21 04 08 raadsinformatiebrief inkoop en aanbesteding

Raadhuislaan 6, Rockanje Postadres Postbus 550, 3235 ZH Rockanje E-mail gemeente@westvoorne.nl Telefoon (0181) 40 80 00 Fax (0181) 40 80 99

Aan de gemeenteraad

Uw kenmerk:

Ons kenmerk :

Uw brief van:

Rockanje, 1 april 2021

10283-2021 Verzonden: 1 april 2021

Onderwerp:

raadsinformatiebrief inkoop en aanbesteding

Beste raadsleden, Op 19 januari 2021 is de bestuursopdracht Inkoop en Aanbesteding en het daaraan verbonden collegevoorstel cf. besluit aangenomen. Hiermee is door het college besloten over te gaan tot implementatie van de in het rapport geformuleerde adviezen ter verbetering en optimalisatie van het inkoop en aanbestedingsbeleid en proces. Het succesvol implementeren van veranderingen binnen een organisatie vergt een gedegen aanpak. In deze memo wordt u geïnformeerd over de fasering en uitvoering van het implementatietraject. Om tot een duidelijk verhaal te komen zal worden gestart met een kort inleidend schrijven waarna zal worden ingegaan op de implementatie van de adviezen. In het derde en vierde kwartaal is door een ambtelijke werkgroep gewerkt aan de bestuursopdracht inkoop en aanbesteding. Aanleiding voor deze bestuursopdracht was het terugkomende punt van aandacht in de accountsverslagen m.b.t. de Europese aanbestedingen. Op basis van de bestuurlijke opdracht heeft de projectgroep onderzocht wat het wet- en regelgevend kader is, hoe dit wordt toegepast in de praktijk en waar verbetermogelijkheden en kansen op doorontwikkeling liggen. Dit heeft geleid tot de formulering van een viertal adviezen. Hieronder worden deze puntsgewijs benoemd: 1. 2. 3. 4.

Introduceer een inkoopstartformulier/procedure; Introduceer in het sjabloon collegevoorstel een onderdeel inkoopstrategie; Selecteer twee inkoopadviseurs vanuit de eigen organisatie; Ontwikkel een interne controle protocol om de rechtmatigheid van inkoop en aanbesteding te toetsen.

De implementatie van deze adviezen brengt een andere manier van werken en een formalisering van verantwoordelijkheden met zich mee. Het doel is om het inkoopproces volledig in de eerste lijn te laten plaatsvinden, ofwel daar waar de inkoopbehoefte wordt geuit of inkoop plaatsvindt (vakafdeling), vanuit de tweede lijn (adviseur) te ondersteunen en beleid te maken Bijl: Ref: Col: Behandeld door: P Van der Slot, 0181-408084, p.vanderslot@westvoorne.nl s.v.p. bij beantwoording datum en kenmerk vermelden

en de functionaliteit van het proces op regelmatige basis te toetsen in de derde lijn (controller/interne controle door team FJC). In de huidige situatie is deze werkwijze niet als zodanig vastgelegd. In de gewenste situatie zal dit wel zo zijn. Dat maakt dat er een omslag wordt gevraagd in de manier waarop op dit moment in de organisatie wordt omgegaan met inkoop en aanbesteding. Om deze veranderingen succesvol te implementeren is het van belang stakeholders tijdig te informeren, mee te nemen in de reis en de materie en hen te faciliteren in het toepassen van de nieuwe manier van werken en het opdoen van kennis. Om deze reden zal de implementatie op basis van deze drie pijlers worden ingezet. De weg vooruit: Als eerst zal de organisatie via het intranet worden geïnformeerd over het door het college genomen besluit en zal worden meegeven wat de projectgroep de komende maanden wil bereiken. Alvorens over te gaan tot de implementatie van een van de adviezen zullen eerst de directe stakeholders worden benaderd en geïnformeerd. Hiermee worden die stakeholders bedoeld die direct betrokken zijn bij het uitvoeren van de implementatie. Vervolgens wordt de uitvoering afgestemd en vindt invoering plaats op een afgesproken moment. In de periode tussen uitvoering en invoering zullen de overige stakeholders worden geïnformeerd.

Met overige stakeholders wordt bedoeld de stakeholders die gebruiker/klant zijn of die stakeholders welke de verandering indirect raakt. Communicatie zal verlopen via de voor de gemeente gebruikelijke communicatiekanalen (intranet en email). Dit zal bestaan uit inhoudelijke informatie over de zaak, aanleiding tot aanpassen en informatie waarin staat wie er kan worden benaderd in geval van vragen/opmerkingen. Een voorbeeld kan gegeven worden voor het aanpassen van het sjabloon Collegevoorstel in de E-suite. Eerst zal er overleg plaatsvinden (reeds in gang gezet) met de collega’s van DIV/applicatiebeheer E-suite waarin de verwachtingen over en weer kenbaar gemaakt zullen worden, de uitvoering en het moment van invoering zal met elkaar worden afgestemd. Op basis van de uitkomst van dit overleg zullen de overige stakeholders worden geïnformeerd waarbij er grote aandacht zal zijn voor het bereiken van eenieder en het concreet informeren/voorbereiden over de verandering. Tijdens het implementatietraject is de projectgroep te allen tijde het aanspreekpunt. Deze manier van informeren en zal gedurende het hele implementatietraject worden toegepast. Eerst informeren dan implementeren. De verschillende adviezen zullen als separate producten worden behandeld en daarmee ieder apart worden geïmplementeerd.

De implementatie is niet van elkaar afhankelijk, om deze reden is er niet een specifieke rode draad in het project aanwezig ofwel er is geen vereiste logische volgorde in de implementatie van de adviezen. Verbetering wordt al ingezet bij implementatie van één van de adviezen. Echter is het resultaat van de adviezen tezamen hoger dan de som der delen, er is sprake van synergie. Het streven van de projectgroep is om de adviezen aan het einde van het derde kwartaal in 2021 te hebben geïmplementeerd. Aan de hand van de PDCA-cyclus zal het proces worden gemeten en bijgestuurd. Indien hieruit blijkt dat er meer tijd nodig is of er aanvullende acties nodig zijn wordt het college hierover worden geïnformeerd en zal het college worden gevraagd hierover een besluit te nemen. Recente ontwikkelingen in de regio Onlangs is er een informeel overleg geweest met de fusiepartners Brielle en Hellevoetsluis inzake contractmanagement. Hellevoetsluis staat op het punt om een contractmanagement systeem aan te schaffen en te implementeren. Op basis van dit gegeven en de komende fusie waarbij de grootte van de organisatie significant toe zal nemen is de kans groot dat er in de nieuwe gemeente met een dergelijk systeem zal worden gewerkt en een slag zal moeten worden gemaakt op het gebied van contractmanagement.

De bestuursopdracht heeft naast de eerder genoemde verbeterpunten en bijbehorende adviezen aangetoond dat contractmanagement een vervolgstap kan zijn op de implementatie van de adviezen. Dit is ook als zodanig besproken tijdens het overleg tussen de wethouders en de ambtelijke projectgroep. De stap van Hellevoetsluis laat zien dat dit een te verwachten toekomstige stap is die de nieuwe gemeente zal kunnen gaan nemen.

In de huidige situatie is het inkoop en contractmanagement niveau niet zodanig dat een vloeiende instap bij harmonisatie voor of na de fusie mogelijk is. Om op dit niveau te komen zijn er stappen nodig in de inventarisatie en het verwerken van lopende contracten. Op dit moment is dit niet specifiek belegd, iedereen is inkoper en iedereen monitort zijn eigen contracten. In het kader van (toekomstige) harmonisatie wil de projectgroep voorstellen dit aspect als vervolgstap op de implementatie te introduceren. Op deze manier kan Westvoorne zich voorbereiden op een aansluiting op het contractmanagementsysteem wat in de nieuwe gemeente mogelijk zal worden toegepast. Indien er een systeem zal worden toegepast is de winst dat centraal inzichtelijk is welke contracten er lopen bij welke partijen. Dit zal een belangrijk aspect zijn gezien de contracten vanwege rechtsopvolging allen overgaan naar de nieuwe gemeente. Tot slot is het goed om te vermelden dat er sinds het uitvoeren en vaststellen van de bestuursopdracht al een omslag heeft plaatsgevonden. Er wordt inmiddels concreter geadviseerd over de manier van aanbesteden of de manier van argumenteren wanneer er van een standaardsituatie geen sprake is. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Westvoorne

Peter van der Wurff wnd. secretaris

Peter de Jong burgemeester