Raadsmemo reactie op de boardletter 2023

RAADSMEMO Aan

De gemeenteraad van Vlaardingen Portefeuillehouder

B.T. Bikkers Onderwerp

Raadsmemo reactie op de boardletter 2023 Datum

Registratienummer

16 januari 2024

1971130

Aantal bijlagen

Geachte leden van de raad, Onze accountant, Deloitte Accountants B.V. heeft de interim controle 2023 afgerond. Uw raad wordt door de accountant over de uitkomsten van die interim controle via de Boardletter 2023 geïnformeerd. Op 24 januari 2024 bespreekt de accountant deze boardletter in de auditcommissie. In deze raadsmemo geven wij een bestuurlijke reactie op de bevindingen van de accountant en informeren wij u over de acties die wij nemen om invulling te geven aan de aanbevelingen. Bevindingen accountant Zoals u in de boardletter kunt lezen, concludeert de accountant dat er in de processen niet goed zichtbaar is wat er met de aanbevelingen van de accountantscontrole 2022 is gedaan. Dat maakt het voor de accountant moeilijk te controleren of de gemeente daadwerkelijk aan de slag is gegaan met de aanbevelingen. De bevindingen en aanbevelingen richten zich vooral op de financieel-kritische processen en het professionaliseren van de bedrijfsvoering. Op basis van gevoerde gesprekken stelt de accountant vast dat het belang en de urgentie van deze veranderingen wel gevoeld wordt binnen de organisatie.

Het advies is dan ook om een agenda op te stellen voor de korte en lange termijn, waarin de geïdentificeerde verbeteracties in volgorde van urgentie worden geprioriteerd en waar een strak projectmanagement op wordt gevoerd, zodat deze punten binnen de hiervoor vastgestelde planning kunnen worden afgerond. De bevindingen zijn in te indelen in drie soorten categorieën. Namelijk: - Bevindingen als onderdeel van het jaarrekeningproces 2023 (korte termijn). Dit zijn de bevindingen over de verantwoording 2023. De bevindingen en de te ondernemen acties worden uitgevoerd ten behoeve van de jaarrekening 2023. Dit heeft de eerste prioriteit. - Bevindingen voor het middellange termijn. Dit zijn bevindingen met een complexer karakter. Het ontwikkelen, uitvoeren en borgen van de maatregelen vergt een langere adem en lopen in lijn met de organisatorische ontwikkeling in de uitvoeringsorganisatie zoals het proces- en zaakgericht werken. - Bevindingen afhankelijk van implementatie zaaksysteem of FMIS systeem (lange termijn). Verschillende bevindingen kunnen binnen de huidige systemen niet worden opgelost. De

gemeente is hiervoor haar applicatielandschap aan het vernieuwen. De aanschaf en implementatie van deze nieuwe systemen vergt tijd. Bestuurlijke reactie Het college herkent de bevindingen van de accountant en neemt deze ter harte. Een eerste concrete stap in de verbeteringen is de inzet van projectcontrollers. Door de vele ontwikkelingen die ook de accountant benoemt, heeft het uitvoeren van en het zichtbaar maken van de aanbevelingen niet altijd de hoogste prioriteit kunnen krijgen. We pakken de aanbeveling van de accountant over het opstellen van een agenda meteen op, omdat deze agenda ook helpt in het maken van keuzes en stellen van prioriteiten door het college en de organisatie. Dat is volgens de accountant nodig, omdat deze ontwikkelingen veel vragen van het college en de organisatie en kunnen niet allemaal meteen worden opgelost, Daarnaast maakt het de doorgevoerde verbeteringen ook beter zichtbaar, en dus controleerbaar voor de accountant. Wij hebben de organisatie dan ook reeds opdracht gegeven om een agenda op te stellen, de verbeteracties ten uitvoer te brengen en de doorgevoerde verbeteringen beter zichtbaar te maken. In het kort worden de grootste risico’s of meest prominente aanbevelingen en reacties benoemd in de volgende alinea’s en wordt de aanpak kort toegelicht.

Verbeteracties op korte termijn bij aanvang jaarrekeningcontrole 2023 Het jaarrekeningproces heeft momenteel de grootste prioriteit. Er is een projectgroep specifiek opgericht ten behoeve van het succesvol afronden van het jaarrekening traject. De grootste risico’s bij aanvang van de jaarrekeningcontrole zijn de verantwoording van de subsidiebaten, de zogenoemde SISA en de verantwoording ten aanzien van de grondexploitaties. Ten aanzien van deze verbeterpunten is ingezet op een volledige en correcte verantwoording. In de raadsmemo van 5 december hebben wij u geïnformeerd over de aanpak die wij hanteren om het proces voor komend jaar te verbeteren. De voortgang hierop zal periodiek in de auditcommissie teruggekoppeld worden. Inkomende subsidies Per inkomende subsidie wordt het dossier geactualiseerd en onderbouwd, met extra aandacht voor de verantwoording van specifieke uitkeringen van ministeries. Deze specifieke uitkeringen worden in de jaarrekening verantwoord in het overzicht verantwoordingslijst SISA (Single Information, Single Audit). Per dossier wordt naast de onderbouwing extra aandacht geschonken aan interne controle vanuit vier ogen principe. Het subsidieregister “inkomende subsidies” wordt ook meegenomen en tijdig opgeleverd voor het jaarrekeningdossier.

Grondexploitaties In de Meerjaren Prognose Grondexploitaties (MPG) worden per project de basisramingen geactualiseerd en herzien. Het volledige dossier grondexploitaties wordt meegenomen en tijdig opgeleverd voor het jaarrekeningdossier. Ten aanzien van het actualiseren van de basisramingen wordt extra aandacht geschonken aan de onderbouwing en interne controle vanuit een vier ogen principe. Verbeteracties middellange termijn (2024-2025) De verbeteracties op de middellange termijn betreffen voornamelijk de interne beheersing en het borgen van maatregelen in de processen om risico’s te beperken. Dit zien we terug in de manier waarop invulling wordt gegeven aan proces- en risicomanagement. Het structureel doorvoeren van deze verandering vergt tenminste twee jaren. De interne beheersing wordt per proces afzonderlijk opgepakt. Het betreft voornamelijk de interne beheersing op de volgende processen:   

Inkoop- en aanbesteding Erfpacht Vastgoed

   

Subsidieverstrekking Ontvangen subsidies Grondexploitaties Financiën

De Nota Risicomanagement uit 2013 is nog steeds van toepassing. In 2024 wordt de huidige nota geëvalueerd. Verbeteracties afhankelijk van implementatie systemen (lange termijn) De gemeente staat voor grote opgaven en daar gaan grote aanpassingen mee gepaard. Er staan vraagstukken op de agenda die niet binnen de huidige bedrijfsvoering systemen kunnen worden opgelost. Hiervoor worden de verouderde systemen stapsgewijs vervangen of vernieuwd. Tussen de planning, implementatie en daadwerkelijke in gebruik nemen zit een lange duur. Een voorbeeld hiervan is de opdracht voor FMIS systeem, zoals in de Voorjaarsnota 2023 aangekondigd, is uitgezet en de aanbesteding loopt. Rapporteren De voortgang van bovenstaande verbeteracties rapporteren wij aan u in de paragraaf bedrijfsvoering, onderdeel van de bestaande planning & control cyclus. Bij de 1e voortgangsrapportage aan de raad wordt de monitor verbeteracties (bijlage van de begroting 2024) geactualiseerd met bovengenoemde aanpak. Tot slot kijken wij terug op een periode van intensieve, maar ook constructieve samenwerking met de accountant. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Vlaardingen,

de secretaris drs. E. Stolk

de burgemeester drs. B. Wijbenga - van Nieuwenhuizen