Presentatie Raadsinformatieavond financiën d d 11 november 2021

Welkom! Informatiebijeenkomst | 11 november 2021

Programma 19.30 – 19.35 19.35 – 20.20 20.20 – 20.25 20.25 – 21.10 21.10 – 21.15 21.15 – 22.00

Opening In control zijn Korte pauze Planning & Control Korte pauze Risicomanagement en Weerstandsvermogen 22.00 – 22.05 Sluiting

In control zijn Informatiebijeenkomst | 11 november 2021 Ted van Baar

In control zijn Onderwerpen: • Wat is ‘in control zijn’ • Interne beheersing • Rechtmatigheidsverantwoording

Wat is ‘in control zijn’ (1) Begrip ‘in control’ Processen lopen beheerst: • Kaders en normen vastgesteld • Uitvoeren processen binnen vastgestelde kaders en normen • Toetsen en constateren dat uitvoering binnen vastgestelde kaders en normen valt

Wat is ‘in control zijn’ (2) Wat verstaat u als raadslid onder ‘in control zijn’ ? • Beleidsmatig? • Financieel? • Bedrijfsvoering?

(ambitie/doelstelling/resultaat) (budgetrecht raad) (interne beheersing)

• En verder nog? – Compliance – Assurance – Doorlopende Plan Do Check Act cyclus – Risicomanagement

Interne beheersing (1) Waar gaat interne beheersing over? • Alle bedrijfsvoeringsprocessen, dus niet alleen de financiële • Basis moet op orde zijn: P I O F A H • Inzet op versterking P, I/A en F: – Bemensing (kwantiteit, kwaliteit) – Inrichting en beschrijving processen (o.a. LEAN) – Bepaling kaders, normen, indicatoren – Beschikbaarheid en betrouwbaarheid informatie (en –systemen) – Monitoring

Interne beheersing (2) Invloeden op voortgang doorontwikkeling:

• COVID-19 pandemie • Zuigende werking en krapte arbeidsmarkt • Veranderingen en vertragingen in wet- en regelgeving Overige context: • Duiding van feiten, omstandigheden, beelden

Interne beheersing (3) Financiële processen: wat is er gedaan? • Versterking financiële- en control functie (financieel consulenten, concern controller)

• Verbeteringen P&C: thema 2 (o.a. berap, regie, rolduidelijkheid)

• Invoering en inrichting GRC-tool (t.b.v. interne controle en risicomanagement)

• Opvolging aanbevelingen accountant (o.a. vastlegging opzet en bestaan AO/IC)

Interne beheersing (4) Financiële processen: welke verbeteracties lopen? • Opvolging aanbevelingen accountant (o.a. spendanalyses inkoop)

• • • • •

Business controller sociaal domein Verdere uitrol GRC-tool Voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording Slimmer werken Planning & Control: thema 2 (o.a. P&C-producten, financiële verordening)

• Risicomanagement: thema 3 (o.a. kaderstelling RM en weerstandsvermogen)

Rechtmatigheidsverantwoording (1) Wat is ook alweer…. (Financiële) rechtmatigheid:

• Zijn baten en lasten in overeenstemming met wet- en regelgeving • Ligt aan baten en lasten een raadsbesluit ten grondslag (bijv. vastgestelde programmabegroting)

Rechtmatigheidsverantwoording (2) • Was/Is: – Accountant controleert en geeft oordeel over de rechtmatigheid – Raad bespreekt bevindingen met accountant • Wordt: – College controleert en legt verantwoording af over de rechtmatigheid – Accountant controleert en geeft oordeel over getrouwheid van de verantwoording – Raad bespreekt bevindingen met college

Rechtmatigheidsverantwoording (3) Rol van de raad: • Kaderstellend (verordening ex art. 213 GemW): – Vaststellen verantwoordingsgrens college (tussen de 0% en 3%) – Vaststellen wat college in paragraaf bedrijfsvoering moet opnemen over rechtmatigheid • Controlerend (jaarrekening): Raad bespreekt verantwoording met college

Rechtmatigheidsverantwoording (4) Stand van zaken • Wetsvoorstel juni 2021 aangeboden aan Tweede Kamer, invoering controlejaar 2021 niet meer haalbaar • Verwachting: voor het eerst opnemen in jaarrekening 2022 • Tot die tijd: – Controlejaar 2021 gebruiken als proefjaar • verantwoordingsgrens (informatiepositie, uitvoeringskosten, normconsistentie)

• verantwoording college • getrouwheidsoordeel accountant over verantwoording – Op basis daarvan raadsvoorstel kaderstelling

Rechtmatigheidsverantwoording (5) Rechtmatigheidsverantwoording vs. In Control Statement • RMV is geen ICS • Invoering RMV verplicht niet tot invoering ICS • Ambitie: vanuit RMV doorgroeien naar ICS

Programmabegroting en Financiële verordening Informatiebijeenkomst | 11 november 2021

Ed de Leest

Introductie

• Manager Finance & Control a.i. • Achtergrond • Perspectief

Gemeentefinanciën; de kaders Hoe zat het ook alweer….

• Gemeentewet Titel IV (artikelen 186 t/m 258) o.a. baten en lastenstelsel, rol toezichthouder, de administratie, de controle en gemeentelijke belastingen.

• BBV (Besluit Begroting & Verantwoording P&G) Minimale vereisten t.a.v. de onderdelen en de toelichting daarop van de begroting, het programmaplan, de paragrafen, de meerjarenraming, jaarstukken, waardering, activering en afschrijving, uitvoeringsinformatie, Iv3.

• Commissie BBV Schrijft richtlijnen en aanbevelingen voor.

Programmabegroting (1) • Budgetrecht raad • Mandaat aan college voor doen van uitgaven • Alleen begrotingsjaar • Onderdeel P&C-cyclus • Gemeentewet, BBV, Commissie BBV • Begrotingsprogramma’s (vrij) • 3 W-vragen • 7 verplichte paragrafen • Financiële begroting

Conclusie “Met de door de raad vastgestelde programmabegroting gaat de organisatie (o.l.v. het college) in het nieuwe jaar aan de slag.”

Of toch niet? • Veel verschillende actoren • Complexiteit gemeentefinanciën • Meeste activiteiten liggen al langer vast in – Bestaand beleid en dienstverlening – Contracten

• Beleidsarm – Kadernota gaat over prioriteiten – Beleid via beleidsnota’s en verordeningen

Conclusie: Programmabegroting is document van/voor de raad

Programmabegroting (2) Wat gewijzigd is ….

• Van 11 naar 3 begrotingsprogramma’s • Nieuwe opzet begrotingsprogramma’s • Minder tabellen en grafieken • Verplichte indicatoren in bijlage • Vergelijkende cijfers o.b.v. grootteklasse • Omvang “boekwerk”

Programmabegroting (3) Wat willen we verder verbeteren ….

• Consequenties van 11 naar 3 programma’s • “Smart” maken doelen en resultaten • Informatiewaarde begrotingsprogramma’s m.n. toelichtingen op de tabellen (mutaties bedragen) • Leesbaarheid • Intern proces • Vertaling naar de organisatiedoelen • Nieuwe raad … nieuwe wensen

Actualisering Financiële Verordening Uit de Besluitenlijst Presidium 9 februari 2021….

“Wat betreft het voorstel over de programma-indeling wil het Presidium eerst bekijken hoe de schotten in de financiële verordening (kunnen) worden opgenomen. De heer Van Vulpen doet de suggestie om het college de bevoegdheid te geven in plaats van binnen programma’s, binnen ambities te kunnen schuiven met budgetten.”

Financiële verordening (1) Waarom is er een Financiële verordening?

• Wettelijke verplichting (art. 212 GW) • Vastlegging eigen regels financieel beleid en beheer • Spelregels tussen raad en college

Financiële verordening (2) “Financiële verordening gemeente Wageningen 2019” • Geldt vanaf 2019 • Aanleiding vernieuwd BBV m.i.v. 2017 – begroten en verantwoorden op 50 taakvelden i.p.v. producten – verplichte 39 beleidsindicatoren. – verplichte toerekening van overhead en rente voor kostprijzen, rechten en heffingen – investeringen met maatschappelijk nut ook verplicht activeren en afschrijven. – overzicht van kosten overhead apart

• O.b.v. VNG modelverordening

Actualisering Financiële verordening Korte termijn: • Consequenties van 11 naar 3 programma’s • Uitgangspunten bestuursrapportage En vervolgens: • Kapstok voor financieel beleid en spelregels • Uitgangspunten voor kadernota en overheveling • Actualisering overige zaken • Controleer toepassing

Risicomanagement en Weerstandsvermogen Informatiebijeenkomst | 11 november 2021 Ted van Baar

Risicomanagement en weerstandsvermogen Onderwerpen:

• Risicomanagement • Weerstandsvermogen • Huidige invulling • Kaderstelling door raad

Risicomanagement (1) Wat is ook alweer…. • Risico: een onzekere gebeurtenis die het behalen van de doelstellingen negatief kan beïnvloeden. • Risicomanagement: het proces om risico’s zodanig te beheersen dat meer zekerheid bestaat dat de doelstellingen worden gerealiseerd

Risicomanagement (2) Waarom risicomanagement? • Compliance-motief: verplichte paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in programmabegroting en jaarrekening • Performance-motief: zicht willen hebben op bedreigingen (en kansen) voor de te realiseren doelstellingen, om daarop te kunnen acteren

Risicomanagement (3.a) Risico = kans intreden gebeurtenis x effect gebeurtenis

Risicomanagement (3.b) Te maken keuzes “risico”:

• Welke houding?

(Risicohouding)

– Mijdend – Tolerant – Zoekend – Neutraal

• Hoe ermee omgaan? – Vermijden – Beperken – Accepteren – Overdragen

(Risicobereidheid)

Risicomanagement (3.c) Te maken keuzes “gebeurtenis’’: • Alleen ongewenste?

(Bedreiging, negatief, risicomanagement)

• Of ook gewenste?

(Kans, positief, kansenmanagement)

• Welke in beschouwing nemen?

(Risico-universum)

Risicomanagement (3.d) Te maken keuzes “effect”: • Alleen financieel?

(Schade in euro’s)

• Of ook niet-financieel?

(Niet op geld waardeerbare schade, bijv. imagoschade)

• Rekening houden met (effectiviteit van) beheersmaatregel? (Bruto/netto risico)

Weerstandsvermogen (1) Wat is ook alweer…. Tweeledige betekenis:

• Buffer: ‘stroppenpot’ (bedrag) • Indicator: mate van financiële weerbaarheid (ratio)

Weerstandsvermogen (2) Waarom weerstandsvermogen?

• Opvangen financiële gevolgen ingetreden risico’s • Voorkomen onderbreking realisatie doelstellingen • Verschaffen tijd voor treffen of verbeteren beheersmaatregelen

Weerstandsvermogen (3) Te maken keuzes: • Wat telt mee in de buffer?

(wat is beschikbaar?)

– Algemene en bestemde reserves – Onbenutte belastingcapaciteit – …..

• Berekeningsgrondslag omvang?

(wat is benodigd?)

– Risicoprofiel – Begrotingsomvang (lasten)

• Normen voor omvang? – Ondergrens, bovengrens, streefwaarde – Absoluut (bedrag) en/of relatief (ratio)

(wat stellen we vast?)

Huidige invulling (1) Risicomanagement • Wat is goed: – Op P&C-momenten inventarisatie en evaluatie – Relatie met ambitie/doel/resultaat – Kwantitatieve risico’s (financieel effect) – Kwalitatieve risico’s (niet-financieel effect) – GRC-tool ingevoerd • Wat kan beter: – Risicohouding / risicobereidheid – Risico-universum – Rekening houden met beheersmaatregel – Risicomanagement als going concern

Huidige invulling (2) Weerstandsvermogen • Wat is goed: “Er is wel nagedacht over…” (samenstelling buffer, berekeningsgrondslag omvang, normen ondergrens en streefwaarde: zie Nota houdbare Wageningse gemeentefinanciën 2017)

• Wat kan beter: “…maar enkele gemaakte keuzes zijn niet gangbaar en enkele keuzes zijn niet gemaakt” (bijv. bestemmingsreserves tellen deels mee, geen relatie met risicoprofiel, geen bovengrens)

Kaderstelling door raad (1) Wat? • Risicomanagement: – Methodiek (bijv. COSO-ERM Plus) – Risico-universum – Risicohouding / risicobereidheid • Weerstandsvermogen: – Samenstelling weerstandscapaciteit – Berekeningsgrondslag weerstandsvermogen – Onder- en bovengrens en streefwaarde – Absoluut (bedrag) en relatief (ratio)

Kaderstelling door raad (2) Waar? • Financiële verordening: “Het college biedt de raad eens in de X jaar een Nota risicomanagement en weerstandsvermogen aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld en behandelt in ieder geval: …….” • Nota risicomanagement en weerstandsvermogen: Inhoudelijke uitwerking

Bedankt! Informatiebijeenkomst | 11 november 2021