Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel 2027 - RAADSVOORSTEL

Politieke Markt - 14 april 2026 - 1/3 Politieke Markt Vergadering van 14 april 2026 Bedrijfsvoering - Informatievoorziening en automatisering Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel 2027 Overlegd met Team Organisatieadvies Portefeuillehouder Trijn Jongman Samenvatting De gemeenteraad heeft op 30 september 2025 het principebesluit genomen om per 1 januari 2027 toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Collectie Overijssel. Naar aanleiding daarvan heeft het bestuur van de GR een ontwerpwijziging van deze regeling opgesteld. Conform de Wet gemeenschappelijke regelingen kunnen de raden van de deelnemende gemeenten hun zienswijze over deze ontwerpwijziging bij hun colleges naar voren brengen. Met dit voorstel wordt de gemeenteraad gevraagd of hij een zienswijze over het ontwerp van de wijziging van de GR Collectie Overijssel naar voren wenst te brengen. Beschrijving Inleiding Op 30 september 2025 heeft de gemeenteraad het principebesluit genomen om per 1 januari 2027 toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel. Aan dit besluit lag een toetredingsonderzoek ten grondslag waarin is vastgesteld dat samenwerking noodzakelijk is vanwege het structurele ruimtegebrek bij het historisch archief en de toenemende complexiteit en specialistische eisen op het gebied van archiefbeheer en toezicht.

Naar aanleiding van dit principebesluit heeft het Algemeen Bestuur van Collectie Overijssel op 6 februari 2026 een wijzigingsbesluit vastgesteld tot wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling. De deelnemende gemeenten zijn in de gelegenheid gesteld hierop vóór 19 mei 2026 een zienswijze in te dienen. De raad wordt met dit voorstel uitsluitend gevraagd te besluiten of een zienswijze wordt ingediend op dit wijzigingsbesluit. Een zienswijze is een formele reactie van de gemeenteraad voorafgaand aan de definitieve vaststelling van de gewijzigde regeling door Collectie Overijssel. Het college heeft het wijzigingsbesluit beoordeeld in het licht van het eerdere principebesluit en ziet geen aanleiding om een zienswijze in te dienen. Met dit voorstel wordt de raad gevraagd zich hierover uit te spreken. Gewenst resultaat De gemeenteraad neemt een besluit over het al dan niet indienen van een zienswijze op het wijzigingsbesluit tot wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel 2027, zodat Collectie Overijssel tijdig en zonder vertraging kan overgaan tot definitieve vaststelling van de gewijzigde regeling. Politieke Markt - 14 april 2026 - 2/3 Argumenten 1.1 De gewijzigde regeling sluit aan bij het eerder genomen principebesluit tot toetreding De raad heeft op 30 september 2025 besloten toe te treden per 1 januari 2027.

Het wijzigingsbesluit geeft uitvoering aan dit besluit en bevat geen bepalingen die strijdig zijn met de uitgangspunten die destijds zijn vastgesteld (duurzame oplossing ruimtegebrek, borging specialistische kennis en toekomstbestendig archiefbeheer). Er is daarom geen aanleiding om inhoudelijke bezwaren te formuleren. 1.2 De bestuurlijke vertegenwoordiging van Steenwijkerland is evenwichtig geregeld In de gewijzigde regeling is de zetelverdeling gebaseerd op het aantal strekkende meters archief. Gezien de omvang van het archief van Steenwijkerland (meer dan 2.000 meter) leidt dit tot twee zetels in het Algemeen Bestuur en een eigen zetel in het Dagelijks Bestuur. Daarmee is de invloed op beleid, uitvoering en kostenbeheersing passend bij de omvang van de inbreng en gelijkwaardig aan de grotere deelnemers. Dit geeft geen aanleiding tot het indienen van een zienswijze. 1.3 De financiële systematiek is transparant en beheersbaar De jaarlijkse bijdrage aan Collectie Overijssel is gebaseerd op een vast bedrag per strekkende meters archief. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de IMOC-index, een gebruikelijke landelijke index voor overheden. De bijdrage past binnen de financiële uitgangspunten zoals die bij het principebesluit aan de raad zijn voorgelegd en leidt niet tot aanvullende structurele lasten.

1.4 De uittreding van het Rijk (OCW) leidt niet tot financiële nadelen voor gemeenten Hoewel het Rijk formeel uittreedt uit de gemeenschappelijke regeling, blijft de financiële bijdrage van het Rijk in stand. Dit voorkomt herverdeling van kosten over de deelnemende gemeenten. Er ontstaat hierdoor geen extra financieel risico voor Steenwijkerland. 1.5 De regeling is in overeenstemming met de Wet gemeenschappelijke regelingen en versterkt de rol van de raad De gewijzigde regeling is aangepast aan de actuele wettelijke eisen en bevat duidelijke bepalingen over zienswijzen, begrotingsprocedures en informatievoorziening aan de raad. Daarmee is de democratische controle geborgd en is er geen noodzaak tot aanpassing via een zienswijze. Kanttekeningen en risico’s 1.1 Dit voorstel betreft uitsluitend de wijziging van de gemeenschappelijke regeling en niet het besluit tot toetreding zelf De gemeenteraad heeft op 30 september 2025 het principebesluit genomen om per 1 januari 2027 toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel. Dat besluit vormt het uitgangspunt voor de verdere uitwerking. Het voorliggende voorstel ziet uitsluitend op de vraag of aanleiding bestaat een zienswijze in te dienen op het wijzigingsbesluit tot aanpassing van de regeling. De besluitvorming over toetreding is geen onderdeel van dit voorstel.

De gewijzigde regeling sluit aan bij de uitgangspunten die bij het principebesluit zijn benoemd en geeft geen aanleiding om daarvan af te wijken. Duurzaamheid en social return Niet van toepassing. Financiële toelichting Dit voorstel heeft betrekking op eventuele zienswijzen en heeft daardoor geen financiële consequenties. Communicatie en participatie Niet van toepassing. Uitvoering en planning Politieke Markt - 14 april 2026 - 3/3 Na vaststelling van dit besluit door de gemeenteraad zal het college Collectie Overijssel schriftelijk informeren over het raadsbesluit inzake het al dan niet indienen van een zienswijze. Deze terugkoppeling vindt plaats vóór 19 mei 2026, zijnde de door Collectie Overijssel gestelde termijn voor het indienen van zienswijzen. Is het besluit openbaar? Ja Besluit Het college legt het volgende voor aan de gemeenteraad: Geen zienswijze in te dienen op het ontwerp van de wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel 2027.