs indexeringscijfers gedurende 2022). De vraag is zelfs of een bedrag van € 143.558 toereikend zal zijn.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

5. Onvoorzien Jaarlijks is er een post voor een bedrag van € 25.000 in de begroting opgenomen voor onvoorzien. Lasten Onvoorzien Totaal Lasten Baten

Primitieve begroting 2023 25.000

Begrotings wijzigingen 2023

Totale begroting 2023 25.000

Prognose 2023 15.000

Verwacht resultaat 2023 10.000

25.000

15.000

10.000

25.000

15.000

10.000

Onvoorzien Totaal Baten Resultaat Algemene dekkingsmiddelen

De post onvoorzien is voor een deel besteed aan de pilot Samenwerkingsportaal iObjecten. Het overige deel kunnen we, als er geen aanspraak op wordt gemaakt, gebruiken als dekking voor eventuele nadelen. Samenwerkingsportaal iObjecten De basisregistraties van de gemeenten worden voor een deel door de gemeenten zelf uitgevoerd, maar deels ook door de BVEB en de belastingsamenwerking Rivierenland (BSR.) Met iObjecten Samenwerkingsportaal bekijk je in één overzicht alle gegevens van de BAG, BRK, WOZ en BGT. De gegevens worden met elkaar afgestemd en de verschillen worden gevonden. Zo verbeteren wij de juistheid van de gegevens. We voeren een pilot uit in 2023 om gezamenlijk de meerwaarde van deze applicatie te ontdekken.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

6. Paragrafen 6.1. Risico's Algemeen In het statuut van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard (GR BVEB), artikel 20 Jaarrekening, lid 4 is geregeld dat de GR BVEB een algemene risicoreserve (weerstandsvermogen) mag aanhouden van maximaal 3% van de jaarlijkse exploitatielast. Deze algemene (risico-) reserve is bedoeld voor het opvangen van de diverse risico's binnen de BVEB. In artikel 21 Bekostiging en garantiebepaling van de GR BVEB is geregeld dat de deelnemende gemeenten er steeds voor moeten zorgen dat de BVEB altijd over voldoende middelen beschikt om aan alle verplichtingen jegens derde te kunnen voldoen. Dit houdt in dat wanneer de algemene reserve van de BVEB niet toereikend is om risico's zelf te dekken de deelnemende gemeenten de risico's via hun eigen P&C cyclus behoren te regelen. Uitgaande van de huidige situatie, waarbij het positieve resultaat van 2022 volledig is ingezet voor de bestemmingsreserve projecten, betekent dit dat er binnen de BVEB geen algemene reserve beschikbaar is om risico's af te dekken of om eventuele komende tekorten op te vangen. Risico's De BVEB voert de bedrijfsvoeringstaken uit voor Maasdriel en Zaltbommel. Twee keer per jaar vindt een herijking plaats van de risico's die de BVEB loopt. Dit gebeurt bij de programmabegroting en de bestuursrapportage.

Voor nu zien we de volgende risico's: • De verwachting is dat de inflatie in 2023 en 2024 hoog blijft. De arbeidsmarkt is nog altijd krap waardoor de loongroei ook na 2023 hoger blijft dan voor de coronacrisis. De lonen namen toen tussen de 1,5 en 3,0 % toe. In 2023 was dit 7,5%. • Door de beperkte groei van het Nederlandse bedrijfsleven zullen grondstoffen, halffabrikaten, producten en diensten steeds meer uit het buitenland komen waardoor de prijzen nog verder oplopen. Het is onduidelijk of en wanneer de prijzen weer zakken. Dit brengt risico's en onzekerheid met zich mee voor zowel bestaande als nieuwe overeenkomsten. • Bij het niet verlengen van tijdelijke contracten of het afscheid nemen van vaste medewerkers op verzoek van de werkgever ontstaat er voor de werkgever naast een transitievergoeding ook een wachtgeldverplichting.

6.2. Paragraaf Bedrijfsvoering per team De BVEB kent op dit moment de volgende organisatieonderdelen: Directie, Bedrijfsbureau, Services, Human Resource Management, Informatisering en Automatisering, Financiën en Juridische Zaken. In de volgende paragrafen gaan we meer specifiek in op de vraag wat we hebben bereikt tot en met mei en wat gaan we nog doen in 2023 voor de reeds bestaande organisatieonderdelen bij opstelling van de primaire Begroting 2023.

6.2.1. Human Resource Management Waar we voor staan Het realiseren van de ambities van Maasdriel en Zaltbommel en het samen met inwoners en ondernemers bouwen aan een sterke samenleving is mensenwerk. Werk van politici, bestuurders en ambtenaren.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

Ambtenaren helpen het bestuur van de gemeente met de ontwikkeling van de gemeenschap. Zij zijn het menselijk kapitaal, dé bepalende factor voor het succes van de organisatie. Human Rescource Management (HRM) helpt de organisaties bij het managen van het menselijk kapitaal en bij het managen van de voortdurende ontwikkeling van de organisatie. • We voeren de personeels- en salarisadministratie; • We monitoren, signaleren en duiden stelselmatig de ontwikkelingen op het gebied van HRM; • We zijn proceseigenaar van gemeentebrede organisatieontwikkelingen; • We zorgen voor modern en passend HRM-beleid en bijpassend HRM-instrumentarium; • We adviseren en faciliteren het management op alle gebieden van HRM; • We toetsen en bewaken de uitvoering van relevante wet- en regelgeving door het management; • We staan de bestuurder in de zin van de WOR en de poho P&O bij in het overleg met respectievelijk de OR en het LO; • We produceren, analyseren en duiden personeelsdata voor sturing en verantwoording. Hoe staan we er beleidsmatig voor? Digitaliseren en verbeteren van belangrijke personele processen Afgelopen maanden gaven we een vervolg aan het verder digitaliseren, verbeteren en implementeren van belangrijke personele processen. Om de formatie en bezetting te monitoren is een aansluiting opgezet met het financiële pakket Key2Financiën (K2F).

Verder lag de focus op het doorontwikkelen van in-, door- en uitstroomprocessen. Veel (aanvullende) wensen vanuit met name de personeelsen salarisadministratie zijn inmiddels doorgevoerd. Hierdoor is nog meer efficiency bewerkstelligd in de administratieve afhandeling van medewerkers die in- of uit dienst treden of doorstromen binnen de organisaties. Ook het proces externe inhuur is aangepast en verder verbeterd. Dit zorgt ervoor dat alle data met betrekking tot de inhuur van externe medewerkers nu tijdig(er) en (meer) compleet aangeleverd wordt bij alle bedrijfsvoeringsteams die een rol spelen in dit proces (HRM, Financiën, I&A). Implementeren E-HRM modules De afgelopen maanden lag de scope op de afronding van de digitale Verlofmodule en de livegang daarvan. Dit betekent dat veel handmatige werkzaamheden van onze personeelsadministratie in Atimo en TimeTell vanaf 1 februari jl. tot het verleden behoren. De komende periode ligt onze focus met name op het reviseren van Youforce-modules die al lang geleden zijn ingericht: Verzuim Manager, Declaratiemodule en Flex Benefits. De huidige inrichting volstaat niet vanuit het perspectief van ‘de klant’ (medewerker/manager) maar ook niet vanuit het perspectief van ‘de backoffice’ (personeels- en salarisadministratie). Voor beide groepen zijn bij deze drie modules nog veel belangrijke efficiency-slagen te maken.

Ook gaan we aan de slag met ontwikkelingen die worden ingegeven vanuit onze leverancier. Er zijn grote en belangrijke wijzigingen op komst die verband houden met (de inrichting) van het Youforceportaal, Youforce-rapportages en de Youforce-app. Momenteel zijn we met Visma|Raet in gesprek hoe we het beste vorm kunnen geven aan deze veranderingen. Implementeren beleid en regelgeving op het gebied van flexibel werken en modern werkgeverschap Op het gebied van flexibel werken ('werken waar je nodig bent') voeren we momenteel in samenwerking met team I&A overleg met de OR over de vervanging van vaste computers voor laptops. Om uitvoering te geven aan modern werkgeverschap herijken we het onboardingsprogramma en dragen we zorg voor actueel beleid dat aansluit bij de nieuwe cao gemeenten / cao SGO 2023.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

Zorgdragen voor een goed functionerende cyclus van strategische personeelsplanning Bij de implementatie van het Organisatieplan BVEB hebben we oog voor persoonlijke ontwikkeling en loopbaanpaden van medewerkers. Via 'Het Goede Gesprek' brengen we wensen en ambities en medewerkers voor de lange termijn in beeld en hebben we aandacht voor schaarse functies.

6.2.2. Informatisering & Automatisering Waar we voor staan Team Informatisering & Automatisering (I&A) maakt een belangrijk onderdeel uit van de bedrijfsvoering van Maasdriel en Zaltbommel. We begrijpen dat digitalisering een steeds grotere rol speelt binnen de gemeenten en dat dit zich blijft ontwikkelen. We streven daarom naar een vanzelfsprekende technische ondersteuning: ‘zo vanzelfsprekend als water uit de kraan’. Werkplekken, internet en mobiele apparaten moeten er zijn en moeten gewoon werken. Daarnaast zijn we van meerwaarde voor het primaire proces door het leveren van diensten, data en gegevens. De bedrijfsvoering levert een schat aan informatie en we bieden dit op de juiste tijd, in het juiste formaat, bij de juiste persoon aan. We hebben de expertise in huis om de juiste informatie te kanaliseren, optimaal te ontsluiten en op het juiste moment te benutten. Of het nu gaat om GEOinformatie, personeelsgegevens of financiën. Daarbij hebben we informatieveiligheid en privacy als hoogste prioriteit. We kijken ook vooruit. Samen met de vakafdelingen bespreken onze collega's mogelijkheden en ontwikkelingen van informatievoorziening voor de taken van de gemeenten. We ondersteunen, implementeren en ontzorgen zonder samenhang uit het oog te verliezen. Zo blijft I&A beheersbaar, betaalbaar en voorspelbaar.

Hoe staan we er beleidsmatig voor? Informatiebeleid Het Organisatieplan is goedgekeurd en is samen met het informatiebeleid in belangrijke mate de 'governance' of het besturingsmodel van onze informatievoorziening. Met de invulling van nieuwe functies maken we de volgende stap in de verbetering van de bedrijfsvoering. Daarnaast spelen we in op ontwikkelingen: de Omgevingswet, datagedreven werken, werken onder architectuur en privacy en informatieveiligheid. We werken daarbij 'van buiten naar binnen' oftewel we stellen de vraag: waar draagt deze ontwikkeling aan bij in onze dienstverlening richting inwoners, ondernemers en collega's? Verbeteren van onze bedrijfsvoeringsprocessen We treffen voorbereidingen voor een gestroomlijnde bedrijfsvoering. Met een afdeling services en een servicemanager voor de efficiënte afhandeling van de individuele vragen op het vlak van data, diensten en dingen. Een bedrijfsbureau met co-managers voor het uitvoeren van de collectieve vraag en een verbeteratelier voor de uitvoering daarvan. En niet onbelangrijk: zo creëren we rust, regelmaat en stabiliteit in de backoffice. Ondersteunen van projecten en programma’s die verbeteringen doorvoeren Een mooi resultaat is het afronden van het project Zaakgericht Werken in de Bommelerwaard.

Er is jaren hard gewerkt om een groot aantal gemeentelijke processen te bouwen, efficiënt te maken, te harmoniseren en te kunnen verantwoorden. Hier mogen we met recht trots op zijn. Verder maken we mooie stappen op het vlak van E-HRM en het naar de cloud brengen van diverse toepassingen.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

Techniek inrichten zodat het aansluit op de ontwikkelingen We vervangen momenteel een flink aantal infrastructurele zaken. Nu, zes jaar na de start van de BVEB is onze techniek aan vervanging toe. We doen dit op basis van de laatste technologische ontwikkelingen en met onze blik op de toekomst. Zo is het draadloos netwerk in de organisaties vervangen. Vervangen we binnenkort ook de werkplekken naar een situatie passend bij deze tijd en bij de ambitie van de gemeenten. Uitgangspunten daarbij zijn: stabiliteit, flexibiliteit, schaalbaarheid en kunnen werken waar je nodig bent. Dit maakt ons voldoende robuust voor alle maatschappelijke en technologische veranderingen die op de organisaties afkomen.

6.2.3. Financiën Waar we voor staan Het team Financiën (FIN) is verantwoordelijk voor de organisatie, coördinatie en uitvoering van de Planning & Control-cyclus van de twee deelnemende gemeenten en de BVEB. De P&C-cyclus is een belangrijk bestuurlijk proces. Dit proces is de kapstok waaraan bestuurlijke doelstellingen worden opgehangen. De cyclus laat een blijvende ontwikkeling zien. Met de twee colleges stemmen we bij elk P&C-document af welke elementen specifiek aandacht nodig hebben. Hiermee nemen we onze klanten mee in het proces en bevorderen we de eenduidigheid en efficiency in de uitvoering van het proces. Dit zijn voorwaarden om tot een goed doordachte cyclus te komen. We zetten continu stappen om de cyclus van de beide gemeenten dichter bij elkaar te brengen. Dit alles doen we in samenspel met de MT-leden en concerncontrollers van beide gemeenten. Hoe staan we er beleidsmatig voor? P&C cyclus vereenvoudigen In 2022 namen we een nieuw financieel systeem in gebruik. Via het nieuwe financieel pakket Key2Financiën kunnen we cijfers makkelijker ontsluiten. Bij de P&C-documenten in 2023 gebruiken we het financieel systeem om de kwaliteit van de documenten te verhogen en de foutgevoeligheid te verlagen. Financiële producten beter toegankelijk maken voor belanghebbenden We zijn hier nog niet mee gestart en ook in het vervolg van 2023 heeft dit geen prioriteit.

In dit jaar ligt de nadruk op het doorontwikkelen van de organisatie. Wel blijft dit richting de toekomst een mooie mogelijkheid om onze financiële producten toegankelijker te maken voor belanghebbenden. Niveau van dienstverlening verhogen Er vinden structurele werkoverleggen plaats tussen de gemeentelijke vakafdelingen en FIN om te kijken waar we elkaar kunnen helpen. De dienstverlening blijft in 2023 gemiddeld genomen op hetzelfde niveau als het voorgaande jaar. Dit komt omdat vacatures niet zijn ingevuld en er sprake is van verloop van personeel. Dit zie je zowel terug bij FIN als bij de vakafdelingen binnen de gemeenten. Serviceniveau vergroten Er wordt in 2023 gewerkt aan het opzetten van een servicedesk waarbij vragen centraal worden geadministreerd. FIN wordt daarmee ook onderdeel van 'services' conform het nieuwe Organisatieplan. Door het invoeren van een servicedesk voor FIN kunnen individuele vragen efficiënter beantwoord worden en wordt het serviceniveau vergroot. In de tweede helft van 2023 wordt gestart met de pilot. Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht Op dit moment hebben beide gemeenten een Horizontaal Toezicht (HT) convenant met de Belastingdienst. Met dit convenant is afgesproken de onderlinge relatie te baseren op transparantie, begrip en vertrouwen.

Ook is overeengekomen dat de gemeente actief inzicht verstrekt in haar fiscale strategie en zorg draagt voor een aantoonbaar werkend systeem van interne

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

beheersing, interne monitoring en externe controle waardoor er aanvaardbare aangiften worden ingediend en belastingschulden tijdig worden betaald. Eind 2020 kondigde de Belastingdienst aan alle gemeenten die nu onder het horizontaal toezicht vallen aan dat voor het jaar 2022 wijzigingen in het horizontaal toezicht op de rol stonden; de doorontwikkeling van het horizontaal toezicht (DHT). Tijdens het bedrijfsgesprek in oktober 2021 gaven de beide gemeentesecretarissen aan de Belastingdienst aan door te willen gaan met HT. In december 2022 vond een update gesprek plaats met de Belastingdienst. De gemeenten overlegden een self-assessment en een fiscale risicoanalyse. Uit de bespreking werd om aanvullende informatie gevraagd door de Belastingdienst. De geactualiseerde gegevens worden in de eerste helft van 2023 verstrekt aan de Belastingdienst. De verwachting is dat de bespreking van deze gegevens gecombineerd wordt met een inhoudelijk gesprek met de specialisten over de verschillende belastingen (omzetbelasting, loonheffing en vennootschapsbelasting). We werken ernaartoe om eind 2023/begin 2024 het convenant te kunnen tekenen.

6.2.4. Juridische Zaken Waar we voor staan 'De medewerkers van het team Juridische Zaken zijn de vanzelfsprekende adviseurs bij complexe juridische vraagstukken'. Juridische Zaken (JZ) voert op juridisch gebied een breed scala van taken uit. We verzorgen de juridische ondersteuning van de organisaties en zijn vraagbaak voor de vakafdelingen en teams op juridisch gebied. Daarnaast voeren we het secretariaat van de bezwarencommissies van Maasdriel en Zaltbommel en treden we op als klachtencoördinator. We bekijken vanuit het oogpunt van dienstverlening, maar met behoud van juridische kwaliteit, of het mogelijk is procedures informeel op te lossen. Waar dat kan voorkomen we hiermee juridische procedures. Het opstellen en uitvoeren van het verzekeringsbeleid en het adviseren over de afwikkeling van schades met betrekking tot eigendommen van de beide gemeenten behoort ook tot onze taken. Aansprakelijkstellingen worden in overleg met de betrokken vakafdeling getoetst en afgehandeld (of doorgezet naar de verzekering) en we onderhouden de contacten met de verzekeraar. Tot slot houden we ons bezig met het toetsen van contracten en overeenkomsten, het behandelen van verzoeken op grond van de Wet open overheid (Woo) en het voeren en begeleiden van rechtsgedingen. We volgen juridische ontwikkelingen en wetgeving en adviseren over de organisatorische gevolgen en implementatie daarvan.

Hoe staan we er beleidsmatig voor? We houden de basis op orde We hebben een goede basis. Om dit in stand te houden investeren we in het op peil houden van de benodigde kennis en vaardigheden. Verdere uitrol Juridisch kwaliteitsplan In 2023 wordt het juridisch kwaliteitsplan verder opgepakt en vormgegeven. Juridische kwaliteitszorg is een proces dat continu aandacht vraagt. Inwerkingtreding Omgevingswet

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

Op 1 januari 2024 treedt de Omgevingswet in werking. We zijn bezig met de voorbereidingen om hiermee aan de slag te gaan. Wet open overheid (Woo) Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. De Woo is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De W00 moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar en uitwisselbaar is. De wet wordt stapsgewijs ingevoerd, met het doel dat alle gemeenten na vijf jaar volledig voldoen aan de verplichting om documenten actief openbaar te maken. In 2022 is er daarom een projectgroep opgestart ter voorbereiding op verdere besluitvorming. De projectgroep richt zich op de inventarisatie van alle documenten die openbaar gemaakt moeten worden, technische voorbereidingen op publicatie van documenten, voorbereiding van medewerkers op de stapsgewijze invoering van de Woo in de organisaties en communicatie over de Woo. Daarnaast verplicht de Woo tot het aanwijzen van een Woo-contactpersoon. Voor de gemeenten en de BVEB is JZ hiervoor aangewezen. Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur Op 1 januari 2023 trad de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur in werking, met uitzondering van het onderdeel geheimhouding. De nieuwe bepalingen over geheimhouding voor decentrale overheden traden per 1 april in werking.

De geheimhoudingsregeling voor gemeenteraden onderging vanaf 1 april 2023 enkele belangrijke wijzigingen. Ten eerste is het niet meer nodig om geheimhouding te bekrachtigen in de eerstvolgende raadsvergadering nadat informatie onder geheimhouding is gedeeld. In plaats daarvan kan uw raad beslissen of de geheimhouding moet worden opgeheven of gehandhaafd. Ten tweede is het niet langer toegestaan om vertrouwelijke informatie met één of enkele raadsleden te delen; in plaats daarvan moet de informatie aan uw raad als geheel worden verstrekt. Ten derde wordt er een sanctie opgelegd bij schending van de geheimhoudingsplicht. Het is van belang dat iedereen zich aan de opgelegde geheimhoudingsplicht houdt, aangezien er meestal een goede reden is om informatie onder geheimhouding te verstrekken.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

7. Financiële Bestuursrapportage 7.1. Totaaloverzicht Bestuursrapportage Het totaaloverzicht van de lasten en de baten voor deze bestuursrapportage geeft het volgende beeld, waarbij we meegeven dat een negatief getal moet worden gezien als een nadeel en een positief getal als een voordeel. Lasten Directie Bedrijfsbureau Services Human Resource Management Informatisering en Automatisering Financiën Juridische Zaken Algemene Dekkingsmiddelen Onvoorzien Totaal Lasten

Primitieve begroting 2023 254.244 151.527 82.921 1.056.703 5.116.258 1.950.599 795.260 33.025 25.000 9.465.537

Begrotings Totale Prognose wijzigingen begroting 2023 2023 2023 32.000 286.244 245.623 -151.527 100.500 15.668 98.589 53.266 8.252 1.064.955 1.712.930 16.205 5.132.463 5.215.692 -2.610 1.947.989 2.070.210 135.012 930.272 898.306 -38.000 -4.975 -4.975 25.000 15.000 15.000 9.480.537 10.306.552

Verwacht resultaat 2023 40.621 -100.500 45.323 -647.975 -83.229 -122.221 31.966 10.000 -826.015

Baten Directie Bedrijfsbureau Services Human Resource Management Informatisering en Automatisering Financiën Juridische Zaken

-30.000 -

30.000 -

Bijdrage Maasdriel Bijdrage Zaltbommel Totaal Baten

-4.346.902 -5.102.885 -9.449.787

-6.900 -8.100 -15.000

-4.353.802 -5.110.985 -9.464.787

-4.353.802 -5.110.985 -9.494.787

30.000

Saldo Baten en Lasten

15.750

811.765

-796.015

-15.750 -15.750

796.015

-796.015

Reservemutaties Storting in reserve Onttrekking aan reserve Saldo Reservemutaties Totaal resultaat

Directie (voordeel € 41.000) Nu het Organisatieplan is goedgekeurd zijn we begonnen met het werven van een programmadirecteur. De verwachting is dat deze snel ingevuld kan worden. Het hier benoemde voordeel betreft een verwachte vacaturevoordeel van € 50.000 over de eerste maanden van dit jaar en een nadeel van € 9.000 veroorzaakt door de CAO-loonsverhoging. Bedrijfsbureau (nadeel € 100.500) Vooruitlopend op het goedgekeurde Organisatieplan hebben we een projectleider ingezet om een implementatiestrategie voor het Organisatieplan te ontwikkelen. Maar ook om al lopende ontwikkelingen binnen de vakgebieden te begeleiden zoals voor de Omgevingswet en de Wet open overheid. Daarnaast zijn we direct na goedkeuring van het Organisatieplan gestart met

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

het verbeteratelier. Hiermee verbeteren we processen, producten en diensten op het gebied van dienstverlening en bedrijfsvoering over de grenzen van de drie organisaties en afdelingen heen. Hierbij ligt de focus de komende periode op de processen, producten en diensten van team Financiën. Alle kosten binnen het Bedrijfsbureau zijn dan ook volledig projectmatige kosten. Services (voordeel € 45.000) Ook hier geldt dat we na goedkeuring van het Organisatieplan in mei 2023 direct gestart zijn met werven van een servicemanager. We verwachten dat ook deze functie snel wordt ingevuld. Het voordeel betreft hier dan ook het vacaturevoordeel op deze functie voor de eerste maanden van dit jaar en een klein nadeel van € 5.000 door de CAO-loonsverhoging. Human Resource Management (HRM) (nadeel € 648.000) Van dit nadeel komt € 46.000 voor rekening van de CAO-loonsverhoging. Verder hebben we binnen HRM een aantal openstaande vacatures en investeren we in het verbeteren van processen, de EHRM modules, de afwikkeling van de implementatie van HR21 binnen de beide gemeenten en de implementatie van het organisatieplan. Hierdoor zijn de verwachte kosten van inhuur € 363.000 hoger dan de vacaturevoordelen. We hebben nog altijd te maken met een zeer krappe arbeidsmarkt en veel vacatures binnen de beide gemeenten.

Hierdoor is de inzet van een recruitmentteam ter ondersteuning van HRM net als in 2022 noodzakelijk. Dit brengt wel extra kosten met zich mee. Bij de huidige inzet betekent dit voor het team € 225.00o aan extra personele kosten voor 2023. Deze extra kosten worden volledig gedragen door de BVEB. Daarnaast lopen ook de materiële kosten voor werving en selectie uit de pas met € 14.000. Informatisering & automatisering(nadeel € 83.000) In de bestuursrapportage en jaarrekening 2022 gaven we aan dat diverse investeringsprojecten, waaronder een aantal grote projecten, vertraging opliepen. Deels vanwege de complexiteit en de beschikbare capaciteit, deels vanwege de keuze van kwaliteit boven snelheid. Maar ook de lange levertijden van benodigde hardware speelden een rol. Dit heeft tot gevolg dat de kapitaallasten voor 2023 incidenteel € 250.000 lager uitvallen dan begroot. Door de enorme prijsstijgingen van goederen en diensten verwachten we een tekort aan materiële kosten voor I&A van € 130.000. Ook team Informatisering & automatisering wordt geconfronteerd met de CAO-loonsverhoging welke een negatief effect heeft van € 128.000. Verder heeft het team nog een enkele vacature waarop momenteel word ingehuurd. Hierdoor heeft het team een tekort van € 75.000 op personele kosten. Financiën (nadeel € 92.000 lasten en baten samen) Bij Financiën zijn intussen de meeste vacatures ingevuld.

Het tekort van € 122.000 aan personele kosten wordt voor € 92.000 veroorzaakt door de CAO-loonsverhoging. Het restant van € 30.000 nadeel op inhuur is gelijk aan het voordeel op personele baten. Juridische Zaken (voordeel € 32.000) Juridische Zaken had aan het begin van 2023 twee openstaande vacatures. Deze zijn beide intussen ingevuld. Hierdoor is een voordeel ontstaan van € 75.000 waar het nadeel voor de CAOloonsverhoging van € 43.000 tegenover staat. Onvoorzien (voordeel € 10.000) Zie voor toelichting hoofdstuk 5 Onvoorzien.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

PERSONEEL EN MATERIEEL Als we de voor- en nadelen bekijken uit het perspectief personele en materiële kosten zien we het volgende: Verwacht resultaat 2023 (x € 1.000) RESULTAAT PERSONELE KOSTEN Personele kosten Directie Personele kosten Services Personele kosten HRM Personele kosten I&A Personele kosten Financiën Extra inkomsten personeel Financiën Personele kosten Juridische Zaken

41 45 -406 -203 -122 30 32 -583

RESULTAAT MATERIELE KOSTEN Prijsstijgingen materiële kosten Kapitaallasten vertraagde investeringen

-144 250 106

RESULTAAT PROJECTEN Project E-HRM, HR21 en Implementatie Organisatieontwikkeling

-329 -329

ONVOORZIEN VERWACHT RESULTAAT TOTAAL

Voor een toelichting verwijzen we naar paragraaf 3.1 Hoe staan we er financieel voor?

10 -796

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

7.2. Incidentele baten en lasten

Projecten en organisatieontwikkeling Incidentele ontwikkelingen Informatisering Totaal incidentele lasten

329.015

Verwacht resultaat 2023 -329.015

90.000 90.000

90.000 419.015

-329.015

Incidentele Baten Projecten en organisatieontwikkeling (onttrekking aan reserve) Totaal incidentele baten

90.000

419.015

-329.015

Incidentele Lasten

Saldo incidentele baten en lasten

Primitieve begroting 2023

Begrotings wijzigingen 2023

Totale begroting 2023

Prognose 2023

Naast de lopende projecten E-HRM, Key2Financien en HR21 die vanuit 2022 doorgang vinden, starten we in 2023 met de implementatie van het Organisatieplan. Binnen de algemene reserve van de BVEB is hiervoor nog € 329.015 beschikbaar. De verwachting is dat de implementatie niet in zijn geheel in 2023 uitgevoerd wordt en tot ver in 2024 doorloopt. Binnen de begroting van 2024 is incidenteel € 400.000 opgenomen voor verdere uitvoering. De totale kosten van de implementatie van het Organisatieplan overschrijden de maximaal beschikbare gelden niet.

7.3. Reserves en voorzieningen Reserves Het verloop van de reserves in 2023 ziet er als volgt uit: Reserves

Algemene reserve Bestemmingsreserve Frictiekosten Bestemmingsreserve Video Conference Rooms Bestemmingsreserve Zaaksysteem Bestemmingsreserve Projecten Gerealiseerd resultaat Totaal reserves

Stand per 1-1-2023 46.262

Resultaat bestemming

Toevoeging 2023

Onttrekking 2023

329.015

47.410

Te verwachten saldo 329.015 46.262

15.590

627.000

31.820 627.000

329.015

-329.015

1.049.687

15.590

1.034.097

In de bestuursvergadering in juli van dit jaar (2023) heeft het Algemeen Bestuur bij behandeling van de Jaarrekening 2022 een besluit genomen het volledige resultaat 2022 ad € 329.015 te storten in de algemene reserve. We verzoeken u deze gelden beschikbaar te stellen en te storten in de bestemmingsreserve Projecten ter dekking van de kosten van de lopende projecten E-HRM, HR21, implementatiekosten Key2Financiën en de implementatiekosten organisatieontwikkeling. Voorzieningen In 2020 hebben we een voorziening gevormd voor het vertrek van een aantal medewerkers. De verplichtingen lopen door tot september 2023. Daarnaast hebben de vanaf 2022 de voorziening Verlofsparen. Hiermee kunnen medewerkers bovenwettelijke verlofuren opbouwen. Deze kunnen ze inzetten bij persoonlijke levens- en carrièreplanning en het gemeentelijke vitaliteitsplan. Verlofspaaruren hebben geen verjaringstermijn.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

Aangezien er sprake is van arbeidsgerelateerde verplichtingen waarbij de op- en afbouw niet voorspelbaar is, moet hiervoor een voorziening worden gevormd. Voorzieningen

Stand per 1-1-2023

Toevoeging 2023

Aanwending 2023

Vrijgevallen bedragen 2023

Te verwachten saldo

Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico's Voorziening voormalig personeel

55.252

Voorziening verlofsparen

42.420

23.562

65.982

Totaal voorzieningen

42.420

23.562

65.982

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

7.4. Investeringskredieten Bij de berap en jaarrekening 2022 gaven we aan dat een aantal investeringsprojecten vertraging hebben opgelopen en door lopen tot in 2023 of zelfs in 2024. Hierdoor is de onderstaande voortgangslijst groter dan met de primaire begroting 2023 was verwacht. Voortgang Aan de hand van bijgaand overzicht informeren we u over de voortgang van de huidige investeringsprojecten. Kredieten

Totaal begroting

Status in tijd

7.011.101 Aanbesteding en implementatie Zaaksysteem

88.972

7.011.105 Digitale Dienstverlening

22.028

7.011.112 Doorontwikkeling Zaakgericht Werken

99.890

7.011.113 Vervanging telefooncentrale, callcenter software

14.455

7.011.120 Doorontwikkeling managementinformatie

1.378

7.011.138 Digitalisering/ontsluiting akten burgerlijke stand

40.000

7.011.141 Gewenste aanvullende koppelingen Zaaksysteem

2.916

7.011.147 Overdracht naar E-depot (koppeling RAR)

34.047

7.011.148 Indentificatie personen en documenten publieksbalie

7.625

7.011.151 Raet Upgrade Verzuimmanager

20.000

7.011.152 Raet 2 factor authentication

5.000

7.011.159 Uitfaseren Xtendis DMS

25.000

7.011.604 Vervanging serverinfrastructuur

776.783

7.011.609 Oracle licenties en upgrade

255.000

7.011.611 Vervanging netwerkinfrastructuur

100.206

7.011.622 Mobile Devices Organisaties 2023

76.125

7.011.623 Herinvestering vaste en mobiele werkplekken 2023

Onderstaande indicatoren geven aan waar we staan met het project: Status Project in tijd Conform planning of gereed Onzeker wel of niet conform planning Knelpunt niet conform planning Status project in geld Conform begroting Onzeker wel of niet conform begroting Knelpunt niet conform begroting

500.000 2.069.425

TOTAAL

Status in geld

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

Overschrijding krediet in tijd Er zijn op dit moment geen signalen dat de huidige planningen conform bijstelling in de bestuursrapportage 2022 en de jaarrekening 2022 niet gehaald worden. Overschrijding krediet in geld Mobile Devices Organisaties 2023 Mobile Devices organisaties 2023 is het investeringskrediet dat gebruikt wordt voor de gefaseerde vervanging en aanschaf van mobiele telefoons, laptops en iPads. Na de coronacrisis en door de toename van flexibel werken en de groei van de organisaties is er een grote groei in de aanschaf en gebruik van digitale hulpmiddelen. Daarom is er voor de komende jaren € 100.000 per jaar gereserveerd. Voor 2023 verwachten we nog een overschrijding van het huidige beschikbare budget van € 75.000. Om dit gat te dichten vragen we € 25.000 extra aan investeringsbudget. Het gevolg hiervan is dat de kapitaallasten de komende 4 jaar zullen stijgen met € 6.300 welke we binnen onze lopende budgetten zullen opvangen. Herinvestering vast en mobiele werkplekken 2023 De aanbesteding om te komen tot de vervanging van de huidige werkplekken voor een nieuw werkplekconcept loopt. Een van de uitgangspunten is dat iedere collega, inclusief ingehuurde collega's, een mobiel werkstation ontvangen om te kunnen werken waar ze nodig zijn. Mede door de toename van het aantal collega's, blijkt de initiële begroting aan de conservatieve kant.

Daarnaast blijkt door voortschrijdend inzicht dat niet alle bestaande (oudere) laptops voldoen aan alle vereisten van de nieuwe werkplek. Hiervoor is naar verwachting € 50.000 extra investeringsbudget nodig. Het gevolg is dat de jaarlijkse kapitaallasten met € 8.300 zullen stijgen welke we eveneens binnen onze lopende budgetten zullen opvangen.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 BESTUURSRAPPORTAGE BVEB

8. Bijdrage per deelnemer De verdeelsleutel voor de bijdrage per gemeente wordt berekend op basis van het aantal inwoners per 1 januari van het voorgaande begrotingsjaar. Inwonersaantallen Hieronder de inwonersaantallen van 2023 en de daarmee samenhangende verdeelsleutel. Aantal inwoners

1-1-2022 Begroting 2023 Aantal

Gemeente Maasdriel (t-1) Gemeente Zaltbommel (t-1)

25.524 29.967

46,00 % 54,00 %

Totaal

55.491

100,00 %

Bijdrage per gemeente Het effect van het verwachte negatieve resultaat door loon- en prijsstijgingen hieronder per deelnemende gemeente weergegeven. Bijdrage Maasdriel

Bijdrage Kostprijsverhogende BTW (2,1%) Totale bijdrage Maasdriel incl. BTW Bijdrage Zaltbommel

Bijdrage Kostprijsverhogende BTW (1,75%) Totale bijdrage Zaltbommel incl. BTW

Primitieve begroting 2023 -4.346.902 -19.170 -4.366.072

Begrotings wijzigingen 2023 -6.900 -30 -6.930

Totale begroting 2023 -4.353.802 -19.200 -4.373.002

Prognose 2023

Primitieve begroting 2023 -5.102.885 -18.753 -5.121.638

Begrotings wijzigingen 2023 -8.100 -30 -8.130

Totale begroting 2023 -5.110.985 -18.783 -5.129.768

Prognose 2023

-4.568.622 -20.148 -4.588.770

-5.363.165 -19.710 -5.382.875

Verwacht resultaat 2023 214.820 947 215.767 Verwacht resultaat 2023 252.180 927 253.107

Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard Postbus 1172 5300 DA Zaltbommel 0418 - 68 19 70 info@bommelerwaard.nl www.bommelerwaard.nl

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/13574515/1