6a. Agendablad Memo Fusiecommissie bij concept plan van aanpak 'Voorbereiding fusie'

Agendapunt Fusiecommissie Onderwerp Aan Vergadering Voorbereiding Samenvatting/ voorstel

Concept plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ Fusiecommissie 15 februari 2021 ART / BRT Inleiding Om per 1 januari 2023 te kunnen fuseren, zijn veel voorbereidende werkzaamheden nodig, die integraal moeten worden aangestuurd en opgepakt. Dit wordt vormgegeven met het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ dat zich richt op de 2e fase van de voorbereiding van de bestuurlijke herindeling. Eerder ontving de fusiecommissie hierover de opdrachtformulering (21 december 2020) en een memo met de stand van zaken (18 januari 2021). Inmiddels is een concept plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ opgesteld. Op 10 februari vindt hierover een apart overleg plaats met de drie leden van de fusiecommissie, met de focus op communicatie en participatie. In lijn met de afgesproken werkwijze, wordt dit concept plan van aanpak vervolgens op 15 februari 2021 aan de fusiecommissie voorgelegd met de vraag voor feedback. Wat moet er nog gebeuren? Het grootste gedeelte van het plan van aanpak is af. Wat nog aandacht vergt, is de concrete invulling van de projectorganisatie. Er vindt momenteel nog een evaluatie van de huidige projectorganisatie plaats. De uitkomsten hiervan worden betrokken bij de nadere concretisering van de fusieprojectorganisatie voor de 2e fase.

Ook is nog een eindredactieslag benodigd en zal het plan van aanpak na de besluitvorming in de colleges nog in een mooie lay-out worden geplaatst (dezelfde stijl als onder andere het herindelingsontwerp). Ook moet natuurlijk de feedback van de fusiecommissie van 15 februari 2021 nog worden verwerkt. Het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ is een procesplan op hoofdlijnen, dat de gemeenteraden in staat stelt om te sturen op de doelstellingen, resultaten en hoofdlijnen van het proces. Door de colleges en de ambtelijke organisaties vindt de verdere uitwerking en uitvoering plaats. Hierover zal regelmatig worden gerapporteerd. Aandachtspunten De voorbereiding van de bestuurlijke herindeling vindt plaats onder bijzondere omstandigheden. De coronapandemie legt een groot extra beslag op ambtelijke capaciteit. In het concept plan van aanpak wordt nu gerekend met een inschatting van benodigde middelen voor het financieren van vervanging voor lokale inzet. Deze inschatting is gebaseerd op andere fusievoorbereidingen. In het 2e kwartaal van 2021 wordt de inhoud vanuit het plan van aanpak per bouwsteen uitgewerkt in projectformats. Hieruit zal blijken of

deze inschatting realistisch is of niet. Vervolgproces Na de fusiecommissie op 15 februari 2021, wordt in het BRT van 16 februari de feedback van de fusiecommissie besproken. Aanpassingen aan het plan van aanpak vinden in dezelfde week plaats. Daarna start het besluitvormingsproces over het definitieve plan van aanpak: -

2 maart collegebesluiten 15 maart fusiecommissie 23 maart raadsbesluiten

De Fusiecommissie wordt gevraagd Bijlagen Financiële gevolgen

Feedback te geven op het concept plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’

Rol gemeenteraden

Uiteindelijke besluitvorming over het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ vindt plaats door de gemeenteraden in maart 2021.

Concept Plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ Het plan van aanpak ligt nu voor in conceptvorm, inclusief het hoofdstuk ‘Benodigde middelen en randvoorwaarden’. Dit hoofdstuk vormt de basis voor de kredietaanvraag die in maart 2021 aan de gemeenteraden wordt voorgelegd, bij de besluitvorming over het definitieve plan van aanpak. den.