7.0 College - Verslag toezicht op beheer niet-overgebrachte archieven 2025

College van burgemeester en wethouders - 13 januari 2026 - 2026_B&W_00026 1/3 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Vergadering van 13 januari 2026 Bedrijfsvoering - Informatievoorziening en automatisering 2026_B&W_00026 Verslag toezicht op beheer niet-overgebrachte archieven 2025 Samenstelling: Aanwezig: Erik de Groot, burgemeester en voorzitter; Melvin Smit, wethouder; Trijn Jongman, wethouder; Marcel Scheringa, wethouder; Miriam Slomp-Dekkers, wethouder; Henriëtte de Jong, loco gemeentesecretaris; Jelmer Trox, directiesecretaris Afwezig: Dennis Eikenaar, waarnemend gemeentesecretaris Besluit Het college besluit om: 1. In te stemmen met bijgaand toezichtsverslag van de gemeentearchivaris. 2. Het verslag ter kennisname aan de gemeenteraad en aan Gedeputeerde Staten van Overijssel te sturen. Beschrijving Inleiding Kader De Archiefwet 1995 maakt een onderscheid tussen de wel of niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven. Op grond van de Archiefwet 1995 is de gemeentearchivaris verantwoordelijk voor de overgebrachte (historische) archieven van de gemeente. De verantwoordelijkheid voor het beheer van de archieven die nog primair gebruikt worden voor de bedrijfsvoering, berust bij de gemeentesecretaris. De gemeentearchivaris heeft ten aanzien van deze nog niet overgebrachte archieven wel een toezichthoudende of inspectietaak.

In het bijgaande verslag wordt daarover gerapporteerd. De basis van het verslag over het toezicht wordt gevormd door de zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) voor de gemeentelijke archiefketen, zoals die zijn opgesteld door de VNG (versie 2020). Bij Steenwijkerland wordt de systematiek gehanteerd dat er één keer in de twee jaar een volledige doorlichting van de KPI’s plaatsvindt. In het daaropvolgende jaar wordt alleen ingegaan op stand van zaken rond de aandachtspunten uit het verslag van het jaar ervoor, eventueel aangevuld met onderwerpen die in het tussenliggende jaar actueel zijn geworden. College van burgemeester en wethouders - 13 januari 2026 - 2026_B&W_00026 2/3 Het vorige verslag betrof de situatie in 2024. Toen was er sprake van een volledige doorlichting. Dit jaar is er daarom alleen sprake van een update van de aandachtspunten uit het vorige verslag. Beoordeling De algemene indruk is positief. Op meerdere aandachtspunten, die vorig jaar nog als 'oranje' (Aandacht vereist) werden beoordeeld, is zodanig vooruitgang geboekt dat daarvoor nu de beoordeling ‘groen’ (Voldoet) is gegeven. Dat betekent echter lang niet altijd dat ze opgelost zijn. ‘Groen’ is ook gegeven bij een aantal aandachtspunten die nog niet volledig zijn opgelost.

Dit zijn aandachtspunten waarbij wel aanmerkelijke vooruitgang is geboekt, maar waarbij de problematiek zodanig omvangrijk is dat de oplossing meerdere jaren vergt. Vereist is dan wel dat er ook sprake is van een meerjarige aanpak, zodat de vooruitgang dus niet eenmalig is. Er zijn ook nog een aantal aandachtspunten waarop minder of geen voortgang is geboekt. De belangrijkste hiervan zijn: • De archivering van de informatie op de netwerkschijven (van voor de invoering van Teams) • De archivering van permanent te bewaren informatie, die niet met het zaaksysteem beheerd kan worden (o.a. videotulen van de gemeenteraadsvergaderingen, digitale bestanden voor ruimtelijke plannen en de website van de gemeente) • Inrichten van een organisatiebreed metadataschema • Beleid voor duurzaam digitaal informatiebeheer (bewaarstrategie) Deze aandachtspunten worden wel onderkend. Op sommige punten is ook actie ondernomen. Bij andere aandachtspunten is de situatie al enige jaren ongewijzigd. Er is echter wel duidelijk in beeld wat er moet gebeuren. Er is ook duidelijk de wil om de aandachtspunten aan te pakken. Daarom blijft de beoordeling ‘oranje’ in plaats van ‘rood’ (voldoet niet). Hierbij is meegewogen dat de uitdagingen omvangrijk zijn en niet alles tegelijk kan worden opgelost.

Het laatste aandachtspunt, dat in het verslag over 2024 de beoordeling ‘rood’ kreeg, is bovendien nu ook opgelost. Over het algemeen kan verder gesteld worden dat de organisatie goed in beeld heeft wat er moet gebeuren. Knelpunten worden onderkend en er is de bereidheid om die knelpunten aan te pakken. Het eindoordeel is dit jaar daarom ‘groen’. Opmerking over de beoordeling Een beoordeling 'groen' zegt niet dat iets afgevinkt kan worden als afgerond. Het zegt vooral dat nieuwe en oude uitdagingen met voldoende inzet (kwalitatief en kwantitatief) worden aangegaan. Als de inzet nu wordt afgebouwd vanwege de beoordeling 'groen', is het risico daarom groot dat de beoordeling 'oranje' weer in beeld komt. Dat geldt zowel voor de individuele indicatoren/vragen als voor de hele rapportage. Gewenst resultaat Alle betrokken instanties zijn op de hoogte van de stand van zaken rond het beheer van de niet overgebrachte archieven. Argumenten 1.1 De toezichthoudende taak van de gemeentearchivaris is wettelijk bepaald Op grond van de Archiefwet 1995 heeft de gemeentearchivaris ten aanzien van de nog niet overgebrachte archieven een toezichthoudende of inspectietaak. Hij moet erop toezien dat het beheer van deze archieven voldoet aan de eisen van de Archiefwet 1995. Deze taak wordt uitgevoerd onder de ‘bevelen’ van burgemeester en wethouders.

1.2 Jaarlijks verslag aan burgemeester en wethouders is verplicht Op grond van artikel 15 van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016 moet de gemeentearchivaris College van burgemeester en wethouders - 13 januari 2026 - 2026_B&W_00026 3/3 jaarlijks verslag doen aan het college over de uitvoering van deze taak. In dit rapport wordt de stand van zaken weergegeven rond het beheer over de niet overgebrachte archieven in 2025. 2.1 Toezending aan de gemeenteraad volgt In artikel 17 van de Archiefverordening gemeente Steenwijkerland 2016 is verder bepaald dat het college van burgemeester en wethouders hierover ook verslag moet uitbrengen aan de gemeenteraad. 2.2 Toezending aan Gedeputeerde Staten volgens afspraken Volgens de afspraken rond het interbestuurlijk toezicht moet de rapportage ook naar Gedeputeerde Staten gezonden worden. Kanttekeningen n.v.t. Financiën n.v.t. Uitvoering en planning De organisatie heeft kennisgenomen van de bevindingen. De organisatie heeft al eerder een verbeterplan opgesteld en geeft aan dat, zoals uit deze rapportage blijkt, veel onderdelen zijn afgerond en er ook nog onderdelen in uitvoering zijn. De organisatie gaat hier de komende periode mee verder. Communicatie en participatie n.v.t. Is het besluit openbaar? Ja