4a. DEFverslag BRT 23 nov 2021.docx

VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM (BRT)

Datum Tijd Locatie Aanwezig

: : .

Adviseurs

:

23 november 2021 15.30 – 17.00 Digitaal Dirk Louter (vz), Margriet den Brok, Peter de Jong, Jorriena de Jongh, Milene Junius, Gregor Rensen, Andre Schoon. Nicolette van Waart, Loek Bal (ART), Caroline van Hilten, Anne-Marie Kraak (verslag)

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda Andre Schoon vervangt Bert van Ravenhorst. 2. Concept verslag BRT 9 november 2021 Naar aanleiding van: Milene geeft aan er van uit te gaan dat het bij de rondvraag vermelde punt over de aanstelling van de beoogd gemeentesecretaris betrokken wordt bij agendapunt 11. Dit wordt afgesproken. Het BRT besluit a. Het verslag BRT 9 november 2021 ongewijzigd vast te stellen. 3. Ingekomen stukken (ter kennisname) Met betrekking tot de stukken 3.3a en3.3b (wetsvoorstel en mvt) wordt aangegeven dat dit wetsvoorstel is geagendeerd voor de procedurele behandeling in de vergadering van de vaste kamercommissie op 2 december a.s. Besproken wordt dat aan de kamercommissie een schriftelijke uitnodiging voor een werkbezoek zal worden gestuurd, mogelijk vergezeld van een leuk item uit Voorne aan Zee. Aan team communicatie wordt gevraagd daar een voorstel voor te doen. Dirk neemt contact op met de commissiegriffier met de vraag of het mogelijk is dat (een deel van) het BRT aanwezig is bij de procedurele behandeling. Het BRT a. Neemt kennis van de ingekomen stukken. b. Besluit naar aanleiding van de bijlagen 3.3a en 3.3b aan de vaste kamercommissie een uitnodiging voor een werkbezoek aan Voorne aan Zee te sturen; c. Verzoekt Dirk Louter na te gaan of aanwezigheid bij de procedurele behandeling door de kamercommissie mogelijk is. 4.

Terugblik fusiecommissie 22 november 2021 Prima inhoudelijke vergadering, waaruit veel betrokkenheid bij het fusietraject blijkt. T.a.v. Gebiedsprogramma wordt gekeken hoe de fusiecommissie een rol kan spelen bij de voorbereiding van de beoogde radenbijeenkomsten.

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 23 november 2021

De bespreking van het onderdeel Harmonisatie was informerend; er bleek vanuit de fusiecommissie veel belangstelling voor met name de financiële harmonisatie. De presentatie Besturingsvisie is positief ontvangen. Gesproken is over de consequenties van de Wnra en het beoogde ontwikkelpad voor de organisatie. Door de griffiers is een overzicht gegeven van de activiteiten in het raads- en griffiedomein. Men is enthousiast aan de slag. De resultaten van de Quickscan Lokale Democratie roepen vragen op. De fusiecommissie heeft behoefte om daar inhoudelijker over te spreken. De begeleidingscommissie is gevraagd om met een voorstel te komen. In de rondvraag werden vragen gesteld over de Arhi-procedure. De raden blijken daarover niet gelijkelijk geïnformeerd te worden. Afgesproken wordt dat de portefeuillehouders gezamenlijk afstemmen welke informatie naar de raden gaat en dat via het BRT ook de fusiecommissie daarover geïnformeerd wordt. Jorriena meldt dat vandaag is gesproken over de evaluatie van het proces tot nu toe. De notitie, met daarbij het overzicht van afgehandelde aanvragen, gaat in december via de colleges naar de raden. Afgesproken wordt dat in een parallel traject deze informatie via BRT naar de fusiecommissie gaat. Het BRT a. Gaat na hoe de fusiecommissie een rol kan hebben bij de uitwerking van het Gebiedsprogramma Voorne aan Zee; b.

Verzoekt de portefeuillehouders Financiën t.z.t. de evaluatie Arhi-protocol met het vastgestelde aanvragenoverzicht ook naar BRT te sturen, zodat ook de fusiecommissie geïnformeerd wordt. 5. Terugblik Voornedag 16 november 2021 Op de Voornedag 16 november is het gesprek gevoerd over harmonisatie, dienstverleningsconcept en regionale samenwerking. Het BRT heeft enkele specifieke vragen over de verwerking van de output op de I-visie. Dit wordt betrokken bij agendapunt 8. T.a.v. de regionale samenwerking is er behoefte aan een verdiepend gesprek over het Gebiedsprogramma tussen BRT, ART en kerngroep Gebiedsprogramma inclusief de provinciale trekkers. Meer algemeen wordt gesproken over hoe de output vanuit de Voornedagen wordt verwerkt in de fasedocumenten, en over de mogelijkheid van een wat meer inhoudelijke opzet van het sfeerverslag. Het BRT a. Vraagt aandacht voor de herkenbaarheid van output Voornedagen in de verschillende fasedocumenten; b. Verzoekt de opgavemanager de provinciaal (ambtelijk) trekker Gebiedsprogramma uit te nodigen voor kennismaking en gesprek. 6. Eerste wijziging Plan van Aanpak Opgavenmanager Door de opgavenmanager Loek Bal is een gewijzigd Plan van Aanpak opgesteld, inclusief een langetermijnplanning en overzicht van benodigd budget 2022. Op enkele punten is de planning bijgesteld.

Loek licht toe hoe binnen het fusietraject de samenhang tussen de verschillende visiedocumenten wordt geborgd. Het BRT constateert dat het fusietraject nu flink op stoom komt. De langetermijnplanning is zeer gedetailleerd, voorgesteld wordt om als bijlage bij het gewijzigde Plan van Aanpak een planning op hoofdlijnen ter beschikking te stellen aan de fusiecommissie. Het conceptraadsvoorstel met betrekking tot beschikbaarstelling van de benodigde budgetten 2022 is vanmorgen in alle colleges geaccordeerd. Margriet geeft aan dat Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 23 november 2021

dit raadsvoorstel in Hellevoetsluis niet meer in december kan worden geagendeerd. Aangezien dit wel zal gebeuren in Brielle en Westvoorne kunnen, na akkoord van de raden, met de daarbij beschikbaar gestelde budgetten in ieder geval betalingen in januari rechtmatig plaatsvinden. In januari 2022 zal de raad van Hellevoetsluis naar verwachting ook instemmen met beschikbaarstelling van het budget. Het BRT a. Stelt het gewijzigd Plan van Aanpak inclusief bijlagen vast; b. Bevestigt de instemming op de budgetaanvraag per gemeente ten bedrage van € 1.3330.000,- (totaal € 3.990.000) als centraal fusiebudget 2022 en doorgeleiding van deze aanvraag naar de raden; c. Zendt het gewijzigde plan van aanpak Opgavemanager ter kennisname toe aan de fusiecommissie, inclusief een langetermijnplanning op hoofdlijnen. 7. Voortgang fusie Loek informeert het BRT over de voortgang door middel van de kalenders en de financiële rapportage. Het BRT a. Neemt kennis van de fusiekalenders november en december 2021 b. Neemt kennis van de financiële rapportage november 2021. 8. Fasedocument besturingsvisie, afsluiting beeldvormende fase Het BRT spreekt de verwachting uit dat de onder 1 genoemde hoofdlijnen t.a.v. het dorps- en wijkgericht werken herkenbaar terugkomen in de besturingsvisie.

Ook het ontwikkelpad moet duidelijk onderdeel zijn van de besturingsvisie; dit is ook van belang voor het profiel van de kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris. Het fasedocument geeft nog geen duidelijk beeld van de besturingsvisie zelf, het BRT is benieuwd naar een eerste concept. Loek meldt dat voor het BRT van 7 december zowel een concept-besturingsvisie als het concept-profiel van de kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris wordt geagendeerd. Dan kan worden beoordeeld of de samenhang geborgd is. Het BRT a. Neemt kennis van het fasedocument besturingsvisie afsluiting beeldvormende fase en de daarin opgenomen uitgangspunten en is benieuwd naar de uitwerking hiervan in de besturingsvisie; b. Stemt in met de start van de oordeelvormende fase. 9. Memo I-visie, afsluiting beeldvormende fase Het BRT is van mening dat de aansluiting tussen de beeldvormende sessies en het voorliggende werkdocument niet voldoende helder is; de output van de Voornedag komt voor enkelen niet herkenbaar terug in het werkdocument. Het BRT heeft behoefte aan een nadere inhoudelijke toelichting, waarbij tenminste de portefeuillehouders worden betrokken. Aandacht wordt gevraagd voor de leesbaarheid van het document. Ook de opdrachtverlening aan Syntrophos dient goed met de portefeuillehouders besproken te worden. Het BRT a. Neemt kennis van het Reviewdocument afsluiting beeldvormende fase; b.

Verzoekt de opgavemanager een nadere inhoudelijke toelichting te organiseren waarbij in ieder geval de portefeuillehouders betrokken zijn;

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 23 november 2021

c.

Stemt met de genoemde aandachtspunten in met het voorstel om te starten met de oordeelsvormende fase d. Stemt in met de opdrachtverlening aan Syntrophos, onder voorbehoud van instemming van de portefeuillehouders. 10. Memo Toekomst onderhoud en beheer Voorne aan Zee Het ART heeft een werkgroep vanuit de drie gemeenten de opdracht gegeven om een inventarisatie van de huidige situatie in de 3 gemeenten uit te voeren. Het BRT a. Neemt met instemming kennis van de verstrekte opdracht. 11. Stand van zaken werving & selectie kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris (mondeling) Afgelopen week is er met een aantal gremia gesproken over de conceptprofielschets. Door Gert-Jan Jongkind is een concept protocol opgesteld. In het BRT van 7 december wordt het conceptprofiel geagendeerd. Bij overeenstemming kan dan op 11 december de werving starten; benoeming van de kwartiermaker is nu voorzien in februari/maart 2022. Het BRT heeft behoefte aan een overzicht van eerdere besluiten en afspraken, zicht op het vervolgproces en heldere duiding van de rol van de kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris tijdens en na de fusiedatum. Dit zal worden opgenomen in het concept-protocol. Op basis daarvan kan nader over rol en profiel van de kwartiermaker worden gesproken, alsmede over de exacte wijze van aanstelling.

Het is van belang dat er bij alle participanten een gezamenlijk beeld is van rol, profiel, proces en beoogd resultaat. Het BRT a. Is geïnformeerd over de stand van zaken werving en selectie kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris’; b. Spreekt op 7 december op basis van de conceptdocumenten over rol en profiel van de kwartiermaker, en neemt op basis daarvan een besluit over het protocol en de start van de werving. 12. Communicatie – en participatiestrategie fase 2 fusietraject Het voorliggend document is de communicatiestrategie voor de 2e fase, tot uiterlijk 1 april 2022. Deze fase is vooral gericht op betrokkenheid en informatie over de bouwfase. Voor fase 3 (de inrichtingsfase) volgt t.z.t. een nadere aanpassing. Het BRT geeft een compliment over de wijze waarop tot op heden de interne en externe communicatie over de fusie heeft plaatsgevonden. Het BRT ziet wel dat er bij medewerkers steeds meer behoefte komt aan duidelijkheid wat het voor hen persoonlijk gaat betekenen en vraagt om daar ook in deze fase al gerichte aandacht aan te besteden. Het BRT verzoekt om in de communicatiestrategie voor fase 3 expliciet factor-C als methodiek te benoemen. Gevraagd besluit a. Stemt in met de communicatie- en participatiestrategie fase 2 b. Zendt de communicatie- en participatiestrategie fase 2 ter kennisname toe aan de fusiecommissie van 20 december. 13. W.v.t.t.k.

Andre Schoon meldt dat na een wat moeizame start, op dit moment voldoende bestuurlijk vertrouwen is in adequate uitwerking van het project Omgevingswet. Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 23 november 2021