11b. Dashboard fase 2 rapportage periode 1 apr - 30 apr 2022 FC

DASHBOARD

1 apr – 30 apr 2022

Datum

9 mei 2022

Programma

Overall status

Onderdelen

Fase 2: Fusiespoor ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’

Namens

Vincent Florijn – kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris Voorne aan Zee i.o.

Strategische visies & concepten Toelichting

Status

De Toekomstvisie Voorne aan Zee is door de drie raden vastgesteld. De publieksversie is opgeleverd.

Strategische visie

= De besturingsvisie is in de raden van Brielle en Westvoorne vastgesteld met een positief advies van de fusiecommissie. De raad van Hellevoetsluis volgt op korte termijn.

Besturingsvisie

Dienstverleningsconcept

Werving Kwartiermaker

I-Visie

= = = =

Huisvestingsvisie

=

Participatiewet

=

Het dienstverleningsconcept is in de raden van Brielle en Westvoorne vastgesteld met een positief advies van de fusiecommissie. De raad van Hellevoetsluis volgt op korte termijn. Het dienstverleningsconcept vormt nu het handvat voor de verdere implementatie/vertaling naar de nieuwe organisatie door verschillende werkgroepen in de bouwsteen dienstverlening en communicatie. De kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris is benoemd en is gestart op 1 april.

Op 20 april stond de I-Visie, samen met twee andere visiedocumenten (sturingsvisie en dienstverleningsconcept) op de agenda van de drie gemeenteraden. Westvoorne en Brielle hebben de I-Visie vastgesteld. Omdat er in Hellevoetsluis een verkeerde versie van het dienstverleningsconcept was toegevoegd, is behandeling van de visiedocumenten doorgeschoven naar een extra ingelaste raadsvergadering op 11 mei a.s. Na vaststelling in Hellevoetsluis is het proces m.b.t. de I-Visie afgerond. In april zijn we gestart met de oordeelsvormende fase van de Huisvestingsvisie en die aan het eind van de maand naar een besluitvormende fase is gegaan. De planning is nu dat nog een extra radenbijeenkomst wordt georganiseerd (nu gepland voor 11 mei) en dat de fusiecommissie de Huisvestingsvisie op gaat behandelen waarna besluitvorming kan plaatsvinden op 25 mei. Op 20-4-2022 is het rapport werkzoekenden en werkgeversdienstverlening VAZ opgeleverd. Rapport wordt besproken met BO Voorne. Memo formatieberekening Participatiewet is gereed en naar personeelszaken gemaild.

Datum

9 mei 2022

Programma

Overall status

Onderdelen

Fase 2: Fusiespoor ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’

Namens

Vincent Florijn – kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris Voorne aan Zee i.o.

Gezamenlijke opgaven Toelichting

Status

Regionale positionering

Voor het Gebiedsprogramma is een shortlist opgesteld met 6 potentiële projecten. Op dit moment wordt de kansrijkheid van deze projecten ambtelijk verkend.

Omgevingswet

Met de komst van een trekker voor het HR-spoor is het programmateam geheel op stekte. Het DSO-spoor loopt voorspoedig en er wordt volop getest. In het RO-spoor en het VTH-spoor wordt heel hard gewerkt aan op te leveren producten en te nemen besluiten; merendeel ligt op schema.

Voorne Academie

De werkgroep voorne Academie heeft haar opdracht herijkt met de kwartiermaker. Vervolgens is een hernieuwd programma aangeleverd die nu wordt uitgewerkt in concrete acties.

Overall status

Onderdelen

Communicatie fusie Toelichting

Status

Communicatiestrategie 2e fase in uitvoering. Strategie 3e fase in voorbereiding.

Communicatiestrategie

Nieuwsbrief nr 15 uitgebracht, intranet update.

Diversen

Datum

9 mei 2022

Overall status

Onderdelen

Werkgroep griffie

Werkgroep Werkwijze & Ondersteuning

Werkgroep Burgerparticipatie

Werkgroep Huisvesting

Werkgroep P&C

Werkgroep Start nieuwe gemeenteraad

Werkgroep Ad-Hoc

Programma

Fase 2: Fusiespoor ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’

Namens

Griffiers

Uitvoeringsplan Raads- en Griffiedomein Toelichting

Status

=

• Sollicitatiegesprekken voor de functie van beoogd griffier zijn in mei. Zijn gericht op besluitvorming in de raden voor de zomer en start • werkzaamheden beoogd griffier op 1 september, of zoveel eerder als mogelijk is. De beoogd griffier wordt vanaf die datum trekker voor de inrichting van de nieuwe griffie.

=

• Harmonisatie: lichte vertraging in planning door gesprekken over relatie Fusiecommissie – Raadswerkgroep. prio 1 verordeningen voor zomerreces gereed voor agendering in Fusiecommissie. Organisatieverordening en gedragscode integriteit gereed voor bespreking. • Vergaderstructuur: bouwstenen notitie staat geagendeerd voor fusiecommissie 16 mei.

=

• Op 19 mei is een eerste radenbijeenkomst gepland om raadsleden inbreng te laten geven voor de inhoud van het participatiebeleid. Tweede radenbijeenkomst is gepland op 30 juni voor een oordeelsvormende discussie. • Een concept-communicatiebeleid zal in september aan de fusiecommissie worden voorgelegd.

=

Op 3 mei komt de werkgroep huisvesting raad en griffie bijeen in de raadzaal van Hellevoetsluis om de opties, opgesteld door Aestate, voor een aangepaste opstelling voor de nieuwe gemeenteraad te bespreken. Deze zullen vervolgens meegenomen worden in de huisvestingsvisie.

= = =

• Ambtelijke voorbereiding aanbesteding accountant gestart; • Tweede bijeenkomst RWG gepland op 5 juli 2022.

Er wordt gestart met een werkgroep verkiezingen vanuit de organisatie waar ook een griffier bij aangesloten is. Hiervoor is een projectleider aangesteld en wordt een plan van aanpak opgesteld.

-

Datum

9 mei 2022

Programma

Overall status

Onderdelen

Fase 2: Fusiespoor ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’

Bouwstenen (op hoofdlijnen) Toelichting

Status

Conform planning Plan van Aanpak. Personeel & Organisatie

Conform planning Plan van Aanpak. Dienstverlening & Communicatie

Conform planning Plan van Aanpak. Financiën & Belastingen

Conform planning Plan van Aanpak. Huisvesting & Facilitaire zaken

Conform planning Plan van Aanpak. ICT & IV

Namens

Angelique Meijnen – Projectmanager Voorne aan Zee i.o.