005c Memo aanpassingen statuten aan-z

MEMO OVER AANPASSINGEN STATUTEN BGTS AAN-Z College van B&W en gemeenteraad gemeente Terneuzen Leden van het AB van de BGTS aan-z van Michael van der Velden en Yannick Lataster, AEF datum 28 januari 2022 onderwerp Memo over aanpassingen statuten BGTS aan-z aan

Geacht College van B&W, geachte gemeenteraad, geachte leden van het algemeen bestuur van BGTS aan-z, Uit ons advies1 over de toekomstige governance van aan-z volgt dat de statuten van aan-z gewijzigd moeten worden. In deze memo hebben we deze wijzigingen uitgewerkt. Dit hebben we gedaan door voor ieder relevant artikel gewijzigde tekstvoorstellen te doen. Om deze wijzigingen inzichtelijk te maken hebben we de bestaande tekst steeds ernaast gezet. Over ieder wijzigingsvoorstel hebben we ook een korte toelichting opgenomen waarom deze wijziging relevant is in het kader van het advies. Daarnaast zijn er enkele wijzigingen doorgevoerd die verband houden met de aanlevertermijn van het jaarverslag, de jaarrekening en de conceptbegroting. Deze wijzigingen houden geen verband met de wijziging van de governance maar zijn doorgevoerd om de termijnen van aan-z te laten aansluiten bij de termijn van de gemeenschappelijke regelingen van de gemeente Terneuzen. Tenslotte zijn er ook nog wijzigingen doorgevoerd die voorvloeien uit de aanpassingen van het Benelux-verdrag. Deze wijzigingen zijn doorgevoerd door het Secretariaat-Generaal van de Benelux. Deze wijzigingen zijn niet expliciet in dit memo opgenomen of van een toelichting voorzien aangezien dit allemaal ‘technische’ wijzigingen betreffen. Bijgevoegd aan deze memo is een conceptversie van de nieuwe statuten van aan-z.

In deze conceptversie zijn alle doorgevoerde wijzigingen (ook die n.a.v. de aanpassingen van het Beneluxverdrag zijn doorgevoerd) geel gemarkeerd zodat deze makkelijk vergeleken kunnen worden met de huidige versie van de statuten.

Wijzigingsvoorstellen statuten aan-z t.b.v. de Governance Artikel: Artikel 10, lid 1

1

bezoekadres postadres

Bestaande tekst Het grensoverschrijdend openbaar lichaam heeft een algemeen bestuur dat bestaat uit één stemhebbend lid van elke deelnemer aan Vlaamse zijde, zijnde de voorzitter van het OCMW van de deelnemende OCMW’s en 4 stemhebbende leden van de gemeente Terneuzen, waarvan 3

Gewijzigde tekst Het grensoverschrijdend openbaar lichaam heeft een algemeen bestuur dat bestaat uit één stemhebbend lid van elke deelnemer aan Vlaamse zijde, zijnde een schepen van iedere betrokken OCMW en 2 stemhebbende leden van de gemeente

Zie voor de context en het advies van AEF, de rapportage ‘Terneuzen aan zet’ en/of de samenvattende A3 ‘Praatplaat’

Maliebaan 16 Postbus 85198

3581 CN Utrecht 3508 AD Utrecht

telefoon website

+ 31 30 236 30 30 www.aef.nl

pagina 1/6

Artikel:

Bestaande tekst raadsleden en 1 lid van het college van burgemeester en wethouders.

Gewijzigde tekst Terneuzen die allen lid zijn van het college van burgemeesters en wethouders

Artikel 10,

Het algemeen bestuur is verder samengesteld uit: - één vaste adviseur van elke Vlaamse deelnemer; - één vaste adviseur namens het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Terneuzen; - één waarnemer van elke Vlaamse deelnemer; - één waarnemer namens het College van

Voorstel: lid schrappen

lid 2

Artikel 10, lid 3

Artikel 10, lid 6

Burgemeester en Wethouders van de gemeente Terneuzen; De effectieve en gemachtigde plaatsvervangende leden en de vaste adviseurs van het algemeen bestuur worden door het bevoegde orgaan van de deelnemende partijen, de voorzitter inbegrepen, aangewezen. De stemhebbende leden van het algemeen bestuur treden af wanneer de Raad, uit wiens midden zij zijn aangewezen, aftreedt. In dat geval zal de nieuwe Raad op zijn eerste vergadering zijn vertegenwoordiger in het algemeen bestuur aanwijzen.

Artikel 10, lid 7

Een stemhebbend lid van het algemeen bestuur treedt af wanneer het lid ophoudt lid te zijn van de Raad, uit wiens midden het lid is aangewezen.

Artikel 10,

Bestaat niet in de huidige statuten

lid 9

Artikel 10,

Bestaat niet in de huidige statuten

lid 10

Artikel 10, lid 11

Bestaat niet in de huidige statuten

Artikel 10, lid 12

Bestaat niet in de huidige statuten

memo over aanpassingen statuten bgts aan-z

Voorstel: lid schrappen

De stemhebbende leden van het algemeen bestuur treden af wanneer het vast bureau van de OCMW/het college van B&W, uit wiens midden zij zijn aangewezen, aftreedt. In dat geval zal het vast bureau van de OCMW/het college van B&W op zijn eerste vergadering zijn vertegenwoordigers in het algemeen bestuur aanwijzen Een stemhebbend lid van het algemeen bestuur treedt af wanneer het lid ophoudt lid te zijn van het vast bureau van de OCMW/het college van B&W, uit wiens midden het lid is aangewezen. De leden van het algemeen bestuur kunnen bij afwezigheid een ander lid van het algemeen bestuur van de BGTS machtigen voor (een deel van) een vergadering. Deze machtiging dient voorafgaand aan de vergadering schriftelijk aan het algemeen bestuur kenbaar gemaakt worden. De leden van het algemeen bestuur kunnen tussentijds ontslag nemen uit het algemeen bestuur van de BGTS door de voorzitter van het algemeen bestuur en de raad van het OCMW/het college van B&W dat hen heeft aangewezen schriftelijk op de hoogte te stellen. Het ontslag is onherroepelijk. De leden van het algemeen bestuur die tussentijds ontslag hebben genomen uit het algemeen bestuur van de BGTS, behouden hun lidmaatschap totdat in hun opvolging is voorzien. De aanwijzing voor de vervulling van plaatsen die tussentijds zijn opengevallen, vindt binnen twee maanden plaats door de raad van het OCMW/het college van B&W die het

pagina 2/6

Artikel:

Bestaande tekst

Artikel 12,

Het algemeen bestuur beraadslaagt slechts rechtsgeldig wanneer de absolute meerderheid van de in functie zijnde leden aanwezig is, waarbij tevens zowel van de Nederlandse als van de Vlaamse deelnemers minimaal 1 stemhebbend lid aanwezig is.

lid 1

Artikel 12,

Bestaat niet in de huidige statuten

lid 4

Artikel 14, lid 1

Artikel 15, lid 2

Artikel 18, lid 1

Artikel 18,

Het algemeen bestuur verstrekt aan de raad van de deelnemende gemeente en de raad van de deelnemende OCMW’s voor 1 mei een volledig verslag van de activiteiten van het grensoverschrijdend openbaar lichaam gedurende het voorgaande jaar. Het dagelijks bestuur wordt gevormd door één van de voorzitters van de deelnemende OCMW’s en een wethouder van de gemeente Terneuzen of een door hem aangewezen vervanger. De bestuurders van het grensoverschrijdend openbaar lichaam zijn niet persoonlijk gebonden door de verbintenissen die het grensoverschrijdend openbaar lichaam aangaat. Bestaat niet in de huidige statuten

lid 2

Artikel 18, lid 3

Bestaat niet in de huidige statuten

Artikel 19, lid 1

Bestaat niet in de huidige statuten

Artikel 19,

Bestaat niet in de huidige statuten

lid 2

memo over aanpassingen statuten bgts aan-z

Gewijzigde tekst aangaat. Het algemeen bestuur beraadslaagt slechts rechtsgeldig wanneer een absolute meerderheid van stemmen vertegenwoordigd is, waarbij tevens zowel van de Nederlandse als van de Vlaamse deelnemers minimaal 1 stemhebbend lid aanwezig is Het gewicht van iedere stem is als volgt vastgesteld. De Vlaamse OCMW’s hebben in totaal een stemgewicht van 10% (ieder afzonderlijk een stemgewicht van 2,5%). De gemeente Terneuzen heeft in totaal een stemgewicht van 90% (ieder bestuurder afzonderlijk een stemgewicht van 45%) Het algemeen bestuur verstrekt aan de raad van de deelnemende gemeente en de raad van de deelnemende OCMW’s voor 15 april een volledig verslag van de activiteiten van het grensoverschrijdend openbaar lichaam gedurende het voorgaande jaar. Het dagelijks bestuur wordt gevormd door één van de stemhebbende leden van het algemeen bestuur van één van de Vlaamse OCMW’s en een van de stemhebbende leden van het algemeen bestuur van de gemeente Terneuzen. De bestuurders van de BGTS zijn niet persoonlijk gebonden door de verbintenissen die de BGTS aangaat.

De deelnemers zijn financieel aansprakelijk bij ontoereikend vermogen van de BGTS naar rato van hun vastgelegde deelname. In dezelfde mate zijn zij aansprakelijk voor de verplichtingen die voortvloeien uit de verbintenissen die na de ontbinding gehandhaafd blijven. Het recht van de plaats waar de BGTS haar maatschappelijke zetel heeft, is van toepassing op de aansprakelijkheid van de BGTS ten opzichte van haar deelnemers en op de aansprakelijkheid van de deelnemers voor handelingen van de BGTS ten opzichte van derden. Het algemeen en het dagelijks bestuur geven aan de raden van de deelnemende gemeenten en OCMW’s ongevraagd alle informatie die voor een juiste beoordeling van het door het bestuur gevoerde en te voeren beleid nodig is. Het algemeen en het dagelijks bestuur verstrekken aan de raden van de deelnemende gemeenten en OCMW’s alle inlichtingen die door een of meer raden worden verlangd.

pagina 3/6

Artikel: Artikel 19, lid 3 Artikel 23, lid 2 (voorheen artikel 22, lid 2) Artikel 23, lid 3 (voorheen artikel 22, lid 3)

Artikel 24, lid 1 (voorheen artikel 23,

Bestaande tekst Bestaat niet in de huidige statuten

Gewijzigde tekst Die informatie wordt in dat geval ook verstrekt aan de overige raden.

Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting, twee weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, toe aan de raad van de deelnemende gemeente en van de deelnemende OCMW’s De raad van de deelnemende gemeente en van de deelnemende OCMW’s kunnen het dagelijks bestuur van hun gevoelen omtrent de ontwerpbegroting in kennisstellen. Het dagelijks bestuur voegt hun commentaren bij de ontwerpbegroting, zoals deze ter vaststelling aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. Het algemeen bestuur stelt de rekening van het grensoverschrijdend openbaar lichaam vast uiterlijk 1 mei volgende op het kalenderjaar waarop deze betrekking heeft.

Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting, uiterlijk 15 april, toe aan de raad van de deelnemende gemeente en van de deelnemende OCMW’s.

De raad van de deelnemende gemeente en van de deelnemende OCMW’s kunnen het dagelijks bestuur van hun gevoelen omtrent de ontwerpbegroting in kennisstellen uiterlijk 8 weken na ontvangst van de ontwerpbegroting. Het dagelijks bestuur voegt hun commentaren bij de ontwerpbegroting, zoals deze ter vaststelling aan het algemeen bestuur wordt aangeboden

Het algemeen bestuur stelt de rekening van het grensoverschrijdend openbaar lichaam vast uiterlijk 15 april volgende op het kalenderjaar waarop deze betrekking heeft.

lid 1)

Toelichting op de wijzigingsvoorstellen statuten aan-z t.b.v. de Governance Artikel 10, lid 1 Met de voorgestelde wijziging wordt de samenstelling van de afvaardiging van de gemeente Terneuzen aangepast waardoor alleen nog leden van het college benoemd kunnen worden in het algemeen bestuur van de BGTS aan-z. Dit is in lijn met de wens van de gemeenteraad en het oplossen van de knelpunten in de governance. Om ook de bestuurlijke lastendruk aan Nederlandse zijde enigszins te beperken is het voorstel gedaan om de Nederlandse bestuurlijke afvaardiging terug te brengen van vier naar twee. Hiermee wordt de lastendruk verminderd maar blijft de mogelijkheid bestaan om de portefeuillehouders Jeugd en Wmo (of een ander lid van het college van B&W) te benoemen in het bestuur van de voor hun belangrijkste uitvoeringsorganisatie. Artikel 10, lid 2 Dit artikel voorziet in een bredere samenstelling van het algemeen bestuur aanvullend aan de bestuurlijke afvaardiging van de leden van de BGTS. Dit maakt het bestuur onnodig groot en vermindert de slagkracht. Daarnaast levert het geen bijdrage aan een betere kwaliteit van de besluitvorming of controle. Aangezien van deze mogelijkheid in de praktijk geen gebruik wordt gemaakt is dit lid onnodig en kan omwille van de duidelijkheid beter geschrapt worden.

Artikel 10, lid 3 Deze wijziging is omwille van de consistentie van de statuten noodzakelijk als gevolg van het schrappen van artikel 10, lid 2.

memo over aanpassingen statuten bgts aan-z

pagina 4/6

Artikel 10, lid 6 Deze wijziging is omwille van de consistentie van de statuten noodzakelijk als gevolg van de wijzigingen van artikel 10, lid 1. Artikel 10, lid 7 Deze wijziging is omwille van de consistentie van de statuten noodzakelijk als gevolg van de wijzigingen van artikel 10, lid 1. Artikel 10, lid 9 Met het opnemen van deze aanvullende bepaling kunnen bestuurders zich laten vertegenwoordigen in het bestuur. Aanwezigheid is dan niet langer noodzakelijk voor het nemen van besluiten. Dit biedt bestuurders flexibiliteit en verminderd de bestuurlijke drukte. Artikel 10, lid 10 Met het opnemen van deze aanvullende bepaling worden de leden van het algemeen bestuur de flexibiliteit geboden om de taak van algemeen bestuurslid neer te leggen. Hiervan kan spraken zijn indien er een verandering van portefeuilleverdeling plaatsvindt binnen het vast bureau van de OCMW/het college van B&W of indien het algemeen bestuurslid om andere redenen de functie niet langer kan invullen. Artikel 10, lid 11 Deze aanvulling is een gevolg van het opnemen van artikel 10, lid 10 en voorziet in de continuïteit van het bestuur van de BGTS. Artikel 10, lid 12 Deze aanvulling is een gevolg van het opnemen van artikel 10, lid 10 en voorziet in een tijdige vernieuwde invulling van het algemeen bestuurslidmaatschap in het bestuur van de BGTS.

Artikel 12, lid 1 Aangezien de stemverhouding in artikel 12, lid 4 wordt aangepast en het gewicht van ieder stemhebbend lid niet langer gelijk is, is ‘een absolute meerderheid van in functie zijnde leden’ niet langer een garantie voor een meerderheidsbesluit. Deze wijziging is in lijn met het oplossen van het knelpunt over de scheve verdeling van belangen binnen de BGTS. Artikel 12, lid 4 Met het opnemen van deze aanvullende bepaling wordt het gewicht vastgelegd van de stem van ieder lid van het algemeen bestuur. Deze verschilt tussen de Vlaamse en Nederlandse bestuurders en ligt in lijn met de financiële belangen in aan-z. Artikel 14, lid 1 Met deze wijziging wordt aangesloten bij het aanlevermoment van alle overige verbonden partijen van de gemeente Terneuzen. Artikel 15, lid 2 Deze wijziging is omwille van de consistentie van de statuten noodzakelijk als gevolg van de wijzigingen van artikel 10, lid 1. De aanvullende bepaling is weggelaten omwille van de consistentie van de statuten als gevolg van het schrappen van artikel 10, lid 2.

memo over aanpassingen statuten bgts aan-z

pagina 5/6

Artikel 18, lid 1,2,3 Met deze aanpassing en aanvullingen wordt de mate van risicoverdeling vastgelegd in de statuten. Deze risicoverdeling is gebaseerd op de dienstverlening zoals deze overeen is gekomen en kan nooit groter zijn dan het aandeel in de dienstverlening. Voor de Vlaamse gemeenten geldt zodoende dat zij niet (financieel) aansprakelijk gesteld kunnen worden voor tekorten als gevolg van de dienstverlening aan de gemeente Terneuzen. Hoewel deze bepalingen als zodanig ook zijn opgenomen in het verdrag, en om die reden al de geldende bepaling zijn, stellen we voor deze ook in de statuten op te nemen ten behoeve van de duidelijkheid. Artikel 19, lid 1, 2, 3 (Nieuw artikel) Met het opnemen van deze aanvullende bepalingen wordt de informatiepositie van de raadsleden van de Vlaamse OCMW’s en de gemeenteraad van de gemeente Terneuzen versterkt. Artikel 23, lid 2 (voorheen artikel 22 lid 2) Met deze wijziging wordt aangesloten bij het aanlevermoment van alle overige verbonden partijen van de gemeente Terneuzen. Artikel 23, lid 3 (voorheen artikel 22 lid 3) Met deze wijziging wordt aangesloten bij het aanlevermoment van alle overige verbonden partijen van de gemeente Terneuzen. Artikel 24, lid 1 (voorheen artikel 23 lid 1) Met deze wijziging wordt aangesloten bij het aanlevermoment van alle overige verbonden partijen van de gemeente Terneuzen.

memo over aanpassingen statuten bgts aan-z

pagina 6/6