5.c Conceptverslag BRT 2 maart 2021 tbv FC

VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM

Datum Tijd Locatie Leden

: : .

Adviseurs

:

2 maart 2021 15.00 – 17.00 DIGITAAL via Teams Dirk Louter (vz), Margriet den Brok, Peter de Jong, Jorriena de Jongh, Milène Junius, Bert van Ravenhorst, Gregor Rensen Iris van Gils (projectleider, ART), Andra van Meggelen (vervangend ambtelijk secretaris), Desna Troost (communicatie)

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda Mevrouw Pauline Bouvy is gekozen als onafhankelijk voorzitter van de fusiecommissie. Vandaag sluit zij om 16:30 aan voor een korte ontmoeting met het BRT. 2. Concept verslag BRT 16 februari 2021 Bijlagen: conceptverslag 2.1 Concept verslag BRT 16 februari 2021 Het BRT: a. Besluit het verslag BRT 16 februari 2021 ongewijzigd vast te stellen. 3. Verslag ART 18 februari 2021 Bijlagen 3.1 Verslag ART 18 februari 2021 Het BRT is benieuwd naar het genoemde segmentatieonderzoek. Het BRT: a. Neemt kennis van het verslag ART 18 februari 2021 b. Verzoekt het ART de uitkomsten van het segmentatieonderzoek te delen. 4. Terugblik colleges 2 maart 2021 -

Besluitvorming op het concept-Herindelingsadvies inclusief Nota van Beantwoording De drie colleges hebben het concept-Herindelingsadvies en de bijbehorende bijlagen vastgesteld. Het BRT benoemt diverse aandachtspunten bij de Nota van Beantwoording en de zienswijzen. De ingediende zienswijzen leiden niet tot aanpassingen in het herindelingsadvies, maar geven wel waardevolle tips en suggesties voor het vervolgproces. Het BRT verzoekt dit extra te benadrukken in de Nota van Beantwoording. Ook vraagt het BRT

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 2 maart 2021

(indien dit haalbaar is in de tijd) om een samenvatting van de tips en suggesties als bijlage toe te voegen. Een aantal ingediende zienswijzen gaat in op de naamgeving van de nieuwe gemeente. Dit vormt voor het BRT geen aanleiding voor het wijzigen van de voorgestelde gemeentenaam. Wel is een nadere motivatie van de gemeentenaam Voorne gewenst met daarbij een heldere schets van de bestuurlijke afwegingen. Dit zal worden opgenomen in de inleiding in de Nota van Beantwoording. Twee zienswijzen vragen om inhoudelijke afstemming met de betrokken vakwethouders (woonproject en toerisme/recreatie). -

Besluitvorming op concept Plan van Aanpak ‘Voorbereiding fusie’ De drie colleges hebben het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ vastgesteld. Het BRT geeft aan graag betrokken te willen zijn bij de vulling van de projectformats. Belangrijk hierbij is ook de samenstelling van de werkgroepen, zoals deze zijn benoemd in het uitvoeringsplan ‘Gemeenteraden en griffies 2021-2022’. Taken en rollen moeten goed zijn gedefinieerd, ook voor de collegeleden. Abusievelijk benoemt het uitvoeringsplan ‘Gemeenteraden en griffies 2021-2022’ het BRT als leden van de fusiecommissie. Dit zal worden gecorrigeerd.

-

Rondje langs de colleges (procesbegeleiding) Vandaag heeft dhr. Louter een bezoek afgelegd bij de drie colleges. Dhr. Louter geeft hiervan een korte impressie. De gesprekken verliepen positief, met soms kritische invalshoeken. De gesprekken legden ook aandachtspunten op tafel, zowel op inhoudelijk als op relationeel vlak. Als positieve rode draad geeft dhr. Louter mee dat vanuit alle drie de colleges de wens is om in de 2e fase nog meer samen te doen. Het volgend BRT komt de terugblik op het rondje langs de colleges terug op de agenda, met een notitie van dhr. Louter. Als er lokaal schriftelijke verslagen beschikbaar zijn, wil dhr. Louter deze graag ontvangen ter voorbereiding op deze notitie. Het BRT Besluitvorming op het concept-Herindelingsadvies inclusief Nota van Beantwoording a. Besluit het Herindelingsadvies met de aangepaste Nota van beantwoording voor te leggen aan de fusiecommissie van 15 maart 2021, zodat de fusiecommissie een advies kan uitbrengen richting de drie gemeenteraden. De gewenste aanpassingen zijn opgenomen in het verslag. Besluitvorming op concept Plan van Aanpak ‘Voorbereiding fusie’ b. Besluit het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ voor te leggen aan de fusiecommissie van 15 maart 2021, zodat de fusiecommissie een advies kan uitbrengen richting de drie gemeenteraden c. Neemt kennis van het uitvoeringsplan ‘Gemeenteraden en griffie’ d.

Spreekt uit betrokken te willen zijn bij de vulling van de projectformats

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 2 maart 2021

-

5. Strategische visie Terugblik 23 februari (BRT/colleges/ART) Terugblik radenbijeenkomst 1 maart 2021 Het BRT ervaart het proces van de strategische visie als positief. Het is prettig om een goed beeld te hebben van de scenario’s en de uitersten in de assen. Dit zorgt voor het goed kunnen voeren van de discussie. Tegelijkertijd ligt het tempo bij de strategische visie hoog en is het door de digitale werkvorm lastig om het gesprek goed te voeren. Belangrijk is om zowel de colleges als de raden goed te laten aanhaken bij de verschillende processtappen. Er moet hierbij ruimte zijn voor dialoog. Het eerste concept van de SWOT-analyse is door het BRT ontvangen. Hier worden diverse inhoudelijke opmerkingen bij gemaakt, die worden meegegeven aan de deelprojectleider. Gesproken wordt over het besturingsconcept en het dienstverleningsconcept. Hoe verhouden deze zich tot de strategische visie? Mevrouw Van Gils licht toe dat de strategische visie de richting voor de nieuwe gemeente benoemt waar het besturingsen dienstverleningsconcept op voortbouwen. Het vormgeven van het besturings- en het dienstverleningsconcept zal parallel worden vormgegeven aan de strategische visie. Het BRT a. Neemt kennis van de rapportage van Platform31 en de scenario’s b. Geeft diverse opmerkingen mee aan de deelprojectleider over de SWOTanalyse c.

Ervaart het proces van de strategische visie als positief en vraagt hierbij aandacht voor het goed aanhaken van de raden en colleges 6. Risicoreductieplan Het concept risicoreductieplan bevat een opsomming van mogelijke maatregelen. De bedoeling is dat deze maatregelen gewogen gaan worden en worden verwerkt in lokale acties. Het gezamenlijke doel is om zo financieel gezond mogelijk aan de start van de nieuwe gemeente te verschijnen. Voor de fusiecommissie moet helder zijn waar we nu staan in dit proces. De oplegnotitie maakt dit onvoldoende scherp. De oplegnotitie moet aangeven dat de bespreking in de fusiecommissie op 15 maart zich richt op de bespreking van de inhoud van het risicoreductieplan, met een check op compleetheid. Mede op basis daarvan zal het vervolgproces worden bepaald, in overleg met het BRT en de fusiecommissie. Een belangrijke vraag die hierbij aan de orde zal komen is hoe we zorgen voor commitment naar elkaar toe over de maatregelen die in 2021 en 2022 lokaal worden ingezet. Ook is het verstandig in de oplegnotitie te verwijzen naar eerdere besluitvorming over het risicoreductieplan in het BRT en de fusiecommissie. Afgesproken wordt dat dhr. Louter en mevrouw Van Gils een voorstel doen voor de wijziging in de oplegnotitie, die per mail wordt afgestemd met de overige BRT-leden. De aangepaste oplegnotitie zal op 5 maart worden gedeeld met de fusiecommissie.

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 2 maart 2021

Het BRT a. De oplegnotitie aan te passen op twee punten: i. Duidelijk maken waar we zitten in het proces: de inhoud van het plan ligt nu voor, het vervolgproces wordt daarna ingevuld. ii. Aansluiten bij eerdere besluiten van het BRT en de fusiecommissie b. Besluit het concept risico-reductieplan met de aangepaste oplegnotitie ter bespreking toe te zenden aan de fusiecommissie van 15 maart 2021. 7. Concept programma collegeconferentie 16 maart Op 16 maart vindt van 15:30 tot 18:00 een collegeconferentie plaats. Het hoofdonderwerp zal de strategische visie zijn waarbij wordt ingegaan op zowel de SWOT-analyse, de scenario’s als de digitale tool. In het BRT van 16 maart wordt besproken of er bij de collegeconferentie nog inhoudelijke voortgang op andere dossiers kan worden benoemd. Het BRT a. Stemt in met het programma voor de collegeconferentie op 16 maart 8. Uitgangspunten en samenwerkingsafspraken Voorne Het BRT a. Neemt kennis van het collegebesluit ‘Uitgangspunten en samenwerkingsafspraken Voorne’ 9. Communicatie Het BRT stemt in met het mondelinge voorstel om een persmoment te organiseren na de besluitvorming over het herindelingsadvies op 23 maart. De huidige afspraken over de woordvoering lopen af per 1 april 2021. In het volgend BRT wordt het vervolg hierop besproken.

Het BRT verzoekt om een persbericht te verzorgen over het risicoreductieplan dat uitgaat op 5 maart als het plan openbaar wordt. Het BRT a. Neemt kennis van de update communicatie b. Vraagt om een voorstel voor het persmoment voor eind maart (agenderen BRT 16 maart) c. Vraagt om een voorstel voor het vervolg van de ‘woordvoering’ (agenderen BRT 16 maart) d. Verzoekt een persbericht op te stellen bij het risicoreductieplan (verspreiding op 5 maart)

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 2 maart 2021

10. Voorbereiding fusiecommissie 15 maart Het BRT a. Stemt in met het voorstel voor de toezending van de stukken aan de fusiecommissie b. Stelt de vertegenwoordiging vast van het BRT in de fusiecommissie (wethouder den Brok voor het risicoreductieplan, burgemeester De Jong voor het plan van aanpak, burgemeester Rensen voor het herindelingsadvies) 11. Activiteitenkalender 9 maart Webinar RRP tbv raadsleden 15 maart fusiecommissie 16 maart BRT 16 maart collegeconferentie 16 maart Radenbijeenkomst Strategische Visie presentatie Platform31 (reservering) Burgemeester Rensen zal op 9 maart de rol van technisch voorzitter vervullen. 12. W.v.t.t.k. Vorige week is een interview met een Voornse fractievoorzitter gepubliceerd. Dit interview bevatte inhoudelijke onjuistheden en gaf op onderdelen een onevenwichtig beeld van de samenwerkingsverhoudingen op Voorne.

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 2 maart 2021