6b. Concept Plan van aanpak 'Voorbereiding fusie'

PLAN VAN AANPAK ‘VOORBEREIDING FUSIE’ (concept d.d. 4 februari)

1

Inhoudsopgave Voorwoord 1. Inleiding 2. Uitgangspunten en doelstellingen 2.1 Bouwen aan het nieuwe ‘Wij’ 2.2 Per 1 januari 2023 goed uit de startblokken 3. Inrichting raadsdomein, strategische visie en bouwstenen 3.1 Strategische visie 3.2 Bouwsteen 1 - Raads- en griffiedomein 3.3 Bouwsteen 2 - Dienstverlening en Communicatie 3.4 Bouwsteen 3 - Organisatie en Personeel 3.5 Bouwsteen 4 - Financiën en Belastingen 3.6 Bouwsteen 5 - Harmonisatie Regelgeving, Beleid en Beheer 3.7 Bouwsteen 6 - Huisvesting en Faciliteiten 3.8 Bouwsteen 7 - ICT en IV 3.9 Integrale planning 4. Projectorganisatie 4.1 Uitgangspunten voor de projectorganisatie 4.2 Beschrijving projectorganisatie 4.3 Beschrijving rollen, taken en verantwoordelijkheden 4.4 Wisselwerking projectorganisatie en lijnorganisaties 5. Communicatie en Participatie 5.1 Communicatiedoelen 5.2 Communicatie-aanpak en inrichting van de communicatie 5.3 Uitgangspunten 5.4 Concrete uitwerking 6. Benodigde middelen en randvoorwaarden 6.1 Frictiekostenvergoeding 6.2 Verwachte kosten 2021 6.3 Dekking verwachte kosten 2021 Bijlage 1: Ervaringscijfers vanuit begrotingen andere bestuurlijke herindelingen

2

Voorwoord Door de raden van de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne is op 16 december 2020 het herindelingsontwerp vastgesteld. Hiermee hebben de gemeenten een belangrijke, volgende stap gezet in het proces om te komen tot een gemeentelijke herindeling. Voor u ligt het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ voor de fusie tussen de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne. Dit plan vormt samen met het herindelingsontwerp en de strategische visie een drieluik van belangrijke documenten in het traject naar de fusie. Om de fusie per 1 januari 2023 te realiseren moeten veel voorbereidende werkzaamheden worden verricht. Afgesproken is om hiervoor een totaal plan van aanpak op te stellen, zodat de voorbereidingen gestructureerd, doelgericht en efficiënt kunnen verlopen. Dit plan van aanpak bevat een toelichting op zeven verschillende bouwstenen zoals dienstverlening, organisatie en ICT. In het plan van aanpak beschrijven we op welke wijze, wanneer en met wie we uitvoering gaan geven aan die zeven bouwstenen. Een gemeentelijke herindeling is een complexe en ingrijpende aangelegenheid. Voor inwoners, bedrijven en instellingen, maar zeker ook voor de bestuurders, managers en medewerkers van de betrokken gemeentelijke organisaties.

Het voorliggende plan van aanpak is bovendien tot stand gekomen in een tijdperk waarin we te maken hebben met beperkende maatregelen om het coronavirus in te dammen. Dit had invloed op de wijze van totstandkoming van dit plan (we konden elkaar immers alleen digitaal ontmoeten), maar heeft zeker ook consequenties voor de inhoud. Het zorgt voor een heroriëntatie op allerlei gebieden: van huisvesting tot leiderschap en van beleid tot dienstverlening. Door een intensieve samenwerkingsvorm tussen medewerkers en bestuurders van de drie verschillende gemeenten is het onder de beperkende omstandigheden gelukt het voorliggende plan van aanpak te schrijven. We zijn hier bijzonder trots op. Zodra de maatregelen het weer toelaten, investeren we in fysieke bijeenkomsten zodat we elkaar (nog) beter leren kennen. We bedanken alle betrokkenen voor hun inzet voor dit plan en we gaan ervan uit dat de voorbereidingen om te komen tot een fusie op Voorne opbouwend blijven verlopen zodat de nieuwe gemeente een goede start kan maken. Dit alles ten dienste van de inwoners, bedrijven en instellingen van de huidige gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne. Bestuurlijk Regieteam fusie Voorne < foto later nog invoegen >

3

1. Inleiding Voorbereiding bestuurlijke herindeling: waar staan we nu? In 2019 hebben de gemeenteraden van Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne een bestuurlijke toekomstverkenning uitgevoerd. De uitkomst van deze verkenningen was voor elke gemeenteraad gelijk: een bestuurlijke fusie op Voorne heeft de voorkeur. Na deze uitspraak is gestart met de voorbereiding van de bestuurlijke herindeling. Hierbij worden twee fases onderscheiden: de voorbereidingsfase (fase 1) en de realisatiefase (fase 2). In de voorbereidingsfase hebben de drie gemeenteraden achtereenvolgend ingestemd met het principebesluit, het plan van aanpak ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’ en het herindelingsontwerp. Fase 1 wordt afgesloten met de besluitvorming over zowel het herindelingsadvies als over dit plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’. Dit plan van aanpak richt zich op de realisatiefase (fase 2). Drie sporen Centraal in de voorbereiding van de bestuurlijke herindeling staan het wettelijk spoor, het veranderspoor en het fusiespoor.

Het wettelijk spoor bevat alle procedurele stappen die de Wet algemene regels herindeling voorschrijft voor de voorbereiding van een herindeling. De belangrijkste stappen in fase 1 hierin waren het opstellen van het herindelingsontwerp, de zienswijzeprocedure en het herindelingsadvies (vaststelling gepland in maart 2021). Hierna start het wettelijke proces waarin uiteindelijk de bestuurlijke herindeling wordt geformaliseerd door besluitvorming in de Tweede en Eerste Kamer. Het veranderspoor gaat over het steeds meer als één gemeente werken in aanloop naar de fusie. We werken op Voorne al op vele gebieden inhoudelijk samen, zoals bijvoorbeeld in het sociaal domein en bij de gezamenlijke voorbereiding van de Omgevingswet. Het veranderspoor krijgt naast de inhoudelijke lijn ook vorm via het betrekken van medewerkers bij de verandering naar één gemeente Voorne met transparante en tijdige informatie. Ook gaan we werken met een Voorne Academie waarin we met medewerkers starten met het ‘anders werken’: opgavengericht en ‘van buiten naar 4

binnen’. Het steeds meer als één gemeente werken gebeurt ook op het niveau van de gemeenteraden. In de fusiecommissie wordt gezamenlijk opgetrokken in het proces. Ook vindt de voorbereiding van het functioneren van de nieuwe gemeenteraad gezamenlijk plaats (zie paragraaf 3.2). Het fusiespoor betreft de voorbereiding van de samenvoeging van de gemeentelijke organisaties. De gemeentelijke herindeling heeft gevolgen voor alle aspecten van de gemeentelijke organisatie. Voor dit fusiespoor is in december 2020 gestart met het samenwerken aan de gezamenlijke ambitie en doelstellingen voor de nieuwe gemeente. Het concrete resultaat is een strategische visie op hoofdlijnen en agenda voor de belangrijkste speerpunten. Het gaat hierbij om de koers van de gemeente Voorne, ons profiel en de rolopvatting in relatie tot onze gemeenschap en grondgebied. Besluitvorming over deze visie is voorzien voor juli 2021. De ontwikkeling van deze strategische visie vormt ook de ‘kapstok’ voor de zeven bouwstenen in dit plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ (zie verder hoofdstuk 3.1). Wat zit er in dit plan? In fase 2 bouwen we aan de nieuwe gemeente en de nieuwe organisatie. Dit plan van aanpak benoemt hoe we de samenvoeging van de gemeentelijke organisaties van Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne organiseren.

Het betreft hier met name het fusiespoor, maar ook elementen van het veranderspoor komen aan de orde (Voorne Academie en interne procescommunicatie). Dit plan van aanpak heeft het karakter van een procesplan. Het beschrijft het proces van voorbereiding en de daarin te nemen stappen, de uit te voeren activiteiten en te nemen besluiten. Het geeft de hoofdlijnen aan van de onderliggende werkplannen en levert dus geen inhoudelijke producten op, maar benoemt welke inhoudelijke producten we moeten opleveren, wanneer en hoe we dat doen. De voorbereiding van de herindeling doen we in de geest van wat we willen in de nieuwe organisatie. Hoofdstuk 2 start daarom met het benoemen van een aantal uitgangspunten. Daarna gaat hoofdstuk 2 in op de resultaten die worden beoogd met het voorbereidingsproces. Hoofdstuk 3 geeft op hoofdlijnen aan welke producten en resultaten in fase 2 moeten worden opgeleverd, met daarbij een concretisering in mijlpalen. Het hoofdstuk sluit af met een grove totaalplanning. Hoofdstuk 4 gaat over de inrichting van goed bestuurlijk én ambtelijk opdrachtgeverschap en de inrichting van de projectorganisatie voor de 2e fase. De projectorganisatie wordt hierbij geconcretiseerd met een beschrijving van rollen, taken en verantwoordelijkheden van de betrokkenen.

Hierbij bestaat ook aandacht voor de wisselwerking tussen de projectorganisatie en de ‘staande organisaties’ en de sturing hierbij. Het hoofdstuk 5 Communicatie start met de communicatiedoelen. Dit wordt daarna uitgewerkt in de communicatie-aanpak en de inrichting van de communicatie, gevolgd door een uitwerking van de uitgangspunten. Het hoofdstuk 6 Financiën start met een toelichting op de frictiekostenvergoeding, inclusief een overzicht van de uitputting van het al beschikbaar gestelde budget voor de voorbereiding van de fusie. Verder geeft het hoofdstuk op hoofdlijnen inzicht in de verwachte kosten in de 2 e fase van de voorbereiding van de fusie, inclusief het dekkingsvoorstel hierbij. Vooruitblik Dit plan van aanpak geeft op hoofdlijnen aan wat er moet gebeuren om de fusie voor te bereiden in de jaren 2021 en 2022. Verdere concretisering hiervan vindt gedurende het voorbereidingsproces plaats waar in periodieke rapportages over wordt gerapporteerd.

5

2. Uitgangspunten en doelstellingen 2.1 Bouwen aan een nieuwe ‘Wij’ We doen de voorbereiding van de herindeling in de geest van wat we belangrijk vinden in de nieuwe organisatie. Dit leidt tot een aantal uitgangspunten. Vertrouwen We werken samen aan onze nieuwe organisatie en gemeente. We vertrouwen hierbij op elkaars expertise en inzet. Participatief Bij de voorbereiding van de herindeling zorgen we constant voor dialoog en interactie met onze stakeholders. Heldere inrichting opdrachtgever- en opdrachtnemerschap We werken resultaatgericht en gestructureerd met duidelijke doelstellingen en een goede planning. Het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap is hierbij helder ingericht en we werken steeds meer opgavengericht. Duidelijke ambities Helderheid is gewenst over de bestuurlijke ambities in de aanloop naar de bestuurlijke herindeling. Duidelijk moet zijn waar de prioriteit ligt qua lokale ambities, Voornse inhoudelijke opgaven en de fusie-voorbereiding. Realistisch en pragmatisch We kiezen een werkvorm die past bij de beschikbare capaciteit en planning. De coronacrisis, de going concern-taken en de voorbereiding van de bestuurlijke herindeling zorgen voor druk in de ambtelijke organisaties. De beschikbare capaciteit is dan ook een zorgpunt.

Dit vraagt in ieder geval om een pragmatische houding: we bouwen inhoudelijk voort op al genomen besluiten en maken waar mogelijk gebruik van de voorbereiding voor de ambtelijke fusieorganisatie. Vernieuwing en leren We zorgen voor vernieuwing en leggen de basis voor verdere digitalisering. We geven de voorbereiding van de herindeling als lerende organisatie vorm. We laten ons hierbij door anderen inspireren. Dit gebeurt zowel bij de uitrol van de bouwstenen, als door de Voorne Academie (zie hoofdstuk 3.4). Medewerkerbetrokkenheid / medezeggenschap We hechten waarde aan de betrokkenheid van medewerkers bij de bestuurlijke herindeling. Dit gebeurt aan de ene kant door tijdige, transparante communicatie en aan de andere kant door het betrekken van medewerkers bij de voorbereiding van de herindeling. Belangrijk hierbij is ook de betrokkenheid van zowel het WOR-platform/Bijzondere Ondernemingsraad als het Bijzonder Lokaal Overleg. 2.2 Per 1 januari 2023 goed uit de startblokken Het uitvoeren van dit plan van aanpak zorgt ervoor dat we per 1 januari 2023 de basis op orde (‘need to have’) hebben voor de nieuwe gemeente. We onderscheiden hierbij zes overkoepelende resultaten. De zes genoemde resultaten gelden als overkoepelende paraplu voor dit plan van aanpak. De bouwstenen die in het volgende hoofdstuk worden uitgewerkt, zorgen gezamenlijk voor het realiseren van deze resultaten.

Resultaat 1: Vanaf 1 januari 2023 vindt de dagelijkse dienstverlening plaats binnen het nieuwe dienstverleningsconcept Vanaf 1 januari 2023 vindt de dagelijkse dienstverlening plaats binnen het nieuwe dienstverleningsconcept. De communicatievoorzieningen van de nieuwe gemeente zijn in werking (website, social media, een klantcontactcentrum, post-adres, etcetera.). Voor inwoners en andere klanten is duidelijk waar zij terecht kunnen voor vragen. Deze vragen worden tijdig en adequaat beantwoord. Resultaat 2: Bestuursorganen kunnen functioneren Bij de start van de nieuwe gemeente zijn de praktische zaken geregeld waardoor de verschillende bestuursorganen goed kunnen functioneren. Het betreft hier de gemeenteraad (inclusief griffie), het

6

college van burgemeester en wethouders en de waarnemend burgemeester. Om dit te bereiken zijn de faciliteiten voor de bestuursorganen (wellicht in tijdelijke vorm) op orde, zowel qua huisvesting als de harmonisatie van de bestuurlijke processen, werkwijzen en het raadsinformatiesysteem. Ook is er een visie op de gewenste wijze van besturen en organiseren en is de strategische advisering richting de bestuursorganen goed ingebed in de ambtelijke organisatie. Resultaat 3: Voorbereiding financiële positie en beleidspositie Ook op financieel vlak is per 1 januari 2023 de basis op orde: de ontwerpbegroting is technisch voorbereid voor besluitvorming door de nieuwe gemeenteraad. Ook is er één financiële administratie en een vastgestelde Planning- en Controlcyclus. De gemeenteraden hebben hier in oktober 2020 een specifieke opdracht aan toegevoegd: het opstellen, uitvoeren en rapporteren over het risicoreductieplan. Dit plan brengt de aanbevelingen en benoemde risico’s in beeld uit de herindelingsscan en het due diligence onderzoek en benoemt maatregelen om deze risico’s te verkleinen. Naast de voorbereiding op financieel vlak, vindt voorafgaand aan de herindeling ook voorbereiding plaats voor de harmonisatie op beleid en processen. Voor deze harmonisatie maken we in 2021 een harmonisatieplan, gebaseerd op een brede inventarisatie van de te harmoniseren wet- en regelgeving.

Dit plan van aanpak benoemt de prioritering voor de harmonisatie en geeft duidelijkheid over de wijze van besluitvorming. Dit plan wordt vastgesteld door de drie gemeenteraden. Vooruitlopend op dit harmonisatieplan, wordt in het 1e kwartaal 2021 een verkenning uitgevoerd naar de mogelijke toekomstscenario’s voor de uitvoering van de Participatiewet. Resultaat 4: Integratie van organisaties en systemen Op 1 januari 2023 is de organisatie ingericht op een manier die passend is bij het besturingsconcept. De inrichting van de organisatie is duidelijk voor de medewerkers. De plaatsing van medewerkers is zorgvuldig verlopen. De huisvesting en de bijbehorende faciliteiten zijn ingericht. Dit kan ook in een tijdelijke vorm zijn die na 1 januari 2023 verder wordt ontwikkeld. De ICT-systemen, kernapplicaties en werkplekautomatisering werken (fysiek en digitaal). Verder draaien de kernprocessen zoals administratie, bedrijfsvoering en informatievoorziening en kan hieruit management- en sturingsinformatie worden gegenereerd. Resultaat 5: Plan op hoofdlijnen voor organisatieontwikkeling Per 1 januari 2023 is de basis voor de organisatie op orde en ligt er een plan op hoofdlijnen voor de organisatieontwikkeling vanaf 2023.

Hierin is een visie opgesteld op leiderschap en op medewerkers, afgeleid van de strategische visie en het besturingsconcept Ook geeft het plan voor organisatieontwikkeling een ontwikkelplan voor het management. Het plan benoemt alleen de hoofdlijnen. De verdere invulling vindt plaats na de start van de nieuwe gemeente. Gezamenlijk wordt in de aanloop naar de bestuurlijke herindeling op natuurlijk wijze gebouwd aan de nieuwe gezamenlijke cultuur. Belangrijk bij de start van de nieuwe organisatie is dat medewerkers een passende plek hebben in de nieuwe organisatie. Budget is benodigd om frictiedossiers hierbij op te kunnen lossen. Resultaat 6: Strategische positionering nieuwe gemeente De strategische positionering van de nieuwe gemeente is voorbereid, gebaseerd op de strategische visie: wat vindt gemeente Voorne belangrijk? Waar staan we voor en wat zijn onze doelen en belangen en hoe positioneren we ons in de regio en bij onze samenwerkingspartners?

7

3. Inrichting raadsdomein, strategische visie en bouwstenen De gemeenteraden moeten formeel diverse besluiten voorbereiden en nemen zodat de nieuwe gemeente op 1 januari 2023 van start kan gaan. Het gaat daarbij om ‘raadseigen’-producten, ‘collegeeigen’ producten, en zaken die gezamenlijk opgepakt moeten worden (coproductie). Paragraaf 3.1 licht de strategische visie toe. De paragrafen 3.2 t/m 3.8 werken vervolgens de diverse bouwstenen uit. Per product wordt de verantwoordelijkheid hierbij benoemd. Soms ligt die uitsluitend bij de gemeenteraden en soms bestaat er een overlap met producten waarvoor de colleges bestuurlijk verantwoordelijk zijn. Dan wordt een vorm van coproductie ingericht. Hierbij bestaat bij diverse producten ook interactie met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Dit plan van aanpak geeft op hoofdlijnen per bouwsteen een omschrijving en de gewenste resultaten en mijlpalen. Het benoemt de producten die moeten worden opgeleverd en de planning daarbij in de tijd. Ook benoemt het per bouwsteen de verbanden, aandachtspunten en de wijze van participatie. Hier liggen uitgewerkte projectformats aan ten grondslag. In deze projectformats is elke bouwsteen verder uitgewerkt door onder andere het concretiseren van de onderlinge verbanden en de wijze waarop deze verbanden worden vormgegeven.

Het hoofdstuk sluit af met een integrale planning in paragraaf 3.9. 3.1 Strategische visie Om een wenkend perspectief en ambitie voor de herindeling te bepalen, wordt een strategische visie ontwikkeld. Het opstellen van de strategische visie is een apart deelproject en maakt geen onderdeel uit van dit plan van aanpak. Aangezien de strategische visie inhoudelijk de kapstok vormt voor de uitwerking van de bouwstenen, volgt hier wel een toelichting op de strategische visie. De strategische visie is een koepeldocument dat richting geeft aan de nieuwe gemeente en het te doorlopen herindelingsproces. Het beantwoordt vragen zoals: Wat voor soort gemeente willen we zijn? Waarin onderscheiden wij ons als gemeente? Wat kunnen de inwoners van ons verwachten? De strategische visie geeft ook de kaders voor de inrichting van bestuur en organisatie van de nieuwe gemeente. De strategische visie vormt hiermee een bovenliggend verhaal voor de bouwstenen die in dit plan van aanpak verder worden uitgewerkt. Deelresultaten en grove planning Producten/activiteiten Voorbereiding Verkenning Opstellen doelscenario’s Van scenario’s naar visie Conceptvisie en besluitvorming

Wanneer gereed November/december 2020 Januari/februari 2021 Februari/maart 2021 April/mei 2021 Juni/juli 2021

Verbanden De strategische visie dient als een ‘kapstok’, waar alle bouwstenen aan worden opgehangen en aan bijdragen, en als ‘stip aan de horizon’, waar alle betrokkenen samen naartoe werken. Dit geldt met name voor de bouwstenen ‘Dienstverlening en Communicatie’ en ‘Organisatie en Personeel’. Aandachtspunten Bij de voorbereiding van de bestuurlijke herindeling werken we met diverse deelprojecten. De strategische visie is een apart deelproject met een eigen traject en fasering. De deelprojecten ‘Strategische visie’ en het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ worden in wisselwerking met elkaar vormgegeven. Belangrijk is de deelprojecten goed te blijven verbinden. Participatie De strategische visie komt tot stand op basis van een interactief proces waarin de gemeentebesturen (colleges en raden) samen optrekken met inwoners, maatschappelijke organisaties, bedrijven en de medewerkers.

8

3.2 Bouwsteen 1: Raads- en griffiedomein Er is een apart ‘Uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies 2021-2022’ opgesteld. Dit uitvoeringsplan beschrijft uitgebreid de diverse producten die in het raads- en griffiedomein worden opgeleverd, de planning en de inrichting van de projectstructuur hierbij. De voorbereiding van de raadseigen producten ligt in handen van diverse werkgroepen. Deze werkgroepen kunnen bestaan uit raadsleden, griffiers en andere ambtelijke adviseurs. Het uitvoeringsplan geeft dit per werkgroep aan. Ook benoemt het uitvoeringsplan de diverse overleggremia en geeft per op te leveren product een uitgebreid werkplan. In dit plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ zijn hieruit de hoofdlijnen benoemd. Er bestaan nauwe verbanden met deze hoofdlijnen en de diverse bouwstenen. Deze verbanden komen in de paragrafen 3.3 t/m 3.8 per bouwsteen aan de orde en zijn nader uitgewerkt in de onderliggende projectformats. Werkgroep Griffie De werkgroep ‘Griffie’ bereidt alle producten voor die betrekking hebben op de inrichting van de griffie van de nieuwe gemeente en de werving en selectie van de beoogd griffier. Werkgroep Werkwijze en Raadsondersteuning De werkgroep ‘Werkwijze en Raadsondersteuning’ bereidt alle producten voor die betrekking hebben op de keuze van het raadsinformatiesysteem en het systeem van uitzenden van commissie- en raadsvergaderingen.

Ook maakt deze werkgroep een harmonisatievoorstel voor het harmoniseren van de raadseigen verordeningen en bereidt de werkgroep een voorstel voor het nieuwe vergaderstelsel en de werkwijze voor. Werkgroep Burgerparticipatie De werkgroep ‘Burgerparticipatie’ stelt de notitie Burgerparticipatie/overheidsparticipatie op waarin de ambities en speerpunten voor Raadscommunicatie worden bepaald. Ook levert de werkgroep het raadscommunicatieplan op. Werkgroep Huisvesting De werkgroep ‘Huisvesting’ heeft als doel adequate huisvesting en faciliteiten voor de griffie en de gemeenteraad te realiseren, inclusief de keuze van en inrichting van de raadszaal. Werkgroep P&C De werkgroep ‘P&C’ heeft als doel het borgen van de betrokkenheid bij de keuze en de inrichting van de programmabegroting 2023 en bij het borgen van de kaderstelling en controle door de raad in de P&C-cyclus voor de nieuwe gemeente. Ook bereidt deze werkgroep de selectie voor van de accountant die de jaarrekeningcontrole voor zijn rekening neemt en verzorgt de werkgroep voorstellen voor de inrichting van de rekenkamer van de nieuwe gemeente.

Werkgroep Voorbereiding start nieuwe gemeenteraad De werkgroep ‘Voorbereiding start nieuwe gemeenteraad’ ondersteunt politieke partijen in de aanloop naar de verkiezingen in november 2022, stelt een introductie- en scholingsprogramma voor nieuwe raadsleden op en ontwikkelt activiteiten die bijdragen aan de bekendheid van de verkiezingen en de opkomst bevorderen. 3.3 Bouwsteen 2: Dienstverlening en Communicatie Voor de nieuwe gemeente zetten we voor 1 januari 2023 in op het tenminste op peil houden en waar mogelijk versterken van de dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. We werken dit uit in een dienstverleningsconcept dat bestaat uit onze visie op dienstverlening en het bijbehorende kwaliteitshandvest. Het dienstverleningsconcept bouwt voort op de strategische visie die naar verwachting in juli 2021 wordt vastgesteld. Het dienstverleningsconcept wordt parallel met het besturingsconcept opgesteld, omdat hierbij belangrijke dwarsverbanden bestaan. Het dienstverleningsconcept benoemt in hoofdlijnen de visie op toegang tot en de kwaliteit van de gemeentelijke producten en diensten. Hierbij komen de kernwoorden betrokken en benaderbaar terug. Houding en gedrag is belangrijk in de ontwikkeling van de dienstverlening: wat is belangrijk in 9

houding en gedrag als het gaat om onze dienstverlening? Hoe doen we dat nu en moeten we dat veranderen? Het dienstverleningsconcept wordt vervolgens verder geconcretiseerd in een dienstverleningsplan, waarbij we vanaf 2023 met behulp van klantreizen de beleving van de dienstverlening toetsen. Een tweede onderdeel van deze bouwsteen is de voorbereiding van communicatieproducten voor de nieuwe gemeente. Communicatie is een belangrijk instrument om inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties te informeren over en te betrekken bij het Voornse communicatiebeleid en de uitvoering. Hieronder valt onder andere het voorbereiden van het communicatiebeleid en het participatiebeleid (voortbouwend op het besturingsconcept, zie paragraaf 3.3). Ook valt onder communicatie de nieuwe huisstijl/logo, de website en de voorbereiding voor het gemeentewapen. Belangrijk is dat op 1 januari 2023 de basis op orde is voor de dienstverlening en communicatie. Dit is het bovenliggende resultaat dat met deze bouwsteen wordt gerealiseerd. Vanaf 2023 wordt verder ingezet op doorontwikkeling en verdere verbetering van de dienstverlening.

Deelresultaten en grove planning Producten/activiteiten Dienstverleningsconcept (visie op dienstverlening en kwaliteitshandvest) Plan van aanpak dienstverleningsconcept Plan van aanpak communicatie en participatie Huisstijl en logo (zie ook plan van aanpak) Website (zie ook plan van aanpak) Gemeentewapen (zie ook plan van aanpak)

Besluitvorming voorzien 3e kwartaal 2021 3e kwartaal 2021 3e kwartaal 2021 2e kwartaal 2022 3e kwartaal 2022 2023

Verbanden De bouwsteen Dienstverlening en communicatie kent raakvlakken met alle andere bouwstenen. De belangrijkste worden hier genoemd. Het dienstverleningsconcept is congruent aan de strategische visie en wordt parallel opgeleverd met het besturingsconcept (zie hierna bouwsteen 3). Ook bestaan belangrijke verbanden met zowel het fysiek als sociaal domein in verband met de inrichting van participatie en wijk- en kernengericht werken. Er bestaan verder verbanden met de bouwsteen ICT & IV en met de bouwsteen Huisvesting en Faciliteiten, gelet op de invulling van de randvoorwaarden voor het bieden van dienstverlening. Er bestaat ook een link met de werkgroep Burgerparticipatie vanuit het ‘Uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies 2021-2022’. Aandachtspunten De bouwsteen Dienstverlening en Communicatie is breed en raakt aan alle andere bouwstenen. Bij de uitwerking van deze bouwsteen is een duidelijk kader voor de bouwsteen daarom noodzakelijk en is continue afstemming cruciaal. Participatie Zoals hiervoor is toegelicht, komt de strategische visie tot stand op basis van een interactief proces, met zowel interne als externe stakeholders. Dit proces levert ook de uitgangspunten op voor de opmaak van de dienstverleningsvisie.

De dienstverleningsvisie komt tot stand in samenspel van raden, colleges en interactie met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties (coproductie).

10

3.4 Bouwsteen 3: Organisatie en Personeel Deze bouwsteen richt zich op de wijze waarop de nieuwe gemeentelijke organisatie gestructureerd en ingericht wordt. Deze bouwsteen omvat veel verschillende onderdelen, die deels parallel lopen en deels opeenvolgend zijn. Verandering en cultuur en Voorne Academie Naast het bouwen en inrichten van de organisatie zijn de thema’s verandering en cultuur minstens zo belangrijk. Het is belangrijk om alle medewerkers goed mee te nemen in de fusie en de veranderingen die dit met zich meebrengt. Ook moet er aandacht zijn voor de huidige cultuurverschillen en de cultuur van de nieuwe organisatie (normen en waarden, samenwerkingsafspraken, structuren, procedures, etc.). We organiseren in 2021 en 2022 hiervoor trainingen rondom het thema ‘fusiefit’ waarin verandering en cultuur is verweven. Ook ontwikkelen we een Voorne Academie. Dit is een platform dat samenwerken, leren en ontwikkelen faciliteert, ook na 1 januari 2023. Besturingsconcept De strategische visie en het dienstverleningsconcept benoemen de ambities en de koers van de nieuwe gemeente. De gemeentelijke organisatie moet deze ambities realiseren. Hierbij is een passend besturingsconcept nodig, dat invulling geeft aan ambities bijvoorbeeld op het gebied van kernenbeleid of kerngericht werken.

De uitgangspunten moeten helder zijn voor de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen raad, college, managers en medewerkers. Ook wordt een visie op leiderschap opgesteld, gekoppeld aan een managementfilosofie. Dit wordt vastgelegd in een besturingsconcept. Sociaal plan De afspraken over de rechtspositie van medewerkers worden vastgelegd in een sociaal plan. Dit plan regelt de personele gevolgen van de reorganisatie/fusie. Het beschrijft onder andere de rechten en de plichten van de medewerkers en van de werkgevers gedurende het herindelingsproces en de inrichting van de selectie- en plaatsingsprocedure. Onderdeel van het sociaal plan is ook het vormen van het arbeidsvoorwaardenpakket voor medewerkers bij de nieuwe gemeente die nieuw in dienst treden. Het vaststellen van een arbeidsvoorwaardenregeling is onderwerp van gesprek in het Bijzonder Lokaal Overleg. Hierover moet overeenstemming worden bereikt. Hoofdstructuur De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie bouwt voort op de strategische visie, het dienstverleningsconcept en het besturingsconcept. De keuze voor de organisatiestructuur is afhankelijk van de ambitie van de nieuwe gemeente en moet passend dan wel ondersteunend zijn aan haar opgaven en manier van werken. De hoofstructuur benoemt hierbij het hoogste niveau (gemeentesecretaris of directie) en de (hoofd)niveaus hieronder.

Functieboek I en selectieprocedure management- en sleutelfuncties Vervolgens wordt functieboek I opgesteld. Het functieboek is een verzameling van alle functies in de nieuwe organisatie. Per functie worden de inhoud, het profiel, de formatie en de indicatieve inschaling beschreven. Het functieboek I bevat alle leidinggevende en sleutelfuncties, waar een wervings- en selectieprocedure bij wordt gevolgd. De sleutelfuncties worden bepaald in overleg met de Bijzondere Ondernemingsraad. Er vindt een zorgvuldige werving- en selectieprocedure plaats voor het invullen van de managementen sleutelfuncties. Deze procedure wordt vastgelegd in het sociaal plan. De benoemingen worden na 1 januari 2023 formeel bekrachtigd door het college van de nieuwe gemeente. De werving en selectie van functieboek I start met de procedure voor de invulling van de functie van de kwartiermaker / gemeentesecretaris. Detailstructuur, formatieplan en functieboek II De hoofdstructuur wordt uitgewerkt in een detailstructuur. De detailstructuur geeft de clustering en ordening van taken binnen de in de hoofdstructuur benoemde organisatieonderdelen. Het benoemt alle niveaus in de organisatie en is voldoende uitgewerkt om de benodigde personele capaciteit, functietypes, financiële middelen en ondersteunende faciliteiten te bepalen.

11

Het formatieplan brengt vervolgens de totale benodigde formatie voor de nieuwe organisatie in beeld per taakgebied en organisatie-eenheid. De eerste stap hierbij is het benoemen van uitgangspunten. Hiervoor vindt een inventarisatie plaats van de kaders vanuit de hoofd- en detailstructuur en van de financiële kaders. Voor benoemingen naar aanleiding van functieboek II wordt een plaatsingsprocedure gevolgd. De inrichting van deze procedure en de regels die daarbij gelden worden opgenomen in het sociaal plan. Over de inhoud van het sociaal plan moet overeenstemming worden bereikt in het Bijzonder Lokaal Overleg. Ook hier geldt dat alle plaatsingen na 1 januari 2023 worden bekrachtigd door het college van de nieuwe gemeente. Conversietabel Een conversietabel vertaalt de scores die binnen een functiewaarderingssysteem aan functies worden toegekend in een salarisschaal. De conversietabel is onderdeel van het lokale beloningsbeleid en wordt per organisatie op maat gemaakt. De opbouw van de conversietabel is onderwerp van overleg in het Bijzonder Lokaal Overleg. Over de conversietabel moet overeenstemming bereikt worden. Organisatieplan nieuwe gemeente Per 1 januari 2023 is de basis voor de organisatie op orde en ligt er een plan op hoofdlijnen voor de organisatieontwikkeling vanaf 2023.

Hierin is een visie opgesteld op leiderschap en op medewerkers, afgeleid van de strategische visie en het besturingsconcept. Ook geeft het plan voor organisatieontwikkeling een ontwikkelplan voor het management. Het plan benoemt alleen de hoofdlijnen. De verdere invulling vindt plaats na de start van de nieuwe gemeente. Deelresultaten en grove planning De onderstaande tabel geeft de wenselijke planning voor deze bouwsteen. Deze planning is ambitieus, ook omdat er afhankelijkheden bestaan van de andere bouwstenen. Mocht in de praktijk blijken dat de planning niet realistisch is, bestaat er de mogelijkheid tot uitloop Producten/activiteiten Voorne Academie Besturingsconcept Sociaal plan Keuze functiewaarderingssysteem Conversietabel Hoofdstructuur en Functieboek I Detailstructuur, formatieplan en Functieboek II Selectieprocedure Functieboek I (start met werving kwartiermaker / gemeentesecretaris) Plaatsingsprocedure Functieboek II Arbeidsvoorwaardenregeling nieuwe gemeente Organisatieplan nieuwe gemeente

Besluitvorming voorzien in: 2e kwartaal 2021 3e kwartaal 2021 Start in 1e kwartaal 2021. Vastgesteld uiterlijk 4e kwartaal 2021 3e kwartaal 2021 Start in 4e kwartaal 2021. Vastgesteld uiterlijk 1e kwartaal 2022. 4e kwartaal 2021 (uitloop tot 1e kwartaal 2022) 1e kwartaal 2022 (uitloop tot 2e kwartaal 2022) 2e kwartaal 2022 (uitloop tot 3e kwartaal 2022) 3e kwartaal 2022 (uitloop tot 4e kwartaal 2022) 2e helft 2022 2e helft 2022

Verbanden De bouwsteen Organisatie en Personeel kent veel verbanden met de andere bouwstenen. Het dienstverleningsconcept is bijvoorbeeld mede bepalend voor het besturingsconcept, dus dit moet in wisselwerking worden vormgegeven. Er is ook een sterke koppeling met de bouwsteen Financiën en Belastingen omdat de financiële kaders belangrijk zijn voor bijvoorbeeld het formatiebudget. Verder zijn de keuzes die gemaakt worden in de deelproducten van deze bouwsteen bepalend voor de inrichting van de huisvesting, faciliteiten en ICT/IV. Ook hier bestaat aandacht voor. Er bestaat ook een link met de werkgroepen ‘Griffie’ en ‘Voorbereiding start nieuwe gemeenteraad’ vanuit het ‘Uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies 2021-2022’. Aandachtspunten Belangrijk is de samenhang tussen de diverse bouwstenen goed te borgen en voldoende capaciteit en expertise te organiseren voor de forse opgaven rondom organisatie en personeel.

12

Participatie Medewerkers moeten goed worden meegenomen in het fusieproces en de stappen die daarin worden genomen. Daar waar het mogelijk is, wordt betrokkenheid van medewerkers georganiseerd. Het besturingsconcept komt tot stand in samenspel van raden en colleges (coproductie). 3.5 Bouwsteen 4: Financiën en Belastingen Deze bouwsteen richt zich op financiën en belastingen. Het doel van deze bouwsteen is om op 1 januari 2023 een gecoördineerde en gecontroleerde samensmelting van drie afzonderlijke financiële huishoudingen te realiseren. We willen een goed functionerende financiële functie, uniforme systemen en geharmoniseerd financieel beleid. Terugblik op 2020 De voorbereiding op het vlak van financiën en belasting is gestart in 2020. De provincie heeft toen een herindelingsscan uitgevoerd en ook heeft een due diligence onderzoek plaatsgevonden naar risico’s op financieel en juridisch vlak. Tot slot is er een integraal plan van aanpak opgesteld om de aanbevelingen vanuit de herindelingsscan en het due diligence onderzoek op te pakken. Dit risicoreductieplan komt bij de gemeenteraden tegelijkertijd met dit plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ aan de orde en bestaat uit één hoofdplan (niveau Voorne) met drie deelplannen (lokaal niveau).

Het doel van dit plan is om zoveel als mogelijk een gezonde financiële start voor te bereiden, risico’s inzichtelijk te hebben en deze zoveel mogelijk te beheersen. Eind 2020 is tot slot het arhi-protocol vastgesteld, gelijktijdig met het besluit van de raden over het herindelingsontwerp. In het arhi-protocol zijn de afspraken vastgelegd over hoe de drie gemeenten elkaar informeren en betrekken bij besluiten met financiële gevolgen. Dit protocol is reeds in werking getreden en eindigt van rechtswege zodra de gemeentelijke fusie afgerond is. Bouwsteen Financiën en Belastingen in 2021 en 2022 Naast deze al lopende zaken bevat de bouwsteen Financiën en Belastingen een aantal hoofdonderwerpen, met daaraan gerelateerde deelresultaten. De financiële planning en control moet op orde zijn. In 2022 wordt een kadernota (inclusief investeringsplanning) en de conceptbegroting opgesteld voor de nieuwe gemeente. De begroting wordt opgebouwd uit de begrotingen van de herindelende gemeenten. Hier gaan principiële keuzes aan vooraf en er zijn randvoorwaarden benodigd. Is er ruimte voor nieuw beleid? Welke begrotingsopbouw- en –methodiek gebruiken we? Welke belastingen en tarieven hanteren we? De begroting wordt formeel vastgesteld door de gemeenteraad van de nieuwe gemeente. Voor de nieuwe gemeente moeten afspraken worden gemaakt over de manier waarop ‘planning en control’ wordt ingericht.

Het gaat hier om de instrumenten waarmee en waardoor management en bestuur inzicht hebben in financiële gegevens en processen en daarop kunnen sturen. Deze instrumenten moeten in lijn zijn met de besturingsfilosofie. Dit resulteert in de kalender voor de planning- en controlcyclus vanaf 2023 waarin in ieder geval de wettelijke verplichtingen zijn opgenomen, aangevuld met (wellicht meer innovatieve) andere instrumenten. Een ander groot onderwerp voor deze bouwsteen is het harmoniseren van het financiële beleid. Dit geldt bijvoorbeeld voor de belastingverordeningen en –tarieven en de Financiële verordening 212 en 213 en het treasurystatuut. Het risicoreductieplan dat in april 2021 in de gemeenteraden wordt besproken, geeft voorstellen voor de fasering van de harmonisatie van de belastingverordeningen en -tarieven. Er zijn uniforme financiële systemen en processen nodig om de financiële administratie op orde te hebben. Deelresultaten die moeten worden behaald zijn hierbij onder andere het zorgen voor een centrale verzekeringsadministratie, zorgen voor één rekeningschema en één integraal financieel systeem. Ook het harmoniseren van financiële processen vergt aandacht.

Een belangrijk onderdeel hierbij is het procesmanagement: er moet een financieel sturings- en beheersingsinstrumentarium worden ingericht, kritieke processen moeten zijn beschreven en het contractmanagementsysteem moet worden ingericht.

13

Deelresultaten en grove planning Producten/activiteiten Risicoreductieplan Kadernota /zomernota voor de begroting 2022 (op lokaal niveau) Ontwerp P&C structuur nieuwe gemeente en implementatieplan Inrichting programma’s begroting nieuwe gemeente Uitgangspunten begroting nieuwe gemeente Keuze accountant nieuwe gemeente Kadernota /zomernota voor de begroting 2023, inclusief investeringsplanning

Wanneer gereed 2e kwartaal 2021 2e kwartaal 2021

Harmonisatievoorstellen lokale heffingen en belastingen tbv nieuwe raad (kadernota 2023 richtinggevende uitspraken)

Eind 3e kwartaal 2022

Volledige harmonisatie van financiële systemen en processen Ontwerpbegroting 2023 nieuwe gemeente inclusief plan lokale heffingen

3e kwartaal 2022

1e kwartaal 2022 1e kwartaal 2022 1e kwartaal 2022 2e kwartaal 2022 2e kwartaal 2022

4e kwartaal 2022

Verbanden Belangrijk is dat de inrichting van financiën en belastingen voortbouwt op het besturingsconcept. De belangrijkste relaties bestaan verder met de bouwstenen Harmonisatie regelgeving, beleid en beheer, ICT en IV en Organisatie en Personeel. Er bestaat ook een link met de ‘werkgroep P&C’ vanuit het ‘Uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies 2021-2022’. Aandachtspunten De voorbereiding van de fusie vraagt veel financiële expertise. Belangrijk is oog te houden voor de beschikbare capaciteit. Participatie Het is belangrijk om in bestuurlijk-ambtelijk samenspel tot een gedragen inrichting te komen van de brede P&C-cyclus en -instrumenten. De gewenste diepte en concreetheid van de rapportages moet bijvoorbeeld gezamenlijk worden bepaald. Ook is de ontwerpbegroting 2023 een product dat in coproductie tussen raden en colleges wordt vormgegeven.

3.6 Bouwsteen 5: Harmonisatie regelgeving, beleid en beheer De wet Arhi beschrijft de wettelijke kaders rondom de harmonisatie van beleid en regelgeving. Na een herindeling blijven beleid en regelgeving van de opgeheven gemeenten over het algemeen nog maximaal twee jaar na de datum van herindeling van kracht (art 28 wet Arhi). Beleid en regelgeving behoudt in deze twee jaar rechtskracht voor zover de nieuwe gemeente deze voorschriften niet eerder vervallen verklaart. Er moeten keuzes worden gemaakt in de prioritering en fasering van de harmonisatie, natuurlijk rekening houdend met de wet Arhi. Belangrijk hierbij is dat er duidelijkheid en rechtszekerheid bestaat voor de inwoners van de nieuwe gemeente. Ook voor de medewerkers moeten procedures en werkafspraken, zoals die vanaf de datum van herindeling gelden, helder zijn. We pakken het proces van harmonisatie zorgvuldig aan. We starten hierbij met een inventarisatie voor de beleidsvelden bestuurlijk-juridisch (inclusief verbonden partijen, inkoop- en aanbestedingsbeleid, contractmanagementsysteem, kabinetszaken en raadseigen verordeningen), 14

ruimtelijke ontwikkeling, sociaal domein (inclusief welzijn, sport en cultuur) en de buitendienst. Het betreft hier een brede inventarisatie van zowel algemeen verbindende voorschriften, verordeningen, (subsidie)regelingen, plannen, beleidsregels, externe verplichtingen en lopende contracten. De tweede stap is het prioriteren bij de harmonisatie. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt in: - Harmonisatie verplicht voor herindelingsdatum - Harmonisatie noodzakelijk voor herindelingsdatum - Harmonisatie wenselijk voor herindelingsdatum - Harmonisatie verplicht of wenselijk in 1e kwartaal na herindeling - Harmonisatie verplicht of wenselijk binnen 2 jaar na herindeling Hierbij worden verschillende scenario’s opgesteld en worden de gevolgen van de scenario’s in beeld gebracht. Het voorstel tot prioritering bij de harmonisatie wordt in bestuurlijk-ambtelijk samenspel voorbereid. Hierbij wordt ook ingeschat hoeveel ambtelijke capaciteit voor de harmonisatie en de hierbij gewenste externe participatie benodigd is. Het voorstel wordt voorgelegd aan de drie gemeenteraden. Een bijzonder onderdeel van de harmonisatieplannen wordt gevormd door de verbonden partijen. De gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne participeren in twaalf dezelfde verbonden partijen. Brielle neemt aanvullende diensten af bij gemeente Nissewaard op het gebied van de Participatiewet.

Hellevoetsluis participeert daarnaast nog in de Gemeenschappelijke Regeling Archeologie Hellevoetsluis. Alle Gemeenschappelijke Regelingen blijven ongewijzigd van kracht na de bestuurlijke herindeling onder voorwaarde dat binnen zes maanden na 1 januari 2023 voorzieningen worden getroffen door de nieuwe gemeente (bijvoorbeeld met betrekking tot het financieel regelen van uit- of toetreden). De voorbereiding hiervoor vindt plaats in de bouwsteen harmonisatie. Hierbij wordt eerst een inventarisatie gemaakt van de verbonden partijen en de geldende voorwaarden. De inventarisatie rondom verbonden partijen wordt gezamenlijk met het voorstel tot prioritering in een plan van harmonisatie vervat en in september 2021 aan de drie raden voorgelegd. Op deze werkwijze is één uitzondering. In het 1e kwartaal 2021 wordt namelijk al een verkenning uitgevoerd naar de mogelijke toekomstscenario’s voor de dienstverleningsovereenkomst tussen gemeenten Brielle en Nissewaard op het gebied van minimabeleid en de Participatiewet. Na besluitvorming over het plan van aanpak harmonisatie worden inhoudelijke harmonisatievoorstellen opgesteld, in een samenspel tussen de portefeuillehouders, colleges en raden.

Dit gebeurt voor de onderdelen bestuurlijk-juridisch (inclusief verbonden partijen, inkoop- en aanbestedingsbeleid, kabinetszaken en raadseigen verordeningen), ruimtelijke ontwikkeling, sociaal domein en de buitendienst. Hierbij bestaan verschillende opties, zoals het overnemen van voorschriften van één van de partners of het ontwikkelen van nieuwe voorschriften. De besluitvorming over de inhoudelijke harmonisatie vindt plaats door de nieuwe gemeenteraad. Dit gebeurt voor een deel op de eerste vergadering van de nieuwe gemeenteraad. De voorbereiding vindt dus plaats door de huidige drie gemeenten. Deelresultaten en grove planning Producten/activiteiten Plan van aanpak harmonisatie - Inventarisatie en prioritering per beleidsterrein - Inschatting belangen voor externe organisaties (subsidierelaties) en gewekte verwachtingen - Inventarisatie (uittredingsvoorwaarden) verbonden partijen - Inventarisatie lopende contracten en overeenkomsten en de gevolgen van harmonisatie - Voorstel tot prioritering Deelplannen per beleidsterrein met de harmonisatie-adviezen en zo mogelijk voorstellen.

Wanneer gereed September 2021

Januari 2022

Verbanden Een gedeelte van de harmonisatie vindt plaats in andere bouwstenen. Dit geldt voor de harmonisatie van belastingen (bouwsteen Financiën en Belastingen) en het arbeidsvoorwaardenreglement 15

(bouwsteen Organisatie en Personeel). De harmonisatie van werkprocessen en systemen is onderdeel van de bouwsteen ICT en IV. Verder bestaat er bij de harmonisatie van het ruimtelijk beleid een belangrijk verband met de Omgevingswet. Er bestaat ook een link met de werkgroep ‘Werkwijze en ondersteuning’ (voor het gedeelte harmonisatie raadseigen verordeningen) vanuit het ‘Uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies 20212022’. Aandachtspunten Belangrijk is in het proces van harmonisatie het bestuurlijk-ambtelijk samenspel zorgvuldig te organiseren om zo tot een gedragen prioritering in de harmonisatie te komen, die past bij de lokale context van de drie gemeenten. De fasering van harmonisatie is afhankelijk van de keuzes in het plan van aanpak dat in september 2021 wordt vastgesteld en de harmonisatie kan ook na 1 januari 2023 worden opgepakt. We zorgen voor zorgvuldige, tijdige communicatie richting onze stakeholders over dit proces van harmonisatie en de gemaakte keuzes hierin qua fasering. Ook communiceren we zorgvuldig en tijdig als zich wijzigingen voordoen voor bijvoorbeeld subsidieontvangers. Participatie De wens is nieuw beleid en nieuwe procedures voor de gemeente Voorne met participatie en inbreng van stakeholders vorm te geven. In het plan van aanpak dat in september 2021 wordt opgeleverd, bestaat hier aandacht voor, inclusief de benodigde ambtelijke capaciteit hierbij.

Het plan van aanpak harmonisatie is het resultaat van een samenspel tussen raden en colleges (coproductie). 3.7 Bouwsteen 6: Huisvesting en Faciliteiten Bij de herindeling moeten keuzes worden gemaakt over de huisvesting van de gemeentelijke organisatie en de huisvesting van het bestuur van de nieuwe organisatie. Ook moeten alle facilitaire zaken worden opgepakt. De effecten van de coronapandemie en de lessen die we hieruit hebben getrokken, nemen we mee bij de uitwerking van deze bouwsteen. Voor het onderdeel Huisvesting werken we met diverse stappen. Er is ten eerste een principebesluit nodig van de raden dat richting geeft aan het uitwerken van concrete plannen en voorstellen. Dit bevat richting over centrale/decentrale huisvesting, plaats van huisvesting, nieuwbouw/bestaande bouw. Een quick scan of huisvestingsonderzoek kan hierbij helpen. Dit landt in een huisvestingsvisie. Het huisvestingsplan wordt vervolgens geconcretiseerd in een werkplekvisie en een aantal deelplannen. De werkplekvisie geeft de visie op de werkplek van de toekomst, waarbij we voortbouwen op de ontwikkelingen die vanaf maart 2020 met de coronapandemie in een stroomversnelling zijn geraakt. In de werkplekvisie komen o.a. thema’s zoals plaats- en tijdsonafhankelijk werken en data-gedreven werken aan de orde.

De huisvestingsvisie en de werkplekvisie worden vervolgens geconcretiseerd in drie deelplannen die zich richten op het inrichten van de publieksdiensten, de bestuursdienst en de ambtelijke organisatie. Belangrijk is dat hierbij wordt voortgebouwd op de strategische visie, het besturingsconcept en het dienstverleningsconcept. De plannen zijn gericht op het op orde hebben van de basis op 1 januari 2023. Dit kan ook inhouden dat er tijdelijke voorzieningen zijn getroffen en dat na 1 januari 2023 verder wordt gewerkt aan de definitieve voorzieningen. Ook ondersteunende en aan huisvesting gerelateerde taken en diensten moeten worden georganiseerd, zoals ICT-middelen, catering, schoonmaak, beveiliging en beheer. Gestart wordt met het inventariseren hoe deze taken en diensten nu worden ingevuld. Daarna worden voorstellen uitgewerkt hoe hiermee om te gaan in de nieuwe gemeente, inclusief een stappenplan. Onderdeel hierbij is ook het opstellen van een deelplan Centrale Inkoop en een handboek facilitaire zaken.

16

Deelresultaten en grove planning Producten/activiteiten Huisvestingsvisie Werkplekvisie Deelplan Centrale Inkoop Handboek facilitaire zaken Deelplan inrichtingsplan publieksdiensten Deelplan inrichtingsplan bestuursdienst Deelplan inrichtingsplan ambtelijke organisatie Aanpassingen huisvesting Inrichting huisvesting

Wanneer gereed 4e kwartaal 2021 4e kwartaal 2021 4e kwartaal 2021 4e kwartaal 2021 4e kwartaal 2021 1e kwartaal 2022 1e kwartaal 2022 1e halfjaar 2022 3e kwartaal 2022

Verbanden Deze bouwsteen bouwt voort op de andere bouwstenen. De strategische visie en het besturingsconcept geven belangrijke kaders voor het huisvestingsplan. Ditzelfde geldt voor het dienstverleningsconcept. Er bestaat ook een nauwe wisselwerking met de bouwsteen ICT en IV. Er bestaat ook een link met de werkgroep ‘Huisvesting’ vanuit het ‘Uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies 2021-2022’. Aandachtspunten De bouwsteen Huisvesting en Faciliteiten is qua planning afhankelijk van de tussenresultaten van de andere bouwstenen. Nauwe samenwerking is noodzakelijk. Participatie De inrichting van de huisvesting en faciliteiten vindt plaats op basis van de strategische visie, het besturingsconcept en het dienstverleningsconcept. Deze bovenliggende visies worden opgesteld met een interactief proces met onze stakeholders. De huisvestingsvisie bouwt hierop voort. De huisvestingsvisie is het resultaat van een samenspel tussen raden en colleges (co-productie). 3.8 Bouwsteen 7: ICT en IV De strategische visie, het besturingsconcept en het dienstverleningsconcept vormen het strategisch kader voor de inrichting en vormgeving van de nieuwe organisatie en de benodigde faciliteiten. Een belangrijk onderdeel hierbij is ICT en IV (Informatievoorziening).

Bepalend voor de inrichting hierbij is de visie op wat voor soort gemeente we willen zijn en de organisatie (bijvoorbeeld de wens tot datagedreven werken). Ook is de gewenste positionering van het bestuur in de nieuwe gemeente bepalend bij de inrichting van de ICT en IV. Hetzelfde geldt voor de strategische overwegingen uit het huisvestingsplan. Bij de inrichting van de IV-organisatie staan processen en informatiesystemen centraal staan en de bijbehorende IV-organisatie die dit faciliteert. Denk bijvoorbeeld aan het informatiemanagement, consulentschap, functioneel applicatiebeheer, data-analyse, informatieveiligheid, informatiebeheer (onder andere postverwerking en archiefbeheer) en regie op gegevensbeheer. De inrichting moet dienend zijn aan onder andere de strategische uitgangspunten die zijn vastgesteld in de strategische visie en het besturingsconcept. Aan de andere kant betreft het hier de technische kant waarin een nieuwe digitale werkomgeving voor Voorne moet worden gerealiseerd. Dit wordt samen met Syntrophos opgepakt en verwerkt in een plan van aanpak. Dit plan bevat een omschrijving van de nieuwe gewenste situatie, een programma van eisen voor de ICT en een stappenplan om de gewenste situatie te bereiken.

Het ICT-realisatieplan wordt daarna geoperationaliseerd in een zogenaamde ‘blauwdruk’: een nauwkeurige omschrijving van de toekomstige systemen, hardware, netwerken en applicaties. Ook worden thema’s als beheer, privacy en beveiliging hierin meegenomen.

17

Deelresultaten en grove planning Producten/activiteiten Informatieveiligheid Opstellen I-Visie Voorne

Wanneer gereed

Voorstel IV-organisatie Projectplan Informatiebeheer (DIV) Harmonisatie processen en applicaties ICT Projectplan digitale werkomgeving Voorne Migratieplan digitale werkomgeving Voorne

4e kwartaal 2021 4e kwartaal 2021 Afhankelijk van planning andere bouwstenen

Nieuwe digitale werkomgeving Voorne gereed voor testen Nieuwe digitale werkomgeving Voorne gereed voor productie Projectplan ontmanteling oude omgevingen Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne

Juli 2022

3e / 4e kwartaal 2021

April 2021 Okt/nov 2021

September 2022 3e kwartaal 2022

Verbanden De bouwsteen ICT en IV is afhankelijk van keuzes die in andere bouwstenen worden gemaakt. Voor ICT is bijvoorbeeld de inrichting van de organisatiestructuur leidend en bestaan nauwe verbanden met de bouwsteen Huisvesting en Faciliteiten voor het organiseren van de digitale- en fysieke werkplek. De visie op informatievoorziening (I-visie) moet voortbouwen op de strategische visie, het dienstverleningsconcept en het besturingsconcept. Verder is het onderdeel harmoniseren van processen afhankelijk van te maken keuzes in het harmoniseren van beleid. Ook bestaat er een afhankelijkheid met het harmonisatie- en rationalisatietraject dat op Voorne-Putten loopt. Er bestaat ook een link met de werkgroep ‘Werkwijze en raadsondersteuning’ (voor het onderdeel digitale raad) vanuit het ‘Uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies 2021-2022’. Aandachtspunten Belangrijk is om de samenwerking met Syntrophos nog verder te intensiveren, zodat een gezamenlijk plan van aanpak en planning kan worden opgesteld. Ook is het belangrijk om goed te prioriteren ten aanzien van het harmoniseren van processen en applicaties. De ideale situatie van alles harmoniseren, is niet realistisch.

Participatie De bouwsteen ICT en IV richt zich op de inrichting van de ondersteunende ICT-voorzieningen (techniek), de informatievoorziening (processen en informatiesystemen) en de IV-organisatie die hiervoor nodig is. De nauwe wisselwerking en continue interactie met andere bouwstenen is daarom cruciaal. Hetzelfde geldt voor de samenwerking binnen Syntrophos. De uitgangspunten rondom ICT en IV zijn het resultaat van een samenspel tussen raden en colleges (coproductie).

18

3.9 Integrale planning R = raadsbesluiten 202 0

Totaalplanning 2021 en 2022 Onderwerp Plan van aanpak 'Voorbereiding fusie'

J

F

M

A

M

J

J

A

S

O

N

D

J

F

M

2021

Strategische visie - Fase 1: Voorbereiding

S V

Strategische visie - Fase 2: Verkenning

S V

Strategische visie - Fase 3: Presentatie SWOT-analyse

S V

Strategische visie - Fase 4: Van scenario's naar visie

S V

Strategische visie - Fase 5: Conceptvisie en besluitvorming Inrichting griffie Werving en selectie beoogd griffier Digitale raadsinformatiesysteem Harmonisatie raadseigen verordeningen

S V 1 1 1 1

Vergaderstructuur - werkwijze ondersteuning aan de raad

1

Burgerparticipatie / overheidsparticipatie en raadscommunicatie Huisvesting raad en griffie - inclusief raadszaal Programmabegroting en inrichting P&C-cyclus Selectie accountant Rekenkamer(functie) en auditcommissie

1 1 1 1 1

Voorbereiding start nieuwe gemeenteraad

1

Dienstverleningsconcept (visie met kwaliteitshandvest)

2

Plan van aanpak dienstverleningsconcept

2

Plan van aanpak communicatie en participatie Huisstijl en logo Website Gemeentewapen Voorne Academie Besturingsconcept Sociaal Plan

2 2 2 2 3 3 3

Keuze functiewaarderingssysteem Conversietabel

3 3

Hoofdstructuur en functieboek I Detailstructuur / formatieplan / functieboek II

3 3

Selectieprocedure functieboek I (start met werving kwartiermaker / gemeentesecretaris) Plaatsingsprocedure functieboek II Arbeidsvoorwaardenregeling nieuwe gemeente Organisatieplan

3 3 3 3

Herindelingsscan Due diligence onderzoek Arhi-protocol besluitvorming Arhi-protocol uitvoering Risicoreductieplan besluitvorming Risicoreductieplan uitvoering Kadernota / zomernota voor de begroting 2022 (lokaal)

4 4 4 4 4 4 4

Ontwerp P&C structuur nieuwe gemeente en implementatieplan

4

A

M

J

J

2022

R

R

R

R

19

A

S

Inrichting programma's begroting nieuwe gemeente Uitgangspunten begroting nieuwe gemeente Keuze accountant nieuwe gemeente

4 4 4

Kadernota / zomernota voor de begroting 2023, inclusief investeringsplanning

4

Harmonisatievoorstellen lokale heffingen en belastingen tbv nieuwe raad

4

Volledige harmonisatie van financiële systemen en processen 4 Ontwerpbegroting 2023 nieuwe gemeente inclusief plan lokale heffingen Plan van aanpak harmonisatie Deelplannen per beleidsterrein

4 5 5

Huisvestingsvisie Werkplekvisie Deelplan Centrale Inkoop Handboek facilitaire zaken Deelplan inrichtingsplan publieksdiensten Deelplan inrichtingsplan bestuursdienst Deelplan inrichtingsplan ambtelijke organisatie Aanpassingen huisvesting Inrichting huisvesting ICT Projectplan digitale werkomgeving Voorne Migratieplan digitale werkomgeving Voorne

6 6 6 6 6 6 6 6 6 7 7 7

Nieuwe digitale werkomgeving Voorne gereed voor testen

7

Nieuwe digitale werkomgeving Voorne gereed voor productie

7

Projectplan ontmanteling oude omgevingen Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne Informatieveiligheid Opstellen I-Visie Voorne Voorstel IV-Organisatie Projectplan Informatiebeheer (DIV) Harmonisatie processen en applicaties

7 7 7 7 7 7

R R R

R

20

4. Projectorganisatie fusie 2e fase We zien de volgende uitgangspunten voor de fusie-projectorganisatie: 1. Er zijn de komende tijd tot 1 januari 2023 drie soorten opgaven: fusie-opgaven, ‘lokale’ opgaven en ‘Voornse’ opgaven. Er zal een balans moeten zijn in het uitvoeren van deze drie opgaven, ook gezien de beschikbare capaciteit en middelen. Om die reden is het belangrijk dat er een goede aansturing plaatsvindt van deze drie opgaven. We willen met de fusieprojectorganisatie en de aansturing daarvan binnen dit verband van de drie opgaven werken. 2. Belangrijk bij de fusie-opgaven is dat er brede bestuurlijke betrokkenheid is zowel in de colleges als de raden. De projectorganisatie voor de 2 e fase moet hier in faciliteren, waarbij ook de samenhang tussen de driehoek burgemeesters, gemeentesecretarissen en griffiers moet zijn geborgd. 3. Het werken met een Fusiecommissie, BRT en ART houden we in stand. 4. We werken (net als nu) binnen de fusie-organisatie met werkgroepen die de bouwstenen en de voorbereiding van de fusie verder oppakken. 5. Voor elk product dat wordt opgeleverd, moet helder zijn hoe de besluitvorming verloopt. De benodigde gremia moeten hiervoor worden ingericht.

De komende tijd zullen we de precieze inrichting van de fusie-organisatie uitwerken, waarbij met name bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgeverschap nader ingevuld moet worden en de aansluiting met de andere opgaven wordt gezocht. We willen tevens een evaluatie van de huidige projectorganisatie fusie uitvoeren en de uitkomsten daarvan betrekken bij nadere concretisering van de fusie-projectorganisatie voor de 2 e fase.

21

5. Communicatie en Participatie Bij veranderprocessen is communicatie een belangrijk instrument. In deze tweede fase van de voorbereidingen op de fusie is dat niet anders. Door de communicatie goed in te richten worden alle doelgroepen en stakeholders actief betrokken en meegenomen in het proces. Naast de informatievoorziening en het betrekken van doelgroepen wordt in deze fase extra ingezet op een participatieve insteek. Juist deze fase, waarin thema’s en bouwstenen concreter worden, leent zich hier goed voor. 5.1 Communicatiedoelen Dit plan van aanpak richt zich op het fusiespoor. Een spoor waarin we werken aan onze nieuwe organisatie. In deze tweede fase worden onder meer de bouwstenen die nodig zijn om de nieuwe organisatie te bouwen neergezet. Om deze bouwstenen te vormen is input nodig vanuit de drie gemeentelijke organisaties. Bovendien leveren sommige bouwstenen invloedrijke interne producten op, zoals het sociaal plan. Een belangrijk doel is dan ook alle medewerkers van de drie huidige gemeenten actief te betrekken bij dit proces. Daarnaast willen we graag bouwstenen opleveren die passen bij de wensen van onze directe samenwerkingspartners en aansluiten bij de behoeften vanuit de maatschappij. Denk hierbij aan het inventariseren van de wensen van externen met betrekking tot ons nieuwe dienstverleningsconcept.