Projectbudget fase 1 bestedingsafspraken en saldorapportage

1e Fase Budget, bestedingsafspraken, onderlinge verrekening en saldorapportage Er is behoefte aan een duidelijke beschrijving van de beschikbare (deel) budgetten, de wijze van besteding en de administratieve verwerking daarvan. Deze notitie heeft als doel eventuele onduidelijkheden omtrent deze zaken weg te nemen. Voor de te maken kosten in de 1e fase (t/m maart 2021) is door de gemeenteraden een budget beschikbaar gesteld van in totaal € 815.000. Vanuit de middelen van de 3 gemeenten is in twee tranches respectievelijk € 390.000 en € 375.000 gevoteerd. Daarnaast is voor de inhuur van projectleiding door de provincie een subsidie van € 50.000 toegekend. Omdat een deel van het budget in de 2e tranche niet via de kas van Brielle loopt, zal er in de tussenrapportage onderscheid gemaakt worden tussen twee budgetten, budget 1 en budget 2. Budget 1: Dit budget bedraagt in totaal € 515.000 en is opgebouwd uit de volgende deel bedragen: Eerste tranche Tweede tranche Subsidie PZH Totaal

€ 390.000 (€ 130.000 per gemeente) € 75.000 (€ 25.000 per gemeente t.b.v. extern advies) € 50.000 € 515.000

Ten aanzien van deze middelen is afgesproken dat Brielle als penvoerder fungeert en dat de relevante facturen door Brielle worden geadministreerd en betaald. Brielle stuurt maandelijks een factuur naar de partnergemeenten voor ieder 1/3 deel van de in die maand door Brielle betaalde facturen. Bij deze facturatie worden de kopieën van de onderliggende facturen ten behoeve van de controle als bijlage meegestuurd. Onderstaande deelbudgetten zijn beschikbaar (financieel overzicht per 22/1/2021 in bijlage 1: categorie

Budget

Toelichting

1 - Projectleiding

150.000

Projectleider ART (inclusief subsidie)

2 - Projectbegeleiding

50.000

Projectbegeleider BRT

3 - Projectondesteuning

30.000

Projectsecretaris

4 - DD-onderzoek

100.000

Due Diligence rapport

5 - Communicatie

80.000

6 - Onvoorzien

30.000

7 - Extern advies

75.000

Totaal

515.000

€ 25.000 per gemeente uit 2e tranche

Wijze van besteden: De deelbudgetten 1 t/m 4 zijn specifiek bestemd. Budget 5 (communicatie) is bedoeld voor alle kosten, samenhangend met interne en externe communicatie over fusie gerelateerde onderwerpen zoals de website, nieuwsbrieven, webinars, krantenartikelen, medewerkerssessies et cetera. Dit betreft geen interne personele kosten. Budget 6 kan worden ingezet bij onvoorziene kosten. Budget 7 is beschikbaar voor externe advisering bij fusie gerelateerde onderzoeken en advies, zoals voor het Risicoreductieplan. Positieve en negatieve saldi op deelbudgetten zijn uitwisselbaar. Budget 2: In de 2e tranche is naast de bovengenoemde € 75.000 ten behoeve van extern advies € 300.000 aan middelen beschikbaar gekomen, € 300.000 voor externe inhuur (€ 100.000 per gemeente) beschikbaar gesteld. Iedere gemeente heeft een budget voor vervangende inzet van lokale ambtelijke capaciteit voor en kan dit naar eigen inzichten inzetten. In tegenstelling tot budget 1 worden de facturen door de eigen lokale financiële administratie verwerkt en betaald. Om toch inzicht te hebben in de totale bestedingen is afgesproken dat de projectcontroller van Brielle door de administraties van HV en WV wordt geïnformeerd over de bestedingen van dit budget. Het is de bedoeling dat het financiële overzicht van dit deel van het budget wordt toegevoegd aan de periodieke financiële rapportage.

Eventuele positieve en negatieve saldi op deelbudgetten zijn niet uitwisselbaar Het budget bestaat uit de onderstaande deelbudgetten (financieel overzicht per 21/1/2021 in bijlage 2): categorie

Budget

1 - Inhuur Brielle

100.000

2 - Inhuur Hellevoetsluis

100.000

3 - Inhuur Westvoorne

100.000

Totaal

300.000

BIJLAGE 1 Financieel overzicht Budget 1, bijgewerkt t/m 21/01/2021

categorie Periode 1 - Projectleiding 2 - Projectbegeleiding 3 - Projectondesteuning 4 - DD-onderzoek 5 - Communicatie 6 - Onvoorzien 7 - Extern advies Eindtotaal

Waarden Budget gefactureerd Verplichtingen Restant Budget 150.000 67.500 31.800 50.700 50.000 41.438 23.243 -14.680 30.000 0 0 30.000 100.000 143.500 0 -43.500 80.000 35.150 1.987 42.863 30.000 560 0 29.440 75.000 16.169 7.881 50.950 515.000 304.317 64.910 145.773

BIJLAGE 2 Financieel overzicht Budget 2, bijgewerkt t/m 21/01/2021

categorie 1 - Inhuur Brielle 2 - Inhuur Hellevoetsluis 3 - Inhuur Westvoorne Eindtotaal

Waarden Budget gefactureerd Verplichtingen Restant Budget 100.000 15.388 0 84.612 100.000 0 0 100.000 100.000 0 0 100.000 300.000 15.388 0 284.612