Verslag Informatieve Beeldvormende Bijeenkomst 29 november 2022

Verslag van de Informatieve Beeldvormende Bijeenkomst van de raad van Voorst

dinsdag 29 november 2022

Dit verslag is vastgesteld in de raadsvergadering van 19 december 2022

Dini Vriezekolk-Groenewold raadsgriffier

Paula Jorritsma-Verkade burgemeester

________________________________________________________________________________________________________

Verslag Informatieve Beeldvormende Bijeenkomst van de raad van Voorst op dinsdag 29 november 2022

1

Cluster Bestuur Datum bijeenkomst Agendapunt Aanvang Einde Aanwezig: Namens de raad

College Ambtenaar Voorzitter IBB-griffier

9 november 2022 Communicatievisie 2022 - 2026 18.30 uur 19.30 uur Bjorn van Ekeren, Robin Hafkamp (Gemeente Belangen), Jan Wessels, Jürgen Wolff van Wülfing (CDA), Margret Suelmann(VVD-Liberaal 2000), Lianne van den Brand, Jan-Willem Klop, Jakob Knol, Danny Roelofs (Voortvarend Voorst), Bertine Grevinga, Joost van Hoof, Willeke Moleman, (PvdA-GroenLinks), Gerdy Jonkman, Paul Jonkman, Fred Liese (D66), Albert Groothedde, Arco Hak, Dinant Pleiter (SGP). Paula Jorritsma-Verkade, Bert Visser, Peter Wormskamp Linda Simons, Christel Donatz, Lotte Veneman, Bettine Vissers, Lisette Wolbers, Hans van der Sleen Dini Vriezekolk

a.

Beknopte weergave

Linda Simons presenteert namens het college de Communicatievisie 2022 – 2026 (zie bijlage). Het oude communicatiebeleid is niet geëvalueerd, omdat het erg oud is en er veel nieuwe ontwikkelingen zijn. Er is ook geen nulmeting gedaan. We zijn tevreden als we over vier jaar terugkijken en we concluderen dat we ons goed aan de punten uit de visie hebben gehouden. Het percentage laaggeletterden wordt landelijk gemonitord, is in Voorst is 17% en daarmee best hoog. De laaggeletterden worden betrokken in het burgerpanel, maar wel op een voor hen passende wijze. Inwoners kunnen zichzelf aanmelden bij https://ruimtelijkeplannen.nl om op de hoogte te blijven van wijzigingen in ruimtelijke plannen. De “stille meerderheid” is geen term om uit te dragen, maar om uit te voeren. Er is aandacht voor de terugkoppeling aan een klankbordgroep of burgerpanel, want als inwoners bevraagd worden is het ook belangrijk te laten weten wat met de uitkomsten is gedaan.

b.

Openstaande vragen

--

c.

Vervolg

De raadsleden hebben kennis genomen van de informatie van het college. De communicatievisie 2022 – 2026 wordt behandeld in de rondetafelgesprekken van 5 december 2022 en de raadsvergadering van 19 december 2022.

______________________________________________________________________________________________________

Verslag Informatieve Beeldvormende Bijeenkomst van de raad van Voorst op dinsdag 29 november 2022

2

Communicatievisie 2022-2026

Hoe kijken wij voor de komende jaren aan tegen onze communicatie?

Communicatievisie - 2

Communicatie met inwoners: ondernemers, (dorpsbelangen)verenigingen en alle andere groepen van inwoners die contact met óns als gemeente willen of moeten hebben.

Communicatievisie - 3

En: alle (groepen van) inwoners waarmee wij als gemeente Voorst graag contact willen hebben.

Communicatievisie - 4

Van jong tot oud, van sportieve tot zakelijke en van noodzakelijke tot vrijblijvende contacten, waarmee wij als gemeente het gesprek aangaan.

Communicatievisie - 5

Om zaken te regelen. Om vragen te beantwoorden. Om te horen wat er leeft & waaraan zij behoefte hebben.

Communicatievisie - 6

Wat verwachten onze inwoners de komende jaren van de gemeente qua communicatie?

Communicatievisie - 7

Begrip? Flexibiliteit? Duidelijkheid? Proactiviteit? Interactie? Méédenken? Dingen samen uitzoeken en bedenken? En gewoon zaken regelen. Omdat de gemeente daar nu eenmaal over gaat.

Communicatievisie - 8

En vooruit denken, zodat inwoners tijdig weten wat hen (eventueel) te wachten staat. Zodat zij tijdig zelf kunnen bepalen waarover zij willen meedenken. Of waartegen zij willen strijden of inspreken.

Communicatievisie - 9

Achtergrond Communicatievisie - 10

■ snelle complexe wereld ■ structurele veranderingen met veel impact (klimaat, vergrijzing, vluchtelingencrisis, oorlog Oekraïne & energieprijzen) ■ impact op alle inwoners en raakt direct aan dagelijks bestaan

Communicatievisie - 11

Als gemeente alert zijn op zichtbare en onzichtbare gevolgen.

O.a. energiearmoede, onnodige maar aanwezige schaamte, eenzaamheid, toename van hulpverzoeken aan de gemeente. Communicatievisie - 12

Sámen met de inwoners en iedereen die er bij betrokken (wil) zijn oplossingen proberen te bedenken. Zodat we, waar nodig of mogelijk, beleid erop maken en regelingen treffen.

Communicatievisie - 13

Inwoners delen steeds duidelijker hun mening met de gemeente, met de media en met elkaar.

Communicatievisie - 14

■ social media laagdrempelig

■ digitaal vaardig tot op hoge leeftijd ■ daardoor goed op de hoogte van actualiteit

Communicatievisie - 15

Speciale aandacht voor groep inwoners die moeilijk kan meekomen (o.a. laaggeletterdheid)

Communicatievisie - 16

Managen verwachtingen: ■ inhoudelijke verwachtingen “Regel het gewoon gemeente Voorst”

■ procesmatige verwachtingen “Waarom wisten wij dit niet gemeente Voorst?”

Communicatievisie - 17

Reacties soms erg grof: emoties lopen soms erg hoog op en dat levert soms forse tegenstellingen op.

Communicatievisie - 18

Van de gemeente verwachten inwoners een onafhankelijke, weloverwogen beslissing die voor elke inwoner te begrijpen is.

Communicatievisie - 19

Niet iedere inwoner is het met elke beslissing eens. Dat kan niet altijd en dat hoeft ook niet. Wij moeten helder en duidelijk uitleggen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Communicatievisie - 20

Ervoor zorgen dat wij het proces wat vóóraf ging aan die beslissing, waar mogelijk, via samenwerking en participatie met inwoners hebben uitgevoerd.

Communicatievisie - 21

Communicatievisie - 22

■

democratie koesteren

■

samen vormen we de gemeente Voorst (de inwoners, het college van B&W, de wethouders, de gemeenteraadsleden en de ambtenaren die werken bij én voor de gemeente Voorst)

■

uitgangspunt van álle deelnemers aan die samenleving moet zijn dat we respect voor elkaar hebben

■

elkaar vanuit een respectvolle grondhouding benaderen

■

élke inwoner is even belangrijk!

Waarom een Communicatievisie? Communicatievisie - 23

Manier van communiceren niet ‘in beton gieten’: ■ een meer open en communicatieve grondhouding aannemen ■ proactiever en ‘meer open’ dan wij de afgelopen jaren deden. Communicatievisie - 24

Bijzonder oog hebben voor projecten die (in potentie) een grote maatschappelijke impact kunnen hebben.

Communicatievisie - 25

Onze visie: Samen beter!

Communicatievisie - 26

Aandachtspunten voor onze gemeentelijke communicatie

Communicatievisie - 27

Hoe bereik je de stille meerderheid?

Communicatievisie - 28

■ wel eigen mening, maar geen behoefte om op de voorgrond te treden ■ digitaal (minder) vaardig of actief? ■ geen vertrouwen (meer) in gemeente?

Communicatievisie - 29

Communicatie op buurtniveau

Communicatievisie - 30

■ op kleinere schaal communiceren: betere aansluiting buurt? ■ van dichtbij betrokken bij onderwerpen die spelen

Communicatievisie - 31

Proactief, open en tijdig

Communicatievisie - 32

■ structureel open en proactief communiceren is ons uitgangspunt ■ tijdig communiceren zodat inwoners tijd en ruimte hebben om stappen te zetten

Communicatievisie - 33

Bereikbaar en laagdrempelig

Communicatievisie - 34

■

zo goed mogelijk (digitaal) bereikbaar, toegankelijk en laagdrempelig

■

professioneel klant-contactcentrum (KCC)

■

kennis opbouwen en snel koppelen aan juiste ambtenaar

■

er vaker en ‘breder’ (fysiek) bij zijn: dus ‘de boer op’

■

vaker en duidelijker communiceren bij wie inwoners terecht kunnen (wie gaat waar over?)

Communicatievisie - 35

Dilemma’s en fouten delen

Communicatievisie - 36

■ bij inhoudelijke of procesfouten communiceren wij tijdig (en open als dit mag/kan) ■ dillemma’s bij (beslis)trajecten willen wij proactiever met inwoners delen Want: openheid leidt tot vertrouwen Communicatievisie - 37

Trends volgen

Communicatievisie - 38

■ moeten wij als gemeente aanhaken bij (communicatie)trends? ■ ijken aan Voorster cultuur en samenleving

■ vaker voor maatwerk kiezen bij inzet communicatiemiddelen Communicatievisie - 39

Eén duidelijke communicatietoon en klare taal

Communicatievisie - 40

■

communiceren vanuit één duidelijke communicatietoon (college, raad en ambtelijk)

■

meer eenheid, dus beter herkenbaar als 1 overheid

■

begrijpelijke en duidelijke schrijfstijl passend bij cultuur

■

proactief, meer open en passend bij ontvanger

■

rekening houden met laaggeletterdheid

Communicatievisie - 41

Communicatie in het hart van beleid

Communicatievisie - 42

■

communiceren vanuit open en proactieve grondhouding naar onze inwoners

■

bij start project of nieuw beleid tijdige inzet communicatie naar inwoners

■

vooruitdenken en bewust kiezen voor afstemming met onze inwoners

Communicatievisie - 43

Positie bepalen

Communicatievisie - 44

■

duidelijk maken waarvan de gemeente wél is en waarvan niet

■

eigen verantwoordelijkheid inwoners versus gemeentelijke plicht helder en eerlijk te zijn

■

aangeven wat we moeten doen en aangeven wat we kunnen doen

■

goed nieuws moet helder zijn; slecht nieuws moet dat ook zijn

■

gemeente is verantwoordelijk voor algemeen belang

Communicatievisie - 45

Starten (digitaal) inwonerpanel

Communicatievisie - 46

■

inwoners proactief en tijdig uitnodigen om (anoniem) mee te denken en praten

■

doel is altijd om daadwerkelijk iets met die meningen en ideeën te doen

■

samenwerken met ervaringsdeskundigen uit onze gemeente

Communicatievisie - 47

Omgevingssensitiviteit

Communicatievisie - 48

■

écht willen weten wat er leeft en speelt bij onze inwoners

■

proactiever en meer tijdig informatie ophalen

■

alert zijn op kleine en signalen; zowel ‘offline als online’

■

meer structureel social mediarapportages maken

Communicatievisie - 49

Communicatievisie 2022-2026