21 03 Plan van aanpak voorstel

Raadsvoorstel 2021

Rockanje, 2 maart 2021

Nr. 5980-2021 Raadsvergadering van 23 maart 2021 Aan Agendanummer 11 Onderwerp Plan van aanpak 'Voorbereiding fusie'

de gemeenteraad

1. Gevraagd besluit 1. In te stemmen met het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ 2. In te stemmen met het ‘Uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies 2021-2022’ 3. Voor 2021 het bedrag van € 807.143 beschikbaar te stellen voor de voorbereiding van de bestuurlijke herindeling en dit te dekken uit de algemene reserve 4. De vergoeding voor de frictiekosten die in 2022 wordt ontvangen ter hoogte van € 830.000 ter compensatie toe te voegen aan de algemene reserve. 2. Begrotingsprogramma, relatie met eerdere besluiten Dit besluit hangt samen met het principebesluit herindeling Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne (217710) , het plan van aanpak “Op weg naar één gemeente op Voorne” (222574) en het herindelingsontwerp gemeente Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne (1205-2020). 3. Aanleiding De voorbereiding voor de bestuurlijke herindeling is in volle gang. De voorbereidingsfase (fase1) loopt af in maart 2021. Vanaf april 2021 bouwen we in de realisatiefase aan de nieuwe gemeente en de nieuwe organisatie. Wat we moeten doen en hoe we dit doen, is beschreven in het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’. 4. Argumenten Inhoud plan van aanpak Het plan van aanpak heeft het karakter van een procesplan. Het beschrijft het proces van voorbereiding en de daarin te nemen stappen, de uit te voeren activiteiten en te nemen besluiten.

Het geeft de hoofdlijnen aan en benoemt welke inhoudelijke producten we moeten opleveren, wanneer en hoe we dat doen. De strategische visie geldt hierbij als een ‘kapstok’, waar alle onderdelen van het plan van aanpak aan worden opgehangen en aan bijdragen, en als ‘stip aan de horizon’, waar alle betrokkenen samen naartoe werken. Deze strategische visie wordt verder uitgewerkt in een dienstverleningsconcept. Het dienstverleningsconcept benoemt in hoofdlijnen de visie op toegang tot en de kwaliteit van de gemeentelijke producten en diensten. De strategische visie en het dienstverleningsconcept benoemen de ambities en de koers van de nieuwe gemeente. De gemeentelijke organisatie moet deze ambities realiseren. Hierbij is een passend besturingsconcept nodig, dat invulling geeft aan ambities bijvoorbeeld op het gebied van kernenbeleid of kerngericht werken. De uitgangspunten moeten helder zijn voor de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen raad, college, managers en medewerkers. Dit wordt vastgelegd in een besturingsconcept. 1

Het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ gebruikt de ordening in zeven bouwstenen, waarbij de strategische visie, het dienstverleningsconcept en het besturingsconcept de inhoudelijke basis vormen: Bouwsteen 1: Raads- en griffiedomein Bouwsteen 2: Dienstverlening en Communicatie Bouwsteen 3: Organisatie en Personeel Bouwsteen 4: Financiën en Belastingen Bouwsteen 5: Harmonisatie regelgeving, beleid en beheer Bouwsteen 6: Huisvesting en faciliteiten Bouwsteen 7: ICT en IV De bouwsteen ‘Raads- en griffiedomein’ richt zich op de voorbereiding van de raadseigen producten zoals de werving en selectie van de beoogd griffier en het ondersteunen van politieke partijen in de aanloop naar de verkiezingen. Dit is uitgewerkt in een ‘Uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies 2021-2022’ dat als bijlage aan het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ is toegevoegd. Governance Belangrijk bij de fusie-opgaven is dat er brede bestuurlijke betrokkenheid is zowel in de colleges als de raden. De projectorganisatie voor de 2e fase moet hier in faciliteren, waarbij ook de samenhang tussen de driehoek burgemeesters, gemeentesecretarissen en griffiers moet zijn geborgd. De komende tijd zullen we de precieze inrichting van de fusie-organisatie uitwerken, waarbij met name bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgeverschap nader ingevuld moet worden en de aansluiting met lokale opgaven wordt gezocht.

Ook wordt momenteel een evaluatie van de huidige projectorganisatie fusie uitgevoerd. De uitkomsten daarvan worden betrokken bij nadere concretisering van de fusieprojectorganisatie voor de 2e fase. 5. Duurzaamheid N.v.t. 6. Regionale afstemming Dit voorstel is tot stand gekomen in zeer nauwe samenwerking met Brielle en Hellevoetsluis. In de drie raden wordt over hetzelfde voorstel gesproken en besloten. 7. Kosten, baten en dekking Herindelingsbijdrage De gemeenten ontvangen in totaal € 12,5 miljoen Herindelingsbijdrage vanuit het Rijk. Daarvan ontvangen de drie gemeenten in 2022 elk een derde van € 2.490.000 (€ 830.000). De nieuwe gemeente ontvangt in de periode 2023-2026 ruim € 10 miljoen in vier tranches (van 40% – 20% – 20% – 20%). In de 1e fase van de voorbereiding is in totaal € 765.000 beschikbaar gesteld voor de voorbereiding van de herindeling. Dit beschikbare budget zal in maart 2021 naar verwachting grotendeels zijn ingezet. Voor de 2e fase is aanvullend budget benodigd. Hierbij zal het aanspreken van de lokale reserves noodzakelijk zijn, zoals ook bekend uit andere bestuurlijke herindelingen. Het aanspreken van de lokale reserves is ook besproken in het overleg met de provincie op 8 februari 2021.

De provincie ziet de kosten voor de fusievoorbereiding als ‘onvermijdelijk’ en deze kosten worden beschouwd als voorfinanciering op de rijksbijdrage frictievergoeding die in de jaren 2022 t/m 2026 wordt uitgekeerd. Inschatting begroting 2021 Elke bouwsteen brengt kosten met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan de inzet van externe expertise, het ontwerp voor de nieuwe huisstijl, het plaatsingsproces, de uitrol van het

risicoreductieplan en verhuiskosten. Ook zijn er organisatiekosten (bemensing projectorganisatie) en vervangingskosten voor de inzet van personeel. Op dit moment is er nog geen concrete begroting op te stellen van de verwachte kosten in 2021 en 2022. De strategische visie, die leidend is bij de inrichting van de bouwstenen, is nog niet beschikbaar. Bovendien vindt in het 2e kwartaal van 2021 de uitwerking van de projectformats per bouwsteen nog plaats. Ook is de invloed van de corona-pandemie op de voorbereiding onzeker. Gelet op deze onzekerheid, is een inschatting gemaakt van de minimale verwachte kosten in 2021, gebaseerd op de ervaringen in andere gemeenten (rekening houdend met de omvang van de nieuw te vormen gemeente). Deze inschatting bestaat uit twee onderdelen: de incidentele kosten en de kosten die de drie organisaties maken om het reguliere werk van medewerkers over te nemen zodat zij kunnen participeren in de verschillende werkgroepen. Gebaseerd op deze inschatting, wordt voor nu uitgegaan van circa 2,5 miljoen per jaar qua incidentele kosten voor de fusievoorbereiding. Voor 2021 betreft dit daarom het geschatte bedrag van € 1.875.000 (3 kwartalen). De benodigde extra capaciteit voor de fusievoorbereiding hangt logischerwijs samen met de benodigde inzet van capaciteit voor de going-concerntaken, de lokale ambities en de inhoudelijke Voornse opgaven.

De kosten voor de drie ambtelijke organisaties om de inzet voor medewerkers in de fusie te vervangen, zal minimaal € 546.429 bedragen uitgaande van 6,5 fte voor 2021 (schaal 10). Via de voortgangsrapportages wordt continu de vinger aan de pols gehouden om de inzet van de capaciteit te monitoren. De ingeschatte minimale kostenpost voor 2021 komt hiermee op: Incidentele kosten 2021 Vervanging lokale formatie Geschatte kosten 2021

€ 1.875.000 € 546.429 € 2.421.429

Dekking voor gemeente Westvoorne De lasten van dit voorstel bedragen € 807.143 voor de gemeente Westvoorne wat overeenkomt met 1/3 van de totale kosten van € 2.421.429 voor 2021. In een eerder stadium heeft de gemeenteraad een bedrag van € 255.000 beschikbaar gesteld ter voorbereiding op de bestuurlijke fusie. Aanvullend is voor de dekking van dit voorstel een bedrag benodigd van € 807.143. Omdat de vergoeding voor de frictiekosten vanuit het rijk in 2022 pas ontvangen worden wordt voorgesteld dit als voorschot te onttrekken aan de algemene reserve in 2021. De in 2022 te ontvangen vergoeding voor frictiekosten van € 830.000 wordt ter compensatie in 2022 toegevoegd aan de algemene reserve. De hiervoor genoemde bedragen zijn minimaal benodigd voor de voorbereiding van de bestuurlijke herindeling in het jaar 2021. Om voor Westvoorne de basis op orde te krijgen en fit aan de start van de nieuwe gemeente te verschijnen, verwachten we hierop aanvullend extra investeringen benodigd te hebben in capaciteit, systemen en processen. Deze verwachte investeringen worden momenteel in een bestuurlijk-ambtelijk samenspel in beeld gebracht en verwerkt in de eerste bestuursrapportage. Proces begroting 2022 In de loop van het jaar 2021 komt steeds meer inzicht in de kosten voor 2022.

De besluitvorming hierover zal (met de informatie die dan beschikbaar is), zoveel als mogelijk worden ingebed in de lokale kadernota/zomernota en begroting.

8. Communicatie Het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ schenkt aandacht aan communicatie en participatie. Naast de informatievoorziening en het betrekken van doelgroepen wordt in deze fase extra ingezet op een participatieve insteek. Juist deze fase, waarin thema’s en bouwstenen concreter worden, leent zich hier goed voor. Voortgangsrapportages Het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ is een dynamisch document. De concretisering vindt gedurende het proces plaats. Periodiek wordt hierover een update gepresenteerd. Deze rapportages monitoren de voortgang op zowel de inzet van de financiële middelen als de inzet van capaciteit. Ook vindt hierbij continu de toets plaats op de vraag: doen we de juiste dingen voor de voorbereiding van de fusie? 9. Toelichting Voorafgaand aan de besluitvorming door de colleges over het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ is het concept plan van aanpak met de drie OR’en gedeeld en met hen besproken. Het plan van aanpak is na besluitvorming in het college toegezonden aan de OR’en met het verzoek tot een advies. 10. Adviezen

Burgemeester en wethouders van Westvoorne, de wnd. secretaris, de burgemeester, P.A van der Wurff P.E. de Jong