01 Formatie griffie (raadsvoorstel)

Raadsvoorstel

Onderwerp

Formatie griffie

Zaaknummer

Steller

Werkgeverscommissie

Team Raad datum

12 november 2021

Teammanager

N.v.t.

Indiener

raadspresidium

Portefeuillehouder

N.v.t.

Openbaar

Ja

Ter advisering/

Ter advisering

kennisneming/ bespreking

Voorstel 1. De formatie van de griffie met ingang van 1 januari 2022 structureel uitbreiden naar 3,5 fte 2. Hiermee een tweede functie commissiegriffier / griffiemedewerker creëren. 3. De meerkosten zoals beschreven in de financiële paragraaf mee te nemen in de meerjarenbegroting. Samenvatting De griffie is de ondersteuning van de gemeenteraad. De griffier en de griffiemedewerkers zijn in dienst van de raad. Een commissie van de raad – de werkgeverscommissie – heeft onderzoek laten doen naar de vraag of de huidige ondersteuning toereikend is voor het bestaande takenpakket en voor de ambities van de raad. Een extern bureau heeft dit onderzoek uitgevoerd. Op basis van hun advies wordt voorgesteld om de formatie (het aantal fulltime equivalent (fte)) uit te breiden en hier de benodigde financiële middelen voor vrij te maken. Beoogd resultaat Er is onderzoek verricht naar twee facetten. Enerzijds ging het om de vraag welke ondersteuning de raad op dit moment en in de toekomst wenst van de griffie en anderzijds in hoeverre de griffie aan deze gewenste ondersteuning kan voldoen (kwalitatief en kwantitatief). Met het voorstel wordt beoogd de ondersteuning van de raad toekomstbestendig te maken, waarbij rekening wordt gehouden met het bestaande takenpakket en de ambities van de raad.

Argumenten In januari 2021 is door de werkgeverscommissie geconcludeerd dat de formatie van de griffie structureel niet in balans is met het takenpakket en de ambities van de gemeenteraad. Al geruime tijd werd binnen de werkgeverscommissie gesproken over de balans tussen de formatie en de werkzaamheden. Sinds 2018 bestaat de indruk dat de griffie onder druk staat. Eind 2017 hebben personele wisselingen plaatsgevonden; in oktober 2017 startte de griffier, in november 2017 de raadsadviseur. Sinds dat moment zijn er naast de gebruikelijke werkzaamheden doorlopend bijzondere projecten geweest die aanvankelijk als incidenteel betiteld werden. Inmiddels, enkele jaren later, weten we dat er altijd bijzondere projecten zijn en dat dit altijd onderdeel uitmaakt van het takenpakket van de griffie en de ambities van de gemeenteraad. Het gaat hierbij onder meer om het opstellen van een overdrachtsdocument, het opstellen en voorbereiden van een startprogramma van de nieuwe gemeenteraad, voorbereiden en begeleiden van (tweedaagse) heisessies, het traject politiek bestuurlijke sensitiviteit, werken aan de ontwikkelagenda

Pagina 1 van 3

gemeenteraad en het begeleiden van een integriteitsonderzoek. Omdat deze werkzaamheden aanvankelijk als incidenteel beschouwd zijn, is het gesprek over de formatie van de griffie herhaaldelijk vooruitgeschoven. Voorafgaand aan het klankbordgesprek van de griffier in januari 2021 is geconcludeerd dat er iets moest gebeuren bij de griffie. Het beeld van de werkgeverscommissie werd onderschreven door de griffiemedewerkers, de burgemeester en de gemeentesecretaris. De werkgeverscommissie heeft Necker van Naem gevraagd om de griffie van Venray onder de loep te nemen in combinatie met de verwachtingen en ambities van de raad. Gevraagd is om met een advies te komen hoe de griffie van Venray toekomstbestendig moet worden ingericht. Op 23 november 2021 heeft Necker van Naem dit advies uitgebracht. De werkgeverscommissie heeft het presidium gedurende dit traject op de hoogte gehouden. Het rapport van Necker van Naem is aangeboden aan de werkgeverscommissie en ligt ter inzage voor de raadsleden.

Risico’s Het niet toekennen van de gevraagde financiële middelen ten behoeve van de formatie uitbreiding kunnen ertoe leiden dat de verwachtingen en ambities van de raad niet adequaat kunnen worden ondersteund door de griffie. Kanttekeningen n.v.t. Communicatie n.v.t. Financiële gevolgen In onderstaand overzicht zijn de huidige en nieuwe loonkosten opgenomen. De meerkosten zullen in de meerjarige begroting worden meegenomen.

Personele/organisatorische gevolgen De vacante vacatureruimte zal worden benut om de huidige inhuurkracht een arbeidsovereenkomst aan te bieden.

Juridische gevolgen n.v.t.

Pagina 2 van 3

Rechtmatigheid De functie van de griffier en het werkgeverschap van de raad zijn geregeld in artikelen 107 t/m 107e van de Gemeentewet, alsmede de Verordening werkgeverscommissie. Fatale termijnen n.v.t. Vervolgtraject besluitvorming n.v.t. Evaluatie De werkgeverscommissie monitort het functioneren van de griffier en de griffie en koppelt waar nodig terug aan de fractievoorzitters en aan de raad. Bijlagen Raadsbesluit Ter inzage: eindrapport Necker van Naem Naslagwerk

Pagina 3 van 3