Presentatie Auditcommissie 26-6 Deloitte
Tekst van het document
Bevindingen accountantscontrole 2023 Gemeente Vlaardingen
Proces, status en geconstateerde fouten
Prognose afgifte controleverklaring, week 8 juli 2024
Proces De accountantscontrole van de jaarstukken 2023 heeft een kortere doorlooptijd gehad dan vorig jaar. Hoewel dit een positieve ontwikkeling is, is de doorlooptijd wel drie weken langer geweest dan gepland en is ook in 2023 het aantal correcties onverminderd hoog (Totaal: 50 correcties met een direct effect: balanstotaal + 2,5% en resultaat + 65%). Voor de toekomst zien wij de volgende aandachtspunten: •
Tijdige afronding van het opstelproces en uitvoering van de interne controlewerkzaamheden inzake de actieve en faciliterende grondexploitaties (MPG en MPR). −
•
Door vertraging in de uitvoering van het opstelproces waren de interne controlewerkzaamheden op de actieve en faciliterende grondexploitaties niet volledig afgerond. Naar aanleiding van de accountantscontrole zijn er diverse correcties doorgevoerd op de actieve en faciliterende grondexploitaties. Deze correcties hadden (deels) voorkomen kunnen worden.
Tijdige afronding van het opstelproces en uitvoering van de interne controlewerkzaamheden op de SiSa-regelingen én overige doeluitkeringen (o.a. BBV gelden en provinciale subsidies). −
Naar aanleiding van de accountantscontrole zijn er veel correcties doorgevoerd op de SiSa-bijlage, de overlopende posten in de balans en de verantwoorde subsidiebaten. Deze correcties hadden grotendeels voorkomen kunnen.
•
Tijdigheid van de afronding en aanlevering van de accountantsproducten van de verbonden partijen GR Stroomopwaarts MVS en de GR Jeugdhulp Rijnmond.
•
Verhogen kwaliteit opstel en samensteldossier, onder andere: Extra aandacht voor de tijdige beschikbaarheid (opgeschoonde) en gespecificeerde tussenrekeningen (overlopende posten). Daarnaast blijft het structureel borgen van (dossier)kennis een aandachtspunt, mede gezien de verdubbeling van de inzet van externe inhuur.
© 2024 Deloitte The Netherlands
Proces, status en geconstateerde fouten
Prognose afgifte controleverklaring, week 8 juli 2024
Status: De accountantscontrole van de jaarstukken 2023 is nog niet afgerond. •
De jaarstukken 2023, versie 12 juni jl., worden nog aangepast als gevolg van nagekomen correcties. De aangepaste jaarstukken 2023 moeten, na ontvangst ervan, nog inhoudelijk door ons beoordeeld worden.
•
De controle op de rechtmatigheidsverantwoording is nog niet volledig afgerond. O.a. het beoordelen begrotingscriterium op basis van de aangepaste jaarstukken moet nog plaatsvinden. Daarnaast is de plaats in de jaarstukken 2023 niet correct. (Pagina 8, jaarstukken 2023 versie 12 juni jl.).
•
De collegiale review BDO (Gemandateerde G-regelingen, Stroomopwaarts MVS) is nog niet afgerond. Op dinsdag 18 juni 2024 heeft Stroomopwaarts aan haar accountant laten weten dat er mogelijk nog een correctie doorgevoerd moet worden op de SiSa-bijlage. Dit kan effect hebben op de jaarrekening van de gemeente Vlaardingen. In de week van 24 juni a.s. wordt hiervan de definitieve uitkomst verwacht.
•
De accountantsproducten van de GR Jeugdhulp Rijnmond zijn op 12 juni jl. ontvangen. In de week van 24 juni a.s. zal nog een collegiale review plaatsvinden om de scope van de accountantscontrole van de accountant van GR Jeugdhulp Rijnmond te beoordelen en vast te stellen of wij kunnen steunen op de door hun verrichtte werkzaamheden.
•
De interne kwaliteitscontrole is op onderdelen nog niet afgerond.
Wij verwachten dat wij in de week van 8 juli a.s. kunnen overgaan tot het afgeven van onze controleverklaring bij de jaarstukken 2023. © 2024 Deloitte The Netherlands
Proces, status en geconstateerde fouten
Prognose afgifte controleverklaring, week 8 juli 2024
Geconstateerde fouten en onzekerheden per 20 juni 2024: De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt, op basis van de laatste versie van de jaarstukken (12 juni 2024), € 3,6 miljoen respectievelijk € 10,8 miljoen. Op de versie van de jaarstukken van 12 juni jl. worden nog de volgende correcties doorgevoerd: •
Voorraden bouwgrond in exploitatie: Vrijval voorziening grondexploitatie Westwijk – Effect: € 1,1 miljoen voordeel. Programma Wonen (resultaat voor bestemming).
•
SiSa en subsidiebaten: −
A16: Opvang Oekraïense vluchtelingen: Correctie SiSa-bijlage en hieruit voortvloeiend de verantwoorde subsidiebaten in de Staat van baten en lasten – Effect: € 2,3 miljoen voordeel (resultaat voor bestemming). Programma Sociaal Domein.
−
D14: Correctie SiSa-bijlage en hieruit voortvloeiend de verantwoorde subsidiebaten in de Staat van baten en lasten – Effect: Neutraal door hogere baten en lasten (resultaat voor bestemming). Programma Onderwijs, economie en haven.
−
H8: Correctie SiSa-bijlage en hieruit voortvloeiend de verantwoorde subsidiebaten in de Staat van baten en lasten – Effect: Neutraal door hogere baten en lasten (resultaat voor bestemming). Programma Sport en recreatie.
Na correctie blijft het totaal aan fouten en onzekerheden inzake het getrouwe beeld, per heden, onder de goedkeuringstolerantie van € 3,6 miljoen respectievelijk € 10,8 miljoen. Doordat de controle nog niet is afgerond kan dit nog wijzigen. © 2024 Deloitte The Netherlands
De vermogenspositie van de gemeente Vlaardingen heeft zich in 2023 positief ontwikkeld, maar vraagt voor de toekomst continue aandacht.
Financiële positie
De vermogenspositie van de gemeente Vlaardingen is verbeterd Het eigen vermogen per 31.12.2023 bestaat uit: Eigen vermogen (x € 1 miljoen)
2023
2022
2021
2020
•
Algemene reserve € 61,98 mln.
Eigen vermogen per 1 januari
83,6
60,2
45,6
41,1
•
Bestemmingsreserves € 20,78 mln.
Tussentijdse resultaatbestemming
-/- 0,9
0,5
-/- 10,7
-/- 2,2
•
Nog te bestemmen resultaat € 13,19 mln.
Gerealiseerd resultaat
13,2
22,9
24,1
6,7
Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten
12,3
23,4
13,4
4,5
Directe vermogensmutatie Eigen vermogen per 31 December
1,2 95,9
83,6
60,2
45,6
+ De reservepositie is in 2023 verder versterkt. + De omvang van de schulden (netto schuldquote) ligt ruim onder de kritische grens en heeft een acceptabel niveau. De solvabiliteit is verbeterd. !
In 2023 en voorgaande jaren positieve resultaten. Resultaten ontstaan voornamelijk door vertraging in de uitvoering van activiteiten en het verschuiven ervan naar toekomstige jaren óf doordat binnen het programma (incidentele) hogere baten de (structurele) hogere lasten dekken. De uitdaging voor de gemeente Vlaardingen blijft ook voor 2024 e.v. om de begroting structureel in evenwicht te houden.
De vermogenspositie verbeterd nog verder door de nog door te voeren correcties op de jaarrekening van 12 juni jl. © 2024 Deloitte The Netherlands
Het weerstandsvermogen van de gemeente Vlaardingen heeft zich in 2023 positief ontwikkeld, maar vraagt voor de toekomst continue aandacht door de stijging van aanwezige risico’s op de grondexploitaties.
Financiële positie
Het weerstandsvermogen is toegenomen, maar vraagt aandacht! •
Het weerstandsvermogen bedraagt € 62,0 miljoen (2022: € 45,5 miljoen).
•
Het weerstandsvermogen is hoger dan de door de gemeente onderkende aanwezige risico’s van € 44,5 miljoen (2022: € 27,5 miljoen).
•
De aanwezige risico’s zijn harder gestegen dan het beschikbare weerstandsvermogen, hierdoor is de weerstandsratio per saldo gedaald, van 1,7 in 2022 naar 1,4 in 2023.
•
De belangrijkste mutatie is de forse stijging van aanwezige risico’s op de grondexploitaties (MPG) met inbegrip van de gebiedsontwikkeling Rivierzone (+ 20 miljoen). 8
70
7
60
6
50
5
40
4
30
3
20
2
10
1
-
2020
2021
Benodigde weerstandscapaciteit
2022
2020
2021
2022
Beschikbare weerstandscapaciteit
Weerstandscapaciteit (x € 1 miljoen) © 2024 Deloitte The Netherlands
2023
Ratio weerstandsvermogen
2023
Rechtmatigheidsverantwoording
De verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties zijn niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.
Verantwoorde fouten en onduidelijkheden rechtmatigheid De gemeenteraad heeft een verantwoordingsgrens bepaald en deze bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 3,6 miljoen. Het totaal aan onrechtmatigheden die meewegen zijn € 11 miljoen (muteert nog door correctie SiSa). 1. Begrotingscriterium – overschrijding lasten: € 5,3 miljoen. − Overschrijding lasten: Programma Bestuur, Dienstverlening en Participatie – 4,0 miljoen. − Overschrijding lasten: Programma Sport en Recreatie – 0,9 miljoen (muteert nog door correctie SiSa) − Overschrijding lasten: Programma Financiën - € 0,4 miljoen. − Overschrijding lasten: Investeringen € 0,1 miljoen. 2. Begrotingscriterium - onderschrijding lasten en onder/overschrijding baten (wel acceptabel): 19,9 miljoen. 3. Voorwaardencriterium:
− Inkopen: Europese Aanbestedingswet € 5,5 miljoen. 4. M&O-beleid: Er is geconstateerd dat er voor de gemeentelijke regelingen (nog) geen algemeen M&O beleid beschikbaar is. Wij merken echter op dat de controle op de rechtmatigheidsverantwoording nog niet volledig is afgerond. Dit kan nog leiden tot een aanpassing in de omvang van de gerapporteerde onrechtmatigheden. De strekking van het college blijft echter ongewijzigd.
Het college is van mening dat de in de jaarrekening 2023 verantwoorde baten en lasten alsmede balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. © 2024 Deloitte The Netherlands
Fraude, integriteit en naleving wet-en regelgeving
Geen wijzigingen in onze initiële inschatting van het frauderisico en geen aanwijzingen voor fraude
Frauderisicoanalyse De gemeente Vlaardingen beschikt over een actuele frauderisicoanalyse, wij vinden dit een positieve ontwikkeling. Wij merken echter op dat de frauderisicoanalyse per heden niet formeel is vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Wel is de frauderisicoanalyse in het CDT van 21 maart 2024 en in het college van burgemeester en wethouders van 23 april 2024 besproken. Wij adviseren om de frauderisocanalyse in de toekomst wel formeel op bestuurlijk niveau vast te stellen. Wij hebben kennis genomen van de frauderisicoanalyse en gesprekken gevoerd over de totstandkoming ervan. Wij concluderen dat de frauderisicoanalyse op een deugdelijke wijze tot stand gekomen. Ook onderschrijven wij dein de frauderisicoanalyse opgenomen bevindingen en aanbevelingen die op organisatorisch vlak gedaan zijn rondom het verder verbeteren van procedures en richtlijnen bij het melden van (vermoedens) van fraude, waaronder het vergroten van kennis en bewustzijn in de organisatie via trainingen, de instelling van een formeel meldpunt voor vermoedens van fraude en niet integer handelen en het opstellen van beleid inzake misbruik en oneigenlijk gebruik. Integriteit In 2023 zijn er geen integriteitsmeldingen geweest bij de vertrouwenspersoon van de gemeente. Wij hebben op basis van onze controle en de besprekingen eveneens geen fraudegevallen geconstateerd.
© 2024 Deloitte The Netherlands
Grondexploitatie, Rivierzone en subsidiebaten
Belangrijke bevindingen en aandachtspunten
Voorraad onderhanden werk – Bouwgronden in exploitatie De voorraad bouwgronden in exploitatie nemen in 2023 toe naar € 37,07 mln. (2022: € 19,02 mln.) alsmede de nog te realiseren baten en lasten.
Wij hebben de waardering van de voorraad bouwgronden in exploitatie per 31.12.2023 gecontroleerd. Een belangrijk onderdeel hiervan omvat het toetsen van de voor onze controle relevante onderdelen van de nog te realiseren kosten en opbrengsten op aannemelijkheid. Ook is de getroffen verliesvoorziening en/of de verantwoorde (tussentijdse) winstneming gecontroleerd. Wij hebben tijdens de controle vastgesteld dat het er in diverse gevallen reken en formulefouten alsmede inconsistenties in de geactualiseerde grondexploitaties zaten. Dit heeft geleid tot diverse correcties nog te realiseren kosten en opbrengsten alsmede in de hiermee samenhangende eindwaardes. In twee gevallen heeft dit tevens geleid tot een aanpassing van de verliesvoorziening. Wij zijn van mening dat de uitgangspunten die in de grondexploitaties in de gecorrigeerde jaarrekening 2023 (versie met de correcties na 12 juni) zijn verwerkt, aannemelijk zijn en dat de waardering van de grondexploitaties getrouw is. Wij vragen de gemeente voor 2024 e.v. expliciete aandacht voor het tijdig afronden van het opstel en samensteltraject van de grondexploitaties en het uitvoeren van de interne controlewerkzaamheden hierop.
© 2024 Deloitte The Netherlands
Grondexploitatie, Rivierzone en subsidiebaten
Belangrijke bevindingen en aandachtspunten
Gebiedsontwikkeling Rivierzone In maart 2023 heeft de gemeente Vlaardingen de gebiedsontwikkeling Rivierzone vastgesteld. Via deze vaststelling is het uitvoeringskader defintief geworden. Per 31 december 2023 zijn er twee actieve grondexploitaties en twee faciliterende projecten in uitvoering vanuit deze gebiedsontwikkeling. De resterende projecten zullen in de toekomst separaat door de Raad geopend worden via de votering van kredieten en opening van grondexploitaties. Door de omvang van de gebiedsontwikkeling wordt er vanaf 2024 separaat over de projecten gerapporteerd via het MPR. Wij vinden dit een positieve ontwikkeling, omdat de raad via het MPR integraal inzicht behoudt op de gehele ontwikkeling en het verwachte totaal resultaat wat hier uit voortvloeit. Bij de jaarrekeningcontrole hebben wij als onderdeel van de speerpunten van de Raad kennis genomen van het MPR en de wijze waarop de herijking van de baten en lasten heeft plaatsgevonden. Wij hebben vastgesteld dat voor het herijken naar het prijspeil 01.01.2024 gebruik gemaakt is van indexeringen voor de nog te realiseren baten (grondtransacties) en lasten. In 2023 zijn dus geen nieuwe taxaties of civieltechnische kostenramingen opgesteld.
De eerste herijkingen van de civieltechnische kostenramingen worden in 2024 verwacht als onderdeel van het verder uitwerken van (delen) van het plangebied en hiermee samenhangende aanbestedingen die gestart zullen worden. Hoewel wij, gezien de status van het project, de overwegingen van het herijken van de business case op basis van indexeringen voor nu snappen adviseren wij u om een minimale periodiciteit vast te stellen waarbinnen de prognoses van de nog te realiseren baten en lasten integraal herijkt moeten worden via externe taxaties en civieltechnische ramingen. Dit ter bevordering van het nauwkeurigheidsniveau van het geprognosticeerde resultaat en het benodigde weerstandsvermogen voor risico’s.
© 2024 Deloitte The Netherlands
Grondexploitatie, Rivierzone en subsidiebaten
Belangrijke bevindingen en aandachtspunten
Gebiedsontwikkeling Rivierzone (vervolg) Naast de baten vanuit grondtransacties heeft Vlaardingen ruim € 28 miljoen aan subsidies toegekend gekregen voor de Rivierzone via; de Woningbouwimpuls, Versnellingsgelden en de Startbouwimplus. Deze subsidies zijn aangevraagd voor en dekken gezamenlijk het tekort wat op de gebiedsontwikkeling Rivierzone zit. De gemeente Vlaardingen heeft per heden budget technisch nog geen toerekening van deze gelden aan de diverse projecten gemaakt binnen de Rivierzone. Hoewel de realisatie van de gelden direct samenhangt met de ontwikkeling van het resultaat van de totale gebiedsontwikkeling én er in de jaarrekening 2023 nog geen tussentijdse subsidieopbrengsten genomen kunnen worden, adviseren wij u prioriteit te geven aan de toerekening van deze gelden aan de individuele begrotingen van de projectonderdelen. Op deze wijze worden de subsidiegelden ook integraal een onderdeel van de deelprojecten, wat relevant is voor de toekenning van budgetten aan de deelprojecten.
© 2024 Deloitte The Netherlands
Grondexploitatie, Rivierzone en subsidiebaten
Belangrijke bevindingen en aandachtspunten
Getrouwheid (tussentijdse) opbrengstverantwoording inkomende subsidies Het aantal toegekende en hiermee inkomende subsidies bij de gemeente Vlaardingen is in twee jaar tijd fors toegenomen. Dit hangt samen met het aantal SPUKS vanuit de Rijsoverheid, maar ook met de toename van het (bouw)activiteitenniveau van de gemeente. De interne beheersing van deze inkomende subsidies is hierdoor van groot belang geworden omdat deze subsidies de lasten van (extra) uitvoeringstaken dekken (bv. SPUK Opvang Oekraïense vluchtelingen), maar ook tekorten van de gebiedsontwikkeling Rivierzone (bv. de WBI en de Versnellingsgelden). Het maken van fouten die leiden tot het niet voldoen aan de subsidievoorwaarden kan tot direct gevolg hebben dat Vlaardingen te maken krijgt met niet verwachtte financiële nadelen. Vlaardingen onderkend het belang van het nodig hebben van een solide interne beheersing om de naleving van de subsidievoorwaarden te bewaken en heeft hiervoor onder andere het subsidiebureau. Tijdens de jaarrekeningcontrole moet er echter een vertaling gemaakt worden van uitvoering naar financiële verantwoording. Hier is echter gebleken dat de verbinding tussen beleid en financiën nog onvoldoende met elkaar geïntegreerd is.
Dit leidt tot een lange doorlooptijd van het opstel en samenstelproces, een financiële verantwoording die nog niet in alle gevallen voldoet aan de daaraan te stellen eisen, en veel correcties die hieruit voortvloeien. Het in 2024 integreren van beleid en financiën op dit onderwerp vormt een belangrijk aandachtspunt voor de gemeente Vlaardingen.
© 2024 Deloitte The Netherlands
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries and territories serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 286,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2024 Deloitte The Netherlands