8.a Memo huidige registratie en bewakingsmethoden organisatie

Memo

Huidige registratie- en bewakingsmethoden organisatie Verzonden aan: de gemeenteraad

Afzender: College van B&W Datum: 16-06-2026

Aanleiding In de raadsvergadering van 18 december 2025 is een motie ingediend waarin het college wordt verzocht in kaart te brengen welke registratie- en bewakingsmethoden (digitaal, op papier, via werkoverleg) nu op het gemeentehuis worden gebruikt en de raad hier uiterlijk bij de kadernota 2027 over te berichten. Registratiemethoden Voor de verschillende contactmogelijkheden binnen de organisatie is geïnventariseerd op welke wijze deze worden geregistreerd. De resultaten hiervan zijn weergegeven in onderstaande tabel. Contact Terugbelverzoeken Meldingen openbare ruimte Social Media Mail Post E-diensten Vergunningen Website

Registratiemethode Teams Fixi Coosto Decos Join Decos Join Centric Centric Leefomgeving Open Gemeenten

De organisatie maakt gebruik van verschillende registratiemethoden voor het ontvangen en afhandelen van vragen van inwoners. Voor telefonische vragen, meldingen via Fixi en vragen via social media vindt actieve monitoring plaats op servicenormen en openstaande zaken. Deze controles worden uitgevoerd door medewerkers binnen de organisatie. Voor vragen die binnenkomen via e-mail, post, vergunningaanvragen, e-diensten en zaken die worden geregistreerd in Decos Join vindt geen vergelijkbare structurele menselijke monitoring plaats. De voortgang van deze processen wordt wel ondersteund door signaleringen en herinneringen vanuit de gebruikte systemen, die

medewerkers attenderen wanneer de afhandelingstermijn nadert of dreigt te worden overschreden. Binnen werkoverleggen en bilaterale gesprekken tussen managers en medewerkers is regelmatig aandacht voor de werkvoorraad en de voortgang van werkzaamheden. De sturing richt zich daarbij vooral op het algemene overzicht van de werkzaamheden. Een meer expliciete en structurele focus op openstaande zaken binnen systemen zoals Fixi en Decos Join, evenals op het aantal terugbelverzoeken, kan bijdragen aan een nog beter inzicht in de voortgang en tijdige afhandeling van zaken. Vervolg De basis voor registratie en monitoring is aanwezig. Er liggen mogelijkheden om de sturing op openstaande zaken verder te versterken. In dat kader kan worden onderzocht of managers periodiek kunnen beschikken over een overzicht van openstaande verzoeken per medewerker en per systeem. Dit biedt aanvullende handvatten om gericht te sturen op een tijdige afhandeling van zaken en om de voortgang structureel te bespreken tijdens werkoverleggen.

Pagina geprint op: 24 jun 2026, 12:28 uur Pagina: 2 Voorstel: https://decos.woudenberg.nl/aspx/dav/430bcf2542b7426686bdda08b1992f39/3c6d425519aa7b9f027d42 dfc59808417841de18980167dba80248840ebc8105525600c0/memo huidige registratie en bewakingsmethoden organisatie.docx