Raadsmemo Reactie op het accountantsverslag van Deloitte over de jaarstukken 2022

RAADSMEMO Aan

De gemeenteraad van Vlaardingen Portefeuillehouder

B.T. Bikkers Onderwerp

Reactie op het accountantsverslag van Deloitte over de jaarstukken 2022 Datum

Registratienummer

23 augustus 2023

1943232

Aantal bijlagen

Geachte leden van de raad,

Onze accountant, Deloitte Accountants B.V., heeft de controle op de jaarstukken 2022 afgerond. Het concept accountantsverslag 2022 is intern besproken. Conclusie is dat een goedkeurende verklaring wordt verstrekt, In dit raadsmemo informeren wij u over de aanbevelingen die de accountant ons gedaan heeft en de acties die wij nemen om invulling te geven aan deze aanbevelingen. In het verslag rapporteert de accountant over het verloop van de controle, de geconstateerde fouten, onzekerheden en verschillen, zijn visie op de financiële positie van de gemeente en de belangrijkste bevindingen en observaties. Bij de controle van de jaarstukken 2022 zijn geen ongecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan de minimumdrempel, die van invloed zijn op het vermogen en/of het resultaat. Uit de controle 2022 is twee rechtmatigheidsfouten gebleken van totaal € 0,72 miljoen. Dit betreft de in 2022 onrechtmatig verrichte aanbesteding van de blaashal ad € 0,37 miljoen, die gezien de specifieke aard en achtergrond van de inkoop een unieke fout betreft en 0,35 miljoen begrotingsonrechtmatigheid. De begrotingsonrechtmatigheid zijn drie begrotingsoverschrijdingen van circa € 0,1 miljoen op de programma’s Veiligheid, Verkeer en Mobiliteit en Kunst, Cultuur en Erfgoed. . Tijdens de jaarrekeningcontrole is geen controleverschil in de SiSa-verantwoording geconstateerd.

Wel is sprake van fouten die al in 2021 hebben meegewogen in de jaarrekening betreffende de uitvoering door Stroomopwaarts MVS van artikel 69 van de Participatiewet en Tozo 3 en Tozo 4. De totale rechtmatigheidsfout hiervan bedraagt € 0,5 miljoen. Uit de rapportage van de accountant van Stroomopwaarts MVS over 2022 is één onzekerheid gebleken die betrekking heeft op de gemeente Vlaardingen. Dit betreft een onzekerheid ad € 348.000 inzake de uitbetaalde energietoeslag. Deze onzekerheid weegt mee in het oordeel van de accountant. We hebben meer mensen bereikt dan door de Rijksoverheid als prognose was gegeven. Daardoor zijn meer middelen besteed of voorgeschoten dan geprognotiseerd.

Bij de jaarrekening 2022 heeft de accountant in twee gevallen geen documentatie ontvangen die zekerheid geeft over het hanteren van een marktconforme prijs. Het is in deze gevallen onzeker of sprake is van (geoorloofde) staatssteun welke gemeld had moeten worden aan de Europese Commissie. Vanaf 2023 moeten we zelf staatsteun meenemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant heeft de volgende bevindingen en observaties opgenomen in het accountantsverslag. Na elke bevinding/observatie staat onze reactie en welke acties wij ondernemen.

1. Personele capaciteit Eén van de mogelijke oorzaken van het moeizamere verloop van de jaarrekeningcontrole 2022 is het al in jaren toenemende aantal taken en activiteiten van de ambtelijke organisatie, waarbij de beschikbare personele formatie door de krapte op de arbeidsmarkt niet gelijkmatig en gelijktijdig kan meegroeien. Reactie De gemeente transformeert steeds meer van een beheer- naar een ontwikkelorganisatie. De interne cultuur en de bedrijfsvoering processen door de gehele organisatie moeten hierin meebewegen. Dit vergt zeker met de huidige arbeidsmarkt een grote inspanning. Binnen de bedrijfsvoering zijn al de nodige verbetertrajecten opgestart die hun vruchten nog moeten afwerpen. We streven daarnaast op korte termijn naar verbeteringen in de financiële verantwoording en borging. 2. Contractmanagement Een concrete oorzaak van het moeizaam verlopen van de jaarrekeningcontrole 2022 is dat het contractmanagement in brede zin niet op orde is. Dit geldt specifiek binnen het ruimtelijke en fysieke domein, zoals bijvoorbeeld voor anterieure- en realisatieovereenkomsten en meerjarig subsidies. Reactie Vanwege de ontwikkeling van een beheer- naar een ontwikkelorganisatie is er een grote toename van activiteiten door o.a. uitvoering van faciliterende programma’s en gesubsidieerde investeringsprojecten.

Daardoor moeten we een grote inhaalslag maken in de bedrijfsvoering om de processen, het op orde houden van onderhanden dossiers en de verantwoording steviger te borgen. In 2023 is gestart met het inrichten van een subsidie servicepunt om de kwaliteit van de subsidie verantwoording te verbeteren en er zijn middelen beschikbaar om de rol van programma en project control in te richten. Dit laatste is ook onderdeel van de professionalisering van programmatisch en projectmatig werken 3. Financiële verantwoording Gezien de in 2023 verder toenemende activiteiten op de processen grondexploitatie, erfpacht en subsidiebaten wordt dringend geadviseerd om passende maatregelen te treffen binnen deze processen om de getrouwe en rechtmatige verwerking van de financiële transacties duurzaam te borgen. Reactie Binnen de processen voor actieve en faciliterende grondexploitatie, gebiedsontwikkeling, erfpacht en subsidiebaten zullen we periodiek het beleid, onderhanden dossiers en businesscases actualiseren. Extra controles worden in 2023 uitgevoerd om de getrouwe en rechtmatige verantwoording van financiële transacties, mede ten gevolge van eventuele bijstellingen, duurzaam te borgen. Er zijn extra middelen ter beschikking gesteld en momenteel loopt de werving. 4.

Jaarrekeningproces De gemeente wordt verzocht op korte termijn het opstel- en controleproces van de jaarrekening te evalueren om te bezien welke verbeteringen nodig zijn om het jaarrekeningproces soepeler te laten verlopen. Reactie Geheel in lijn met de overige constateringen van de accountant is het opstel- en controleproces van de jaarrekening complexer geworden, onder andere door toename van het aantal SiSa-regelingen en ontwikkelprogramma’s en vanwege de implementatie van andere en veranderende wet- en regelgeving. Na de evaluatie zullen we de taken, rollen en verantwoordelijkheden beschrijven, zodat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is in het proces. Het college heeft eerder al aangegeven zich te herkennen in de bevindingen uit de boardletter 2022 naar aanleiding van de interim-controle. Op basis daarvan zijn verbeteracties geformuleerd voor de

verbeteragenda bedrijfsvoering. In 2023 worden hierin stappen gemaakt onder andere op het gebied van contractmanagement, frauderisicoanalyse en rechtmatigheidsverantwoording.

De voortgang van bovenstaande verbeteracties rapporteren wij aan u via de reguliere planning & control cyclus in de paragraaf bedrijfsvoering. In de paragraaf begrotingsrechtmatigheid rapporteren wij over de benutting van de begroting. Tot slot kijken wij terug op een constructieve samenwerking met de accountant. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Vlaardingen,

de secretaris drs. E. Stolk

de burgemeester drs. B. Wijbenga - van Nieuwenhuizen