10 b Derde fase fusie - presentatie FC

Fusie fase 3 Fus iecommis s ie 12 s eptember 2022

Structuur fusie fase 2

2

Oude dashboard

3

Datum

9 mei 2022

Programma

Overall status

Onderdelen

Fase 2: Fusiespoor ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’

Namens

Vincent Florijn – kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris Voorne aan Zee i.o.

Strategische visies & concepten Toelichting

Status

De Toekomstvisie Voorne aan Zee is door de drie raden vastgesteld. De publieksversie is opgeleverd.

Strategische visie

= De besturingsvisie is in de raden van Brielle en Westvoorne vastgesteld met een positief advies van de fusiecommissie. De raad van Hellevoetsluis volgt op korte termijn.

Besturingsvisie

Dienstverleningsconcept

Werving Kwartiermaker

I-Visie

= = = =

Huisvestingsvisie

=

Participatiewet

=

Het dienstverleningsconcept is in de raden van Brielle en Westvoorne vastgesteld met een positief advies van de fusiecommissie. De raad van Hellevoetsluis volgt op korte termijn. Het dienstverleningsconcept vormt nu het handvat voor de verdere implementatie/vertaling naar de nieuwe organisatie door verschillende werkgroepen in de bouwsteen dienstverlening en communicatie. De kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris is benoemd en is gestart op 1 april.

Op 20 april stond de I-Visie, samen met twee andere visiedocumenten (sturingsvisie en dienstverleningsconcept) op de agenda van de drie gemeenteraden. Westvoorne en Brielle hebben de I-Visie vastgesteld. Omdat er in Hellevoetsluis een verkeerde versie van het dienstverleningsconcept was toegevoegd, is behandeling van de visiedocumenten doorgeschoven naar een extra ingelaste raadsvergadering op 11 mei a.s. Na vaststelling in Hellevoetsluis is het proces m.b.t. de I-Visie afgerond. In april zijn we gestart met de oordeelsvormende fase van de Huisvestingsvisie en die aan het eind van de maand naar een besluitvormende fase is gegaan. De planning is nu dat nog een extra radenbijeenkomst wordt georganiseerd (nu gepland voor 11 mei) en dat de fusiecommissie de Huisvestingsvisie op gaat behandelen waarna besluitvorming kan plaatsvinden op 25 mei. Op 20-4-2022 is het rapport werkzoekenden en werkgeversdienstverlening VAZ opgeleverd. Rapport wordt besproken met BO Voorne. Memo formatieberekening Participatiewet is gereed en naar personeelszaken gemaild.

Visie

Doen

5

Organisatie

Raden & Griffies

Fusiecommissie Voorne aan Zee Colleges BRT Raads- & Griffiedomein

Voorne dagen colleges

Procesbegeleider BLO / (W)OR platform

Voorne Academie

Kwartiermakersteam Voorne aan Zee i.o. Kwartiermakersteam: Kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris (VZ) I Projectmanager fusie I communicatie I strategisch adviseur I controller l Voorne academie. Ondersteuning: PMO I Projectsecretaris l

Opdrachten Bouwteam Ruimte & Fysiek: Ontwikkeling I Harmonisatie I Samen bouwen fijnstructuur I Contactpersoon migratie ICT I Visie op buitendienst I Implementatieproducten omgevingswet I Projecten Bouwteam Sociaal & Maatschappelijk: Ontwikkeling I Harmonisatie I Samen bouwen fijnstructuur I Contactpersoon migratie ICT I Verbinding project sociaal domein ‘fitte organisatie’ I Participatiewet I iParticipatie, iSamenleving en Civision Samenleving I Inventarisatie Kunst Cultuur & Evenementen. Bouwteam Dienstverlening & IV: Ontwikkeling I Harmonisatie I Samen bouwen fijnstructuur I Contactpersoon migratie ICT I Toegang I Nabijheid I Kwaliteit I Ondernemersloket I Zaakgericht werken I Migratie ICT I I-Visie fase 2/3 I Informatiebeheer I Huisvesting I Facilitair Bouwteam Bestuur & Organisatie: Ontwikkeling I Harmonisatie I Samen bouwen fijnstructuur I Contactpersoon migratie ICT I Financiën I Wet Open Overheid I Informatiebeveiliging & Privacy I Crisisorgansiatie VaZ I E-HRM Opgaven & strategische vraagstukken: Gebiedsprogramma I ZHD I PZH I MRDH Omgevingswet: Implementatie omgevingswet I Omgevingsplan I Omgevingsvisie I VTH-RO I DSO I HR spoor Organisatie-inrichting & Productontwikkeling: Herindeling o.b.v. OvO++ I Overdrachtsprotocol I Arbeidsvoorwaarden I Arbeidsmarktcommunicatie I Participatiebeleid I Communicatiebeleid I Merkidentiteit I Huisstijl I Website

Regionaal MT (Strategisch klankbord - Cultuurdragers - Voornedag MT)

w e t h o u d e r s

Van visie naar doen • Bouwstenen zijn nu bouwteams. • Regionaal MT in bouwteams. • Bouwteam vertegenwoordigers ondersteund door Team Voorne aan Zee. • Bouwteams geven inhoudelijk inhoud aan fusie traject. • Bouwteams verzamelen informatie voor overdrachtsdocument aan de nieuwe raad en college. • Bouwteams werken samen aan de eerste begroting Voorne aan Zee • Bouwteam P&O begeleidt OVO proces. • OVO in vorm (hoofd- en fijnstructuur) en doorplaatsingsproces in BRT, BLO en met advies van OR vastgesteld. • OR heeft positief geadviseerd op huisvestingsvisie en investeringsplan. • Overeenstemming met BLO over overdrachtsprotocol, conversietabel en arbeidsvoorwaardenpakket.

• Proces werving directie gestart. • Proces doorplaatsing afdelingshoofden en teammanagers gestart. • Proces doorplaatsing medewerkers gestart. • Uiterlijk december besluit intentionele plaatsingen.

7

Nieuwe dashboard

8

Datum

Juni 2022

Programma

Overall status

Onderdelen

Strategische ontwikkelopgaven Fysiek/Ruimte Harmonisatie Beleid en Regelgevingen

Visie op buitendienst

Implementatie producten omgevingswet

Overdrachtsdocument Voorne aan Zee

Fase 3: Fusiespoor ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’

Namens

Bouwteam fysiek/Ruimte Status

Toelichting

Vincent Florijn – Kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris Voorne aan Zee i.o.

Opdracht kwartiermaker griffie Bewaken plan van aanpak raadsdomein met drie griffiers en alle werkgroepen (zie dashboard) gereed voor 1-1-2023 Organisatie griffie: gesprekken gevoerd met medewerkers drie griffies, opzet wordt besproken in werkgroep griffie evenals Onderhandelaarsakkoord arbeidsvoorwaarden en besluitvorming door werkgeverscommissies

Opkomstbevordering verkiezingen: deelname in ambtelijke werkgroep verkiezingen en uitwerken samen met team communicatie voor aantal zaken als verkiezingskrant (zie memo en bijlage) Voorbereiding brief aan lijsttrekkers met overdrachtsdocument (college en raad), bespreekdocument coalitie vorming, inwerkprogramma, devices raad, vergaderschema, binnenkort zal werkgroep start nieuwe gemeenteraad bijeen worden geroepen Deelname ambtelijke werkgroep bestuurlijk besluitvormingsproces zodat er per 2-1 vergadert kan worden en systemen werken (test medio oktober) Contact kabinet provincie, beoogd fractievoorzitters na verkiezingen naar CdK om te spreken over waarnemend burgemeester

10