09 verslag auditcommissie

Verslag van de openbare vergadering van de auditcommissie, gehouden op 16 september 2020 om 20.00 uur in het gemeentehuis te Rockanje. Aanwezig:

de heren N.A.M. Groenewegen, D.D. van Orselen, E.G. Mulder en C. Sommeling

Mede aanwezig

wethouder J.D. de Jongh en de P. van der Slot (ambtenaar)

Voorzitter:

mevrouw L. M. Hamstra

Secretaris:

de heer R. de Vries (griffier)

1.

Opening.

Mevrouw Hamstra (VVD, vz.) opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. De fracties van PvdA en GBW zijn niet vertegenwoordigd. 2.

Vaststelling agenda.

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3.

Mededelingen

Er zijn geen mededelingen. 4.

Vaststellen verslag auditcommissie 19 mei 2020

Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Naar aanleiding van het verslag vraagt de heer Groenewegen (CDA) of er al een antwoord is op zijn vraag of de Europese aanbestedingsnorm ook geldt voor woningbouwcorporaties. De heer Van Orselen (PW) zegt dat het antwoord hierop ‘ja’ is. 5.

Aanbestedingen a. Accountantswerkzaamheden voor het jaar 2020

Wethouder De Jongh zegt dat het voorstel inhoudt dat er dit jaar een enkelvoudige onderhandse aanbesteding plaatsvindt en dat de foutmarge hiervoor geaccepteerd zal worden. Voor de 2 jaar daarna wordt het werk op Tendernet aangeboden en is er overleg met Brielle en Hellevoetsluis over hoe hierin samen te werken. De heer Mulder (D66) vraagt of bezien kan worden of er nu voor 3 jaar een opdracht kan worden verleend en we dan ineens de grotere foutmarge kunnen accepteren. De heer Van Orselen (PW) zegt dat het beter is dit niet te doen omdat het contract van Hellevoetsluis nog maar één jaar doorloopt.

1

Wethouder De Jongh zegt dat de accountant al gevraagd is zijn werkzaamheden in te plannen, onder voorbehoud van goedkeuring van dit voorstel door de raad. Ze zegt dat van een aanbesteding door alleen Westvoorne weinig te verwachten is. Hellevoetsluis heeft bij een dergelijke procedure geen enkele inschrijving ontvangen. De heer Mulder (D66) vraagt wat wordt bedoeld met de opmerking op pagina 1 van het voorstel dat er ontwikkelingen zijn die leiden tot wijziging in de verantwoordelijkheden van de raad. De heer Van Orselen (PW) zegt da de raad moet aangeven waarop getoetst gaat worden. De rol van accountant, college en raad gaat veranderen. Het zou goed zijn als de raadsleden hierop voorbereid worden door een opleiding. De auditcommissie vraagt de griffier om te bezien of er in het eerste kwartaal 2021 een opleiding voor de raadsleden gegeven kan worden. Dit zou wellicht via de accountant geregeld kunnen worden. Wethouder de Jongh zegt in het eerste kwartaal 2021 de auditcommissie te informeren over de voortgang in de aanbesteding van de accountantswerkzaamheden voor 2021 en 2022. Mevrouw Hamstra (VVD) zegt vraagt hoe het kan dat de offerte van accountant voor een jaarcontrole over hetzelfde jaar (2020) vorig jaar EUR 30K lager geoffreerd werd dan dit jaar.

De heer v/d Slot zegt dat de controle van het jaarverslag dit jaar ook al meer tijd heeft gevergd dat vorig jaar genoemd is in de offerte. Wethouder De Jongh voegt hieraan toe dat de werkzaamheden van de accountant ook zijn uitgebreid door het groeiende takenpakket van de gemeente, vooral in het sociale domein. Mevrouw Hamstra (VVD) vraagt naar de stand van zaken m.b.t. de interne controle. De heer v/d Slot zegt dat de afdeling bezig is met het verder ontwikkelen van de interne controle. Wethouder De Jongh voegt hieraan toe dat de interne controle maatregelen op papier zijn maar dat er nu ook in de praktijk mee moet worden gewerkt. Dit jaar gebeurt dat mede aan de hand van tips van de accountant. De heer Mulder (D66) vraagt of er voldoende capaciteit is voor de bijzondere interne controle. De heer v/d Slot zegt dat dit niet zo is. Wethouder De Jongh zegt dat er nog vacatures bij ‘financiën’ open staan en dat het moeilijk is deze te vervullen. Er komen weinig of geen sollicitanten. Mevrouw Hamstra (VVD) vraagt om de managementletter van de accountant te bespreken in de auditcommissie. De heer Van Orselen (PW) zegt dat de focus moet zijn op de toekomst, op de samenwerking met Brielle en Hellevoetsluis in de accountantscontrole. Wethouder De Jongh zegt dat de afdeling nu al veel te doen heeft in het kader van de fusie.

Het zou niet goed zijn om daar nog extra werkzaamheden bij te gaan voegen.

2

Ze zegt wel de auditcommissie te zullen informeren als uit de managementletter blijkt dat er iets echt mis is. De voorzitter concludeert dat de auditcommissie instemmend adviseert over het voorstel met betrekking tot de aanbesteding van de accountantswerkzaamheden voor het jaar 2020. b.

Aanbesteding algemeen

Mevrouw Hamstra (VVD) zegt in raadsvoorstellen vaak de term ‘op basis van artikel 8b’ te zien. Dit slaat dan op repeterende werkzaamheden die niet openbaar aanbesteed zouden hoeven te worden. Wethouder De Jongh zegt dat het college een bestuursopdracht heeft gegeven om te onderzoeken welke aanbestedingen wel en welke niet goed zijn gegaan en hoe dit te verbeteren is. Zij vraagt zich af of de resultaten hiervan besproken zouden moeten worden in deze auditcommissie of in de commissie IZ/M. De heer Mulder (D66) zegt bij het aanbesteden gezocht moet worden naar pragmatische oplossingen. De heer Van Orselen (PW) zegt dat het hier gaat om bedrijfsvoering, dit is een zaak van het college. De heer Mulder (D66) voegt hieraan toe dat eventuele onrechtmatigheden naar boven komen bij de accountantscontrole. 6.

Presentatie financiële stukken

Mevrouw Hamstra (VVD) zegt dat tijdens de presentatie van de besteding van de Eneco gelden de behoefte is gebleken om de cijfers van het woonbedrijf apart zichtbaar te presenteren in de begroting. De heer Mulder (D66) zegt dat het erom gaat een overzicht te hebben van het resultaat van de gemeente in- en exclusief woonbedrijf en met de verschillende varianten van omgaan met de opbrengsten van de Eneco-aandelen. Er moet goed overzicht zijn van de reserves van de gemeente. De heer v/d Slot zegt dat dit een onderdeel van de begroting wordt. Mevrouw Hamstra (VVD) vraagt of het mogelijk is een totaal overzicht van de investeringen te geven. Wethouder De Jongh zegt te zullen bezien wat er mogelijk is en hierop spoedig te zullen antwoorden. 7.

Herindelingsscan provincie Zuid-Holland

De auditcommissie vraagt het presidium om, in samenhang met het rapport van het Due Dilligence onderzoek, te bespreken hoe de herindelingsscan te behandelen en of hier een rol voor de auditcommissie is weggelegd.

3

10.

Rondvraag

Geen vragen. 11.

Sluiting

Actiepunten: - in eerste kwartaal 2021 opleiding voor raadsleden over wijzigingen in regelgeving m.b.t. accountantscontrole (actie: griffier) - in eerste kwartaal 2021 de auditcommissie informeren over voortgang aanbesteding accountantscontrole 2021 en 2022. (actie: wethouder De Jongh) - de auditcommissie informeren als uit de managementletter blijkt dat er iets echt mis is. (actie: weth. De Jongh) - bezien of het mogelijk is een totaal overzicht van de investeringen te geven. (actie: weth. De Jongh)

4