4. RANU Ontwerp begroting 2027
Tekst van het document
Daarnaast is een groot deel van de collectie nog niet gedigitaliseerd. Informatie moet vindbaar, begrijpelijk en bruikbaar zijn voor verschillende gebruikersgroepen. Hiervoor is het nodig om in te spelen op de verschillende behoeften van de doelgroepen zoals digitale vaardigheden, onderzoeksvaardigheden en ondersteuning bij het gebruik van archieven. Digitale en fysieke dienstverlening blijven elkaar daarbij aanvullen. Medewerkers ondersteunen bezoekers digitaal en op de studiezaal bij het zoeken, vinden en duiden van bronnen. Het Regionaal Archief houdt de studiezaal in 2027 open gedurende drie dagen per week en de donderdagavond. Deze openstelling is van belang voor inwoners, onderzoekers en ambtelijke gebruikers die archiefstukken fysiek willen of moeten raadplegen en ondersteuning nodig hebben bij hun onderzoek. De avondopenstelling maakt het mogelijk om de studiezaal ook buiten reguliere werktijden te bezoeken. Hiermee wordt aangesloten op de behoefte van gebruikers die overdag niet in de gelegenheid zijn om archiefonderzoek te doen of hun bouwvergunning in te zien, bijvoorbeeld vanwege werk of andere verplichtingen. Dit draagt bij aan een toegankelijke en inclusieve dienstverlening.
De avondopenstelling wordt daarnaast benut voor het organiseren van cursussen, workshops en andere publieksactiviteiten, waardoor efficiënt gebruik wordt gemaakt van de beschikbare capaciteit en faciliteiten. De inzet van medewerkers in de studiezaal tijdens de openingsuren hangt nauw samen met de digitale dienstverlening. Dezelfde medewerkers verzorgen ook de beantwoording van vragen via e-mail, telefoon en digitale kanalen en ondersteunen ambtenaren bij informatieverzoeken. Dit betekent dat de openstelling van de studiezaal onderdeel is van een bredere, samenhangende dienstverlening en niet los kan worden gezien van de totale inzet op beschikbaarstelling en ondersteuning van gebruikers. 25
Cursussen, workshops, educatie en onderwijs Het gebruik van archieven vraagt specifieke kennis en vaardigheden. Het zoeken en interpreteren van archiefinformatie is voor veel gebruikers niet vanzelfsprekend, zeker niet voor mensen met beperkte ervaring of digitale vaardigheden. Het Regionaal Archief verzorgt daarom cursussen, workshops en educatieve activiteiten om het gebruik van archieven te ondersteunen en de toegankelijkheid van informatie te vergroten. Door deze inzet worden gebruikers beter in staat gesteld om zelfstandig archiefonderzoek te doen en de beschikbare informatie effectief te benutten. De activiteiten zijn gericht op verschillende doelgroepen, waaronder inwoners, onderzoekers, studenten en ambtenaren, en variëren van basiscursussen en rondleidingen tot verdiepende workshops op het gebied van bijvoorbeeld genealogie, paleografie en (digitale) archivering. Met deze inzet wordt bewust gekozen voor laagdrempelige en toegankelijke activiteiten, waarmee een breed publiek wordt bereikt en het gebruik van archieven wordt gestimuleerd. Bevorderen gebruik archieven door ambtenaren Het gebruik van archieven door de ambtelijke organisaties blijft een belangrijk aandachtspunt. Archieven bevatten informatie die nodig is voor de uitvoering van gemeentelijke taken, maar het gebruik daarvan is niet altijd vanzelfsprekend.
Het Regionaal Archief ondersteunt ambtenaren bij het zoeken en gebruiken van archiefinformatie. Medewerkers helpen bij informatieverzoeken en bieden waar nodig ondersteuning en uitleg, zodat ambtenaren beter zelfstandig met archieven kunnen werken. Daarnaast wordt ‘scanning on demand’ verder ontwikkeld voor ambtelijke gebruikers. Archiefstukken kunnen daarbij op verzoek worden gedigitaliseerd, zodat deze sneller beschikbaar zijn voor gebruik binnen de organisatie. Voor zover archiefstukken openbaar zijn, worden deze na digitalisering ook via de website beschikbaar gesteld. Hiermee wordt de dienstverlening aan ambtenaren verbeterd en wordt tegelijkertijd de digitale toegankelijkheid en het gebruik van archieven vergroot. Zichtbaarheid en naamsbekendheid Het Regionaal Archief zet in op het vergroten van de zichtbaarheid en het gebruik van archieven en collecties, zowel richting inwoners als binnen de ambtelijke organisaties. Actieve beschikbaarstelling van archieven betekent niet alleen dat informatie raadpleegbaar is, maar ook dat deze daadwerkelijk wordt gevonden en gebruikt. In de praktijk blijkt dat de bekendheid met archieven en de mogelijkheden daarvan niet vanzelfsprekend is. Het Regionaal Archief investeert daarom in gerichte activiteiten en communicatie om het gebruik van archieven te bevorderen en de drempel tot archiefonderzoek te verlagen.
Dit gebeurt onder meer door deelname aan publieksactiviteiten, zoals open dagen en evenementen, door aanwezigheid op lokale bijeenkomsten en door het organiseren van activiteiten zoals Open Monumentendag, en door cursussen en presentaties. Deze activiteiten dragen bij aan het vergroten van het bereik, het versterken van de verbinding met de samenleving en het stimuleren van gebruik van archieven. Daarnaast wordt ingezet op gerichte communicatie en zichtbaarheid online en gedrukte uitingen, zodat inwoners en ambtenaren beter weten waar informatie te vinden is en hoe deze gebruikt kan worden. Activiteiten 2027 In deze begrotingsperiode wordt bewust gekozen voor het consolideren en doorontwikkelen van de bestaande dienstverlening. Gezien de beschikbare middelen ligt de nadruk op het uitvoeren van de wettelijke taken en het gericht verbeteren van de toegankelijkheid en het gebruik van archieven. Dit betekent dat nieuwe ontwikkelingen, zoals verdere digitalisering en uitbreiding van dienstverlening, gefaseerd op basis van prioriteit worden opgepakt.
De belangrijkste activiteiten zijn: het doorontwikkelen van digitale dienstverlening en digitale toegankelijkheid van archieven; het ondersteunen van onderzoek en gebruik van archieven, zowel digitaal als in de studiezaal, inclusief vraagafhandeling via verschillende kanalen; het versterken van de dienstverlening aan ambtelijke organisaties, waaronder ‘scanning on demand’; het vergroten van zichtbaarheid en bereik van archieven; het verzorgen van cursussen, workshops en educatieve activiteiten; het stimuleren van hergebruik van archieven en data. Deze werkzaamheden vormen onderdeel van de basistaken van het RANU en zijn nader uitgewerkt in de door het bestuur vastgestelde Producten- en Diensten Catalogus (PDC). Afbeelding volgende pagina: Feestelijke inhaling van pastoor Plegt (ook op de foto)ter gelegenheid van zijn 25 jarig ambtsjubileum, 1944
26
27
Taakveld 4: Erfgoed en Educatie Doel Archieven hebben niet alleen waarde als bron voor onderzoek, verantwoording en rechtszekerheid, maar ook als bron van kennis over de geschiedenis van de regio en de leefomgeving van inwoners. Niet voor iedereen is het doen van archiefonderzoek eenvoudig. De drempel om een archief te bezoeken of zelfstandig onderzoek te doen is vaak hoog, terwijl de behoefte aan toegankelijke en begrijpelijke informatie over geschiedenis en erfgoed toeneemt. Het Regionaal Archief zet daarom in op erfgoed en educatie als manier om archieven en collecties toegankelijker, bekender en betekenisvoller te maken voor een breed publiek. Door bronnen zichtbaar te maken, in context te plaatsen en te vertalen naar activiteiten, educatie en participatie, worden archieven niet alleen bewaard en beschikbaar gesteld, maar ook beter begrepen en gebruikt. Positionering en samenhang met wettelijke taken Erfgoed en educatie is een ondersteunend taakveld en maakt een beperkt onderdeel uit van de begroting. De inzet is bewust gericht op een evenwichtige en sobere balans met de kerntaken van toezicht, beheer en beschikbaarstelling. Deze activiteiten staan niet los van de wettelijke taken van het Regionaal Archief. De Gemeenschappelijke Regeling bepaalt dat het RANU tevens een rol heeft in het stimuleren van lokale en regionale geschiedbeoefening.
Erfgoed en educatie maken daarmee onderdeel uit van de aan het RANU opgedragen taken. Door archieven actief onder de aandacht te brengen en gebruikers te ondersteunen bij het begrijpen en gebruiken ervan, draagt dit taakveld bij aan het vergroten van het gebruik en de toegankelijkheid van archieven. Daarmee ondersteunt het de uitvoering van de wettelijke taken van het Regionaal Archief en ligt het in het verlengde van beschikbaarstelling en actieve openbaarmaking. Deze inzet draagt bij aan: het vergroten van het gebruik van archieven en collecties; het stimuleren van hergebruik van overheidsinformatie; het versterken van de relatie tussen inwoners en overheid; het vergroten van het bewustzijn van het belang van archieven voor transparantie, verantwoording en regionale geschiedenis. Erfgoed en educatie in samenhang Binnen dit taakveld komen verschillende vormen van publieksgericht werken samen. Het gaat om: publieksactiviteiten en educatieve diensten; onderzoek en participatieprojecten; samenwerking met erfgoedpartners, onderwijsinstellingen en culturele organisaties. Die samenhang is van belang, omdat het gebruik van archieven vaak begint bij zichtbaarheid, context en ontmoeting.
Waar taakveld 3 zich richt op beschikbaarstelling en dienstverlening aan gebruikers die al op zoek zijn naar informatie, richt dit taakveld zich nadrukkelijk ook op het bereiken van mensen voor wie archieven nog niet vanzelfsprekend in beeld zijn. Daarmee vervult dit taakveld een aanvullende rol: het verlaagt de drempel tot archiefgebruik, vergroot de bekendheid met het recht op toegang tot archieven en stimuleert dat bronnen opnieuw worden gebruikt in educatieve, maatschappelijke en culturele context. De PDC benoemt dit ook expliciet als onderdeel van de basistaak van het Regionaal Archief. Ontwikkelingen en opgaven De behoefte aan laagdrempelige, begrijpelijke en aansprekende vormen van informatieoverdracht neemt toe. Voor veel mensen is de stap naar een studiezaal of het doen van archiefonderzoek groot. Tegelijkertijd groeit de maatschappelijke behoefte aan duiding van geschiedenis, lokale identiteit en herkomst van plekken, gebeurtenissen en ervaringen. Dit vraagt om publieksgerichte en educatieve activiteiten waarin archieven niet alleen worden getoond, maar ook worden uitgelegd en in verband worden gebracht met actuele vragen en ervaringen van inwoners. Binnen de archiefsector wordt daarom steeds vaker ingezet op educatie, participatie en 28
samenwerking met erfgoedpartners, juist als manier om archieven breder toegankelijk en betekenisvol te maken en te inspireren tot het doen van onderzoek. In de afgelopen jaren heeft het bestuur ingezet op het meer in balans brengen van erfgoed en educatie met de andere taakvelden van het Regionaal Archief. Het bestuur heeft het belang van deze activiteiten voor de taakuitvoering onderschreven en de kwaliteit als goed beoordeeld, maar tegelijkertijd gekozen voor een blijvende sobere en doelmatige invulling. Voor de komende jaren wordt het budget voor dit taakveld beperkt verhoogd. Deze structurele uitbreiding biedt ruimte om beproefde activiteiten mogelijk te maken. Tegelijkertijd blijft de inzet gericht op een sobere en doelmatige uitvoering, zonder inhoudelijke uitbreiding van het taakveld. In 2027 wordt daarnaast extra ingezet op activiteiten in het kader van het jubileum van het Regionaal Archief. Deze uitbreiding van activiteiten is van tijdelijke aard. Publieksactiviteiten en educatieve diensten Het Regionaal Archief ontwikkelt en organiseert publieksactiviteiten en educatieve diensten die bijdragen aan de zichtbaarheid, kennis en het gebruik van archieven en regionale geschiedenis.
Dit zijn onder meer lezingen, tentoonstellingen, exposities, workshops, schoolprogramma’s, educatief materiaal en het actief aanbieden van stageplekken, met speciale aandacht voor het basis- en voortgezet onderwijs. Deze activiteiten zijn van belang omdat zij archieven toegankelijk maken voor mensen die niet vanzelfsprekend de weg naar een archief weten te vinden. Ze helpen om historische kennis te vergroten, de betrokkenheid bij de lokale en regionale geschiedenis te versterken en nieuwe doelgroepen met archieven in aanraking te brengen. Onderzoek en participatie Het Regionaal Archief stimuleert het gebruik van archieven door inwoners, vrijwilligers en onderzoekers actief te betrekken bij onderzoek en het toegankelijk maken van archieven. Dit gebeurt onder meer door het inzetten van vrijwilligers bij het indexeren van archieven, het verzamelen en vastleggen van verhalen (oral history) en het ondersteunen van onderzoek naar de lokale geschiedenis. Verder deelt het Regionaal Archief kennis over archieven, archiveren en erfgoed, bijvoorbeeld door begeleiding, uitleg en het ondersteunen van gebruikers bij het doen van onderzoek. Hiermee worden gebruikers beter in staat gesteld om archieven te begrijpen en zelfstandig te gebruiken. Deze activiteiten dragen bij aan het beter toegankelijk en bruikbaar maken van archieven.
Tegelijkertijd ontstaat nieuwe kennis over de regio en haar geschiedenis, die weer wordt toegevoegd aan de collecties en beschikbaar komt voor gebruik. Daarnaast verlaagt deze werkwijze de drempel tot archiefgebruik, waardoor het bijdraagt aan het vergroten van het gebruik van archieven en dat sluit aan bij de bredere opgave om overheidsinformatie toegankelijk en bruikbaar te maken. Samenwerking met erfgoedpartners Het RANU werkt samen met organisaties in de regio, zoals historische verenigingen, erfgoedinstellingen, scholen en musea. Deze samenwerking is gericht op het gezamenlijk ontwikkelen en uitvoeren van activiteiten en het delen van kennis en expertise. Door samenwerking kan het Regionaal Archief met beperkte middelen een groter bereik realiseren en activiteiten beter verankeren in de regio. Tegelijkertijd wordt aangesloten bij bestaande netwerken en initiatieven, waardoor archieven onder de aandacht worden gebracht bij nieuwe doelgroepen. Jubileum 2027: 30-jarig bestaan van het regionaal archief In 2027 bestaat het Regionaal Archief Noordwest Utrecht 30 jaar. Dit jubileum benutten wij niet alleen om terug te kijken, maar juist om onze archieven en taakuitvoering zichtbaar te maken en, samen met gemeenten, partners en inwoners, te bouwen aan het regionale geheugen van de toekomst.
Onder het thema “Feest! – verleden, heden en toekomst” ontwikkelen wij een samenhangend programma waarin onze collecties worden verbonden aan actuele verhalen en ervaringen. Met een tentoonstelling en publicatie brengen wij topstukken uit de archieven onder de aandacht. Via bestaande activiteiten en publieksprogramma’s geven wij dit thema een plek en creëren wij ruimte voor ontmoeting, beleving en participatie. 29
In samenwerking met lokale partners en inwoners verzamelen wij daarnaast nieuwe verhalen en (beeld)materiaal over hedendaagse vieringen en tradities. Hiermee versterken wij niet alleen de zichtbaarheid en betrokkenheid, maar verrijken wij ook onze collecties met waardevolle bronnen voor toekomstig onderzoek. De jubileumactiviteiten worden zoveel mogelijk gekoppeld aan bestaande programmering en netwerken en uitgevoerd binnen de beschikbare middelen, met waar mogelijk inzet op samenwerking en externe financiering. Activiteiten 2027 In 2027 wordt de ingezette lijn voortgezet. De nadruk ligt op een sobere en gerichte inzet op erfgoed en educatie, in samenhang met beschikbaarstelling en binnen de beschikbare middelen. Daarbij wordt het jubileum benut om archieven en collecties breder onder de aandacht te brengen, zonder structurele uitbreiding van het taakveld.
De belangrijkste activiteiten zijn: het organiseren van laagdrempelige publieksactiviteiten, zoals lezingen, workshops en archiefcafés; het ontwikkelen van een jubileumpublicatie met een selectie van archiefstukken uit de deelnemende gemeenten; het realiseren van een kleinschalige tentoonstelling en reizende presentaties in de drie gemeenten; het aansluiten bij landelijke en regionale initiatieven, zoals Open Monumentendag en de Maand van de Geschiedenis; het stimuleren van hergebruik van archieven en collecties door samenwerking met erfgoedpartners en onderwijsinstellingen; het uitvoeren van educatieve activiteiten en lesprogramma’s voor verschillende doelgroepen; het ondersteunen van onderzoek en participatieprojecten met inwoners, vrijwilligers en erfgoedpartners. Deze werkzaamheden vormen onderdeel van de basistaken van het Regionaal Archief Noordwest Utrecht en zijn nader uitgewerkt in de door het bestuur vastgestelde Producten- en Diensten Catalogus (PDC).
Afbeelding volgende pagina: Feestelijk Inhalen burgemeester L. Schiethart door de bevolking van Vreeland na terugkomst na de onderduiktijd in mei 1945
30
31
4. Bedrijfsvoering Doel en uitgangspunt Met de inrichting als bedrijfsvoeringsorganisatie met rechtspersoonlijkheid is het Regionaal Archief zelfstandig verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en uitvoering van de taken. De deelnemende gemeenten zijn verantwoordelijk voor kaderstelling en financiering. Deze inrichting zorgt voor een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden en maakt een doelmatige aansturing van de organisatie mogelijk. De uitvoering van de taakvelden vraagt om een solide en doelmatige bedrijfsvoering. De bedrijfsvoering vormt daarmee een randvoorwaarde voor het kunnen uitvoeren van de wettelijke taken van het Regionaal Archief. De bedrijfsvoering richt zich op continuïteit, kwaliteit en beheersbaarheid. Gegeven de beschikbare middelen ligt de nadruk op het op orde houden en verder professionaliseren van de organisatie, in lijn met de ontwikkelingen zoals benoemd in de toekomstverkenning Robuust RHCVV. Positionering en kaders Het Regionaal Archief is een bedrijfsvoeringsorganisatie. Dit betekent dat de focus ligt op de uitvoering van de wettelijke taken binnen de kaders die door de deelnemende gemeenten zijn vastgesteld. De Producten- en Diensten Catalogus (PDC) vormt hierbij het uitgangspunt. Het Regionaal Archief voert uitsluitend basistaken uit in 2027; er zijn geen plustaken vastgesteld.
De beschikbare capaciteit en middelen worden daarom volledig ingezet voor de uitvoering en verbetering van deze taken. Binnen deze kaders wordt de bedrijfsvoering zo ingericht dat: de organisatie wendbaar en beheersbaar blijft; de kwaliteit van dienstverlening en taakuitvoering wordt geborgd; risico’s op het gebied van continuïteit en informatiebeheer worden beperkt. Personeel en organisatieontwikkeling Het personeel is in dienst van het Regionaal archief. De organisatie is verantwoordelijk voor het eigen personeelsbeleid, waarbij gebruik wordt gemaakt van externe ondersteuning voor onder meer salarisadministratie en HR. De organisatie heeft een beperkte omvang. Medewerkers vervullen daarom vaak meerdere rollen en werken taakveldoverstijgend samen. De personele inzet wordt afgestemd op de uitvoering van de wettelijke taken en de ontwikkeling van de organisatie. In 2027 ligt de nadruk op verdere professionalisering van de organisatie, in lijn met de bevindingen uit de toekomstverkenning Robuust RHCVV. Daarbij wordt ingezet op: het versterken van vakinhoudelijke kennis en digitale expertise; het ontwikkelen van opleidings- en kennisdelingsstructuren; het verder structureren en vastleggen van werkprocessen, taken en verantwoordelijkheden; het versterken van de organisatorische continuïteit. De aansturing van de organisatie is in de afgelopen periode doorontwikkeld.
Bedrijfsvoeringstaken zijn belegd bij een manager bedrijfsvoering en de coördinatoren van de taakvelden vervullen een rol in de dagelijkse aansturing. Hiermee ontstaat een breder gedragen organisatie waarin: de continuïteit minder afhankelijk is van één functionaris; de directeur zich kan richten op strategische en bestuurlijke taken; de interne sturing en samenwerking worden versterkt. Deze ontwikkeling draagt bij aan een robuuste en toekomstbestendige organisatie. Informatievoorziening en ICT De informatievoorziening vormt een essentiële randvoorwaarde voor zowel de bedrijfsvoering als de uitvoering van de archieftaken. De kantoorautomatisering en archiefsystemen zijn grotendeels extern belegd. Het functioneel beheer vindt plaats binnen de organisatie, terwijl het technisch beheer extern is ondergebracht. Hiermee wordt geborgd dat systemen betrouwbaar functioneren en aansluiten bij de eisen van de organisatie. 32
De ontwikkeling van digitale archivering en het e-depot stelt toenemende eisen aan de ICT-omgeving. In 2027 ligt de nadruk op: het borgen van een stabiele en veilige digitale infrastructuur; het verbeteren van de aansluiting tussen systemen en werkprocessen; het versterken van informatiebeveiliging en privacy. Investeringen in ICT worden doelgericht en terughoudend gedaan en staan in directe relatie tot de uitvoering van de wettelijke taken. Informatiebeheer en informatiebeveiliging Het RANU is verantwoordelijk voor het eigen informatiebeheer en de naleving van relevante wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Tot 1 januari 2026 viel de archiefdienst onder de kaders en verordeningen van de centrumgemeente. Met de inrichting als zelfstandige bedrijfsvoeringsorganisatie is het Regionaal Archief verantwoordelijk geworden voor een eigen, volledig ingerichte informatiehuishouding. In de afgelopen periode zijn belangrijke stappen gezet in de ontwikkeling van beleid, kaders en processen. Tegelijkertijd vraagt de verdere inrichting en borging van de informatiehuishouding nog om aanvullende uitwerking en implementatie. In 2027 wordt hier gericht op ingezet, met aandacht voor samenhang, kwaliteit en naleving van wet- en regelgeving.
De organisatie treft passende maatregelen om: bedrijfsinformatie te beschermen; archieven en collecties veilig te beheren; risico’s op het gebied van informatiebeveiliging te beperken. In 2027 wordt ingezet op verdere professionalisering van informatiebeheer en beveiliging, in samenhang met de groei van de organisatie en toename digitale archieven en de ontwikkeling van het e-depot. Deze ontwikkelingen vinden plaats binnen de bestaande financiële kaders Huisvesting Het Regionaal Archief is gehuisvest in een van de gemeente Stichtse Vecht gehuurd pand. De huisvesting vormt een belangrijke randvoorwaarde voor het beheer en behoud van archieven. De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd. De verdeling van onderhouds- en beheerkosten tussen verhuurder en huurder (demarcatie) is nog niet volledig uitgewerkt en leidt tot onzekerheden in de meerjarenraming. Daarnaast speelt de uitbreiding van de archiefbewaarplaats een belangrijke rol. Deze uitbreiding is noodzakelijk om te kunnen blijven voldoen aan de wettelijke verplichting tot overbrenging en duurzaam beheer van archieven, zoals vastgelegd in de Archiefwet. Zonder uitbreiding ontstaat een knelpunt in de uitvoering van deze wettelijke taak. De uitbreiding betreft niet uitsluitend depotcapaciteit, maar hangt nadrukkelijk samen met de functionele eisen die worden gesteld aan een archiefdienst.
De huidige huisvesting biedt op onderdelen onvoldoende ruimte en voorzieningen om de taken doelmatig en volgens de geldende normen uit te voeren. Zo worden ruimtes momenteel multifunctioneel ingezet voor onder meer studiezaalgebruik, publieksactiviteiten en bijeenkomsten, wat leidt tot inefficiënt gebruik en beperkingen in de dienstverlening. Daarnaast vraagt het goed werkgeverschap om passende voorzieningen voor medewerkers, waaronder werkplekken, overlegfaciliteiten en basisvoorzieningen zoals een lunchruimte en kolfaciliteit. Deze ontbreken op dit moment. Overige bedrijfsvoering De mogelijkheden voor aanvullende inkomsten zijn beperkt. Het Regionaal Archief biedt in beperkte mate aanvullende dienstverlening, zoals de verkoop van archiefmaterialen en publicaties. Erfgoedactiviteiten maken onderdeel uit van de reguliere taakuitvoering en worden waar mogelijk ondersteund met externe financiering. Binnen de bedrijfsvoering wordt aandacht besteed aan duurzaam gebruik van middelen en energie, in relatie tot huisvesting en bedrijfsprocessen. Afbeelding volgende pagina: Mr. W.I. Doude van Troostwijk werd in 1934 burgemeester van Loenen, in 1932 trouwde hij in Loenen met mej. A.M. Vinke, het meisje rechts op de voetkrabber is Greta Westveen, later mw. G. van Vliet- Westveen
33
34
35
II – Financiële begroting 2027-2030
36
5. Uitgangspunten financiële begroting 2027-2030 1. Uitgangspunten financiële begroting 2027–2030 In voorgaande hoofdstukken is een kwalitatieve doorkijk gegeven van de beleidsmatige ontwikkelingen voor de komende planperiode. In dit hoofdstuk worden de financiële uitgangspunten voor de begroting 2027 en de meerjarenraming 2028–2030 uiteengezet. De begroting is opgesteld binnen de kaders van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Noordwest Utrecht (RANU), het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de door het bestuur vastgestelde financiële verordening. Algemene uitgangspunten De begroting is reëel en doelmatig opgesteld. Dit betekent dat: kosten en ontwikkelingen volledig en transparant zijn verwerkt; incidentele middelen en dat incidentele baten en lasten afzonderlijk inzichtelijk worden gemaakt; geen financiële ruimte wordt gepresenteerd die niet onderbouwd is. De begroting voorziet primair in de uitvoering van de basistaken zoals vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling. Aanvullende taken (plustaken) worden uitsluitend uitgevoerd op basis van bestuurlijke besluitvorming en afzonderlijke financiering, Indien hierover tijdig besluitvorming plaatsvindt, worden deze kosten in de begroting opgenomen. In andere gevallen worden deze verwerkt in de jaarrekening. De uitvoering van de basistaken is verplicht en vormt het fundament van de organisatie.
Deze taken vloeien voort uit de Archiefwet en de Gemeenschappelijke Regeling en worden volledig in de begroting opgenomen. Plustaken worden uitsluitend uitgevoerd op basis van afzonderlijke bestuurlijke besluitvorming en financiering en maken geen onderdeel uit van de structurele basis van de organisatie. Per 1 januari 2026 is het RANU ingericht als een bedrijfsvoeringsorganisatie met rechtspersoonlijkheid. Dit betekent dat de organisatie zelfstandig verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering, waaronder personeel, financiën en informatievoorziening Financiële sturing en indexering Gelet op de financiële ontwikkelingen bij gemeenten en de beschikbare middelen, is de begroting opgesteld op basis van duidelijke prioritering. De focus ligt op de uitvoering van de wettelijke taken. De organisatie opereert binnen sobere en doelmatige kaders. Hiermee wordt invulling gegeven aan de gezamenlijke verantwoordelijkheid om beschikbare middelen doelmatig in te zetten en bestuurlijke keuzes te maken binnen de beschikbare financiële ruimte. Bij het opstellen van de begroting is aangesloten bij de door de deelnemende gemeenten aangegeven uitgangspunten ten aanzien van financiële voorspelbaarheid en indexering, zoals verwoord in de bestuurlijke brief van 5 februari 2026. Dit betekent dat: Voor indexering van kosten is aangesloten bij het gemeentefonds (BBP), zijnde 2,5%.
Voor de ontwikkeling van loonkosten is rekening gehouden met de cao-ontwikkelingen en loonindex; Voor de ontwikkeling van huurlasten is rekening gehouden met de contractueel vastgelegde indexering (CPI); Er is geen sprake van uitbreiding van taken of formatie. Binnen de bestaande begrotingslijn is een beperkte herschikking van middelen toegepast. In de meerjarenraming is reeds rekening gehouden met de huureffecten van de uitbreiding van de archiefbewaarplaats, waaronder hogere huisvestingslasten. De realisatie en ingebruikname van deze uitbreiding zijn op het moment van opstellen van de begroting nog afhankelijk van planning en fasering. Hierdoor kan tijdelijk een verschil ontstaan tussen de geraamde lasten en de feitelijke uitgaven. Conform eerdere bestuurlijke besluitvorming kunnen deze middelen, voor zover zij nog niet benodigd zijn voor de uitbreiding, worden ingezet voor kosten die samenhangen met de realisatie hiervan, zoals tijdelijke verhuizing, transporten en inrichting van de huisvesting, zonder dat hiervoor aanvullende middelen hoeven te worden begroot. 37
Bijdragen en financiering De deelnemende gemeenten zijn op grond van de Gemeenschappelijke Regeling verantwoordelijk voor een toereikende financiering van de uitvoering van de taken van het RANU.. De gemeentelijke bijdrage bestaat uit: een vaste bijdrage voor de uitvoering van de basistaken; een aanvullende bijdrage voor plustaken; incidentele bijdragen voor specifieke opdrachten. Aanvullende taken (plustaken) worden uitsluitend uitgevoerd op basis van bestuurlijke besluitvorming en afzonderlijke financiering. Indien besluitvorming hierover niet tijdig plaatsvindt, worden de financiële gevolgen verwerkt in de jaarrekening. Weerstandsvermogen en financiële positie Het weerstandsvermogen van het RANU wordt gevormd door de algemene reserve. In de GR is vastgelegd dat voor het weerstandsvermogen een bandbreedte van 5% tot 10% van de jaarlijkse lasten wordt aangehouden. De financiële weerstandscapaciteit van het RANU is beperkt. De deelnemende gemeenten zijn op grond van de Gemeenschappelijke Regeling verantwoordelijk voor het waarborgen van de financiële continuïteit van de organisatie. Gelet op het feit dat 2026 het eerste jaar is waarin het RANU functioneert als zelfstandige bedrijfsvoeringsorganisatie, bevindt de verdere uitwerking van het risicomanagement en de bepaling van het weerstandsvermogen zich nog in ontwikkeling.
In 2026 wordt het risicomanagement stapsgewijs verder ingericht en geformaliseerd, waarbij risico’s systematisch worden geïnventariseerd en – waar mogelijk – gekwantificeerd. Vooruitlopend hierop hanteert het bestuur een algemene reserve van 5% van de jaarlijkse lasten, als pragmatisch uitgangspunt voor het opvangen van risico’s. De risicoparagraaf in deze begroting geeft een kwalitatief overzicht van de belangrijkste risico’s. In toekomstige begrotingen zal dit verder worden gekwantificeerd en onderbouwd. Investeringen en ontwikkelingen Investeringen worden opgenomen in de begroting en door het bestuur geautoriseerd, conform de financiële verordening. Nieuwe ontwikkelingen worden afzonderlijk inzichtelijk gemaakt in de begroting, inclusief de financiële gevolgen.
38
6. Grondslagen Toelichting algemeen De begroting en jaarrekening van het Regionaal Archief Noordwest Utrecht (RANU) worden opgesteld conform: het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV); de Wet Gemeenschappelijke Regelingen; de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Noordwest Utrecht; de financiële verordening van het RANU. De begroting wordt vastgesteld door het bestuur en conform de wettelijke procedure voor zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraden. Programmastructuur De begroting van het RANU bestaat uit één integraal programma waarin alle taken en werkzaamheden zijn opgenomen. De begroting geeft inzicht in de geraamde baten en lasten, de activiteiten en de inzet van middelen. Begroting en verantwoording De begroting en jaarrekening bevatten: een overzicht van baten en lasten; een overzicht van algemene dekkingsmiddelen en overhead; een toelichting op de activiteiten en resultaten; een meerjarenraming van baten, lasten en investeringen; een overzicht van reserves en voorzieningen. De inrichting van de begroting en jaarstukken voldoet aan de voorschriften van het BBV. Begrotingswijzigingen Begrotingswijzigingen worden onderscheiden in: beleidsmatige wijzigingen, die door het bestuur worden vastgesteld; technische wijzigingen, die door de directeur kunnen worden doorgevoerd.
Begrotingswijzigingen die leiden tot een wijziging van beleid of aanpassing van de gemeentelijke bijdragen worden aan de gemeenteraden voorgelegd conform de wettelijke zienswijzeprocedure. Reserves en voorzieningen De algemene reserve vormt het weerstandsvermogen van het RANU. Reserves en voorzieningen worden opgenomen en toegelicht in de begroting en jaarrekening. Er vindt geen rentetoerekening plaats aan reserves en voorzieningen. Toevoegingen en onttrekkingen worden afzonderlijk inzichtelijk gemaakt. Investeringen en afschrijving Investeringen worden geactiveerd en afgeschreven conform de voorschriften van het BBV. Investeringskredieten worden door het bestuur geautoriseerd bij de begroting of bij afzonderlijk besluit en blijven beschikbaar voor de duur van het project. De afschrijving start op het moment dat de investering in gebruik wordt genomen. Bijdragenmethodiek De bijdragen van de deelnemende gemeenten zijn vastgelegd in de bijdrageverordening en bestaan uit: een vaste bijdrage voor de basistaken; aanvullende bijdragen voor plustaken; incidentele bijdragen. De verdeling van de lasten voor de basistaken vindt plaats op basis van: het aantal meters archief; een gelijke verdeling van restauratiekosten; het aantal inwoners per gemeente. 39
Overhead Overheadkosten worden afzonderlijk inzichtelijk gemaakt conform de voorschriften van het BBV. Financiering en treasury Het RANU past op het moment van opstellen van de begroting nog geen schatkistbankieren toe. In het kader van de inrichting van de organisatie als bedrijfsvoeringsorganisatie wordt bezien op welke wijze invulling wordt gegeven aan de verplichtingen rond schatkistbankieren, conform de geldende wet- en regelgeving. Interne controle en rechtmatigheid Het bestuur draagt zorg voor een adequate interne controle op de rechtmatigheid en de getrouwheid van de financiële administratie. In de jaarrekening wordt een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen conform de geldende regelgeving.
40
41
7. Begroting 2027 / meerjarenbegroting 2028-2030 in € LASTEN:
Rekening 2025
Begroting 2026
Begroting 2027
Begroting 2028
Begroting 2029
Begroting 2030
Personeelskosten Salariskosten
1.334.459
1.737.600
1.828.300
1.874.000
1.920.900
1.968.900
Reiskosten
32.183
33.400
34.200
35.100
35.900
36.800
Kosten salarisadministratie en HRM
27.963
18.900
19.400
19.900
20.400
20.900
0
0
24.500
25.100
25.700
26.300
13.712
17.400
18.300
18.700
19.200
19.700
(Verzuim)verzekering Opleidingskosten Overige personeelslasten
42.928
19.000
19.500
20.000
20.500
21.000
1.451.245
1.826.300
1.944.200
1.992.800
2.042.600
2.093.600
Voorlichting
4.470
8.000
9.000
9.200
9.400
9.600
Archiefwinkel / boeken
2.355
3.100
1.200
1.200
1.200
1.200
Website & Digitale dienstverlening
16.784
9.400
9.600
9.800
10.000
10.300
23.609
20.500
19.800
20.200
20.600
21.100
C ollectiebeheersystemen en E-depot
53.173
59.400
62.000
63.600
65.200
66.800
Restauratie en conservering
10.033
12.990
13.300
13.600
13.900
14.200
Materiële verzorging
12.983
11.500
11.800
12.100
12.400
12.700
Boeken / kaarten / prenten
2.720
2.000
2.100
2.200
2.300
2.400
Vergoeding vrijwilligers
2.279
3.400
3.500
3.600
3.700
3.800
Digitalisering en scanning on demand
6.186
23.100
14.100
14.500
14.900
15.300
87.374
112.390
106.800
109.600
112.400
115.200
Beschikbaarstelling en Dienstverlening
Archief- en Collectiebeheer
Overige kosten Erfgoed activiteiten
31.411
11.500
52.000
22.600
23.200
23.800
Project achterstanden wegwerken
205.025
211.500
215.300
218.100
220.900
223.700
Projecten in opdracht
10.675
1.300
1.300
1.300
1.300
1.300
Projectkosten robuust
34.523
132.900
11.500
0
0
0
281.634
357.200
280.100
242.000
245.400
248.800
Huur
272.478
400.700
410.700
421.000
431.600
442.400
Servicekosten
59.454
52.800
54.100
55.500
56.900
58.300
Onderhoud etc.
82.762
54.900
56.300
57.700
59.200
60.700
414.694
508.400
521.100
534.200
547.700
561.400
IC T kantoor
47.031
38.900
40.600
40.900
41.900
43.000
Administratieve dienstverlening (en accountant)
16.871
23.000
33.500
35.200
36.600
36.601
Kantoorkosten
23.305
38.800
39.800
40.700
41.800
42.800
Lidmaatschappen
4.126
3.600
5.800
5.900
6.000
6.200
0
0
5.300
5.400
5.500
5.600
91.333
104.300
125.000
128.100
131.800
134.201
Afschrijvingen
14.093
27.800
42.800
41.100
41.100
40.500
Rente en bankkosten
-39.321
500
-25.000
-25.000
-25.000
-25.000
Huisvestingskosten
Algemene kosten
Verzekeringen
Totaal lasten
2.324.661 2.957.390 3.014.800 in €
3.043.000 3.116.600 3.189.801
BATEN:
Rekening 2025
Begroting 2026
Begroting 2027
Begroting 2028
Begroting 2029
Begroting 2030
Bijdrage deelnemende gemeenten
2.283.550
2.595.590
2.609.268
2.700.368
2.841.675
2.911.276
45.671
51.912
52.186
54.008
56.833
58.226
2.329.221
2.647.502
2.661.454
2.754.376
2.898.508
2.969.502
Specifieke inkomsten De Ronde Venen achterstanden
101.700
103.500
104.400
105.100
105.800
106.500
Specifieke inkomsten De Bilt achterstanden
55.100
56.700
57.700
58.500
59.200
60.000
Specifieke inkomsten Stichtse Vecht achterstanden
48.700
51.300
53.200
54.500
55.900
57.200
Overige specifieke opbrengsten gemeenten
10.675
1.300
1.300
1.300
1.300
1.300
216.175
212.800
216.600
219.400
222.200
225.000
Overige baten incl. leges
8.445
11.900
12.200
12.500
12.800
13.100
Subsidies / bijdragen van derden voor erfgoedactivitei
19.775
0
0
0
0
0
0
4.200
1.600
1.600
1.600
1.600
Bijdrage 2% opslag
Opbrengst archiefwinkel Verhuur archiefruimte
Totaal baten Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten
1.532
0
0
0
20.000
20.500
29.752
16.100
13.800
14.100
34.400
35.200
2.575.148 2.876.402 2.891.854 250.487
-80.988
-122.946
42 2.987.876 3.155.108 3.229.702 -55.124
38.508
39.901
Mutaties reserves
Rekening 2025
Begroting 2026
Begroting 2027
Begroting 2028
Begroting 2029
Begroting 2030
Algemene reserve: Toevoeging algemene reserve met 2% opslag
45.671
51.912
52.186
54.008
56.833
58.226
Vrijval algemene reserve boven 5% drempel
-29.437
-44.992
-50.776
-50.328
-53.173
-55.036
29.437
44.992
50.776
50.328
53.173
55.036
475
0
0
0
0
0
Toevoeging bestemmingsreserve Huisvesting
107.400
0
0
0
0
0
Toevoeging bestemmingsreserve dekking afschrijvings
53.249
0
0
0
0
0
Bestemmingsreserves: Toevoeging bestemmingsreserve (Robuust) Toevoeging bestemmingsreserve Achterstanden
Toevoeging bestemmingsreserve Erfgoed
10.000
0
0
0
0
0
Onttrekking bestemmingsreserve uittreding Weesp
-165.150
0
0
0
0
0
Onttrekking bestemmingsreserve Robuust
-34.523
-132.900
-36.000
0
0
0
Onttrekking bestemmingsreserve Erfgoed
0
0
-10.000
-10.000
-10.000
-10.000
Onttrekking bestemmingsreserve Jubileumjaar 2027
0
0
-30.000
0
0
0
Onttrekking bestemmingsreserve Huisvesting Onttrekking bestemmingsreserve Demping gemeentelijke bijdrage Onttrekking bestemmingsreserve dekking afschrijvingenslasten
-53.249 0
0 0
0 -90.807
0 -90.807
0 0
0 0
0
0
-8.325
-8.325
-8.325
-8.325
Totaal mutaties reserves
-36.127
-80.988
-122.946
-55.124
38.508
39.901
Gerealiseerd resultaat
286.614
0
0
0
0
0
7.1. Toelichting Baten en Lasten 2027 Hieronder wordt een toelichting gegeven op de posten die een significante toe- of afname laten zien ten opzichte van het voorgaande begrotingsjaar. Daarbij wordt ingegaan op de achterliggende oorzaken en de effecten op de taakuitvoering en bedrijfsvoering. In de lasten is rekening gehouden met de inzet van middelen uit de resultaatbestemming 2025. Deze middelen worden ingezet voor onder meer erfgoedactiviteiten, incidentele uitgaven in het kader van het jubileum en specifieke investeringen. Daarnaast wordt een deel ingezet ter demping van de gemeentelijke bijdrage in 2027.
Lasten Salariskosten De salariskosten voor 2027 zijn begroot op € 1.828.300. Ten opzichte van de begroting 2026 is dit een stijging van € 90.700. Deze stijging is volledig het gevolg van autonome ontwikkelingen, met name: • loonindexering; • cao-stijgingen.
43
Formatie 2027 Onderstaande tabel geeft inzicht in de verdeling van de formatie over de verschillende taakvelden. Er is in 2027 geen sprake van uitbreiding van de formatie. Het RANU is een kleine organisatie waarin medewerkers meerdere rollen vervullen en werkzaamheden voor verschillende taakvelden nauw met elkaar samenhangen. De directeur-archivaris en de functies binnen bedrijfsvoering zijn zowel toe te rekenen aan de taakvelden als aan de organisatie als geheel. Ziekteverzuimverzekering + € 24.500 Per 1 januari 2026 is het RANU ingericht als bedrijfsvoeringsorganisatie en daarmee zelfstandig verantwoordelijk voor de personeelslasten, waaronder de kosten van ziekteverzuim. Om de financiële risico’s van ziekteverzuim te beheersen, is een verzuimverzekering afgesloten. Gezien de beperkte omvang van de organisatie kan langdurige uitval van medewerkers een relatief groot effect hebben op zowel de continuïteit van de dienstverlening als de financiële positie. Deze kosten worden in 2026 gedekt door een onttrekking uit de reserve Robuust. Scanning on demand / digitalisering - € 9.000 De kosten voor digitalisering nemen in 2027 met € 9.000 af ten opzichte van voorgaande jaren. Deze daling hangt samen met de overgang van uitbestede digitalisering naar digitalisering in eigen beheer.
Het RANU beschikt inmiddels over een eigen scanstraat, waardoor een deel van de werkzaamheden efficiënter en tegen lagere structurele kosten kan worden uitgevoerd. De vrijvallende middelen worden ingezet voor de kapitaallasten van deze investering. Een beperkt budget voor externe digitalisering blijft noodzakelijk, omdat niet alle archieven en formaten geschikt zijn voor interne digitalisering of specialistische bewerking vereisen. Erfgoedactiviteiten + € 40.000 Binnen de bestaande middelen is een beperkte verschuiving aangebracht richting erfgoedactiviteiten, in lijn met bestuurlijke besluitvorming (€ 10.000). In november 2025 is door het bestuur vastgesteld dat de uitgevoerde activiteiten onderdeel zijn van de reguliere taakuitvoering van het RANU. Het bestuur heeft het belang en de kwaliteit hiervan onderschreven en aangegeven dat deze activiteiten bijdragen aan het gebruik en de toegankelijkheid van archieven en daarmee aan de uitvoering van de wettelijke taken. Het RANU is hier nu nog teveel afhankelijk van externe subsidies en extra bijdragen. Vanaf de begroting 2027 worden de middelen voor erfgoed- en publieksactiviteiten daarom beperkt structureel verhoogd in de exploitatie, in lijn met de bestuurlijke uitgangspunten. In 2027 viert het RANU zijn 30-jarig jubileum.
De incidentele uitbreiding van activiteiten in 2027 hiervoor wordt mede mogelijk gemaakt door de inzet van middelen uit de resultaatbestemming 2025 (€ 10.000). Projectkosten Robuust - € 120.500 De lagere onttrekking aan de bestemmingsreserve Robuust in 2027 hangt samen met het feit dat in 2026 reeds middelen zijn geraamd voor kosten die naar verwachting (deels) in 2027 tot besteding komen, zoals inzet van externe adviseurs en voorbereidingskosten voor de depotuitbreiding. Om dubbele onttrekking te voorkomen, zijn deze middelen niet opnieuw in 2027 geraamd. De onttrekking van € 36.000 uit de bestemmingsreserve Robuust is opgebouwd uit meerdere onderdelen. Een deel van deze kosten (€ 24.500 voor de ziekteverzuimverzekering) is structureel van aard en daarom zichtbaar opgenomen onder de personeelskosten in de exploitatie. Het overige deel (€ 11.500) betreft incidentele kosten. Door deze werkwijze worden structurele lasten op de juiste plaats in de begroting zichtbaar gemaakt, terwijl de dekking (deels) nog via de reserve Robuust plaatsvindt. Huurkosten + € 10.000 De huurkosten worden jaarlijks geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI), conform de contractuele afspraken met de verhuurder. De stijging van deze post is daarmee het gevolg van reguliere prijsontwikkeling en heeft een structureel karakter.
Administratieve dienstverlening en accountant + € 10.500 Per 1 januari 2026 is het RANU een zelfstandige bedrijfsvoeringsorganisatie. Dit brengt aanvullende eisen met zich mee op het gebied van financiële verantwoording, waaronder de verplichting tot het verkrijgen van een accountantsverklaring. De kosten voor accountantscontrole zijn daarom vanaf 2027 structureel opgenomen in de begroting. 44
Lidmaatschappen + € 2.200 De kosten voor lidmaatschappen nemen toe als gevolg van prijsstijgingen bij brancheverenigingen en vakorganisaties. Met name de bijdrage aan de branchevereniging is per 2025 verhoogd met € 1.400. Daarnaast stijgen de kosten voor overige lidmaatschappen, vakliteratuur en netwerken die noodzakelijk zijn voor kennisontwikkeling, vakinhoudelijke ondersteuning en het bijhouden van ontwikkelingen binnen het archief- en informatiedomein. Verzekeringen + € 5.300 Vanaf 2026 zijn de verzekeringen als afzonderlijke kostenpost in de begroting opgenomen. Dit hangt samen met de inrichting van het RANU als zelfstandige bedrijfsvoeringsorganisatie, waarbij de organisatie zelf verantwoordelijk is voor het afdekken van bedrijfsrisico’s. De belangrijkste verzekeringen betreffen: aansprakelijkheidsverzekering (AVB); rechtsbijstandverzekering; ongevallenverzekering; schadeverzekering voor werknemers; brandverzekering; transport- en verblijfverzekering. Rentekosten/baten + € 25.500 hogere opbrengst dan begroot In de begroting 2027 zijn de rentebaten hoger geraamd dan in voorgaande begrotingen. In eerdere jaren werden de rentebaten voorzichtig begroot ( - € 500), terwijl in de realisatie sprake was van aanzienlijk hogere opbrengsten. In 2025 bedroegen de rentebaten circa € 39.000. Deze hogere opbrengsten waren het gevolg van incidentele omstandigheden.
Door de wijze van facturering via de centrumgemeente werden loonkosten en huurkosten pas laat in het jaar in rekening gebracht. Hierdoor beschikte het RANU gedurende langere tijd over relatief hoge liquide middelen, wat leidde tot hogere renteopbrengsten. Met de overgang naar de bedrijfsvoeringsorganisatie per 1 januari 2026 zijn deze processen structureel gewijzigd. Het RANU verwerkt en betaalt de personeels- en overige kosten voortaan rechtstreeks. Hierdoor zal het niveau van liquide middelen lager en stabieler zijn. De rentebaten worden vanaf 2027 daarom realistischer en structureel begroot. De opbrengsten zullen naar verwachting lager zijn dan in voorgaande jaren, maar beter aansluiten bij de feitelijke situatie.
Baten Toevoeging algemene reserve met 2% opslag Conform de bijdrageverordening dragen de deelnemende gemeenten een opslag van 2% op de vaste bijdrage af. Deze opslag is bedoeld om te voorkomen dat de vrijstelling van artikel 11, lid 1, onderdeel u van de Wet op de omzetbelasting 1968 van toepassing is. De opbrengst van deze opslag wordt jaarlijks toegevoegd aan de algemene reserve en maakt geen onderdeel uit van de exploitatie. Bestemming van overschotten en reserves Het bestuur streeft naar een weerstandsvermogen binnen een bandbreedte van 5% tot 10% van de jaarlijkse lasten. Indien de algemene reserve de bovengrens van deze bandbreedte overschrijdt, kan het bestuur besluiten het meerdere aan te wenden voor andere doeleinden, waaronder storting in een bestemmingsreserve. Onttrekking bestemmingsreserve Robuust In het kader van de uitvoering van de toekomstverkenning naar een robuuste organisatie wordt in 2027 een bedrag van € 36.000 voorzien om te worden onttrokken aan de bestemmingsreserve Robuust.
Deze middelen worden ingezet voor: verdere professionalisering van de bedrijfsvoering, waaronder de kosten voor een ziekteverzuimverzekering voor de medewerkers (€ 24.500); kosten samenhangend met de doorontwikkeling van de organisatie, waaronder de implementatie van de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling (€ 11.500); De inzet van de reserve vindt plaats conform de eerder vastgestelde doelstelling van de bestemmingsreserve en binnen de door het bestuur geautoriseerde kaders. 45
7.2. Verdeelsleutels bijdrage gemeenten 2027 De volgende sleutels voor verdeling van de kosten tussen de deelnemende gemeenten zijn gehanteerd: Verdeelsleutel 1: aantal meter archief in beheer Het geïndexeerde tarief per strekkende meter archief bedraagt voor 2027 € 78,30. In onderstaande tabel zijn de archieven per gemeente opgenomen die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en waarover per 1-1-2027 dienstverlening wordt uitgevoerd. Eventuele extra overbrengingen waarover in 2027 beheer en dienstverlening worden uitgevoerd, maar nog niet in de begroting 2027 zijn opgenomen, worden separaat gefactureerd en vervolgens verwerkt in de begrotingen van opvolgende jaren. Kosten voor eventuele externe opslag i.v.m. het nog niet gereed zijn van de uitbreiding van de depots zijn nog niet begroot. Op het moment van opstellen van de begroting beheert het RANU in 2027 nog geen grote hoeveelheden digitaal archief. Zodra dit wel zo is, kan hiervoor een verdeelsleutel worden vastgesteld. Gemeente
Begrote aantal meters in 2026
De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht
862 803 1.279 2.944
Toename 31 3 0 34
Aantal meters in begroting 2027
Vergoeding in €
893 806 1.279 2.978
69.900 63.100 100.200 233.200
Verdeelsleutel 2: Restauratiekosten De lasten voor restauratiekosten worden per gemeente in gelijke delen verdeeld. Gemeente
€
De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht
4.430 4.430 4.430 13.290
Het op basis van inwoners te verdelen restant is als volgt bepaald:
€
Totaal te dekken exploitatiekosten Sleutel 1: tarief per meter archief Sleutel 2 restauratiekosten Sleutel 3: te verdelen op basis van inwoners
2.609.268 -233.200 -13.290 2.362.788
Verdeelsleutel 3: Restant bijdrage o.b.v. aantal inwoners CBS Gemeente De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht
Subtotaal bijdrage per gemeente op basis verdeelsleutels (exclusief projectkosten, excl. de 2% opslag) Gemeente
Inwoners 45.749 43.687 66.196 155.632
€ 694.553 663.248 1.004.977 2.362.778
Subtotaal Bijdrage €
De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht Totaal
768.883 730.778 1.109.607 2.609.268
46
7.3. Bijdrage gemeenten 2027 Bijdragen 2027 per gemeente
De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht Totaal
Subtotaal Bijdrage € 768.883 730.778 1.109.607 2.609.268
2% Opslag
Subtotaal bijdrage incl 2%
€ 15.378 14.616 22.192 52.186
Projectkosten achterstanden
Specifieke inkomsten
€
€
€ 784.261 745.394 1.131.799 2.661.454
104.400 57.700 53.200 215.300
Totaal bijdrage
€ 888.661 803.094 1.300 1.186.299 1.300 2.878.054
De totale bijdrage van de deelnemende gemeenten in 2027 bedraagt € 2.878.054 Dit is een stijging van € 17.752 ten opzichte van de totale bijdrage in de begroting van 2026. De bijdragen nemen per gemeente als volgt toe ten opzichte van 2026: De Ronde Venen : € 4.671 De Bilt : € 2.915 Stichtse Vecht : € 10.166 De ontwikkeling van de gemeentelijke bijdrage wordt in 2027 beïnvloed door loon- en prijsontwikkelingen. Tegelijkertijd is, conform bestuurlijke besluitvorming, een deel van het resultaat over 2025 ingezet om deze ontwikkeling incidenteel te dempen. De bijdrage in 2027 is daardoor incidenteel lager als gevolg van de inzet van het resultaat 2025.
7.4. Raming bijdrage gemeenten 2027-2030 De geraamde bijdragen van de gemeenten, inclusief de verplichte opslag en de specifieke bijdragen voor het wegwerken van de achterstanden, voor het tijdvak 2027-2030 luiden zoals hieronder. Bijdragen per gemeente 2027 - 2030 (incl. Projectkosten, 2% opslag en specifieke bijdragen):
Bijdrage deelnemende gemeenten excl. De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht Bijdrage 2% opslag De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht Totaal Specifieke inkomsten gemeenten Achterstanden wegwerken: - De Ronde Venen - De Bilt - Stichtse Vecht Overige specifieke opbrengsten: - De Ronde Venen - De Bilt - Stichtse Vecht Totaal bijdragen De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht
Begroting 2027
2028
2029
2030
768.883 730.778 1.109.607 2.609.268
795.737 756.306 1.148.325 2.700.368
837.323 795.903 1.208.449 2.841.675
857.801 815.444 1.238.031 2.911.276
15.378 14.616 22.192 52.186
15.915 15.126 22.967 54.008
16.746 15.918 24.169 56.833
17.156 16.309 24.761 58.226
2.661.454
2.754.376
2.898.508
2.969.502
104.400 57.700 53.200
105.100 58.500 54.500
105.800 59.200 55.900
106.500 60.000 57.200
0 0 1.300 216.600
0 0 1.300 219.400
0 0 1.300 222.200
0 0 1.300 225.000
888.661 803.094 1.186.299 2.878.054
916.752 829.932 1.227.092 2.973.776
959.869 871.021 1.289.818 3.120.708
981.457 891.753 1.321.292 3.194.502
€
47
7.5. Toelichting begrote balansen Begrote balansen Rekening 31-12-25
Begroting 31-1226
31-1227
30-1228
31-1229
31-1230
€ Activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa (vordering op Amsterdam) Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Liquide middelen
242.831 27.525 153.966 1.786.153 2.210.475
250.531 0 120.000 454.237 824.768
207.731 0 120.000 374.091 701.822
166.631 0 120.000 360.067 646.698
125.531 0 120.000 439.675 685.206
85.031 0 120.000 520.076 725.107
Passiva Algemene reserve Bestemmingsreserve (Robuust) Bestemmingsreserve Huisvesting Bestemmingsreserve Dekking Afschrijvingslasten Bestemmingsreserve Achterstanden Bestemmingsreserve Erfgoed Bestemmingsreserve Jubileumjaar 2027 Bestemmingsreserve Demping gemeentelijke Te bestemmen resultaat 2025 Eigen vermogen
143.820 134.689 54.151 53.249 475 10.000 0 0 286.614 682.998
150.740 46.781 54.151 78.249 475 60.000 30.000 181.614 0 602.010
152.150 61.557 54.151 69.924 475 50.000 0 90.807 0 479.064
155.830 111.885 54.151 61.599 475 40.000 0 0 0 423.940
159.490 165.058 54.151 53.274 475 30.000 0 0 0 462.448
162.680 220.094 54.151 44.949 475 20.000 0 0 0 502.349
Voorzieningen
102.758
102.758
102.758
102.758
102.758
102.758
Netto vlottende schulden < 1 jaar
1.424.719
120.000
120.000
120.000
120.000
120.000
2.210.475
824.768
701.822
646.698
685.206
725.107
Het resultaat over het boekjaar 2025 bedroeg € 286.614. Het bestuur heeft besloten dit resultaat te bestemmen en de verwerking hiervan plaats te laten vinden in de begroting 2027. Deze resultaatbestemming is verwerkt in de begrote balans per 31-12-2026. De gevormde en aangevulde bestemmingsreserves hebben betrekking op: • erfgoed- en publieksactiviteiten; • het jubileumjaar 2027; • Afschrijvingskosten investeringen huisvesting; • de tijdelijke demping van de gemeentelijke bijdrage. De inzet van deze middelen heeft een incidenteel karakter en leidt niet tot structurele verlaging van de lasten. De ontwikkeling van de balans laat zien dat het eigen vermogen in 2026 afneemt door de verwerking van de resultaatbestemming en de inzet van reserves. Tegelijkertijd nemen de liquide middelen af, doordat middelen worden ingezet voor de uitvoering van activiteiten, investeringen en de demping van de gemeentelijke bijdrage. In de jaren daarna stabiliseert de balansontwikkeling. In latere jaren neemt het eigen vermogen weer toe door reguliere toevoegingen en afname van incidentele inzet.
48
Materiële vaste activa Het verloop van de materiële vaste activa is als volgt begroot: 2025 Boekwaarde per 1 januari Server & tapeloader Scanstraat Uitbreiding "muziekschool" NAS Koeling kantoren Koeling Studiezaal Afschrijvingen Boekwaarde per 31 december
2026
96.987 28.901 77.787 53.249
-14.093 242.831
2027
242.831
250.531
5.500 15.000 15.000 -27.800 250.531
-42.800 207.731
2028
€
2029
2030
207.731
166.631
125.531
-41.100 166.631
-41.100 125.531
-40.500 85.031
Financiële vaste activa 2025 Vordering per 1 januari Opgenomen onder vlottende activa Vordering per 31 december
2026
82.575 -55.050 27.525
2027
27.525 -27.525 0
€
0 0 0
2028
2029
2030
0 0 0
0 0 0
0 0 0
Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar De uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar bestaan vooral uit debiteurenvorderingen op de gemeenten. Algemene Reserve De algemene reserve vormt het weerstandsvermogen van het Regionaal Archief Noordwest Utrecht en dient als buffer voor het opvangen van incidentele afwijkingen binnen de exploitatie. De reserve wordt mede gevoed door een opslag van 2% op de vaste bijdrage van de deelnemende gemeenten, conform de bijdrageverordening. Deze opslag is bedoeld om te voorkomen dat de vrijstelling van artikel 11, lid 1, onderdeel u van de Wet op de omzetbelasting 1968 van toepassing is. De opbrengst van deze opslag wordt jaarlijks toegevoegd aan de algemene reserve en maakt geen onderdeel uit van de exploitatie. Het bestuur hanteert voor het weerstandsvermogen een bandbreedte van 5% tot 10% van de jaarlijkse lasten. Indien de algemene reserve de bovengrens van deze bandbreedte overschrijdt, kan het bestuur besluiten het meerdere aan te wenden voor andere doeleinden, waaronder storting in een bestemmingsreserve, zoals de bestemmingsreserve Robuust. Het begrote verloop van de algemene reserve is hieronder weergegeven. Bij de verwerking van de resultaatbestemming 2025 zijn de bedragen per bestemming afgerond. Hierdoor resteert een klein verschil, dat is toegevoegd aan de algemene reserve.
Dit heeft geen materieel effect op het weerstandsvermogen. 2025
2026
2027
2028
2029
2030
€ Stand per 1 januari
119.958
143.820
150.740
152.150
155.830
159.490
2% bijdrage
45.671
51.912
52.186
54.008
56.833
58.226
Resultaat vorig jaar
124.999
0
0
0
0
0
Toevoeging aan bestemmingsreserve Robuust via h t per lt 31t december Stand
-146.808
-44.992
-50.776
-50.328
-53.173
-55.036
143.820
150.740
152.150
155.830
159.490
162.680
49
Bestemmingsreserve Robuust Deze reserve is gevormd voor het opvangen van incidentele kosten die samenhangen met het verder ontwikkelen en versterken van de organisatie, in lijn met de uitkomsten van de toekomstverkenning Robuust RHCVV. Deze ontwikkeling betreft onder meer de verdere professionalisering van de bedrijfsvoering, de inrichting van de organisatie als zelfstandige bedrijfsvoeringsorganisatie en de versterking van de digitale en organisatorische randvoorwaarden voor de taakuitvoering. De hiermee samenhangende kosten hebben deels een incidenteel karakter en zijn naar hun aard niet volledig vooraf te begroten. Het bestuur heeft daarom besloten om beschikbare middelen, voor zover deze niet noodzakelijk zijn voor het weerstandsvermogen binnen de bandbreedte van 5% tot 10%, toe te voegen aan deze bestemmingsreserve. Hiermee wordt geborgd dat middelen beschikbaar blijven voor de uitvoering van deze meerjarige opgave. De inzet van deze reserve vindt plaats op basis van bestuurlijke besluitvorming en wordt afzonderlijk inzichtelijk gemaakt in de begroting en jaarrekening. Het begrote verloop van de bestemmingsreserve Robuust is hieronder weergegeven. De toevoegingen aan deze reserve, zijn gebaseerd op de meerjarige ontwikkelopgave van het Regionaal Archief en niet uitsluitend op de gerealiseerde kosten in enig afzonderlijk jaar. 2025
2026
2027
2028
2029
2030
€ Stand per 1 januari
22.404
134.689
46.781
61.557
111.885
Resultaat vorig jaar
117.371
0
0
0
0
165.058 0
Toevoeging
29.437
44.992
50.776
50.328
53.173
55.036
Besteding Robuust
-34.523
-132.900
-36.000
0
0
0
Stand per 31 december
134.689
46.781
61.557
111.885
165.058
220.094
Bestemmingsreserve Huisvesting De bestemmingsreserve Huisvesting is gevormd uit het bedrag dat begroot was voor de hogere huurlasten voor de uitbreiding met depotruimte. De middelen die in de begroting waren opgenomen voor de uitbreiding van de archiefbewaarplaats zijn in 2025 nog niet tot besteding gekomen, doordat de uitvoering is vertraagd. Het bestuur heeft besloten deze middelen beschikbaar te houden voor samenhangende huisvestingskosten die zich in de komende jaren voordoen, zoals aanpassingen aan het pand, extra onderhoud en kosten in het kader van de uitvoering van de uitbreiding. Door deze middelen via een bestemmingsreserve te oormerken, blijven zij beschikbaar voor het oorspronkelijke doel, met flexibiliteit in de timing van de inzet. Op moment van opstellen van de begroting is de specificatie nog onvoldoende zeker om ook bedragen in de begroting mee te nemen. Het begrote verloop van de bestemmingsreserve huisvesting is hieronder weergegeven. 2025
2026
2027
2028
2029
2030
€ Stand per 1 januari Storting Onttrekking Stand per 31 december
0 107.400 -53.249 54.151
54.151 0 0 54.151
54.151 0 0 54.151
54.151 0 0 54.151
54.151 0 0 54.151
54.151 0 0 54.151
Bestemmingsreserve Dekking Afschrijvingslasten De bestemmingsreserve Dekking Afschrijvingslasten is gevormd voor de dekking van de afschrijvingslasten van investeringen, waaronder de in 2025 gerealiseerde verbouwingskosten. In het kader van de resultaatbestemming 2025 is deze reserve aangevuld, zodat toekomstige kapitaallasten voor aanpassingen van het klimaatsysteem in de studiezaal niet volledig drukken op de exploitatie. Door inzet van deze reserve worden de jaarlijkse afschrijvingslasten gedurende de looptijd van de investering (gedeeltelijk) gedekt. De inzet van deze reserve heeft daarmee een egaliserend karakter en draagt bij aan een stabiel verloop van de lasten in de begroting. Het begrote verloop van de bestemmingsreserve dekking afschrijvingen is op de volgende pagina weergegeven.
50
2025
2026
2027
2028
2029
2030
€ Stand per 1 januari Resultaat vorig jaar Toevoeging Onttrekking Stand per 31 december
0 0 53.249 0 53.249
53.249 25.000 0 0 78.249
78.249 0 0 -8.325 69.924
69.924 0 0 -8.325 61.599
61.599 0 0 -8.325 53.274
53.274 0 0 -8.325 44.949
Bestemmingsreserve Achterstanden De bestemmingsreserve Achterstanden betreft in een jaar niet-bestede project middelen die door de deelnemende gemeenten beschikbaar zijn gesteld voor het wegwerken van archiefachterstanden. De uitvoering van deze werkzaamheden is afhankelijk van onder meer aanbesteding, planning en beschikbaarheid van capaciteit, waardoor middelen niet altijd volledig binnen het begrotingsjaar kunnen worden besteed. Om de continuïteit van het meerjarige achterstandenprogramma te waarborgen, heeft het bestuur besloten deze middelen beschikbaar te houden voor het jaar erop via een bestemmingsreserve. De middelen blijven daarmee geoormerkt voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt. Het begrote verloop van de bestemmingsreserve achterstanden is hieronder weergegeven. 2025