Memo experimenteren met regionale bijeenkomsten

Memo Aan

:

Regiocommissie en raadsleden

Van

:

Griffiers regio FV

Datum

:

5-11-2021

Onderwerp

:

Werksessie ‘experimenteren met regionale bijeenkomsten’

1. Inleiding De Regiocommissie heeft op 13 oktober jl. besloten een werksessie te willen organiseren voor leden van de Regiocommissie en geïnteresseerde raadsleden om te kijken of de besluitvorming door de raden ondersteund kan worden met nieuwe bijeenkomsten om regionaal beelden en meningen uit te wisselen. De griffiers en het regiokantoor hebben op verzoek van de Regiocommissie deze sessie voorbereid. Dit memo is een bijlage bij het programma, om u aan te geven welke keuzes u kunt maken en wat de griffiers u daarbij adviseren. 2. Aandachtspunten voor nieuwe bijeenkomsten Hieronder lichten wij kort een aantal aandachtspunten toe, geven wij een aantal opties en sluiten wij af met een advies. Deze informatie kunt u gebruiken om u, eventueel met uw collega’s, voor te bereiden op de bijeenkomst van 17 november a.s. A. WANNEER GEBRUIK JE EEN REGIONALE OORDEELSVORMENDE BIJEENKOMST? Er zijn verschillende manieren om raden te betrekken. In de regio Foodvalley (FV) kennen we de 2stapsbesluitvorming in de vorm van wensen en bedenkingen en daarna een definitief besluit in de raden. Een regionale oordeelsvormende bijeenkomst kan een aanvulling of alternatief zijn voor dit proces. Overigens moet duidelijk zijn dat een regionale oordeelsvormende bijeenkomst altijd aanvullend bedoeld is en niet in de plaats komt van lokale besluitvorming.

Een regionale sessie kan alleen werken als daarvoor eerst lokaal een goed gesprek is geweest met de eigen raad. Advies: De griffiers zien een regionale oordeelsvormende bijeenkomst als alternatief voor of aanvulling op de wensen en bedenkingenprocedure. De regionale oordeelsvormende bijeenkomst kan gebruikt worden voor de Strategische Agenda (bijvoorbeeld in de fase van de gebruikelijke wensen en bedenkingen) en voor grote en complexe regionale projecten. Hierbij stellen wij voor dat de projectleider/-organisatie bij de start van de opdracht de keuze maakt voor een proces, na consultatie van de regionale griffiers en de Regiocommissie. Zij kunnen aangeven waar de meeste behoefte aan is voor een specifiek onderwerp. B. HOE WORDT DE INBRENG VAN DE RADEN GEORGANISEERD? Als het gaat om de inbreng van de raden is het van belang om af te vragen: • Wat willen we uitwisselen/wat is het doel van de regionale oordeelsvormende bijeenkomst? • Wie is onze doelgroep/wie leveren inbreng? • Wat is er nodig aan ondersteuning? Doel van de bijeenkomst Het doel van regionale oordeelsvormende bijeenkomsten zoals we die nu kennen, is met name informeren. Met dit experiment wordt gekeken of raden ook meer interactie en uitwisseling onderling kunnen hebben. Dit kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld door ideeën uit te wisselen over

standpunten, moties en amendementen, maar ook door bijvoorbeeld te stemmen op wijzigingsvoorstellen (bijv. Regio Noordoost-Brabant, zie bijlage) die worden gedaan of door met woordvoerders te werken die de rode draad van discussies delen (bijv. regionale bijeenkomst RES). Advies: De griffiers adviseren om in te zetten op het uitwisselen van ideeën, met name voor moties en amendementen. Hierbij kunnen deelnemers aangeven welke ideeën zij hebben, kunnen anderen daarop reageren of vragen stellen en is er ook mogelijkheid om reflectie te vragen van het regiobestuur als het gaat om de uitvoerbaarheid van een idee. Om dit goed tot zijn recht te laten komen is het van belang dat elke raad de meningsvorming/oordeelsvorming met de eigen raad heeft gehad en dat het besluit van de raden plaatsvindt na de regionale oordeelsvormende bijeenkomst. Doelgroep Een ander aspect is de vraag voor wie de bijeenkomst bedoeld is. Je kunt ervoor kiezen om alle raadsleden uit te nodigen, maar je kunt ook selecteren, bijvoorbeeld op woordvoerders. Advies: De griffiers stellen voor om te werken met woordvoerders om de bijeenkomst overzichtelijk te houden en iedereen een gelijkwaardige inbreng te geven. Andere raadsleden/ geïnteresseerden zijn welkom als toehoorders bij deze openbare bijeenkomsten. Ondersteuning Tot slot is de vraag wat kan ondersteunen bij een goede inbreng en voorbereiding.

Er zijn regio’s die werken met een gezamenlijk raadsinformatiesysteem om informatie te delen, ook uitwisseling per mail via de griffiers is een bekende weg. Verder kan een lange termijnplanning helpen om zaken tijdig te zien aankomen. Advies: De griffiers adviseren Notubiz (het raadsinformatiesysteem van de regio FV) te gebruiken om vooraf ideeën/concepten van moties en amendementen met elkaar te delen. Daarnaast kan een langetermijnagenda helpen om tijdig het gesprek te voeren en bijeenkomsten in te plannen. C. WIE IS EIGENAAR/UITNODIGENDE PARTIJ? In de praktijk zijn er verschillende eigenaars denkbaar van een dergelijke regionale oordeelsvormende bijeenkomst. Denk aan het regiobestuur, de griffiers en de Regiocommissie. Wie eigenaar is bepaalt onder andere de inhoud van dergelijke bijeenkomsten, wat komt wel en niet aan bod? Advies: Als griffiers adviseren wij om de Regiocommissie uitnodigende partij te laten zijn. Dit benadrukt dat de bijeenkomst ‘voor en door de raden’ is. De Regiocommissie moet echter niet de praktische uitvoering doen. Het idee is dat de Regiocommissie een lid van het Algemeen Bestuur (AB) en een griffier de opdracht/kaders geeft om de sessie voor te bereiden, waarna de logistiek georganiseerd wordt door het regiokantoor. D. WELKE WERKVORM IS GESCHIKT? Er zijn verschillende werkvormen, grote bijeenkomsten, werkgroepjes, digitale bijeenkomsten, etc.

De vraag is welke werkvorm het beste past bij een regionale bijeenkomst. Advies: De griffiers adviseren een fysieke bijeenkomst op locatie. Het is van belang elkaar te ontmoeten om samen ideeën te kunnen uitwisselen. Verder adviseren wij te werken met plenaire sessies, waarbij iedereen op alle punten betrokken kan zijn. Dit versterkt de gezamenlijkheid en uitwisseling van ideeën.

2

E. IN WIENS TIJD GAAN WE DIT DOEN? Het raadswerk kost veel tijd, zowel binnen als buiten de raadzaal. De regio organiseert al veel bijeenkomsten en misschien wilt u daar een van vervangen of juist een extra bijeenkomst? Advies: Wij adviseren om, indien een regionale oordeelsvormende bijeenkomst gewenst is, hiervoor een van de vier regionale bijeenkomsten per jaar in te zetten, zo kost het u niet meer tijd dan nu het geval is.

F. HOE KUNNEN WE ZORGEN VOOR EEN GOEDE OPKOMST? Om een regionale oordeelsvormende bijeenkomst met deze opzet te doen slagen is een goede opkomst van belang. Als griffiers adviseren wij dat in de lokale besluitvormingsprocessen en agenda’s in ieder geval tijdig rekening gehouden moet worden met de bijeenkomsten. Wellicht heeft u zelf ook nog ideeën? Deze horen we graag tijdens de bijeenkomst! SAMENGEVAT Bovenstaande aspecten meegewogen adviseren wij een regionaal woordvoerdersoverleg, waarbij andere raadsleden/geïnteresseerden welkom zijn. Het doel is om ideeën voor met name moties en amendementen te delen, daarop te reageren en elkaar te bevragen en desgewenst het bestuur daarop te laten reflecteren. De regionale oordeelsvormende bijeenkomsten komen in de plaats van een regionale raadsinformatiebijeenkomst en worden ingezet na advies van de Regiocommissie en griffiers en voorbereid door de griffiers en het AB. Om informatie te delen wordt gebruik gemaakt van het regionale informatiesysteem en een nog te ontwikkelen langetermijnagenda. Wij zijn benieuwd hoe u naar dit advies kijkt en welke keuzes u wilt maken om uzelf meer in positie te brengen in de Regio Foodvalley.

3