2024-05-21 a. Traject aanbesteding accountant - ontwerpbesluit

Gemeenteraad Ontwerpbesluit

Zitting van 11 juni 2024 Concernstaf - Concernstaf zaaknummer: 188412

2024_Raad_00059 - Traject aanbesteding accountant Portefeuillehouder Frank van Hulle Programma en/of paragraaf Paragraaf Bedrijfsvoering Besluit Besluitpunt 1 De raad besluit het startdocument 'aanwijzing accountant periode 2025 - 2028' vast te stellen. Besluitpunt 2 De raad besluit de rekeningcommissie te mandateren voor het vaststellen van het programma van eisen/bestek. Wat is de aanleiding? De Gemeentewet schrijft voor dat de gemeenteraad een of meer accountants aanwijst voor: •

de controle van de jaarrekening

•

het verstrekken van een accountantsverklaring

•

het uitbrengen van een verslag van bevindingen

Het contract met de huidige accountant eindigt met de controle van de jaarrekening 2024. Met ingang van het boekjaar 2025 zet de gemeente Terneuzen daarom de diensten opnieuw in de markt. De Controleverordening 2023 van de gemeente Terneuzen bepaalt, dat het college in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voorbereidt. Wat willen we bereiken? We willen een rechtmatige aanbesteding van een nieuw accountantscontract voor de boekjaren 2025 tot en met 2028 in lijn met de gemeentewet (art 213) en onze controleverordening. 1/6

Argumenten 1.1 Het contract met de huidige accountant eindigt met boekjaar 2024. Het bestaande contract kan niet zonder nieuwe aanbesteding rechtmatig verlengd worden. 1.2 De Controleverordening 2023 van de gemeente Terneuzen bepaalt dat het college in opdracht van en in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voorbereidt. 1.3 De Controleverordening 2023 van de gemeente Terneuzen bepaalt dat de benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar, dus van 2025 tot en met 2028. 1.4 Gelet op de hoogte van de aan te besteden dienst, moet de gemeente Terneuzen de Europese openbare aanbestedingsprocedure volgen. 2.1 Om het proces vlot te laten verlopen is dit de meest praktische manier. De Controleverordening 2023 van de gemeente Terneuzen bepaalt in artikel 2 lid 3 dat de raad het programma van eisen vaststelt, maar de raad kan dit mandateren aan de rekeningcommissie. Kanttekeningen Er zijn geen kanttekeningen. Wat mag het kosten? De aanbesteding wordt voorbereid en uitgevoerd door een vertegenwoordiging vanuit de ambtelijke organisatie (vanuit de concernstaf, inkoop, financiën) in samenwerking met de griffie en de rekeningcommissie. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Wat gaan we ervoor doen? We doorlopen het traject zoals beschreven in bijgevoegd startdocument: 'proces aanwijzing accountant periode 2025 - 2028'.

Bijlagen 1. 2024-03-26 Startdocument proces aanwijzing accountant periode 2025 - 2028.pdf

2/6

Proces aanwijzing accountant periode 2025 – 2028 Startdocument d.d. 26-02-2023 Aanleiding De Gemeentewet schrijft voor dat de gemeenteraad een of meer accountants aanwijst voor de controle van de jaarrekening. Ook schrijft de Gemeentewet het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen voor. Het contract met de huidige accountant loopt na de controle van de jaarrekening 2024 af. Met ingang van het boekjaar 2025 zet de gemeente Terneuzen daarom de diensten van de accountant opnieuw in de markt. De Controleverordening 2023 van de gemeente Terneuzen bepaalt, dat het college in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voorbereidt. Inhoud van de opdracht Het gaat concreet om de aanbesteding van: • de jaarrekeningcontrole op getrouwheid en de oplevering van een verslag van bevindingen; • controle van de SISA-verantwoording op rechtmatigheid • deelverklaringen voor individuele opdrachten/projecten (op afroep) De Controleverordening 2023 van de gemeente Terneuzen bepaalt dat de benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar, dus van 2025 tot en met 2028. We zullen in het plan ven eisen/bestek ruimte creëren voor een optionele verlenging van die 4 jaars-periode op voorwaarde van wederzijdse instemming bij de contractpartijen.

Een en ander onder voorbehoud van goedkeuring door de raad van de aan te passen controleverordening. Inkoopprocedure Gelet op de hoogte van de aan te besteden dienst volgen we de Europese aanbestedingsprocedure. Rollen en verantwoordelijkheden Wie Gemeenteraad College

Rol / verantwoordelijkheid • opdrachtgever • • •

Rekeningcommissie

• • •

bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor adviseert de gemeenteraad over de gunning levert vertegenwoordiger namens het college in de beoordelingscommissie voert namens de gemeenteraad het overleg over de voorbereiding van aanbesteding van de accountantscontrole stelt het plan van eisen/bestek vast levert vertegenwoordigers namens de gemeenteraad in de beoordelingscommissie 1 3/6

Beoordelingscommissie

• •

Voorbereidingsgroep

• • • •

beoordeelt de inschrijvingen in relatie tot het plan van eisen/bestek bestaat uit: o 3 leden vanuit de rekeningcommissie o 4 vertegenwoordigers namens het college bereidt alle inhoudelijke documenten voor (waaronder dit startdocument en het plan van eisen/bestek) bewaakt het proces in opdracht van gemeenteraad, rekeningcommissie en college ondersteunt de beoordelingscommissie bestaat uit medewerkers van: o concernstaf o inkoop o financiën o griffie

Planning traject aanbesteding accountant Het traject bestaat grofweg uit 4 fases: 1. 2. 3. 4.

Vaststellen startdocument Vaststellen plan van eisen/bestek Aanbesteding Gunning

De planning per fase ziet er als volgt uit: Planning Actie Fase 1. Vaststellen startdocument Februari 2024 Opstellen concept startdocument door voorbereidingsgroep 26 maart 2024 Bespreking concept startdocument in rekeningcommissie April 2024 – juni 2024 Startdocument naar college en gemeenteraad 11 Juni 2024 Vaststellen startdocument en mandatering rekeningcommissie door de gemeenteraad Fase 2. Vaststellen plan van eisen/bestek 26 maart 2024 Ophalen input rekeningcommissie tav plan van eisen/bestek door voorbereidingsgroep April 2024 - mei 2024 Voorbereiden 1ste concept plan van eisen/bestek door voorbereidingsgroep Juni 2024 Bespreken 1ste concept plan van eisen/bestek met rekeningcommissie Uiterlijk augustus 2024 Vaststellen plan van eisen/bestek in rekeningcommissie + Vaststellen definitieve planning aanbesteding in rekeningcommissie Fase 3. Aanbesteding Woensdag 18 september 2024 Publicatie van plan van eisen/bestek op TenderNed Woensdag 9 oktober 2024 voor Uiterste termijn indienen vragen 1e ronde 12:00 uur 2 4/6

Vrijdag 18 oktober 2024 Vrijdag 25 oktober 2024 12:00 uur Vrijdag 1 november 2024 Dinsdag 12 november 2024 12:00 uur Dinsdag 12 november 2024 direct na 12:00 uur Woensdag 20 november 2024 Fase 4. Gunning Vrijdag 13 december 2024 Dinsdag 21 januari 2025* Dinsdag 11 februari 2025* Donderdag 27 februari 2025* Na 27 februari 2025*

Beantwoording vragen / nota van inlichtingen Uiterste termijn indienen vragen 2e ronde Beantwoorden vragen / nota van inlichtingen Uiterste termijn indienen inschrijvingen Opening inschrijvingen Presentaties aanbieders aan beoordelingscommissie

Voorlopige gunning door beoordelingscommissie (onder voorbehoud van akkoord gemeenteraad) Collegebesluit over aan gemeenteraad aan te bieden voorstel benoeming accountant Bespreking collegevoorstel in de commissievergadering bestuur en middelen van de gemeenteraad Raadsbesluit aanwijzing accountant gevolgd door definitieve gunning Ondertekening overeenkomst met de door de gemeenteraad aangewezen accountant

* De raadsvergaderingen voor 2025 zijn nog niet gepland. We zijn in dit concept uitgegaan van de raadscyclus van 27 februari, maar dit kan ook nog een nader te bepalen datum in maart worden. Raadsvergaderingen op 6 maart of 13 maart liggen niet voor de hand (carnavalsvakantie en biddag)

3 5/6

Bijlage 1 - Gemeentewet Artikel 213 •

1 De raad stelt bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst.

•

2 De raad wijst een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

•

3 De accountantsverklaring geeft op grond van de uitgevoerde controle aan of: o a. de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; o b. de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet rechtmatig tot stand zijn gekomen; o c. de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 en o d. het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

•

4 Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over: o a. de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en o b. de tabel van fouten en onzekerheden voor de specifieke uitkeringen.

•

5 De accountant zendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad en een afschrift daarvan aan het college.

•

6 Bij algemene maatregel van bestuur kunnen nadere regels worden gesteld met betrekking tot de reikwijdte van en de verslaglegging omtrent de accountantscontrole, bedoeld in het tweede lid.

•

7 Accountants als bedoeld in het tweede lid kunnen in gemeentelijke dienst worden genomen. In dat geval besluit de raad tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst.

•

8 Indien de raad op grond van het tweede lid accountants heeft aangewezen die in gemeentelijke dienst zijn genomen, is: o a. het bepaalde bij en krachtens de artikelen 25, 25a en 27 van de Wet toezicht accountantsorganisaties van overeenkomstige toepassing op deze accountants; o b. het bepaalde bij en krachtens de artikelen 14, 18, 19, 20 en 21 van de Wet toezicht accountantsorganisaties van overeenkomstige toepassing op de gemeente; en o c. het bepaalde bij en krachtens de artikelen 15 en 16 van de Wet toezicht accountantsorganisaties van overeenkomstige toepassing op de personen die de dagelijkse leiding hebben over het onderdeel van de gemeente waarbij de in de aanhef bedoelde accountants werkzaam zijn.

•

9 Indien een gemeente wordt aangewezen als organisatie van openbaar belang als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel l, van de Wet toezicht accountantsorganisaties, zijn de artikelen 22 tot en met 24 van die wet van overeenkomstige toepassing op deze gemeente.

4 6/6