uitnodiging, agenda, presentatie en verslag

-----Oorspronkelijke afspraak----Van: Annick Bakker <A.Bakker@regiostedendriehoek.nl> Verzonden: vrijdag 21 april 2023 13:40 Aan: Arco Hak; Willeke Moleman; Onderwerp: Bijeenkomst raadsadviescommissie Regio Stedendriehoek Tijd: dinsdag 27 juni 2023 17:30-20:00 (UTC+01:00) Amsterdam, Berlijn, Bern, Rome, Stockholm, Wenen. Locatie: Warnsveldzaal, Oude Stadhuis Zutphen, ’s-Gravenhof 1, 7201 DN Zutphen Best raadslid, Eerder hebben jullie deze save the date van mij ontvangen. Hierbij de geüpdatete versie met agenda en bijlagen. Locatie De bijeenkomst van de raadsadviescommissie vindt plaats op het Oude Stadhuis in Zutphen, in de Warnsveldzaal. We starten om 17.30 uur. Bij aanvang staat er een broodje en sapje voor u klaar. In verband met het warme weer wil ik erop wijzen dat er geen airco is in de zaal. Het is goed hier rekening mee te houden in kledingkeus en/of voor het meebrengen van voldoende water. Indien nodig kunnen we meer pauzemomenten inbouwen. Aanmelden Ik heb inmiddels van een groot deel van jullie een reactie ontvangen op dit agendaverzoek, maar nog niet van ieder raadslid dat deelneemt aan de raadsadviescommissie. Andere geïnteresseerde raadsleden zijn ook van harte welkom. Ik ontvang graag van iedereen die aanwezig is opnieuw een reactie op dit agendaverzoek, zodat ik weet hoe veel deelnemers er zullen zijn.

Parkeren Je kunt op diverse plekken in de stad je auto parkeren. Op het ’s Gravenhof is beperkte parkeerruimte (max. 4 uur, €2,30 per uur). Iets verderop kan geparkeerd worden aan de Martinetsingel, de IJsselkade (max. 4 uur, €2,30 per uur) aan het IJsselpaviljoen en aan de Houtwal (achter het politiebureau, hele dag, €0,90 per uur/ max. €2,90). Achter het station in Zutphen is ook een grote parkeergarage (€1,60 per uur, max. €8,00). Vanaf hier is het ca. 10 minuten lopen naar het Oude Stadhuis. Vragen of opmerkingen? Neem contact op met mij op onderstaand nummer of mailadres. Tot dan! Met vriendelijke groet,

Annick Bakker Bestuursadviseur 06-25108595 Aanwezig op Ma Di Wo Do

Post- en bezoekadres Zutphenseweg 6 7418 AJ Deventer regiostedendriehoek.nl

Agenda Raadsadviescommissie (informeel) Plaats en datum: Tijd: Locatie:

Zutphen, 27 juni 2023 17.30 – 20.00 uur Warnsveldzaal, Oude Stadhuis Zutphen, ’s-Gravenhof 1, 7201 DN Zutphen

1. Opening, mededelingen en ingekomen stukken Ingekomen stukken: geen

Mededelingen: -

Terugblik op start Strategische Board (5 juni j.l.) door aanwezige raadsleden

-

Uitdelen Uitvoeringsagenda

-

Rekenkamercommissie-onderzoek naar Regio Stedendriehoek

Bijlage: -

2. Verslag informele RAC 18-04-2023 Gevraagd besluit: vaststellen van verslag informele RAC 18 april 2023

Bijlage: 2.1 Conceptverslag 18-04-2023

3. Huishoudelijke zaken Gevraagd besluit: Instemmen met het voorstel van standaard agenda items en de opzet voor de rolverdeling zoals in presentatie. Korte presentatie door Annick Bakker op de volgende onderwerpen: Standaard agenda items Werkbezoeken Rolverdeling Traject wijziging regeling Bijlage: 3.1 Presentatie agenda items, werkbezoeken en rolverdeling

4. Update door griffier Ter informatie. Korte update op het reilen en zeilen in de gemeente (en evt. Regio) door de griffie. Ruimte voor vragen.

Bijlage: -

5. Gesprek op onderwerp: Ruimtelijk Regioverhaal Ter informatie. Korte presentatie door Luçan Boon van Ostade. Ruimte voor vragen en gesprek. Bijlage: -

6. Raadsconferentie 28 november 2023 Ter informatie. Bespreken van opzet raadsconferentie, ophalen input. Bijlage: -

7. Update door DB-lid Eva Boswinkel Ter informatie. Korte update op de lopende zaken (in de Regio) vanuit het perspectief van het dagelijks bestuur. Ruimte voor vragen. Bijlage: -

8. Nieuws vanuit de raden Ter informatie. Korte update vanuit iedere raad over het reilen en zeilen in zijn/haar gemeente. Ruimte voor vragen en uitwisseling. Bijlage: -

9. Rondvraag en sluiting - Volgende datum (na de zomer), in september

Bijeenkomst Raadsadviescommissie (informeel) Zutphen, 27-06-2023

Agenda 1. Opening, mededelingen en ingekomen stukken

2. Verslag informele RAC 18-04-2023 3. Huishoudelijke zaken 4. Update door griffier 5. Gesprek op onderwerp: Regioarrangement Pauze

6. Raadsconferentie 28 november 2023 7. Update door DB-lid Eva Boswinkel 8. Nieuws vanuit de raden 9. Rondvraag en sluiting

Huishoudelijke zaken • Standaard agenda items voor een RAC • Presentatie Regio vanuit één van de programma’s en/of projecten

• Beleidsstukken die om input vragen • Update vanuit bestuur door aanwezig DB-lid (van de gemeente waar de bijeenkomst plaatsvindt) • Update vanuit de griffie door de aanwezige griffier • Nieuws vanuit de raden

• Werkbezoek, 2x per jaar

Huishoudelijke zaken Rolverdeling • Voorzitter: één van de deelnemende raadsleden aan de RAC • Gekozen via stemming, na de zomer • Inhoud rol: voorbereiding van de agenda (gezamenlijk met secretaris en ondersteuning), de vergadering voorzitten, vertegenwoordiger naar buiten toe • Interesse? Geef het aan bij mij en Diana, dan gaan we met je in gesprek • Tot de commissie formeel wordt

• Secretaris: Annick • In overleg met de voorzitter de agenda voorbereiden, communicatie, voorbereiding van en check op stukken, koppeling naar de regio-organisatie, etc.

• Verslag en ondersteuning: Diana • Verslaglegging, communicatie, etc.

Huishoudelijke zaken • Traject Wijziging Regeling • Bespreekvoorstel inclusief jullie input is naar strategen, gemeentesecretarissen en het dagelijks bestuur gegaan • Stand van zaken: eerste ontwerpregeling en –toelichting (o.b.v. bespreekvoorstel) ligt voor aan het Dagelijks Bestuur en Regioraad op 5 juli ‘23 • Na de zomer: eerste ronde langs de raden, ruimte voor zienswijze • Ca. begin december: definitieve regeling ligt voor • Van informele RAC naar formele RAC • In de nieuwe regeling opgenomen • De gemeenteraden gezamenlijk kunnen het algemeen bestuur (AB) voorstellen een gemeenschappelijke adviescommissie in te stellen (artikel 24a Wgr). Het AB moet dan aan het verzoek voldoen en regelt de bevoegdheden, taken en werkwijze.

Naam van presentator: E-mail: Tel:

Verslag aftrapbijeenkomst raadsadviescommissie 18 april 2023

Verkennend gesprek Opmerkingen bij ‘de insteek van de raadsadviescommissie’ (ppt) Zutphen: Wat is het mandaat van de adviescommissie? Is het advies geven en er vervolgens niks mee doen? Door deze commissie kan alles hopelijk veel sneller en het gesprek beter gevoerd worden, uitwisselen van informatie en meer grip op wat er gebeurt. Apeldoorn: We hebben een UA, die is heel gefragmenteerd bij raden terecht gekomen. We zitten hier ook om de vertaalslag naar de raden te maken en de raden meer in positie te krijgen, op tijd te informeren (niet al een agenda in de media zonder de raden geïnformeerd te hebben). Let op het verschil tussen vorm en inhoud; wij gaan over de vorm – hoe maken we een zienswijze, hoe geven we dat vorm – en geven geen advies op de inhoud, dat ligt bij de raden. Kortom, raden zijn vaak nog niet goed geïnformeerd èn ze moeten goed in positie komen, breng dat samen. Brummen: In deze commissie kunnen misschien ook andere regelingen voorbijkomen (voorbeeld: pas na bespreking in de raad van Brummen kwamen ze erachter dat alle raden hetzelfde tegenover de GGD stonden, die gezamenlijkheid verkent hij liever vooraf). Voorst: Komt er een voorstel voor de raadsadviescommissie waar alle raden mee in moeten stemmen? • Dat is afhankelijk van de keuzes die we nu maken. Heerde: De behoefte bij Heerde is erg om korte lijnen te hebben, ze werken nu al met een raadsrapporteur.

Dat stimuleert een actieve houding èn bevordert het ambassadeurschap. Een sterke oproep vanuit Heerde om het op zo’n manier aan te pakken. Het geeft het raadslid positie èn richting (‘ik ben van de stedendriehoek en ga dus naar die bijeenkomsten’). Ze vindt het niet moeilijk om het namens de raad te doen in plaats van uit de eigen partij. Je laat je politieke kleur achter je. Het gaat om informatie (ophalen vanuit de regio en brengen naar de raad) • Apeldoorn ondersteunt dit. Het gaat om inventariseren, de politieke afweging vindt in de raad plaats • Deventer ondersteunt dit ook; geen enkel probleem om het zo aan te pakken, er ligt namelijk geen beslissingsbevoegdheid bij de raadsadviescommissie, er vindt geen stemming plaats Lochem: de Regio Stedendriehoek is een vehikel omdat je als gemeente dingen zelf niet kunt doen; daarnaast wordt de regio ook steeds meer aangesproken door provincies; goed om daar als raden gemeenschappelijk op af te stemmen. Er zijn ook andere regelingen waar we samen in acteren (RES, GGD, veiligheidsregio), kijk daar ook eens naar (ondersteunt de oproep vanuit Brummen). Griffie Apeldoorn: De adviescommissie kan alles wat er speelt bij elkaar brengen (RES, ruimtelijk regioverhaal, uitvoeringsagenda) en afstemmen hoe dit naar de eigen raden te brengen, waar moet een schepje bovenop, waar zit het bovenlokale.

Met name een procesrol • Deventer: maar er mag ook inhoud in om meer gevoel te krijgen en de procesrol goed in te kunnen vullen (zonder dat de adviescommissie op die inhoud besluiten neemt) Voorzitter DB: Als DB zeggen we regelmatig ‘zie de regio als 1 gemeente’. En als je zo kijkt, wat moet dan waar georganiseerd worden. Het Rijk en de provincies pakken een steeds grotere en meer sturende rol en vragen om een antwoord van de regio. Bijvoorbeeld op een onderwerp als ‘water en bodem sturend’. Om daar inhoudelijk het gesprek over te voeren, is echter niet aan de adviescommissie, daar is een politiek debat over nodig vanuit ook de politieke partijen. Nog een zoektocht hoe dat in te steken.

Opmerkingen bij voorbeelden uit andere regio’s Lochem: De opzet van een Raad à la de Achterhoek Raad spreekt niet aan, maak er geen politieke arena van, dat vindt plaats in de raden. Daarnaast zou het AB dan moeten luisteren naar het advies van de Raad maar ‘de regio als orgaan is niks’. Dit wordt breed gedeeld. Brummen: Goed om als adviescommissie wel de afwegingen in beeld te hebben, dat er verschillen zijn tussen grote en kleine gemeenten, daar kun je dan op adviseren: ga het gesprek aan, zoek de verschillen, ga voor maatwerk Wat betreft de opmerking dat het voor de raden geen verrassing kan zijn wat er in de uitvoeringsagenda staat, merkt Brummen op dat de raden vaak wel een informatieachterstand hebben en ook een ander perspectief dan de colleges. Het blijft belangrijk om de raden vooraf goed te informeren over de koers van de regio.

Conclusies Formele rol: adviserend aan het Dagelijks Bestuur, communicerend naar de eigen raad (inclusief advies aan eigen raad over processen vanuit de kennispositie) Samenstelling: • Een vaste bezetting van 2 raadsleden per gemeente, op onderwerp zijn andere raadsleden van harte welkom om aan te sluiten (open model) • De 2 raadsleden is geen verplichting, het is op basis van vrijwilligheid Het reguliere Griffiersoverleg blijft bestaan met de regio als vast onderdeel van de agenda De raadsadviescommissie bestaat naast de bezoeken aan de individuele raden door secretaris en DB-lid (die blijven jaarlijks gedaan worden).

Overige afspraken De bijeenkomst op dinsdag 16 mei over de wijziging van de regeling verandert van karakter, op advies van de griffiers. De uitnodiging is niet langer voor alle raadsleden maar voor de leden van de raadsadviescommissie. Dit in verband met een soortgelijke avond op 15 mei over andere gemeenschappelijke regelingen. We werken echter met een ‘open model’ dus naast de raadsadviescommissieleden zijn andere geïnteresseerde raadsleden van harte welkom. Graag op korte termijn een terugkoppeling over deze avond en de insteek van 16 mei zodat de leden van de raadsadviescommissie hun raden mee kunnen nemen. Op 16 mei wordt een concreet bespreekvoorstel voorgelegd. Deze wordt op tijd gedeeld met de raadsadviescommissieleden zodat zij er voor 16 mei met hun raden over in gesprek kunnen. De insteek van het bespreekvoorstel wordt o.a.: • Inwonersparticipatie: als de lijn is dat de raden overal op blijven beslissen, dan is het niet logisch om inwonersparticipatie op regioniveau te doen maar het op gemeenteniveau te blijven organiseren • Actieve informatieplicht: zo dicht mogelijk houden bij wat we nu doen • Zienswijze zit nu alleen op de begroting, dit graag uitbreiden naar kadernota’s Op 16 mei spreken we de gezamenlijke lijn af waarna de conceptregeling op 5 juli naar het DB gaat en daarna voor een zienswijze naar de raden

Vooralsnog komen we 6x per jaar bij elkaar en wordt de agenda als volgt opgezet: • Presentatie op een regionaal onderwerp vanuit één van de programma’s/projecten uit de uitvoeringsagenda • Beleidsstukken/initiatieven die om input vragen • Bijpraten door regiobestuur (DB-lid) • Bijpraten door griffiers • Nieuws vanuit de raden Daarnaast worden jaarlijks 1 à 2 werkbezoeken georganiseerd Er wordt een appgroep aangemaakt Er worden afspraken gemaakt over voorzitterschap van de raadsadviescommissie en de ondersteuning vanuit één van de griffies van de gemeenten. Dit laatste in verband met verslaglegging en het opstellen van gezamenlijke adviezen/voorstellen die naar de raden gaan.