Evenementenbeleid (jan26)

Evenementenbeleid Steenwijkerland VAN ÉN VOOR IEDEREEN, VEELZIJDIG & VEILIG Trots zijn op je lokale evenementen betekent ook gezamenlijke verantwoordelijkheid nemen om die in goede banen te leiden. Dat wil zeggen vóór de eerste brainstorm tot en met de laatste evaluatie van een festival of activiteit. Want wat we vieren moet in de basis op orde zijn. In deze nota Evenementenbeleid maken we duidelijk wie welke rol pakt in Steenwijkerland. Hoe organiseren we ons huidige aanbod op veilige en vertrouwde wijze? Welke kansen liggen er voor vernieuwing? We bewaken de balans tussen rust en reuring, met beleid voor de praktijk dat aansluit op de visie en ambities van deze gemeente: veelzijdig, duurzaam, voor iedereen. Inhoud 1 Voorwoord ............................................................................................................................ 3 2 Inleiding en proces ................................................................................................................ 4 2.1 Aanleiding ...................................................................................................................... 4 2.2 Totstandkoming .............................................................................................................. 4 2.3 Dynamisch karakter ........................................................................................................

5 3 Visie en doelstellingen .......................................................................................................... 6 3.1 Visie .............................................................................................................................. 6 3.2 Uitgangspunten .............................................................................................................. 6 3.3 Wat willen we bereiken?.................................................................................................. 6 4 Breed en gevarieerd .............................................................................................................. 7 4.1 Doelstellingen ................................................................................................................ 7 4.2 Actieplan aanbod 2026 ................................................................................................... 7 5 Veilige evenementen ............................................................................................................. 9 5.1 Vergunning en categorieën .............................................................................................. 9 5.2 Samenwerking ...............................................................................................................

9 5.3 Beoordeling .................................................................................................................. 10 5.4 Het veiligheidsplan ....................................................................................................... 10 5.5 Het verkeersplan .......................................................................................................... 10 5.6 Voor en na het evenement ............................................................................................ 11 5.7 Actieplan veiligheid 2026 .............................................................................................. 11 6 Een duurzame groene evenementensector .......................................................................... 12 6.1 Doelstellingen .............................................................................................................. 12 6.2 Minder restafval – gebruiker betaalt ............................................................................... 12 6.3 Wat betekent dit voor evenementen? ............................................................................ 12 6.4 Actieplan duurzaamheid 2026 ...................................................................................... 13 7 Ondersteuning in de praktijk ................................................................................................

14 7.1 Een loketgedachte ........................................................................................................ 14 7.2 Evenementenkalender .................................................................................................. 14 7.3 Evenementenmakelaar Toekomstbestendigheid ............................................................ 14 7.4 Immaterieel erfgoed - een buitencategorie ......................................................................... 14 7.5 Materiaal en diensten ................................................................................................... 15 7.6 Promotie ...................................................................................................................... 15 7.7 Professionalisering en kennisdeling............................................................................... 16 7.8 Locaties ....................................................................................................................... 16 7.9 Financieel .................................................................................................................... 16 7.9.1 Subsidie voor sportevenementen ............................................................................... 16 7.9.2 Subsidie voor cultuurevenementen ............................................................................

17 7.10 Actieplan dienstverlening 2026 ................................................................................... 18 8 Klachten ............................................................................................................................. 18 8.1 Direct contact met organisator...................................................................................... 18 1 Voorwoord Wat je viert, bepaalt wie je bent. Daar waar we als gemeenschap de accenten leggen en op welke momenten we (soms spreekwoordelijk) de slingers ophangen, zie je onmiskenbaar een stukje van onze identiteit terug. Het karakter van Steenwijkerland weerspiegelt zich in zowel een veelheid als variatie van evenementen, op cultureel en sportief terrein. Een jaarrond aanbod is als confetti uitgestrooid over onze stadjes, dorpen en buurtschappen. We grossieren in evenementen die we gezamenlijk vormgeven. Als trotse gemeente behoort het niet alleen tot onze taak die te koesteren, maar daarover ook te waken. Dat doen we door duidelijke begrenzing. Door organisatoren en hun grote aantallen vrijwilligers de best mogelijke support te bieden en de “crew” voor en achter de schermen te stimuleren om het nóg beter te doen. Optimaal veilig uiteraard. Uitnodigend. Duurzamer waar het kan. En zo toegankelijk mogelijk, zodat het écht ieders feestje wordt.

Er komt nogal wat kijken bij de organisatie van een evenement: een woud aan regels en randvoorwaarden. Wat is haalbaar, gewenst en vooral vereist? Wat vinden we met elkaar passend bij de schaal van Steenwijkerland en welke steun mag men van de gemeente verwachten? Dat soort vragen verdient een heldere visie die geen losse eindjes kent. Die ligt nu voor u. Samenvattend kunnen we tevreden zijn: er is al heel veel. Een mozaïek van evenementen, festivals en activiteiten die tot ons eigen DNA zijn gaan behoren, en soms zelfs UNESCO- waardig. Toch is er altijd ruimte voor vernieuwing, voor een kwaliteitsslag. Daarbij is het belangrijk dat we de balans bewaren: houden wat je al hebt én tegelijk durven vernieuwen, om blijvend een brede doelgroep aan te spreken. Inwoners en bezoekers die genieten van het schouwspel, of juist energie krijgen van het meedoen. Het is de beleving die mensen verbindt en de lokale samenleving kleur op de wangen geeft. Trijn Jongman, Wethouder Kunst & Cultuur. 2 Inleiding en proces 2.1 Aanleiding Evenementen vormen een belangrijk onderdeel van het culturele en sportieve leven in Steenwijkerland. Ze geven kleur aan onze gemeente, versterken de saamhorigheid en verbeelden de volksaard van ‘samen de schouders eronder’ . Uiteenlopende festiviteiten dragen bij aan economische veerkracht en ons imago als levendige en gastvrije plek.

Dit is een veelzijdige gemeente met 40 kleine en grotere stads- en dorpskernen, verspreid over een gebied van 322 km2. Die diversiteit zien we terug in de variatie en het grote aantal evenementen dat jaarlijks plaatsvindt: rond de 245. Daar zijn we trots op en dat willen we koesteren. Tegelijkertijd brengt zo’n ‘bruisende’ gemeente uitdagingen met zich mee. Zoals toenemende organisatiekosten, het waarborgen van veiligheid, het beperken van overlast, het naleven van wet- en regelgeving en het borgen van duurzaamheid. Ook is van veel verschillende partijen inzet nodig: organisatoren, vrijwilligers, sponsoren, ondernemers, veiligheidsdiensten, gemeentelijke medewerkers. Dit evenementenbeleid maakt duidelijk wat de verantwoordelijkheden van betrokken partijen zijn en sluit aan bij de visie en ambities van de gemeente Steenwijkerland. Door kaders vast te stellen en zaken te stroomlijnen wordt regeldruk verminderd en komt er ruimte voor meer creativiteit en innovatie. Zo zorgen we dat onze inwoners en bezoekers zich op een veilige en duurzame manier verbonden voelen en (nieuwe) aantrekkelijke ‘evenementen’ kunnen beleven in Steenwijkerland. 2.2 Totstandkoming Dit beleid is mede gebaseerd op een inwonersenquête en een groot aantal interviews. In februari 2024 vond ook een brede samenkomst met organisatoren en belanghebbenden plaats.

Daaruit rolde een ‘adviesrapport evenementen’ in Steenwijkerland, met de volgende kernpunten: - Inwoners waarderen in het algemeen evenementen, zij het dat sommigen (geluids)overlast ervaren. - Organisatoren van evenementen hebben behoefte aan duidelijkheid in de regelgeving, aan netwerkvorming en ondersteuning. Deze punten zijn vertaald in een opdracht: Ons einddoel is een uitgevoerd evenementenbeleid in 2026. Met een visie op evenementen, inclusief bereik/doelgroep, de kaders, en aandachtspunten per onderwerp; van vergunningverlening tot subsidievoorwaarden en van veiligheid tot duurzaamheid. Met oog voor het werkveld en een verlichte regeldruk voor vrijwilligersorganisaties. Waar mogelijk worden verbeteringen in processen en professionalisering van het werkveld alvast opgepakt. In dit beleid verwoorden we het belang van evenementen voor de gemeente. Er is aandacht voor vergunningverlening, veiligheid en handhaving, verduurzaming, communicatie en locaties. Ook kijken we naar de subsidieregelingen voor sport- en cultuurevenementen en op welke manier we vanuit de gemeente ondersteuning kunnen bieden aan organisatoren. In november 2025 hebben wij een inloopbijeenkomst gehouden voor organisatoren van evenementen en plaatselijk belangengroepen, om hen over het concept te informeren. 2.3 Dynamisch karakter Het evenementenbeleid is geen statisch document.

Het wordt regelmatig geëvalueerd en waar nodig aangepast, op basis van ervaringen en gewijzigde wet- en regelgeving. Deze eerste versie is vooral een beschrijving van de huidige situatie, samengevat in een compleet overzicht. Daarnaast zijn de acties benoemd voor 2026. 3 Visie en doelstellingen 3.1 Visie Evenementen zijn een essentieel onderdeel van de identiteit en leefbaarheid van Steenwijkerland. Goed voor het behoud en de versterking van onze culturele tradities, waaronder immaterieel erfgoed zoals de corso- en gondelcultuur, die sinds 2021 op de UNESCO-lijst staat. Als gemeente willen we evenementen mogelijk maken en organisatoren ondersteunen, waarbij veiligheid en duurzaamheid vereist zijn. Met een groot en divers aanbod onderscheiden we ons voor zowel inwoners als bezoekers. Evenementen en festivals geven Steenwijkerland een economische ‘boost’; ze zorgen dat er extra wordt besteed bij winkels en horeca in kernen, dorpen en steden en dragen zo bij aan ondernemerschap en werkgelegenheid. Ook stimuleren evenementen de lokale cultuur- en sportdeelname en de saamhorigheid binnen de gemeente. Bezoekers ontmoeten elkaar, genieten van lekker eten, muziek, theater of zijn sportief bezig. De waaier aan evenementen vormt dan ook de motor voor verbinding in het gebied. Dat zien we aan de betrokkenheid van vele vrijwilligers.

Evenementen zijn veelzeggend voor het imago van Steenwijkerland. Want: wat we vieren bepaalt wie we zijn. 3.2 Uitgangspunten Steenwijkerland staat voor een gemeente waar het prettig wonen, werken en recreëren is. We ondersteunen en faciliteren daar waar nodig zodat evenementen een belangrijke bijdrage kunnen blijven leveren aan: • Versterking van de sociale verbinding en vitaliteit van onze inwoners. • Het stimuleren van cultuur- en sportdeelname van onze inwoners; evenementen zijn er voor iedereen. • Het behoud en versterken van de culturele identiteit en het immaterieel erfgoed. • Economische groei (spin-off). • De promotie van ons gebied. 3.3 Wat willen we bereiken? Ons beleid bevat vier pijlers: • Breed en Gevarieerd: Een aantrekkelijk, kwalitatief goed en toegankelijk aanbod voor jong en oud. Behoud van immaterieel erfgoed en ruimte voor nieuw aanbod en creativiteit. • Veiligheid: Evenementen veilig en ordelijk laten verlopen voor bezoekers en organisatoren door risico’s te beperken, duidelijke kaders te hanteren en samen te werken met hulpdiensten. Bezoekers en de omgeving ervaren zo min mogelijk hinder. • Duurzaamheid: Een evenementensector die zich inzet voor hergebruik van grondstoffen, minder afval en energiebesparing. • Dienstverlening: Het mogelijk maken en ondersteunen van evenementen, zodat kwaliteit behouden blijft en regeldruk wordt verminderd.

Deze pijlers werken we in de volgende hoofdstukken uit. 4 Breed en gevarieerd Steenwijkerland wil een breed, aantrekkelijk, kwalitatief goed en toegankelijk aanbod voor jong en oud presenteren. Daarbij is ruimte voor behoud van (immaterieel) erfgoed en tradities en ruimte voor nieuw aanbod en creativiteit. Hierbij passen evenementen die ‘het culturele leven’ versterken en bijdragen aan een dynamische, inclusieve en toekomstgerichte gemeente. 4.1 Doelstellingen We streven naar een evenementenaanbod dat: • Breed en gevarieerd is, zodat het aansluit bij verschillende doelgroepen en interesses. • Aantrekkelijk en van hoge kwaliteit is, waardoor het uitnodigt tot deelname en trots oproept. • In staat stelt om te leren van ervaringen en anderen. • Toegankelijk is voor iedereen. • Vernieuwend is, met ruimte voor experiment en nieuwe vormen van beleving. Denk bij een breed en gevarieerd aanbod aan verschillende sportieve en culturele disciplines: muziek, theater, beeldende kunst, literatuur, (immaterieel) erfgoed, tradities en cross-overs tussen de disciplines. Aan een aanbod voor jong en oud dat verspreid is over het jaar en verspreid is over de gemeente. Zowel grootschalige evenementen als kleinschalige initiatieven krijgen een plek, zodat er voor ieder wat wils is.

Door evenementen met elkaar in contact te brengen, willen we zorgen dat men van elkaar kan leren, ervaringen kan delen en waar gewenst, samenwerkt. Daarvoor willen we jaarlijks een themabijeenkomst organiseren waar naast een actueel thema aandacht is voor netwerkvorming. Daarnaast kunnen de evenementen aansluiten bij het provinciale Kennisplatform Evenementen in Overijssel. Iedereen hoort erbij. Ook mensen met een beperking moeten mee kunnen doen. Dat vraagt van organisatoren van evenementen dat zij aandacht besteden aan fysieke, financiële en culturele toegankelijkheid en inclusie. De samenleving is voortdurend in beweging. Ideeën komen en gaan, maar er is altijd ruimte voor vernieuwing. Wij willen in Steenwijkerland de deur openzetten voor nieuwe evenementen die ontstaan vanuit de gemeenschap zelf. Passende ‘evenementen’ binnen deze gemeente, in een periode waarin er (nog) relatief weinig op de kalender staat. 4.2 Actieplan aanbod 2026 • Elkaar ontmoeten: de gemeente wil graag vernieuwing en kwaliteit stimuleren en organisatoren helpen met ontmoeten, netwerkvorming en kennisdeling. Daarom zorgen we jaarlijks voor een bijeenkomst rond een actueel thema – zoals duurzaamheid of inclusie. • Evenementenmakelaar: de (veelal vrijwillige) medewerkers die deze evenementen tot een succes maken, verzanden soms in de bureaucratie die hiermee gemoeid gaat.

Om hen te ondersteunen bij de levensvatbaarheid en verduurzaming van evenementen, zetten we regio-breed in op kennis, tijd en praktische hulp. In 2026 & 2027 stellen we een evenementenmakelaar aan die de niet-commerciële evenementen in de gemeenten Steenwijkerland, Staphorst, Zwartewaterland en Kampen helpt met advies, kennisdeling en het stimuleren van samenwerking. • Subsidie: we stellen een subsidieregeling op voor sport- en cultuurevenementen, waarbij we toetsen aan spreiden en verleiden, vernieuwing en inclusiviteit. • Kalender: we optimaliseren de evenementenkalender waarmee we slim kunnen plannen. En we zorgen dat die goed vindbaar is voor het publiek en het aanbod duidelijk zichtbaar maakt. 5 Veilige evenementen We willen evenementen veilig en ordelijk laten verlopen voor bezoekers en organisatoren door risico’s te beperken, duidelijke kaders te hanteren en samen te werken met hulpdiensten. Bezoekers en de omgeving ervaren zo min mogelijk hinder. De veiligheid van deelnemers, bezoekers, omwonenden en hulpdiensten moet goed zijn geregeld. De gemeente speelt een actieve rol in de voorbereiding, tijdens het evenement en bij de evaluatie achteraf. 5.1 Vergunning en categorieën Wie een evenement wil organiseren, heeft vaak een vergunning nodig. Met de evenementenvergunning beoordeelt de gemeente of een evenement op een veilige en verantwoorde manier kan plaatsvinden.

De gemeente Steenwijkerland verdeelt evenementen in drie categorieën met eigen regels en maatregelen: • Categorie A meldingplichtig, voorbeelden zijn: kleinschalige wandel- en fietsevenementen, buurtbarbecues. • Categorie B vergunningplichtig, zoals dorpsfeesten met feesttenten. • Categorie C vergunningplichtig, het betreft festivals met regionale/landelijke uitstraling met veel publiek en vaak gepaard gaande met wegafsluitingen. De burgemeester stelt regels op voor evenementen. Die regels maken duidelijk welke stappen en voorwaarden gelden bij het aanvragen en beoordelen van een evenement. In 2026 actualiseren we de nadere regels, waarbij we voor de categorie indeling aansluiting zoeken met de indeling die de Veiligheidsregio hanteert. Zo weten de evenementenorganisaties wat er van hen wordt verwacht en worden risico’s voor bezoekers en omwonenden beperkt. De huidige nadere regels waarin de categorieën zijn opgenomen, staan op de website van de gemeente en ook de actualisatie ervan zal daar te vinden zijn. 5.2 Samenwerking De gemeente beoordeelt aanvragen in overleg met andere partners, zoals de politie, provincie en de veiligheidsregio. Voor evenementen met een verhoogd risico of grotere impact speelt de evenementenwerkgroep een belangrijke rol.

Die bestaat uit vertegenwoordigers van de gemeente (op gebied van vergunningverlening, openbare orde en veiligheid, handhaving, verkeer), de politie, de veiligheidsregio en, waar nodig, andere betrokken partijen. Het doel is om in een vroeg stadium de plannen te beoordelen en met elkaar af te stemmen. Bij een voorgenomen evenement wordt gecheckt op veiligheid, gezondheidsrisico’s, bereikbaarheid, leefbaarheid en openbare orde. De werkgroep adviseert over noodzakelijke maatregelen en toetst of het evenement onder de juiste voorwaarden kan plaatsvinden. De uiteindelijke beslissing over het verlenen van een vergunning ligt altijd bij de gemeente. Deze totaalaanpak zorgt ervoor dat ‘de neuzen’ van alle betrokken partijen – inclusief de organisator – dezelfde kant op staan en iedereen is geïnformeerd over eventuele risico’s, verantwoordelijkheden en benodigde maatregelen.

De werkzaamheden van de werkgroep omvatten onder andere: • Algehele afstemming in de planvorming • Afspraken over inzet en toezicht • Evaluatie na afloop van het evenement 5.3 Beoordeling Bij de beoordeling van een evenement spelen voor de gemeente verschillende zaken een rol: het soort evenement en (verwachte) aantal bezoekers, de aanwezigheid van voldoende EHBO en beveiliging, brandveiligheid en vluchtroutes, de bereikbaarheid voor hulpdiensten, regels voor alcoholverkoop en geluidsnormen, het verkeersplan, hoe het publiek zich verplaatst, en de communicatie met omwonenden. Voor evenementen die meer risico met zich meebrengen of veel impact hebben, zijn organisatoren verplicht een veiligheidsplan en verkeersplan te maken. 5.4 Het veiligheidsplan Voorkomen moet worden dat bij een evenement situaties ontstaan die de veiligheid of openbare orde in gevaar brengen. Het veiligheidsplan helpt om deze risico’s vooraf al goed in te schatten en te tackelen. Zo weten alle betrokkenen wat te doen bij bijvoorbeeld drukte, ongevallen of calamiteiten. In een veiligheidsplan is o.a.

opgenomen: • Een risicobeoordeling van het evenement • Afspraken over beveiliging en EHBO • Maatregelen voor de bezoekersstromen • Afspraken over alcoholverkoop en toezicht • Verkeers- en parkeermaatregelen • Procedures voor noodsituaties en communicatie • Contactgegevens van de organisatie en hulpdiensten De organisator stelt het plan op, vaak in overleg met de gemeente en hulpdiensten. Deskundigen van de gemeente beoordelen het plan, samen met politie en veiligheidsregio. 5.5 Het verkeersplan Het verkeersplan regelt hoe verkeer in en rond het evenement wordt geleid, zodat bezoekers, omwonenden en hulpdiensten veilig kunnen komen en gaan. Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement kan dit een los document zijn of onderdeel van het veiligheidsplan. Bij grotere evenementen geldt vaak dat beide plannen worden samengevoegd. Een verkeersplan bevat bijvoorbeeld: • Tijdelijke wegafsluitingen • Parkeervoorzieningen voor bezoekers • Routes voor voetgangers en verkeer • Bereikbaarheid voor hulpdiensten • Inzet van verkeersregelaars De organisator stelt het verkeersplan op in overleg met de gemeente en hulpdiensten. Een verkeersdeskundige van de gemeente beoordeelt of het plan voldoet en uitvoerbaar is. Op basis van de inhoud van het veiligheidsplan en het verkeersplan beslist de gemeente of een vergunning voor het evenement wordt verleend.

5.6 Voor en na het evenement In de aanloop naar het evenement controleert de gemeente of de gemaakte afspraken worden nageleefd. Boa’s of toezichthouders letten bijvoorbeeld op: • De veiligheid op en rond het terrein • Gebruik van de openbare ruimte De organisatie zelf is verantwoordelijk voor het naleven van de voorwaarden in de vergunning. De gemeente verwacht dat zij proactief maatregelen neemt bij risico’s of problemen. Pas als een situatie buiten het bereik van de organisatie valt, of er een acute dreiging is voor de openbare orde of veiligheid, grijpt de burgemeester in. Organisatoren moeten dan direct meewerken aan aanwijzingen van de gemeente en hulpdiensten. Na afloop worden de evenementen die eerder in de werkgroep besproken zijn, samen met de organisatoren ook in de werkgroep geëvalueerd. Daarbij wordt onder andere gekeken naar: • Eventuele incidenten of klachten • De ervaringen van handhavers en hulpdiensten • Schade of overlast in de omgeving • Verbeterpunten voor een volgend evenement Deze bevindingen wegen mee bij nieuwe aanvragen of eventuele aanpassingen van het beleid. 5.7 Actieplan veiligheid 2026 • Uitwerking: het uitwerken en actualiseren van nadere regels evenementen Steenwijkerland. Dit zijn algemeen verbindende voorschriften die de burgemeester vaststelt en die de gemeente publiceert op lokaleregelgeving.overheid.nl.

Hierin verwerken we ook de uitgangspunten en voorwaarden voor de categorie indeling. • Afstemmen: de evenementenkalender wordt met betrokken partijen opgesteld en afgestemd. Dit is een noodzakelijk communicatie- én planningsmiddel voor de vergunningverlening en de hulpdiensten. • Werkgroep: we zorgen voor een optimaal functionerende werkgroep (volgens de een- loketgedachte) → samenstelling, coördinatie, scheiding van taken. • Handhaving: we onderzoeken hoe we de handhaving in de toekomst gaan invullen. • Communicatie: we werken aan goede communicatie over het gebruik van de evenementenkalender, via een website en met formulieren. 6 Een duurzame groene evenementensector We streven naar een evenementensector die zich inzet voor hergebruik van grondstoffen, minder afval en energiebesparing. Om de gevolgen van evenementen voor het milieu zo beperkt mogelijk te houden letten we scherp op duurzaamheid, gebruik van schone energie, recyclen en hergebruik van grondstoffen. Hier kan een positieve rol zijn weggelegd voor de evenementenmakelaar. 6.1 Doelstellingen Steenwijkerland verbindt zich aan de doelstelling van het Rijk om in 2050 een circulaire economie te hebben zonder afval. Het streven op korte termijn is dat we in 2030 50% minder primaire grondstoffen gebruiken en dat er tijdens een evenement zo weinig mogelijk afval vrij komt. Afval dat zoveel mogelijk wordt gescheiden.

Al in 2021 is de regeling Single Use Plastic (SUP) ingevoerd waarbij hergebruik de norm is. Ook gelden vanaf 1 januari 2027 in Nederland nieuwe regels voor het gebruik van wegwerpplastic bij evenementen. Bekers en voedselverpakkingen worden opnieuw gebruikt of gerecycled. Dit kan als ze helemaal of voor een deel uit plastic bestaan. De gemeente zet in op minder afval en het beter managen van de ‘reststroom’: afval dat kan worden hergebruikt als grondstof voor een nieuw product. Door zoveel mogelijk afval te scheiden wordt het makkelijker om te recyclen en dus op nieuwe grondstoffen, energie en geld te besparen. 6.2 Minder restafval – gebruiker betaalt • Steenwijkerland streeft naar vermindering van het restafval: onze reductiedoelstelling. Ook voor de organisatoren van evenementen is dat goed om te beseffen. Hoe beter het vrijkomende afval wordt gescheiden in herbruikbare grondstoffen (papier, plastic en groen), hoe minder restafval de verbrandingsoven in hoeft. Beter voor het milieu, bovendien vergoedt de gemeente fasegewijs steeds minder restafval. Voor de bepaling van de maximale vergoeding zoals hieronder is weergegeven wordt 2024 gezien als referentie jaar.

Voor 2027 geldt een maximale vergoeding van 80 % voor de kosten van het restafval • Voor 2028 geldt een maximale vergoeding van 60 % voor de kosten van het restafval • Voor 2029 geldt een maximale vergoeding van 40 % voor de kosten van het restafval • Vanaf 2030 geldt een maximale vergoeding van 25 % voor de kosten van het restafval. Met minder uitstoot van schadelijke stoffen door werk-, voer- en vaartuigen draagt de gemeente Steenwijkerland bij aan de doelen uit het Programma Stikstofreductie en Natuurverbetering, het Klimaatakkoord, het Schone Lucht Akkoord en de Strategie Klimaatneutrale en Circulaire Infraprojecten. 6.3 Wat betekent dit voor evenementen? We vragen van organisatoren om bij ieder onderdeel van een evenement te kiezen voor de meest duurzame optie. In het bijzonder wordt gelet op het gebruik van plastic en energievoorzieningen. Daarbij is de reductiedoelstelling voor ons restafval leidend (zie 6.2). De gemeente blijft de containers leveren voor herbruikbare (‘schone’) grondstoffen en zorgt ook voor de afvoer ervan. De kosten die dit met zich meebrengt, vormen indirecte financiële bijdragen aan de organisatie van het evenement. Het gaat jaarlijks om ongeveer 100.000 euro aan afvalkosten, waarvan 1/3 voor de corso’s. Dit bedrag is al opgenomen in de gemeentelijke begroting.

6.4 Actieplan duurzaamheid 2026 • Evenementenmakelaar: het aanstellen van een evenementenmakelaar die een positieve rol kan spelen in de verduurzaming van evenementen (zie ook hoofdstuk 4.2). • Regels opstellen voor het betalen voor afval en zorgen voor minder afval. 7 Ondersteuning in de praktijk We willen evenementen mogelijk maken en ondersteunen, zodat kwaliteit behouden blijft en regeldruk wordt verminderd. Organisatoren van evenementen worstelen soms met toenemende regelgeving in een snel veranderende maatschappij. Ze stuiten op praktische problemen en hebben daarbij behoefte aan ondersteuning. Die steun wil de gemeente graag bieden naast haar rol als vergunningverlener, subsidieverlener en handhaver. 7.1 Een loketgedachte Wie zelf een evenement organiseert of daarbij betrokken is vindt op de website van de gemeente Steenwijkerland veel praktische informatie. Voor aanvullende vragen kan men terecht bij het klantencontactcentrum (KCC), bereikbaar via het algemene telefoonnummer 14 0521. 7.2 Evenementenkalender Een jaarlijkse digitale evenementenkalender is een praktisch communicatiemiddel voor inwoners en bezoekers, organisatoren en de gemeente zelf. Tegelijk is het een slimme checklist voor betrokken partijen: iedereen weet welke evenementen wanneer en waar plaatsvinden, en de beschikbare inzet van hulpdiensten kan hierop vroegtijdig worden afgestemd.

Voor organisatoren is de kalender een mooie ‘reminder’ om op tijd subsidies en vergunningen aan te vragen. 7.3 Evenementenmakelaar Toekomstbestendigheid Samen met drie buurgemeenten hebben we voor de duur van 2 jaar een evenementenmakelaar toekomstbestendigheid in het leven geroepen. Deze spant zich in om evenementen te versterken met o.a. duurzame maatregelen. 7.4 Immaterieel erfgoed - een buitencategorie De bloemencorso’s en gondelvaarten van Steenwijkerland vormen een absolute buitencategorie in het rijtje evenementen. Het zijn unieke, historisch waardevolle tradities. De optochten over weg en water zijn internationaal erkend erfgoed, mede omdat ze meer betekenis hebben dan jaarlijks terugkerende evenementen. Ze bevorderen de sociale samenhang binnen onze dorpen en kernen, brengt mensen samen en houden regionale culturele tradities levend. De corso- evenementen trekken daarnaast veel bezoekers, wat economisch gunstig is. Corso’s en gondelvaarten zitten in het DNA van onze plattelandsgemeente. Het bouwproces van vaste (vrienden)groepen kent een geheel eigen cultuur met gewoontes, waarbij saamhorigheid, samenwerking en gezelligheid voorop staan. Het bouwen zelf is een intensief en langdurig traject: van de ontwerpfase tot en met de grote dag, dat enorme kunstwerken aan het publiek getoond worden.

Die voorbereiding vindt grotendeels plaats op bouwlocaties verspreid binnen de gemeente. Hoe dichter bij de datum van het evenement, hoe intensiever die in gebruik zijn. De gemeente moet dus beoordelen of de bouwplaatsen in het omgevingsplan opgenomen kunnen worden. Rekening houdend met een goed woon- en leefklimaat van de omwonenden (ETFAL = Evenwichtige Toedeling van Functies Aan Locaties). Ook is de gemeente verantwoordelijk voor het afgeven van vergunningen. Aandachtspunten zijn: • Mogelijke overlast door geluid (muziek en bouw), licht en (personen)verkeer. • Duurzaamheid en groen bij materiaalgebruik, bloemenkweek, afval en duurzaamheid. • Veiligheid tijdens de bouw en in het verkeer. 7.5 Materiaal en diensten Organisatoren van evenementen doen vaak een beroep op de gemeente voor het gebruik van materialen zoals drang- en afzethekken, borden voor omleiding van verkeer, afvalcontainers en het gebruik van stroom en water. Hiervoor gelden voorwaarden. Voor gratis toegankelijke evenementen in de buitenruimte kan men kosteloos gebruikmaken van bepaalde diensten van de gemeente. De gemeente geeft hiermee een impliciete financiële bijdrage aan het evenement die varieert tussen de € 75 en € 250, afhankelijk van de aard en omvang van het evenement. De totale kosten voor het leveren van materialen en diensten door de gemeente Steenwijkerland bedragen zo’n € 35.000 per jaar.

Dit bedrag is al opgenomen in de gemeentelijke begroting. De gemeente heeft een beperkte hoeveelheid materialen beschikbaar ten behoeve van de openbare orde en veiligheid. Gratis wordt geleverd: • Materiaal als dranghekken, afzethekken, tekstborden voor zover beschikbaar (in overleg zorgt de gemeente ook voor het plaatsen van bebording in de openbare ruimte) • Afvalcontainers Voor eigen rekening zijn o.a.: • Voorzieningen voor de aankleding van het evenemententerrein • EHBO en beveiligers voor publieksveiligheid • Het herstellen van schade in de openbare ruimte • Inzetten van hekkenbewaarders • Publieksvoorzieningen als toiletten, horeca, etc. • Huur van materialen bij andere partijen Daarnaast ondersteunt de gemeente de organisatoren van evenementen bij vragen rondom stikstof, zoals het wel of niet uit laten voeren van een Aeriusberekening. 7.6 Promotie Om zoveel mogelijk bezoekers te trekken kunnen organisatoren hun evenement op de digitale kalender plaatsen. Actief Steenwijkerland gebruikt haar netwerk om (sport)evenementen onder de aandacht te brengen en kan adviseren over de uitvoering. Daarnaast is er de UitAgenda op Visit Weerribben-Wieden waar veel evenementen op staan. Weerribben-Wieden is een belangrijk platform voor de promotie van evenementen in onze gemeente. Organisatoren kunnen hier zelf hun activiteiten aanmelden.

7.7 Professionalisering en kennisdeling De gemeente organiseert jaarlijks een bijeenkomst rond een actueel thema voor organisatoren van evenementen. Met als doel: een kwaliteitsslag maken, door onze evenementensector verder te professionaliseren. Deze ‘meetings’ bieden ook ruimte voor het delen van kennis, uitwisselen van ervaringen en (het uitbreiden van) netwerken. 7.8 Locaties Binnen de gemeente Steenwijkerland bestaan drie categorieën evenemententerreinen: a. Officieel evenemententerrein zonder aansluitingen, waarbij gebruik wordt gemaakt van elektra in de omgeving. b. Officieel evenemententerrein met elektrakast en water: de gemeente voert het beheer uit. De gemeente neemt de kosten die hierbij worden gemaakt voor haar rekening. c. Locaties die eenmalig of eens per jaar worden gebruikt. De kosten voor nutsvoorzieningen zijn voor de organisator. Daarnaast hebben we de bouwlocaties van de bloemencorso’s en de gondelvaarten. Ook dit zijn locaties die nodig zijn om een evenement mogelijk te maken. Wij willen de (gemeentelijke) evenemententerreinen en de bouwlocaties met nadere regels opnemen in het omgevingsplan, voor zover dit past binnen de mogelijkheden van de omgevingswet (ETFAL = evenwichtige toedeling van functies aan locaties). 7.9 Financieel De gemeente heeft een subsidiebudget waar sport- en cultuurevenementen een beroep op kunnen doen.

De speciale subsidieregelingen voor evenementen in 2027 zijn vanaf oktober 2026 op de gemeentelijke website te vinden. De gemeente neemt de kosten op zich voor het uitlenen van materialen, het onderhoud van gemeentelijke evenemententerreinen en personele inzet voor o.a. vergunningverlening, veiligheid en subsidieverlening. De gemeentelijke bijdrage voor het verwijderen van afval na het evenement wordt in een aantal jaren afgebouwd naar € 0. 7.9.1 Subsidie voor sportevenementen Met een kleine financiële bijdrage wil de gemeente meer sportevenementen mogelijk maken. Deze nieuwe subsidieregeling brengt inwoners actief (als deelnemer) of passief (als toeschouwer) in beweging en zet Steenwijkerland ‘sportief’ op de kaart. Een sportevenement moet voldoen aan een aantal voorwaarden: • Het brengt inwoners van Steenwijkerland in beweging. • Het vindt plaats binnen de gemeente Steenwijkerland. • Het gaat duidelijk om een extra evenement, buiten de reguliere activiteiten om van een sportvereniging of organisatie. • Er wordt samengewerkt met andere partijen en vrijwilligers. • Het komt de promotie van Steenwijkerland ten goede. • Er is aandacht voor groepen waarvoor deelname niet vanzelfsprekend is (inclusiviteit). • Het gaat om een vernieuwend evenement. • Het is voor zoveel mogelijk inwoners van Steenwijkerland toegankelijk.

• De gemeentelijke subsidie dekt maximaal 50% van de kosten van het evenement, met een maximum van € 5.000. Minimaal de helft van de kosten wordt betaald door cofinanciering van andere partijen. Jaarlijks publiceert de gemeente het subsidieplafond van de regeling, oftewel het totaal beschikbare bedrag voor subsidies. 7.9.2 Subsidie voor cultuurevenementen Cultuurevenementen dragen bij aan een bloeiend creatief en cultureel leven in onze gemeente. Zowel bestaande als nieuwe initiatieven kunnen aanvragen. Goed voor culturele diversiteit en van belang voor talentontwikkeling; nieuwe makers en artiesten kunnen zich presenteren en ontwikkelen. De nieuwe subsidieregeling kent enkele kerncriteria: • Culturele inhoud: activiteiten hebben een artistieke, creatieve of erfgoed-gerelateerde basis. • Publieke toegankelijkheid: het evenement is (deels) open voor een breed publiek. • Tijdelijkheid: vindt plaats binnen een afgebakende periode, niet doorlopend zoals reguliere programmering. • Organisatie: er is een organisator of instelling verantwoordelijk voor de uitvoering. Bij de verstrekking van subsidies gelden ook deze voorwaarden: • Een organisatie die een aanvraag wil indienen, heeft daarover vooroverleg met de gemeente. • Het evenement is in Steenwijkerland en van betekenis voor het deel van de gemeente waar het plaatsvindt. • Iedereen telt mee.

Het gaat om een activiteit die ook toegankelijk is voor mensen die afstand tot de maatschappij hebben, als deelnemer of toeschouwer. • Het evenement staat midden in de samenleving. Dat blijkt uit medewerking van vrijwilligers, verenigingen en/of maatschappelijke organisaties. • In de aanvraag moet duidelijk staan wat de culturele meerwaarde is. • Als het om een regelmatig terugkerend evenement gaat, zorgt de organisatie na elke editie voor een nabespreking, om te leren van ervaringen. • De organisatie laat ondernemerschap zien; de benodigde (financiële) middelen komen van verschillende partijen. • De subsidie van de gemeente bedraagt maximaal 50% met een maximum van € 1.500 voor evenementen in de categorie A, € 5.000 voor evenementen in categorie B, € 7.500 in categorie C (zie 5.1 voor de categorieën). • Voor een evenement (of deelactiviteit) komt één gemeentelijke subsidie beschikbaar. Jaarlijks publiceert de gemeente het subsidieplafond van de regeling, oftewel het totaal beschikbare bedrag voor subsidies. Tip voor organisatoren: check via de website van de provincie Overijssel Overijssel Loket - Provincie Overijssel of er provinciale subsidiemogelijkheden zijn voor evenementen en welke voorwaarden en criteria daarbij gelden. 7.10 Actieplan dienstverlening 2026 • Werkgroep: optimaliseren van de een-loketgedachte).

• Evenementenmakelaar: het aanstellen van een evenementenmakelaar (zie 4.3). • Subsidieregelingen: we stellen subsidieregelingen op voor sport- en cultuurevenementen. • Bijeenkomsten: de gemeente organiseert themabijeenkomsten voor o.a. netwerkvorming. • Evenemententerreinen: we starten in 2026 met een inventarisatie van gemeentelijke evenemententerreinen en benodigde voorzieningen, zodat ze voor 2032 kunnen worden opgenomen in het omgevingsplan. • Omgevingsplan: we passen het omgevingsplan en de Algemene Politie Verordening (APV) aan ter uitvoering van het voorliggende evenementenbeleid. • Promotie: de promotie van evenementen wordt verder verbeterd. • Overleg: we gaan tweejaarlijks overleggen met de corso- en gondelgroepen. • Opbouwlocaties: we toetsen opbouwlocaties van corso’s en gondelvaarten voor opname in het omgevingsplan (RO). 8 Klachten 8.1 Direct contact met organisator Organisatoren zijn tijdens het hele evenement verplicht telefonisch en digitaal bereikbaar voor klachten, zodat die direct kunnen worden opgelost. Er is geen ‘ruis’ in de communicatie. Persoonlijk contact zorgt voor korte lijnen. Goed voor wederzijds begrip en een prettige relatie tussen organisator en omwonenden.

Colofon Tekstredactie: Jolanda de Kruyf Vormgeving: Illustraties: diverse evenementenorganisaties, Johan Bergsma (fotograaf en voorzitter van het Spektakel van Steenwijk) en gemeente Bijlage I: Links naar digitale hulp- en informatiebronnen https://evenementenhelpdesk.nl/ https://www.steenwijkerland.nl/Over_Steenwijkerland/Toerisme_cultuur_en_evenementen/Eve nementen/Evenement_organiseren Regels over wegwerpplastic | Afval | Rijksoverheid.nl SUP-richtlijn: Europese regels tegen wegwerpplastic | Milieu Centraal https://duurzamecultuursector.nl/ Festivals en evenementen | Coalitie voor Inclusie Inclusiviteit binnen evenementen: hoe maak je jouw evenement inclusiever? Zo organiseer je een inclusief evenement https://coalitievoorinclusie.nl/festivals-voor-iedereen/ Op zoek naar vrijwilligers? https://vip.sociaalwerkdekop.nl/